Handledning för ICA AOB

Transkript

1 Handledning för ICA AOB Flödet till To Go samt övriga ICA-butiker Expert Systems 2008 Expert Systems kundtjänst: E-post: Tel:

2 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 2 av 31 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR ICA AOB-LEVERANSFLÖDE 3 2. FLÖDEN ICA AOB LEVERANSFLÖDE AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING ICA AOB TO GO ICA To go - introduktion Orderflödet/processbeskrivning Artiklar SRS-låda Adresser Leveransplan Order Delleverans Avvikelser Ersätta artiklar Övrigt Leveransavisering Returer Samlingsfaktura LEVERANTÖRSUPPSTART HANDLEDNING ARTIKLAR Uppdatera artiklar Transportemballage (SRS-back) Lista artiklar Tänk på att PARTNERS Uppdatera partners Lista partners Tänk på att ADRESSER Uppdatera adresser Lista adresser Tänk på att LEVERANSPLAN Uppdatera leveransplan Kopiera leveransplan Skicka leveransplan Påminnelse om leveransplan Tänk på att ORDER Notifiering Uppdatera order Avvikelser Manuell order Lista order Tänk på att PLOCKLISTA Plocklista UTLEVERANS Uppdatera utleverans Lista utleverans Tänk på att FAKTURA Skapa samlingsfaktura Faktureringsersättning Lista Fakturor Tänk på att ÖVRIGT Statuslistan... 24

3 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 3 av Användarhandledning för ICA AOB-Leveransflöde I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att hantera ICA:s AOB-leveransflöde. Handledningen beskriver hur du handlar om du ska leverera endast till To Go-butier eller om du ska handla med de övriga ICA-butikerna.

4 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 4 av Flöden På nästa sida visas schematiskt hur varje enskilt flöde fungerar. Detta kan dock variera ifrån hur just du kommer att handla med din köpare. Din köpare ger dig information om hur du ska handla. 2.1 ICA AOB Leveransflöde ICA har fem profiler (eller marknadsområden): Maxi, Kvantum, Supermarket, Nära och To go i fallande storleksordning. Den femte profilen, To go, är ett kunderbjudande med små butiker i citylägen, inriktade på mat att ta med (alltså stort utbud av färdigmat i form av smörgåsar, sallader osv.). ICA har sitt system för automatbeställningar i alla butiker, AOB, Automatisk Order i Butik. Det används av de allra flesta butiker och det blir basen för det nya logistik- och affärsflöde som nu är aktuellt.

5 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 5 av Affärsprocessbeskrivning 3.1 Affärsprocessbeskrivning ICA AOB To Go ICA To go - introduktion Det färska sortimentet har så kort hållbarhet att ICA inte tar in det på lager. Därför har det fastställts att dessa varor skall gå direkt från leverantör till butik. Lösningen stödjer flera leveranstillfällen samma dag av en och samma artikel samt leverans sju dagar i veckan. Butikerna ska ligger f.n. i Stockholm vilket innebär att producenterna måste finnas i Stockholm, eller dess närhet. Ska konceptet expandera till Göteborg, Malmö etc. krävs lokal tillverkning på dessa orter Orderflödet/processbeskrivning ICA ska upprätta ett prissättningsavtal med leverantörerna. Detta innebär att ICA sätter priset till butik, och att leverantören skickar en samlingsfaktura till ICA Sverige AB. Butiken faktureras på ICA-fakturan ) Leverantör skickar leveransplan till ICA som läser in den i AOB. 2) Butiken lägger order genom AOB 3) Order förmedlas genom ICA till leverantör 4) Leverantör skickar leveransavisering som uppdaterar butikens saldo 5) Leverantör transporterar varor till butik 6) Leverantör skickar samlingsfaktura till ICA 7) ICA fakturerar butik enligt prissättningsavtal en gång i veckan Artiklar Viktigt är att leverantören använder rätt GTIN (som ICA är ägare av då artiklarna är EMV-produkter). ICA beställer på TU-GTIN och inte artikelnummer. Beställningsbar enhet är detaljistförpackning. De artiklar som ICA nu introducerar i To go-flödet har uppsättningen 1 detaljistförpackning = 1 konsumentförpackning, men det kan senare bli aktuellt med artiklar som har flera konsumentförpackningar per detaljistförpackning. Viktigt är också att man har ett unikt GTIN för varje artikel, alltså inte bara ett och samma för exempelvis flera smörgåssorter (detta i och med att det är viktigt med innehållsförteckning/recept/allergier osv.). Leverantörernas artikelinformation kommer att skickas elektroniskt (som elektronisk ArtikelInformation, AI (fd VCD)) eller eventuellt läggas in från en excelmall i ICA:s system SRS-låda Låda från Svenska Retursystem används i detta flöde. SRS-lådan är inte en detaljistförpackning i den bemärkelsen att den hör ihop med ett visst antal konsumentförpackningar utan skall endast ses som

6 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 6 av 31 transportemballage. Leverantören skall alltså kunna blanda olika sorters smörgåsar/sallader i en och samma SRS-låda/Transportemballage. Butiken köper SRS-lådan av producenten som en momsfri artikel för 40 kr. Ägandet övergår då till butiken och lådan tas i retur av ICA-bilen. SRS-lådan läggs upp som en egen separat artikel (ej pantartikel) med moms 0 % och pris 40 kr. SRS-lådan redovisas i leveransaviseringen och i fakturan som en egen artikel. Artikelnumret för SRS-lådan måste vara kopplat till partners artikelnummer (ICA). Artikeln måste ha GTIN Adresser Butiksadresserna läses in automatiskt 2ggr per vecka från ICA. Om butiken ej är inläst kan den läggas upp manuellt av leverantör Leveransplan Innan leverans skickar leverantören en leveransplan (per butik) som specificerar när de kommer att leverera till respektive ICA-butik samt när ICA senast måste beställa för leverans vid det leveranstillfället. Till exempel kan beställning krävas senast kl dag 1 för leverans kl dag 2. Leveransplan kan skickas varje dag, det är dock den senast skickade som gäller och den skriver över den föregående. Leveransplanen kommer att skickas från Exder automatiskt varje Tisdag kl 22:00 för, som längst, de kommande åtta veckornas leveranser. Det är dock möjligt att i Exder lägga in leveransplan för längre än åtta veckor, men Exder levererar endast åtta veckor i taget till ICA. Om leverantören ändrar leveransdatum som gör att meddelanden måste skickas tidigare än tisdagen i samma vecka (dvs. om leveransplan skall träda i kraft före kommande onsdag) så skickas leveransplanen automatiskt samma kväll till ICA för aktuell leverantör och butik. ICA tar emot direkt men behandlar den vid kl En leveransplan träder alltså i kraft tidigast dagen efter inskickandet och gäller för högst åtta veckors leverans Order Butiken använder antingen AOB för att skicka order eller så skapar leverantör order manuellt i Exder. Order inkommer enligt tid som är fastslagen i leveransplan, t.ex. eftermiddagen dagen innan leverans för att leverantören skall hinna förbereda med bland annat råvaror och personal. Det ska dock gå att få order samma dag som leverans också. I Exder kan leverantören ange minsta beställningskvantiteter och beställningsmultiplar per artikel. Leverantören bör göra en överenskommelse med butiken gällande volymer som minst skall beställas, ökning och minskning på order, etc. (I vilken utsträckning sådana individuella överenskommelser bör/skall göras vid en större roll-out bör utvärderas i piloten för att undvika komplicerande och unika affärsrelationer mellan individuella butiker/leverantörer.) Delleverans Leverantören får delleverera en och samma order så länge det rör sig om olika artiklar. D.v.s. en och samma artikel/orderrad kan inte dellevereras då enbart sista levererade antal i sista leveransavisering registreras hos ICA. Sista leveransaviseringen måste skickas före nästa ordertid, för att det skall bli korrekt ordersaldo hos ICA Avvikelser Om en order inte kan levereras alls sätts 0 i antal på rad i ordern. Exder skall utvecklas så att 0-leveransavisering skickas direkt efter helt refuserad order, dvs om leverantören inte kan leverera något alls på ordern skickas leveransavisering med 0 på alla rader direkt. Leverantören får enligt överenskommelse med butiken öka och minska antal på order (så länge leveransavisering är korrekt). (Dessa överenskommelsers förekomst i större roll-out bör utvärderas i piloten för att undvika komplicerande och unika affärsrelationer mellan individuella butiker/leverantörer.) Kompletterande order utanför AOB är OK (dvs. om butiken vill beställa fler artiklar än de som finns i befintlig/skickad order). Nya manuellt tillagda ordrar skickas i leveransaviseringen utan referens till AOB-order (se även första stycket under Order ).

7 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 7 av Ersätta artiklar Leverantören får ersätta artiklar i order (ex byta ut skinksmörgås mot kycklingsmörgås) men då är det viktigt att sätta 0 på aktuell rad samt att skapa ny manuell order med aktuell artikel istället. Detta får ske efter överenskommelse med butiken. (Dessa överenskommelsers förekomst i större roll-out bör utvärderas i piloten för att undvika komplicerande och unika affärsrelationer mellan individuella butiker/leverantörer.) Övrigt Det skall inte vara några problem systemmässigt med att leverera flera ordrar samma dag till samma butik vid ett och samma tillfälle (det första lämpligtvis), det är mer en verksamhetsfråga/överenskommelse med butik. Men meningen med detta flöde är ju att man skall kunna leverera flera gånger samma dag till butik. Därför är det olämpligt att slå ihop leveranstillfällen Leveransavisering Viktigt är att leveransavisering är helt korrekt med vad man faktiskt har levererat, dvs. att man sätter 0 om man inte har levererat eller ökar/minskar antal om så är fallet. Leveransaviseringen uppdaterar också butikens saldo. Vid registreringen av utleveranser skall leverantören lägga till en rad med transportemballage (SRS-låda) om sådan använts, samt hur många som har levererats. Denna rad med kommer med i både leveransaviseringen och i fakturan. Följesedel ska skrivas ut och skickas med vid fysiska leveransen. På följesedeln ska även transportemballage vara med. Leveransaviseringen bör skickas i ett så tidigt läge som möjligt efter plockad order, då det inte skickas något ordersvar i detta flöde. Om antalet på en utleveransrad är negativt (ex returer) så skickas inte den raden med i leveransaviseringen. Om leveransaviseringen inte innehåller några rader alls så kommer det inte att skickas en leveransavisering från Exder Returer Returer läggs till som nya rader i utleveransen men med negativt levererat antal. Returer skickas inte med i leveransaviseringen utan endast i fakturan. Anges positivt antal ses det som ett tillägg och kommer då också med i både leveransaviseringen och i fakturan Samlingsfaktura I detta flöde skall samlingsfakturor skickas minst en gång i veckan men möjlighet finns att skicka faktura varje dag. (Leverantör fakturerar senast torsdag dåkan ICA Centralt fakturera butik på lördag, faktureras fradg eller senare kommer detta med på nästa veckas faktura från ICA till butik) Leverantören skapar samlingsfaktura utifrån de utleveranser som är slutförda och fakturan summeras så att en utleveransrad motsvarar en fakturarad. Transportemballage skickas sist i fakturan. Under varje fakturarad skickas Köparadressen som hämtas från motsvarande utleverans. Fakturan skickas till ICA centralt med UNB (alltså inte uppdelad per DE) och allt som leverantören sänder fredag tom torsdag blir alltså fakturerat på lördagens faktura. Rader med radtotal 0.00 skickas inte i Fakturan. Fakturan skickas i affärsflödet PAFA, vilket innebär att faktureringsersättning inte skickas, då priserna i To go är centralförhandlade. Fakturan måste alltid innehålla en Fakturamottagaradress så därför är det i Exder kodat så att det ställs in automatiskt på inkommande order. Om det skulle vara något fel i faktura eller på en vara så tar butiken detta i första hand med leverantören.

8 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 8 av Leverantörsuppstart I detta avsnitt beskrivs vad som krävs av leverantören för att starta upp flödet. För att AOB flödet ska starta igång så smidigt som möjligt krävs att ni som leverantör går igenom dessa moment och stämmer av punkterna. Teckna avtal med ICA. Teckna avtal med Expert Systems. Få inloggning till Exder. Stämma av vilket leverantörs-gln som ska användas. Stämma av alla artiklar med ICA samt lägga upp dessa i Exder. Det är viktigt att ICA och leverantören tillsammans stämmer av vilka artiklar som ska användas. Även viktigt att ni kontrollerar att leverantörens artikelnummer, GTIN och partners artikelnummer är korrekt uppsatt och kopplat. Tänk även på att det kan finnas specialartiklar exempelvis transportemballage. Kontrollera lämpligen även artiklarnas pris. Stäm av vilka butiker och lagercentraler som ska användas. Kontrollera att dessa är upplagda i Exder. Stäm av om etiketter ska användas. Stäm av om följesedel skickas med godset. Ska Exders följesedel användas? Stäm av vilka stopp och leveranstider som gäller. Meddela Expert Systems dessa stopptider så att vi kan sätta upp dessa. Stopptider och leveranstider lägger leverantören in när denne skapar leveransplan i Exder. Kontrollera om över- eller underleveranser får göras av godset. Får en leverans restnoteras eller ska en ny order läggas Stäm av om leveransdatum får ändras. Kontrollera om faktura ska skickas mer än 1ggr/vecka. Boka utbildning hos Expert Systems (valfri) Det är viktigt att leverantören vet vilka stopptider som gäller för denne, samt vilka butiker och butiksadresser som ska användas. Övriga frågor

9 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 9 av Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. 4.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste ni lägga upp era artiklar i Exder. För att lägga upp era artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 564 och artikelbeskrivning Paprika och tomatsoppa. De fält ni behöver fylla i för att handla i AOB flödet är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikelnivå: Den nivån som artikeln avses, exempelvis bas eller mellannivån. Enhet: Den enhet artikeln t.ex. faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Moms: Artikelns momskod anges här. Oftast momskod 12. Standardartikelnummer: Beställningen görs ifrån ICA på GTIN. Det finns även ytterliggare fält som kan vara användbara men ovanstående fält är de som är obligatoriska.

10 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 10 av Transportemballage (SRS-back) Om ni använder transportemballage (SRS-back) behöver ni också lägga upp dessa i artikelregistret. Ni gör precis som med vanliga artiklar att ni anger artikelnummer, beskrivning och moms (0 i momskod). Artikeln måste ha GTIN Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade Tänk på att I AOB flödet gäller följande: Att det är obligatoriskt att lägga upp ett unikt standardartikelnummer (GTIN) för varje artikel. Avgiften för Transportemballage är 40 kr med momssatsen 0. Beställningsbar enhet är detaljistförpackningen (mellannivån). I mellannivån ingår det oftast en basnivå artikel. AI krävs oftast att leverantören skickar in. SRS-lådan fungerar endast som transportemballage och kan innehålla flera olika detaljistförpackningar. Rabatter används ej 4.2 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners lägger ni upp ICA partnern. Här ser ni ett exempel på hur vi har lagt upp partnern.

11 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 11 av 31 De fält ni behöver fylla i för att handla i grossistflödet är följande: Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Exempelvis 1. Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Adresser: Ni måste minst ange en köpareadress se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Rabatt: Används ej Lägg till transportemballage på utleverans: Kryssa i rutan om ni använder transportemballage på den här partnern. Beräkna pris vid utleverans: Exder beräknar priset vid utleveransen. Normalt är att denna ruta inte ikryssad. Priset beräknas utifrån utleveransdatumet som är satt på utleveransen. Om ni emot ICA kommer att använda flera leverantörs UNB så måste dessa läggas upp under fliken EDI. I exemplet ovan används två avsändande leverantörs UNB emot ICA Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder Tänk på att I AOB flödet gäller följande: Lokaliseringskoden för UNB och BY är Partnern ska vara inställd på En-leverans 4.3 Adresser Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser.

12 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 12 av 31 Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret.

13 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 13 av 31 De fält som är viktigast att känna till är: Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Adressen: Här anger ni den fysiska adressen. Slutkund (butik): Oftast vilken köparens interna nummer för adressen är. Exempelvis kan det vara butikens nummer hos köparen. Exder läser automatiskt in adresser som vi tillhandahåller av köparen eller så lägger ni upp dessa själva, detta beroende på med vem ni handlar Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder Tänk på att I AOB flödet gäller följande: Adresser läses in automatiskt när nya adresser har tillkommit 4.4 Leveransplan För att AOB flödet ska fungera behöver ni lägga upp en leveransplan. Den talar om vilka planerade leveranser som finns från dagens datum och åtta veckor framåt Uppdatera leveransplan För att skicka en leveransplan till ICA så registreras planerade leveranser i rutinen Försäljning Uppdatera leveransplan enligt nedan. Leveransplan måste skickas för att ICA ska kunna skicka elektronisk order. För att lägga till en ny rad i leveransplanen klickar ni på knappen Ny rad. För varje planerad leverans anger ni den tidpunkten för leverans av varor under Leveransdatum/Tid. Under Orderdatum/Tid anges den tidpunkt då order måste vara lagd för att få leverans vid denna tidpunkt. Ange även vilken Leveransadress som avses genom att mata in eller söka fram butikens GLN. Notera att enbart ICA-butiker kan anges. För er administration kan ni även välja att gruppera leveranserna med hjälp av begreppet Rutt. Detta är dock inget som kommuniceras av systemet externt. När ni har leveranstider registrerade kan ni söka bland dem genom att göra urval på Rutt och Leveransdatum. Ifall många leveranser matchar urvalet delas listan upp på flera sidor som ni kan bläddra mellan med hjälp av sidnumren samt Första/Föregående/Nästa/Sista. Ni kan även välja att sortera listan på Leveransdatum/Tid (för att få ett kör-schema ) eller på Leveransadress (för att se planerade leveranser per butik).

14 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 14 av Kopiera leveransplan För att förenkla om samma tur körs upprepade tillfällen finns möjligheten att Skapa nya rader utifrån aktuella rader. Använd i så fall först urvalen för att hitta de leveranser ni vill kopiera till ny period. Klicka därefter på Skapa nya rader utifrån aktuella rader. Därefter får ni ange startdatum för kopieringen Tryck OK för att se resultatet av kopiering med detta startdatum. Tryck sedan Spara för att genomföra kopieringen Skicka leveransplan Om det finns registrerade leveranser i Exder så skickas automatiskt en leveransplan från Exder till ICA varje tisdag kväll. Leveransplanen innehåller alla planerade leveranser från dagens datum och åtta veckor framåt. Om ni gör en förändring i leveransplanen som påverkar leveranser före onsdagen (inklusive beställningar som måste läggas på tisdag för att levereras på onsdag), så kommer en uppdaterad leveransplan skickas till ICA samma kväll Påminnelse om leveransplan Påminnelsemejl skickas på lördagar om det inte finns någon registrerad leveransplan i Exder för minst fyra veckor så får användaren en påminnelse om att se över leveransplanen Tänk på att I AOB flödet gäller följande: Leveransplanen görs per butik. Senaste skickade leveransplanen gäller. Leveransplanen behandlas av ICA Leveransplanen skickas från Exder till ICA för högst åtta veckor framåt, dock kan längre leveransplan än åtta veckor läggas in i Exder. Leveransplan måste skickas för att flödet (order etc.) ska fungera. Om leveransplanen ska skickas på annat UNB än ert förvalda UNB så behöver det sättas upp av Expert Systems. 4.5 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder. I exemplen nedan utgår vi från ett exempel där ni säljer till ICA och butiken Handelsboden AB Notifiering När en order har skickats från köparen och kommit till Exder får ni ett om att ni har fått en ny order. et kan skickas till tre olika adresser. Ni lägger upp adresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI.

15 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 15 av 31 I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett när något går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en beställning från ICA. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar. Klicka på sökknappen till höger om fältet som bilden ovan visar. Då får ni upp de ordrar som är nyinkomna men inte slutförda.

16 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 16 av 31 I söklistan ser vi att det har kommit in ett antal orders i Exder. Vi väljer order 300. I listan kan vi även se lite annan information som vem beställningen är från och orderdatum. Genom att fylla i sökfältet kan ni exempelvis söka på öppna order från en specifik partner. Ordern visas nu i Exder. Under fliken Huvudinformation kan ni se bl.a. orderdatum, orderstatus och ordertyp. Det viktigaste fältet på den här fliken är Kunds ordernummer. Det fältet innehåller köparens referensnummer på ordern och som ni kan använda ifall ni behöver kontakta er köpare. Affärsflödet är ICA AOB.

17 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 17 av 31 Under fliken Adresser ser ni de adresser som beställningen innehåller. I AOB flödet används köpareadressen som är butikens adress. Under fliken Textinformation kan en meddelandetext visas men denna funktion brukar inte används i AOB flödet.

18 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 18 av 31 Under fliken Radinformation ser ni de beställda artiklarna, hur mycket som är beställt och det pris som ni har angett. Priset hämtas från artikelregistret. Ni kan även se momskoden och leveransdatum. Ordern i exemplet ovan har två orderrader med artikel 564 och 574. Av artikel 564 är det beställt 100 st och artikel 574 är det beställt 300 st av. När ni vill acceptera er order klickar ni på. Ni kan även välja att makulera en order här. Vill ni skriva ut en orderbekräftelse på papper klickar ni på länken Skriv ut Avvikelser Avvikelser rapporteras på utleveransen Manuell order I AOB flödet kan en manuell order registreras. Det görs på samma sätt som en automatisk order. Se till att affärsflödet på den manuella ordern sätts till ICA AOB. Om ni använder flera UNB till ICA så måste ni se till att avsändande UNB är korrekt. Kundsordernummer anges inte utan sätts alltid till blankt. ICA vill inte ha någon referens till order. Ni måste ange köparensadress till butikens GLN Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista Tänk på att I AOB flödet gäller följande: Ingen orderbekräftelse används i AOB. Vid manuell order ska Kundsordernummer inte anges. Order inkommer enligt leveransplanen.

19 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 19 av 31 Köpareadressen är butikens adress Vid manuell order se till att avsändande UNB(leverantörens) är korrekt 4.6 Plocklista Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. 4.7 Utleverans I den här modulen talar ni om hur mycket ni har levererat Uppdatera utleverans Gå till Försäljning Uppdatera utleverans. Utleveransen skapas från ordern. Sök fram de order som ska utlevereras genom att ställa markören i fältet Skapa ny utleverans från order och klicka på till höger om fältet. Ni kan även ange ordernumret direkt.

20 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 20 av 31 En söklista dyker upp med alla order som kan utlevereras. I exemplet ovan är det flera orders som är öppna. Vi klickar på ordernummer 300 och låter Exder skapa en utleverans. Observera att det är skillnad mellan ordernummer och utleveransnummer och de behöver inte vara identiskt med varandra i Exder.

21 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 21 av 31 Ordern hämtas och en utleverans skapas som i vårt exempel får nummer 374. Här talar ni om hur mycket ni har levererat till köparen. Ni kan även justera utleveransdatum och ankomstdatum men ni bör inte göra det. Ni kan även på utleveransen lägga på transportemballage eller en returartikel. Det gör ni genom att klicka på knappen för ny rad. Då kommer det att se ut enligt nedan:

22 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 22 av 31 Vi lägger på artikeln 564 som är en retur. Eftersom det är en retur sätter ni antalet till negativt (-5 st). Vi lägger även på SRS-lådor (20 st). När ni är klara med utleveransen klickar ni på Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista Tänk på att I AOB flödet gäller följande: En-leverans används, d.v.s. en leverantör kan inte delleverera. Kan artikeln inte levereras sätter leverantören 0 på utleveransraden. Leverantören får både öka och minska antalet på utleveransen. Kompletterande order utanför AOB är OK. Leverantören får ersätta en artikel med en annan artikel. 0 i antalet sätts på ersatt artikel. Sedan skapar leverantören en ny order med den nya artikeln. Leverantörsaviseringen uppdaterar butikens saldo. Används Transportemballage (SRS-back) så ska den läggas till som ny rad i utleveransen.

23 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 23 av 31 Returer av artiklar läggs till som ny rad i utleveransen med negativt antal. Anges positivt antal anses det som ett tillägg och kommer med i både leveransaviseringen och fakturan. 4.8 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer Skapa samlingsfaktura För att göra fakturan går ni till Försäljning Fakturering Skapa samlingsfakturor. AOB fakturan är en samlingsfaktura rekommenderat görs varje dag. Alla utleveranser som är slutförda och har affärsflödet AOB kommer att samlingsfaktureras. I exemplet ovan har vi valt affärsflöde ICA AOB och ICA FAFA. Vi anger fakturadatum och begär att Exder ska slutföra fakturorna direkt. Klickar sedan. Fakturan slutförs och skickas sedan till ICA.

24 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 24 av Faktureringsersättning När faktura skickas till andra ICA-butiker än To Go (dvs Maxi, Kvantum, Supermarket, Nära) används faktureringsersättning. Inställningen görs under Uppdatera partners Betalning Lista Fakturor Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor Tänk på att I AOB-flödet gäller följande: Samlingsfaktura rekommenderas att skicka varje dag, fakturor som skickas senast torsdag innan kl.18, faktureras av ICA till butik lördag samma vecka. Varje utleverans blir en fakturarad. Köparadressen skickas per fakturarad. Fakturor till To Go-butik skickas i affärsflödet PAFA. Det innebär att faktureringsersättning inte skickas. Fakturor till Övriga ICA-butiker skickas i affärsflödet FAFA. Det innebär att faktureringsersättning skickas. 4.9 Övrigt Statuslistan Lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna order härifrån.

25 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 25 av 31 I den här listan kan ni exempelvis se om en order blivit utlevererad. Ni kan även i listan välja att skapa en ny utleverans från en slutförd order. Listan hjälper er att få en överblick över er edihantering i Exder. Om ni klickar på får ni upp er statuslista. Ovan ser ni ett exempel på hur statuslistan kan se ut.

26 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 26 av 31 Internt Information som gäller interna saker tex tester, olika krav eller framtida diskussioner Affärsprocessbeskrivning Introduktion Två butiker kommer att bli piloter i detta och projektet skall starta omkring 1 mars (senast 17:e mars). Tre veckor innan dess skall butiker och profil uppdateras i ICA:s system och två veckor innan öppnandet skall butikerna fyllas med varor. Leverantörer i ICA To go är Matfabriken i Sala AB (befintlig Exder-klient), Albert & Jack s, Souperb (Sala och Stockholm, levererar smörgåsar, sallader och kylda portionsrätter). Matfabriken kommer att producera alla färskvaror (utom kanske soppan) i Stockholm, Palace Elite Hotel. Därför är det troligt att vi kan se dem som en enda leverantör då de kommer att crossdocka soppan i Stockholm. Beirut Café (Vällingby, levererar meze) skall vara med men under namnet Matital AB (befintlig Exder-klient). Globala Köket AB skulle ha varit med men det har beslutats att sushi inte skall säljas just nu. Uppstartsrutin Ny leverantör i ICA To Go via Exder I) Laguppställning Nr Vad Vem 1 Utse tre samordnare eller kontaktpersoner: En hos leverantören, en hos Expert Systems och en hos ICA. ICAs samordnare är sammankallande. 2 Informera leverantören om vilka kostnader som tillkommer för detta flöde. 3 ICA behöver tillgång till följande resurser på Group IT: En AOB förvaltning, en EDI och lite support från LS, EMS och MAS. 4 ICA behöver dessutom kontakt med kategoriansvarig för att kunna kolla och lägga in data om leverantörer och artiklar. ICA projektledare ICA projekteledare ICA testledare ICA testledare II) Uppsättning i systemen Nr Vad Vem 5 Det nya flödet behöver ett nytt ICA leverantörsnummer. ICAs inköpsansvarig/ kategorichef 6 Än så länge behövs även ett nytt GLN för leverantören. (Eventuellt kan kravet komma att ändras efter systemutveckling i ICAs GLNprojekt.) GLN begärs från GS1. Leverantören ICA instruerar Lev. 7 Två artiklar behöver skapas. GTIN (globala artikelnummer) begärs från GS1. Om det är Egna Märkesvaror får leverantören GTIN från ICA. Annars använder leverantören sina egna GTIN. (Det kan vara riktiga artiklar som läggs upp i produktion eller fejkade testartiklar) 8 Om riktiga artiklar används: Skicka elektronisk artikelinformation till ICA via EDI. 9 Testartiklarna behöver finnas i EMS verifikationsmiljö. Detta kan göras genom en produktionskopia eller genom att skapa artiklarna direkt i verifikationsmiljön. Ha helst en veckas framförhållning eller ICAs inköpsansvarig/ kategorichef Leverantören ICA testledare

27 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 27 av 31 mer. 10 Artiklarna ska läggas upp i leverantörens Exder. Leverantör 11 Om leverans ska ske i backar med blandat innehåll: Ett transportemballage ska skapas som en artikel i leverantörens Exder. Momsfri vara, pris 40 kr. Leverantören använder eget GTIN. Meddela GTIN och leverantörens artikelnummer till ICA. 12 Transportemballaget ska läggas upp i MAS som en momsfri vara med pris 40 kr. TU-GTIN krävs. BU-GTIN ska inte läggas upp. Artikeln behöver inte läggas upp i EMS eftersom artikeln endast används vid fakturering. Jämför artikel , Läggs upp som vanlig artikel och ej samlingsartikel. Med Expert Systems support Leverantör med support av Expert Systems ICA testledare 13 Skapa leverantören i AOB verifikation och AOB produktion ICA AOB 14 En ny ordergrupp ska skapas i AOB. ICA testledare ber Ordersupport 15 Lägg till artiklarna i AOB ICA AOB 16 Uppsättningar i LS integrationsmiljö och testmiljö (Jouni kompletterar med detaljer från Gunnar Söderberg) ICA testledare med hjälp av ICA EDI III) Inför tester Tester sker i Exder produktion och i ICAs verifikationsmiljöer/testmiljöer. ICAs test-gln ska användas, Nr Vad Vem 17 Boka resurser för tester ICA testledare 18 Boka AOB verifikationsmiljö, avsätt minst två dagar ICA testledare 19 Boka avstämningsmöten på telefon, t.ex. tre per dag ICA testledare 20 Kommunicera vilka GLN som gäller för tester (ICA test och leverantören/expert Systems) ICA testledare 21 Nödvändiga uppsättningar hos Posten och Strålfors ICA EDI 22 Nödvändiga uppsättningar hos Tieto Expert Systems 23 Meddelandetester för att se att kommunikationen är uppsatt ICA EDI 24 Kolla att leverantör, ordergrupp och artiklar finns i AOB verifikationsmiljö. ICA AOB 25 Kolla att leverantören finns i LS integrationsmiljö. ICA testledare 26 Kolla att tänkt ICA-butik finns i LS integrationsmiljö. Om inte, byt butik eller lägg upp testbutiken i LS integrationsmiljö. ICA testledare 27 Butiken ska skapas i Exder om den inte redan finns där. Expert Systems 28 Kom överens om Hur leveransplanen ska se ut Antal testorder och innehåll för dessa Hur leveransaviseringarna ska se ut för varje order Antal fakturor och hur dessa ska se ut med kreditrader och transportemballage Mall: A. Skapa Leveransplan med verklighetstrogna tider och ICA testledare

28 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 28 av 31 datum. Skicka. B. Standardorder -> Lägg på Transportemballage, Leveransavisering C. Standardorder -> leverantör minskar/ökar antal i en/flera av artiklarna, nolla en artikel. Lägg till annan artikel. Lägg på transportemballage.-> Leveransavisering. D. Manuell order på en artikel -> Leveransavisera utan Transportemballage E. Skapa Samlingsfaktura -> Fakturera IV) Tester Tester sker i Exder produktion och i ICAs verifikationsmiljöer/testmiljöer Nr Vad Vem 29 Leverantören skickar leveransplan till ICA (ICAs test-gln) Expert Systems 30 Kontrollera att meddelandet gått rätt väg och ser bra ut. ICA EDI 31 EDI-gruppen mejlar meddelandena till AOB. ICA EDI 32 Läs in leveransplanen i AOB. Om kö, rensa kön innan, annars kan det ta halva dagen. ICA AOB 33 Kontrollera leveransplanen i AOB. ICA AOB 34 Lägg order i AOB. ICA AOB 35 För över orderna till LS. ICA AOB 36 Skicka orderna till leverantören. ICA EDI 37 Kontroll att meddelandena kommit fram och ser bra ut. Expert Systems 38 Skicka leveransaviseringar till ICA. Expert Systems 39 Mottagning av leveransaviseringar och kontroll, skicka till AOB. ICA EDI 40 Läs in leveransaviseringarna i AOB. ICA AOB 41 Kontrollera att saldot uppdateras. ICA AOB 42 Detta upprepas eventuellt igen med några olika order som aviseras på olika sätt. ICA testledare 43 Skapa och skicka samlingsfaktura till ICA. Expert Systems 44 Mottagning och kontroll att den gått rätt väg. ICA EDI 45 Granskning av syntax och innehåll i samlingsfaktura. ICA EDI 46 Rättning och dokumentation ICA testledare V) Inför tester i produktion Nr Vad Vem 47 Boka resurser och datum för tester, tre dagar (ta även med experter på fafa-fakturor som kan vara stand-by) Boka telemöten. ICA testledare 48 Utbilda leverantören och involvera denne i testerna Expert Systems 49 Involvera alt. informera butiken ICA testledare

29 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 29 av Kontrollera alla uppsättningar i alla system och kontrollera att alla GLN är rätt (byt från testgln). Posten och TietoEnator 51 Kontrollera att butik, artiklar och leverantör är aktiva i systemen. ICA: Artiklarna ska vara aktiva på MO, och beställningsbara i SOI 52 Kontrollera att leverantören finns i LS och att nödvändiga uppsättningar i produktionsmiljön är på plats. 53 Kontrollera att butikens AOB har lagt till leverantör, ordergrupp och artiklar. 54 Kom överens om Hur leveransplanen ska se ut När leveransplanen senast ska skickas. ICA läser in leveransplaner varje dag kl så den bör skickas senast dagen innan test av orderläggning ska ske Om orderna ska vara automatiska eller manuella (välj som det ska vara sedan vid Go-Live, valet påverkar när ordern sänds iväg) Antal testorder och innehåll för dessa Default: 3 order: 1. Order från ICA med alla (test)artiklar 2. Order från ICA med alla (test)artiklar 3. Teleorder med 1-2 artiklar Hur leveransaviseringarna ska se ut för varje order Default: 1. Leveransavisera enligt order, Lägg på Transportemballage. 2. Leveransavisera med ändrat antal: lägg till antal på en artikel, minska antal på en artikel, sätt noll i antal på en artikel, lägg till en annan artikel än som finns i order, lägg på Transportemballage. 3. Leveransavisera enligt teleorder, inget Transportemballage. Antal fakturor och hur dessa se ut med kreditrader och transportemballage Default: 1. Skapa samlingsfaktura för samtliga order. 55 Skapa ett samlingsartikelnummer i MAS för leverantören. Artikelnumret används då ICA behöver göra korrigeringar i fakturorna eller då butiken bytt ägare. Gäller både vid fafa och prissättningsavtal. Jämför , ICA testledare resp Expert Systems ICA testledare resp Expert Systems ICA testledare ICA AOB ICA testledare och Leverantör ICA testledare VI) Tester i produktion Detta innebär att allt sker skarpt förutom att ingen fysisk leverans sker. ICAs prod-gln används: Nr Vad Vem 56 Skicka leveransplan Expert Systems och leverantör 57 Aktivera artiklar i AOB. ICA AOB 58 Lägg in MPL för artiklarna i AOB. ICA AOB 59 Aktivera orderkalender i AOB. ICA AOB 60 Kolla att leveransplan kommit in ICA EDI 61 Kolla att leveransplanen ser bra ut, att orderstopptider och ICA AOB

30 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 30 av 31 leveransdatum och leveranstider stämmer. 62 Lägg order ICA AOB 63 Kontrollera att ordern kommit in Expert Systems och leverantör 64 Kontrollera att ordern gått iväg från LS ICA EDI 65 Skapa och skicka leveransavisering Expert Systems och leverantör 66 Kolla att leveransaviseringen kommit in och ser bra ut ICA EDI och AOB 67 Skapa och skicka faktura Expert Systems och leverantör 68 Kolla att fakturan kommit in ICA EDI 69 Kolla att fakturan ser bra ut (kräver nattkörning på ICA) ICA testledare med hjälp av Fafagruppen 70 Rättning och ev. nya tester Berörda 71 Inaktivera orderkalendern (att åter aktiveras vid Go Live) ICA AOB 72 Makulera fakturor ICA testledare samt leverantör 73 Återställ läget i systemen, t.ex. nolla saldon i AOB ICA AOB, Expert Systems tillsammans med leverantör 74 Dokumentera och kommunicera ICA testledare Leveransaviseringen [CR: Hur skapar leverantören en retur, rent praktiskt? En kreditfaktura direkt eller en utleverans i Exder på de återtagna artiklarna? Så som det ofta görs tex i ESAP-flöden? Så att vi instruerar rätt. Om lev skall göra en negativ utleverans men som inte skall skicka desadv på skall den då skickas som en separat kreditfaktura alltså och inte räknas med i en samlingsfaktura.] [CR: Tidigare stod det att ingen desadv skulle skickas på returer] I leveransaviseringen vill ICA att vi skickar DP som BY adressen Ersätta artikel MJ: Varför räcker det inte att lägga till en ny utleveransrad när man vill ersätta en artikel. Dvs varför ska man skicka en ny manuell order.

31 Senast uppdaterat: Exder ICA AOB Sida 31 av 31