Anbudslämnare. 4. Anbudsutvärdering. Utvärderingsrapport. Upphandlande organisation Utvärdering Annika Fridh

Transkript

1 Utvärderingsrapport Upphandlande organisation Försäkringskassan Upphandling Resebyråtjänster Annika Fridh Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Anbudslämnare Säljare: Anbud: Organisationsnr.: Kval.: VIA Egencia Sweden AB Försäkringskassan (13/6) Ja CWT Sverige AB FK & PM 2013 (13/1) Ja 4. Anbudsutvärdering 4.1. Utvärdering Anbudspris Pris ska anges i SEK exklusive sskatt och lämnas i form av : 1) Personlig service och självbokning (bokningsavgifter för flyg-, tåg- och hotellbokningar m.m.) 2) Pris för övriga tjänster (implementeringskostnad, drift och underhåll av webbaserat självbokningssystem, formulär m.m.) 3) Procentuellt påslag (netto) för arvoden i samband med grupp- och konferensbokningar ska anges för modell A och B. Priser lämnas i arvodesmatris, bilaga 3.Transaktionsarvodena kommer att multipliceras med antal transaktioner för personlig service och självbokning (utifrån tidigare resestatistik förutom i enstaka fall där en uppskattning gjorts). Anbudets totala anbudspris kommer därefter att räknas fram genom att addera kostnaderna för personlig bokning och självbokning, pris för övriga tjänster samt pris för grupp- och konferensarvoden. Villkor för pris För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de priser som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Hänvisningar får inte göras till prislistor, rabatter eller liknande om detta inte uttryckligen har efterfrågats i förfrågningsunderlaget. Observera att pris måste lämnas på samtliga delar i arvodesmatrisen (Personlig service och Utskrivet: :47 Sida 1 av 5

2 självbokning, övriga tjänster, samt grupp- och konferensarvoden) för att Försäkringskassan ska kunna beakta anbudet. Priserna ska omfatta samtliga med uppdraget förenade kostnader. Ersättning utgår ej för kostnader för resor, restid, traktamente och logi, övertid, testverktyg, system, support mm. om detta inte uttryckligen framgår av förfrågningsunderlaget med bilagor. Angivna volymer i arvodesmatrisen, bilaga 3, är uppskattade utifrån tidigare resestatistik och är ingen garanti för att denna mängd kommer att köpas och faktiska volymer utgör ej grund för ändring av pris vid eventuellt avtal. Totalt Anbudspris från Bilaga 3- Arvodesmatris, cell H63 (Prisruta) , , Webbaserat självbokningssystem Hur användbart leverantörens webbaserade självbokningssystem är kommer att testas och utvärderas av en grupp (vana och ovana resenärer) utifrån nedanstående kriterier (A-C). Vid bedömning av kriterierna kommer gruppen att utgå från Standarden ISO A) Bokning Hur lätt är det att lära sig att använda systemet/boka en resa för en nybörjare. B) Presentation Hur lätt eller svårt det är att hitta information, hur väl presenteras bokningsbilden med hänsyn till statliga ramavtal, reseregler, hotellinformation, biljettpriser, LCC-bolag, avboknings- och ombokningsregler m.m. C) Funktioner Vilka funktioner och möjligheter utöver grundkraven (under punkt 3.7) som utvärderingsgruppen bedömer ger. Exempelvis att det går att avboka en resa, komplettera befintlig bokning, att flyg och tåg visas i samma bild, boka hyrbil utan anslutning till flygplats, boka marktransport tur och retur i samma bokningsmoment m.m. A) Bokning (maximalt påslag kr) B) Presentation (maximalt påslag kr) C) Funktioner (maximalt påslag kr) Maximalt påslag för Webbaserat självbokningssystem är kr. Hur väl uppfyller leverantörens självbokningssystem kriterie A? (Fasta % 20,00 % 10,00 Hög nivå, över Informationstexter i systemet gör det enklare för ovana beställare. dock inget Utskrivet: :47 Sida 2 av 5

3 Hur väl uppfyller leverantörens självbokningssystem kriterie B? (Fasta över stort Väldigt tydlig information gällande Resepolicy och hur man ska tänka vid bokning av resor. Bokningsbilden är tydligt presenterad, lätt att navigera i systemet för vana resenärer och väldigt tydliga rubriker och symboler. Bokningsbilden är tydligt presenterad, lätt att navigera i systemet för vana resenärer, tydliga rubriker och symboler. Hur väl uppfyller leverantörens självbokningssystem kriterie C? (Fasta över stort Kan se och boka tåg och flyg i samma bild, kan boka hyrbil utan anslutning till flygresa. Godkännandeprocess aktiverad vid bokning utanför policy. Kartvy över Försäkringskassans kontor finns tillgänglig vid bokning av hotell. Påminnelse för att boka hotell om returresa inte är samma dag som avresa. Möjlighet att komplettera en resa som redan är bekräftad med bokningsnummer. Kan se och boka tåg och flyg i samma bild. Kan boka hyrbil utan anslutning till flygresa. Tillgång till resenärsprofil direkt från onlinesystemet Måluppfyllnad Det av leverantören (under punkt 3.15) bifogade förslaget för måluppfyllnad kommer att utvärderas enligt enligt följande kriterier: A) Tydlighet Förslaget är tydligt och väl presenterat och visar god kommunikativ förmåga hos leverantören. B) Kreativitet Förslaget visar på idéer för måluppfyllnad och förmåga att använda nytänkande på ett ändamålsenligt sätt för uppfylla målen. C) Analytisk förmåga Förslaget visar på en analytisk förmåga där det finns en god förståelse för uppdragets utmaningar. A) Tydlighet (maximalt påslag kr) B) Kreativitet (maximalt påslag kr) C) Analytisk förmåga (maximalt påslag kr) Maximalt påslag för Måluppfyllnad är kr. Utskrivet: :47 Sida 3 av 5

4 Hur väl uppfyller leverantörens förslag kriterie A? (Fasta % 5,00 % 5,00 Mycket hög nivå, långt över stort Tydlig och väl beskriven aktivitets- och tidsplan för att uppfylla målen. Tydlig beskrivning av föreslagna verktyg för måluppfyllnad. Aktiviteter inlagda i bokningssystemet för att styra mot måluppfyllnad. dock inget Hur väl uppfyller leverantörens förslag kriterie B? (Fasta över stort Program Messenger för kommunikation till resenär och resebokare. Nytt bokningskoncept som föreslår resenärerna resplaner dörr till dörr med endast 2-3 klick. Tydlig information i bokningssystemet så att det är svårare att boka utanför policy. Ny plattform där resesäljare är i samma system som kund och bokar vilket bl.a. underlättar vid support och utbildning. Istället för att erbjuda traditionell affärsresetjänst har leverantören utvecklat en ny servicemodell som utgår från renärens behov av ett möte snarare än resan i sig. Hur väl uppfyller leverantörens förslag kriterie C? (Fasta över stort Redovisade referensuppdrag och anpassning av bokningssystemet visar på en god förståelse för uppdraget. Förslag på kostnadsbesparingar för måluppfyllnad. dock inget App Hur användbar leverantörens APP är kommer att testas och utvärderas av en grupp (vana och ovana resenärer) utifrån nedanstående kriterier (A-B). Vid bedömning av kriterierna kommer gruppen att utgå från Standarden ISO För att kunna testa Appen fullt ut bör leverantören kunna göra en bokning som utvärderingsgruppen kan få tillgång till. De leverantörer som gått vidare till anbudsutvärdering kommer att kontaktas för att test ska kunna genomföras av Appen. A) Tillgänglighet Hur smidigt och lätt är det är tillgodogöra sig informationen via leverantörens App utan tillgång till manual eller utbildning. B) Funktioner Utskrivet: :47 Sida 4 av 5

5 Vilka funktioner och möjligheter utöver grundkraven (under punkt 3.8) som utvärderingsgruppen bedömer ger. Exempelvis att kunna boka och avboka en resa, tillgång till flygtider, hotellsök/hotellbokning, att se tågbokningar och marktransporter m.m. A) Tillgänglighet (maximalt påslag kr) B) Funktioner (maximalt påslag kr) Maximalt påslag för App är kr. Hur väl uppfyller leverantörens App kriterie A? (Fasta % 7,50 % 7,50 Mycket hög nivå, långt över stort All information är väldigt tydligt presenterad, mycket lätt att navigera i Appen, väldigt tydliga rubriker och symboler, avgångs- och ankomsttider är i större text och bokningsreferens framgår tydligt. Resplanen presenteras i kronologisk ordning. Presenterad information är tydlig, lätt att navigera i Appen, väldigt tydliga rubriker och symboler och bokningsreferens framgår väldigt tydligt. Hur väl uppfyller leverantörens App kriterie B? (Fasta % 7,50 Se tågbokningar, se flygtider till och från valda destinationer, prisuppgift för resan, snabbval för att ringa resebyrån, ser tidigare resor, kartfunktion + vägbeskrivning till hotell samt tfn till hotellet. Se och boka tågresor, boka flyrgesor, prisuppgift för resan. Utskrivet: :47 Sida 5 av 5