God morgon och varmt välkomna!

Transkript

1 God morgon och varmt välkomna!

2 Statliga ramavtalet för resebyråtjänster Hålltider SBTA och Waterfront - info Kammarkollegiet - ramavtalet Riksbanken avrop i praktiken Fikapaus och mingel Frågestund

3 Rickard Lundström SBTA - SOS

4

5 Syfte med SBTA Vi samlar köpare och leverantörer inom mötes- och resebranschen för dialog och kunskapsutbyte kopplat till affärsresor/ tjänsteresor

6 Medlemmar i SBTA: Multinationella företag Offentlig sektor Mindre- och medelstora företag Resebranschens olika leverantörer (flyg, resebyrå, tåg, hotell, betaltjänster, bil, GDS, systemleverantörer osv)

7 Varför ska vi gå med i SBTA? SBTA bygger ditt nätverk SBTA breddar dina kunskaper SBTA inspirerar dig i din yrkesroll SBTA håller dig uppdaterad SBTA verkar för våra gemensamma intressen SBTA Offentlig sektor = SOS

8 Sara Brunstorp Stockholm Waterfront Congress Centre

9 Ingela Mildton-Patzelt Kammarkollegiet

10 Resebyråtjänster

11 Resebyråtjänster - upphandling Nytt avtalsområde Många stora myndigheter har för närvarande egna avtal Ville upphandla avtal med stor flexibilitet för att täcka behovet Statens inköpscentral valde att i upphandlingen enbart utvärdera på kvalitet.

12 Extern remiss Många kommentarer från leverantörer och myndigheter. Flera justeringar efter externa remissen. Extern Konsult Bättre och mer förankrad kravställning!

13 Avtalet - omfattning Erbjuda ett heltäckande koncept av resebyrå- och reseadministrativa tjänster gällande statens tjänsteresor i Sverige och utomlands. Detta innebär att ombesörja bokningar av resor av olika slag såsom flyg-, land- och båttransporter, bokningar av transfer, bokningar av hotellrum, bokningar av grupp- och konferensarrangemang, fullservice men även självbokning (Online).

14 Avtalet Ramavtalsleverantörer (10 st) Big Travel Sweden AB Stureplans Affärsresebyrå AB CWT Sverige AB GBT Sweden AB HRG AB Lingmerths Resebyrå AB Ticket Biz AB Tranås Resebyrå AB Travellink AB XLNT Travel Norrland AB Avropsordning Förnyad konkurrensutsättning

15 Avropsordning Förnyad konkurrensutsättning. (Avropsmall finns på Avropa.se) Skriftlig Avropsförfrågan skickas samtidigt till samtliga Ramavtalsleverantörer Skälig anbudstid Utvärdering och tilldelning Eventuell avtalsspärr Kontrakt tecknas med den Ramavtalsleverantör som kan erbjuda den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen eller det lägsta priset.

16 Kravkatalog Med utgångspunkt från Kravspecifikationen kan Ska-krav och/eller börkrav ställas inom följande områden: Information/kommunikation ( 24-tim.service, reseportal m m) Kompetens (resekonsultens kompetens och erfarenhet m m) Statistik och uppföljning (statistikverktyg, uppföljningsmöten m m) Service (konsulttjänster, klimatkompensation m m) Bokning (leverans av färdhandlingar, följesedlar) Pris (se exempel på arvodesmatris för Resebyråtjänster under Gemensamma dokument på avropa.se)

17 Minst följande delar kan preciseras: Kontrakt Ramavtalets benämning och avtalsnummer Kontraktets parter Kontaktpersoner Priser/Avtalad ersättning Förutsättningarna för tillhandahållande av de Tjänster som omfattas av Kontraktet Vilken Tjänst som omfattas av Kontraktet som har Avropats och en beskrivning av Tjänsten. Fakturering Kontraktets giltighetstid Ramavtalsbilaga Allmänna villkor utgör alltid en del av Kontraktet oavsett om Allmänna villkor åberopas eller inte.

18 Fredrik Leufstadius Riksbanken

19 Riksbankens avrop av resebyråtjänster Ramavtal :004 Sveriges Riksbank Fredrik Leufstadius

20 Bakgrund. Riksbankens resande Våra 300 anställda reser nästan alla minst en gång per år 40 % av våra medarbetare gör 2-4 resor per år. Mest inom Europa Vi flyger för 7 miljoner kronor per år. Nästan uteslutande utrikes Vi bor på hotell för 3 miljoner kronor per år. Nästan uteslutande utrikes Vi hade Gdigare en egen Travel Manager på 25 % Vi bokar tradigonellt per mail och telefon Vi betalar ek resebyråarvode på cirka kronor per år

21 Marknadsstudie Vi träffade fem stora leverantörer Via Egencia, Carlson Wagonlit, HRG Nordic, Ticket Biz och GBT, Amex Slutsats Vi har en omodern och föråldrad syn på och kunskap om resetjänster Självbokningssystem och mobila tjänster kan fungera på Riksbanken trots en hög säkerhetsnivå Vi behöver ek nära samarbete med en reseleverantör Integrering med vår resesäkerhetspolicy och resesäkerhetsleverantör Falck Vi måste kunna boka s.k. lågprisbolag smidigt Vi vill kunna använda Kammarkollegiets nya ramavtal

22 Målet med upphandlingen Modern och kostnadseffekgv resebokningstjänst En tjänst anpassad Gll våra nya unga medarbetare BäKre anpassning Gll vårt nya säk ak arbeta En självgående tjänst Självbokningssystem Samma som privat Säkrare uppfyllelse av interna regler och policy Profilhantering En decentraliserad profilhantering

23 Kravställning, utöver Ska-kraven i ramavtalet Krav på kvalitet Självboknings-system Rese App StaBsBk ImplementaBon Travel Management Produktpris Enkelt och användarvänligt Användarvänlig Nedladdningsbart Tidigare erfarenheter Singel-Sign on Säker nedladdning Färdiga och presentabla rapporter Smarta lösningar God översikt Flera olika nivåer och produkter Mycket kunniga om tjänsten och produkten En presenterad plan Minst två personer Tidigare erfarenhet av säkerhetsfrågor Konkurrenskra]iga produktpriser System och kunskap för ak hika de bästa priserna

24 Utvärdering Det ekonomiskt mest fördelakgga anbudet Pris viktas med 60 % och kvalitet 40 % Flera bör-krav utöver ramavtalets ska-krav på tjänst och produkter

25 Utvärdering, forts. Inbjudan Bll presentabon; max tre anbudsgivare Sammantaget: Lägst totalpris Uppfyllelse av bör-krav PresentaBon och slutlig utvärdering Grad av uppfyllelse och kvalitet på tjänster och produkter

26 Lärdomar för oss VikGgt med en marknadsstudie och klar målbild inför avropet VikGgt ak förstå avropsförfarandet och ramavtalet. Från båda håll Flexibelt ramavtal med stort fokus på kvalitet och brek tjänsteutbud Inte bara lägsta pris VikGgt med bra leverantörsrelagon. Fyra år med nära och frekventa kontakter Fyra anbud kom in. Sex ramavtalsleverantörer lämnade inte in anbud En ramavtalsleverantör har ännu inte hört av sig, trots påstötning

27 Fikapaus

28