Vid problem kontakta gärna vår travel manager, Magda Ousi, ank 9657,

Transkript

1 PA/KTH-RES/ BOKA RESOR I KTH-RES Logga in i KTH-RES: Följande uppgifter är obligatoriska att uppdateras i KTH-RES/Min profil Flik: Person Kontrollera att förnamn och efternamn är rätt stavade och lika med informationen i ditt pass. Om uppgifterna inte är korrekta, kontakta din löneadministratör. Kryssa för man/kvinna Kontrollera att uppgift om sakattestant finns spara Flik: Adresser Kontrollera din e-post adress. Lägg in din arbetsadress. Välj adresstyp Gata fyll i de understrukna uppgifterna och kryssa för arbetsadress lägg till och spara Lägg in din arbetstelefon. Välj adresstyp Telefon fyll i de understrukna uppgifterna och kryssa för arbetsadress lägg till och spara. Lägg in mobiltelefon. Välj adresstyp Mobil fyll i lands-, rikt- och telefonnummer kryssa för arbetsadress lägg till och spara. Om du inte har arbetsmobil skriv ditt arbetstelefonnummer. Lägg in ditt privata mobilnummer (ej obligatorisk, önskvärt) Välj adresstyp Mobil fyll i lands-, rikt- och telefonnummer kryssa för hemadress lägg till och spara Lägg in uppgifterna om ev betal- och bonuskort. Välj adresstyp Kort fyll i de understrukna uppgifterna lägg till och spara. Flik: PUL-godkännanden Läs informationen och kryssa för godkänn - spara. Flik: Reseprofil Nedanstående information är inte obligatorisk! Välj platspreferens Välj rökare ja/nej Välj matpreferenser - uppdatera - spara. Vid problem kontakta gärna vår travel manager, Magda Ousi, ank 9657, magdao@kth.se Nu skall du kunna göra din bokning online i KTH-RES! Kontakta Ticket Online Support Center, , travelonline@ticket.se, om du får problem med bokningen (online). Kontakta Ticket Team KTH, , om du vill boka per telefon eller maila till kth@ticket.se.

2 2 SKAPA EN RESEORDER INNAN MAN BOKAR ONLINE Välj Skapa ny resa Resa -> Bokning -> Skapa ny resa Välj Resenär En resebeställare kan registrera för andra och får välja resenär. Godkännandetyp Välj Skapa ny reseorder, klicka på Fortsätt

3 3 Detaljer reseorder I fliken huvudinformation ska du fylla i uppgifter om din tjänsteresa. Alla fält som är understrukna med rött är obligatoriska. Observera: Fliken Bokningar används inte för att boka resor! Fyll i vilket datum resan påbörjas/avslutas samt klockslag. Fyll i beskrivning av din resa, resmål och ändamål för resan. I fältet Konteringsinformation anger du hur kostnaden för din resa skall konteras, ange projektnr (procentsats och org.enhet finns ifyllda som default). Klicka sedan på Attesterande chef och en lista på valbara attestanter visas. Välj den chef som skall attestera din resa. Under kostnader kan du ange de kostnader som du vet kommer att gälla för din resa. Fyll i de uppgifter du känner till, klicka sedan på Beräkna. Information om resan, här kommer det belopp som du beräknat att visas som en förväntad kostnad. I rutan Meddelande till chef kan du skriva in ett meddelande eller övrig information gällande din resa. Om du behöver ett förskott till din resa fyller du i rutan Förskott yrkas med, ange beloppet. När du är klar med din reseorder klickar du på Skicka för attest, din reseorder skickas till den attesterande chefen.

4 4 Då kommer ett meddelande till vänster i bilden om att din reseorder är ivägskickad och att din order har sparats. Din reseorder har nu fått ett referensnummer. OBS Utbetalning av reseförskott: När din chef har attesterat din reseorder, skriv ut reseordern (webbutskrift) och ge den till din reseadministratör som kommer att lägga in reseförskottet för utbetalning vid närmaste utbetalningstillfälle. Boka online när din reseorder är godkänd och attesterad När din reseorder är attesterad skall du gå till meny Sök resor Resa -> Bokning -> Sök resor Här i listan kommer du att se alla de resor och bokningar som du har gjort. I listan visas Referensnummer, Beskrivning, Datum för resan, Resmål, Ändamål. Under rubriken Detaljer visas ikoner som beskriver detaljer om din reseorder, för musen över ikonen och du ser status över din reseorder.

5 5 Under Åtgärder finns ett antal val, Skicka , Lägg till Bokning samt Skapa reseräkning. Skicka , en resplan kommer att skickas till din (detta gäller om du redan har gjort några bokningar). Skapa reseräkning används då du slutfört din resa och vill exportera resan till en reseräkning. Välj Lägg till Bokning: du kommer fram till självbokningsfliken Ticket online och kan sedan boka flyg, tåg, hotell eller hyrbil. Observera: Ticket online öppnas i ett nytt webbfönster, kontrollera att det inte ligger någon popup blocker i din webbläsare. Självbokning När du kommer in i självbokning kan du välja att boka Flyg, Tåg, Hotell och Hyrbil. Klicka på knappen Boka och en ny sida för bokning visas.

6 6 Här har vi valt att boka tåg Välj restyp: Retur eller Enkel/Rundresa Ange varifrån du reser, t ex Stockholm till Göteborg Ange avresedatum och tid och returdatum och tid. Klicka på Fortsätt Du kommer nu att få upp ett resultat av din sökning som visar olika bokningsalternativ. Längst ut till höger står Visa Prisuppgift. Klicka på raden för att få information om olika bokningsalternativ och priser. Du väljer din resa genom att klicka i den lilla ringen till vänster och sedan klicka på Fortsätt.

7 7 Här väljer du nu vilken typ av biljett du vill boka, 1:a klass eller 2:a klass, du ser hur många platser som finns tillgängliga och även priset på din biljett. Klicka sedan på Fortsätt. Preferenser Här ska du fylla i uppgifter såsom ditt mobilnummer och födelsedata. Gäller som underlag för Biljettlöst leveranssätt. Om du har kort/rabatter välj i listan. Välj platsönskemål och placering för Tur & Retur resan. Klicka på Fortsätt.

8 8 Leverans Här väljer du ditt leveransalternativ för dina biljetter. Klicka på Fortsätt. Nu får du en sammanfattning av din resa. Kontrollera uppgifterna och sedan tryck på Boka Sista steget är att bekräfta din bokning genom att klicka på knappen Bekräfta

9 9 Din resa är nu bokad och bekräftad. Klicka på länken till vänster: Tillbaka till KTH-RES Då kommer man till ett formulär där resplanen antingen slutförs, dvs kompletteras med de uppgifter som utelämnades tidigare, eller tas bort om man inte har bokat/bekräftat. Knappen Slutför innebär att man skapar en resplan, som sedan kan användas som utgångspunkt för fler bokningar och som även kan kopieras till en reseräkning precis som tidigare. Knappen Avbryt innebär att resplanen tas bort helt. Observera att det förutsätter att man inte har gjort några bokningar i Ticket online. VIKTIGT OM ÄNDRING/AVBOKNING AV RESA Om du vill ändra eller avboka en resa som du har gjort i Ticket online, så måste du ringa Ticket Affärsresor, tel: , eller maila till kth@ticket.se.

10 10 SKAPA EN PRELIMINÄR RESERÄKNING FRÅN SIN RESEORDER För att skapa en reseräkning direkt från reseordern eller resebeställningen: Välj Resa/Bokning/Sök resor. Under fliken Åtgärd Välj Skapa reseräkning. Nu kan du skapa en preliminär reseräkning genom att trycka på Skapa reseräkning och utför. Den preliminära reseräkningen hittar du under Resor/Reseräkning/Sök reseräkning. För vidarehantering av reseräkningen, se separat lathund för resenären.

11 11 BOKA EN RESA ONLINE UTAN RESEORDER Observera att om du skapar en reserorder efter att du har gjort en bokning så går det inte att koppla dessa till ett och samma referensnummer. Välj skapa ny resa Resa -> Bokning -> Skapa ny resa Välj resenär En resebeställare kan välja annan resenär. Klicka på Fortsätt Godkännandetyp Här kan du välja Sök/Boka resa (oattesterad) och du länkas då vidare till Ticket Online. Väljer du Skapa ny reseorder så måste resan attesteras innan resa/bokning, se sidan 3. Välj Sök/Boka och klicka på Fortsätt

12 Det har nu skapats ett referensnummer på din resa för att du ska kunna ta emot eventuell bokningsbekräftelse från Ticket Online då bokningen är genomförd. Klicka på Ticket Online och du länkas vidare till självbokning. 12 Observera: Ticket online öppnas i ett nytt webbfönster, kontrollera att det inte ligger något pop-up blocker i din webbläsare! Självbokning Se hur man bokar på sidan 5. VIKTIGT OM ÄNDRING/AVBOKNING AV RESA Om du vill ändra eller avboka en resa som du har gjort i Ticket online, så måste du ringa Ticket Affärsresor, tel: , eller maila till kth@ticket.se.

13 13 HUR MAN HITTAR SINA TELEFONBOKNINGAR I KTH-RES Koppla resebekräftelser Resa -> Bokning -> Koppla resebekräftelser Om du har gjort några bokningar per telefon, så kan du hitta dem under denna flik. Nu kan du antingen trycka på bokningsnumret under Beskrivning eller också visa-knappen under Åtgärder. Fyll i Resmål och stad, tryck sedan på OK. Då får du upp följande bild: Fyll i de understrukna uppgifterna och tryck sedan på Slutför. Du hittar nu din resa under Resa/Bokning/Sök resor och kan sedan skapa en reseräkning när resan är gjord.