SKL Kommentus Inköpscentral AB Uppföljandekontroll inom socialtjänsten 2014

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB Uppföljandekontroll inom socialtjänsten 2014 Jenny Åberg Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 4. Kravspecifikation 4.1 Krav på tjänsten Allmänt Anbudsgivare svarar för att uppdraget utförs fackmannamässigt i enlighet med gällande lagar och branschpraxis samt att personal har den kompetens som anges i punkt ovan Uppdragets genomförande Anbudsgivaren har i uppdrag att genomföra uppföljningar av Verksamheter utifrån ett visst antal områden så som arbetssätt och metoder, säkerhet, bemanning, kompetens, rutiner och så vidare. Detta ska ske via inläsning om verksamheten, enkäter, besök och intervju på plats i verksamheten. Anbudsgivaren ska driva uppföljningsarbetet och arbeta för att Verksamheten levererar den information som efterfrågas. Anbudsgivaren har till uppgift att svara på eventuella frågor från Verksamheten under uppföljningens genomförande. Uppföljningen ska som minst omfatta följande delar: - Administration - Förarbete - Kontroll av ekonomisk stabilitet samt skatter och avgifter - Enkätundersökningar - Besök och intervju med föreståndare för Verksamheten. - Sammanfattningar Anbudsgivaren ska vid varje uppföljning använda och följa mallarna i Bilaga 02 Uppföljningsmall, Bilaga 03 Enkätmall Personal och Brukare. Bilaga 02 Uppföljningsmall är huvuddokumentet i den Uppföljningsrapport som ska skapas i samband med uppföljningen. Resultat från enkäterna ska infogas som bilaga till Uppföljningsmallen så att endast ett dokument överlämnas till UM/UE vid avslutad uppföljning. UM avgör om övrigt material som verksamheten bifogat enligt checklistor i Bilaga 02 Uppföljningsmall ska bifogas eller ej. UM kan göra tillägg till mallarna men har inte möjlighet att ta bort frågor från mallarna. Överenskommelser om tillägg till mallarna görs i samband med avrop. SKI uppskattar att ett genomsnittligt uppföljningsuppdrag tar cirka 15 timmar, exklusive Utskrivet: :51 Sida 1 av 6

2 restid. Under avtalsperioden kan SKI komma att göra förändringar i Uppföljningsmallen och enkätmallarna. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på uppdragets genomförande uppfylls. (/ svar) Administration Anbudsgivaren ska administrera och projektleda uppföljningens samtliga delar. Det innebär också förberedande kontakter och planering med UM samt bedömning av dokument som efterfrågats från Verksamheten i samband med uppföljningen. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på administration uppfylls. (/ svar) Förarbeten Anbudsgivaren ska göra sig förtrogen med Verksamheten och dess förutsättningar, genom att bland annat läsa in sig på aktuellt avtal som UM har med Verksamheten, de senaste tillsynerna från IVO och aktuellt tillstånd. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på förarbeten kommer att uppfyllas. (/ svar) Kontroll av ekonomisk stabilitet samt skatter och avgifter Anbudsgivaren ska kontrollera Verksamhetens ekonomiska stabilitet och att de fullgör sina åtaganden avseende skatter och avgifter. Detta innebär följande kontroller: - Om Verksamheten har den ekonomisk stabilitet som krävs utifrån det avtal som är tecknat mellan UM och Verksamheten. Kontrollen innebär utdrag från kredit-och affärsupplysningsföretaget Creditsafe, UC eller Soliditet. Utdragen kan visa att Verksamheten är "kreditvärdig" enligt CreditSafes femgradiga skala vilket motsvarar lägst riskklass 3 hos Upplysningscentralen (UC) samt lägst rating A hos Soliditet. - Att Verksamheten är momsregistrerad, om så krävs och registrerad som arbetsgivare. - Kontroll av registrering för F-skatt, FA-skatt eller A-skatt - Att Verksamheten betalar arbetsgivaravgifter för arbetsgivare/egenavgifter för näringsidkare, enskild firma - Om Verksamheten har eventuella skulder hos Kronofogdemyndigheten för svenska skatter och avgifter - Om Verksamheten har eventuella underskott på skattekontot Anbudsgivaren bekräftar att kraven på kontroll av ekonomisk stabilitet samt skatter och avgifter uppfylls. (/ svar) Utskrivet: :51 Sida 2 av 6

3 4.1.6 Enkätundersökningar Anbudsgivaren ska förbereda så att två anonymiserade enkätundersökningar riktade till brukare och personal kan genomföras och analyseras. Brukarenkäten består av frågor med fasta svarsalternativ. Personalenkäten består av 10 frågor med fasta svarsalternativ. I brukar och personalenkäterna ska anbudsgivaren garantera respondenternas anonymitet. Detta kan göras genom att exempelvis använda webbenkät som inte kopplas till namn eller e-postadress. Varje fråga ska redovisas med antal möjliga svar, antal faktiska svar och i tabell- och diagramform. Resultat med färre än fem respondenter ska ej redovisas, användas eller sammanställas utan makuleras av uppdragsgivaren. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på enkätundersökningar uppfylls. (/ svar) Besök och intervju med föreståndare för Verksamheten Med information från förarbetet, svar på frågorna i Uppföljningsmallen med inkomna dokument och resultatet från enkätundersökningarna ska anbudsgivaren göra ett besök och intervjua Föreståndare. Syftet med detta besök är att anbudsgivaren ska få möjlighet att ställa följdfrågor utifrån de svar och enkätresultat som inkommit och därmed få en bättre helhetsbild av verksamheten. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på besök och intervju med föreståndare för Verksamheten uppfylls. (/ svar) Sammanfattningar Samtliga avsnitt i Bilaga 02 Uppföljningsmall ska sammanfattas enligt instruktioner i textfälten. Sammanfattningarna ska vara kortfattade och bygga på uppgifter från förarbetet, besöket, bifogat material och resultat av enkäter. Anbudsgivaren ska för varje avsnitt i Uppföljningsmallen reflektera och besvara de frågor som angivits i respektive sammanfattningsfält. Anbudsgivaren ska utifrån samtliga delar av uppföljningen göra en sammantagen bedömning av Verksamheten. Se Bilaga 02 Uppföljningsmall Anbudsgivaren bekräftar att kraven på sammanfattningar uppfylls. (/ svar) Etik Uppföljningskontrollerna ska genomföras etiskt korrekt och ansvarsfullt. Hänsyn ska tas till individens integritet och förhållanden som gäller för varje verksamhet. Anbudsgivaren ska vid intervjuer tydligt redovisa syftet med uppföljningskontrollerna för de intervjuade. Vem som är uppdragsgivare ska tydligt framgå med kontaktuppgifter till denne/dessa. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på etik uppfylls (/ svar) Utskrivet: :51 Sida 3 av 6

4 Sekretess Anbudsgivare ska inte ta del av någon sekretessbelagd information i verksamheterna. Anbudsgivare ska säkerställa att Uppföljningsrapporterna inte innehåller sekretessbelagd information eller att någons identitet röjs. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på sekretess uppfylls (/ svar) Upphovsrätt Eventuell upphovsrätt till anbudsgivarens arbetsresultat ska utan särskild ersättning - med den begränsning som gäller beträffande anbudsgivarens ideella rätt enligt upphovsrättslagen - tillkomma UM. UMs rätt innefattar även rätt att göra ändringar i arbetsresultat och överlåta sin rätt vidare. Anbudsgivaren ska gentemot eventuell underleverantör göra motsvarande förbehåll. Anbudsgivaren är skyldig att till UM överlämna uppdragets grundakt innehållande uppdragets grunddata samt vad som åberopas i granskningen och dess rapporter. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på upphovsrätt uppfylls (/ svar) Statistik Antagen anbudsgivaren ska på begäran utan kostnad för SKI inkomma med statistik från föregående år till SKI. Statistiken ska innehålla: -antal genomförda uppföljandekontroller -kostnad för respektive uppdrag Anbudsgivaren bekräftar att kraven på statistik uppfylls (/ svar) Jäv och opartiskhet En anbudsgivare är vid avropssvar skyldig att upplysa UM om jäv föreligger. Om upplysning om jäv lämnas eller om det annars föreligger omständigheter som gör att UM tvivlar på att Anbudsgivaren är opartisk i ärendet kan UM begära in beskrivning från Anbudsgivaren om hur Anbudsgivaren ska säkerställa att uppdraget fullgörs på ett objektivt sätt. Som jäv räknas att 1 saken angår anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivarens make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra nytta eller skada för anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren eller någon närstående, 2. Anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta nytta eller skada av ärendets Utskrivet: :51 Sida 4 av 6

5 utgång, 3. ärendet rör tillsyn över sådan verksamhet som han själv är knuten till, 4. ärendet rör tillsyn över sådan verksamhet som konkurrerar med anbudsgivarens verksamhet, eller 5. det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till anbudsgivarens opartiskhet i ärendet. Om upplysning om jäv inte lämnas anses anbudsgivaren ha lämnat felaktig information vid tilldelning av kontraktet. Anbudsgivaren bekräftar att kraven på jäv och opartiskhet uppfylls? (/ svar) 4.2 Tillgänglighet Avropsförfrågan och orderbekräftelse Avropsförfrågningar ska ske skriftligt till anbudsgivaren via e-post. UM kan i sin avropsförfrågan ange exempelvis följande: - vilken eller vilka Verksamheter som ska följas upp, - önskad tidpunkt för när uppdraget ska starta - eventuellt en egen uppskattning av antal timmar/kostnad för uppdragets genomförande. UM ska vid samtliga former av avropsförfrågningar erhålla ett skriftligt svar i form av en orderbekräftelse som ska innehålla följande: - en beskrivning av uppdraget - specificerad kostnadskalkyl - beräknad tidpunkt för när uppdraget beräknas starta Avropsförfrågan/Beställningen avslutas och regleras genom att ett skriftligt kontrakt upprättas och tecknas mellan anbudsgivaren och UM. Uppfylls kravet om beställningar och orderbekräftelse? (/ svar) Tidplan Anbudsgivare ska efter beställning ta fram en tidplan för uppdragets genomförande. Tidplanen ska delges UM som ska godkänna den innan uppdraget påbörjas. Uppfylls kravet om tidplan? (/ svar) Utskrivet: :51 Sida 5 av 6

6 4.3 Leverans Utförandetid Om inget annat överenskommits ska anbudsgivaren kunna inleda uppföljningen så snart Kontrakt undertecknats. Om inget annat överenskommits i kontrakt enligt punkt ska tiden mellan att kontraktet ingås och uppdragets slutförande inte överstiga sex (6) veckor. Under den tiden ska anbudsgivaren ha utfört uppföljningskontrollen i enlighet med detta förfrågningsunderlag och levererat den skriftliga uppföljningsrapporten till UM. Uppfylls kravet om leveranstid/utförandetid? (/ svar) 4.4 Pris Pris Anbudsgivaren ska ange priser i SEK exklusive mervärdesskatt i bilaga 06 Prisbilaga. Priser ska anges som pris per timme och per geografiskt anbudsområde som anbudet omfattar. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i förfrågningsunderlaget nämnda åtaganden. För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Resor, logi och andra utgifter ska ingå i de angivna timpriserna och att traktamente inte betalas ut. Inga oförberedda kostnader ska uppkomma utanför vad som avtalats parterna. SKI kan komma att begära in motivering till de priser som lämnats i upphandlingen. Om SKI inte anser att eventuell förklaring är godtagbar kan SKI komma att diskvalificera anbudsgivare som lämnat onormalt låga priser enligt förfarandet i 12 kap 3. Utskrivet: :51 Sida 6 av 6