Utdrag ur resehandboken

Transkript

1 Utdrag ur resehandboken 1

2 Innehållsförteckning 1 Mötes- och resepolicy 3 Regler för tillämpning av mötes- och resepolicy 3 2 Reseplanering 4 3 Universitetets resebyrå Ramavtal med resebyrå, SJ och MTR Express 4 4 Färdsätt Tåg Flyg Lokala transporter Egen bil Taxi Bilpool Hyrbil 6 5 Årskort 6 6 Erhållen bonus/förmåner 6 7 Hotell 6 8 Försäkringar Statens tjänstereseförsäkring Försäkring via SEB Kort Bank AB 7 9 Övrigt: betalkort, förmåner och ersättningar etc Betalkort Reseförskott Traktamente Förrättningstillägg Kostförmån Reseräkning 9 Reseguiden innehåller kortfattad information till resenärer och personal vid Göteborgs universitet. Avsedd för utskrift. Mer utförlig information finns i Medarbetarportalen/Service och stöd/resor i tjänsten. 2

3 1. Mötes- och resepolicy (Styrdokument Dnr F8 70/10) Omfattning Mötes- och resepolicyn omfattar de resor som sker i tjänsten. Policyn gäller samtliga medarbetare inom Göteborgs universitets alla verksamheter, samt icke anställda personer som har forskningsmedel förvaltade av Göteborgs universitet och med vilka avtal upprättats om att bedriva verksamhet vid universitetet. Mål Denna mötes- och resepolicy syftar till att användningen av resor ska ske på ett sådant sätt att följande långsiktiga mål uppnås: Ansvar Resande när det behövs: Tjänsteresor ersätts i så stor utsträckning som möjligt med video-, telefon- och webbkonferenser. Ett miljöanpassat resande: Tjänsteresor ska planeras och genomföras på ett sådant sätt att påverkan på den yttre miljön minimeras. En säker arbetsmiljö: Tjänsteresor ska ske på ett så trafiksäkert sätt som möjligt. Hänsyn ska tas både till resenären och till medtrafikanter. Ett kostnadseffektivt resande: Tjänsteresor ska företas så kostnadseffektivt som möjligt med hänsyn till medarbetarnas individuella förutsättningar och behov, dels till att arbetseffektiviteten optimeras. Samtliga inom Göteborgs universitet som berörs av denna policy, har ett ansvar för att planera sina resor så att de lever upp till målen i mötes- och resepolicyn, lagar samt interna föreskrifter (avtal och resebestämmelser) om ett säkert, miljöanpassat och kostnadseffektivt resande. Resenären och prefekten/motsvarande ska se till att mötes- och resepolicyn följs. Ansvaret för planering och bedömning ligger på både chef och berörd arbetstagare. All bonus och alla förmåner som en reseleverantör erbjuder ska tillfalla Göteborgs universitet och inte den enskilde resenären. Varje prefekt (eller motsvarande) har ansvar för att: medarbetarna känner till innehållet i policyn och dess tillämpning medarbetarna har kunskaper om säker och miljöanpassad trafik som beskrivs i dokumentet Regler för tillämpning av mötes- och resepolicy för Göteborgs universitet. besluta om och regelbundet, med mätbara mål, följa upp medarbetarnas tjänsteresor Regler för tillämpning av mötes- och resepolicy för Göteborgs universitet Reglerna finns under Medarbetarportalen/Organisation och styrning/styrdokument där väljs personal och sedan regler. 3

4 2. Reseplanering En tjänsteresa ska bestämmas i samråd med prefekt/motsvarande. Om tjänsteresa kombineras med semester ska dessa dagar rapporteras i Egenrapporteringen. Välj det lämpligaste och billigaste färdsättet med hänsyn till kostnad, miljö och tid. Gör gärna en jämförande kostnadskalkyl för olika alternativ. Denna ska bifogas reseräkningen. Planera in flera uppdrag under en och samma resa. Utnyttja alltid universitetets ramavtal, och övriga statliga avtal, med resebyrå, tåg, hotell, konferensanläggningar etc. Ta resebyrån till hjälp vid planering av resan. God framförhållning och effektiv planering är nödvändig för att resebyrån ska kunna föreslå en bästa lösning. Beställ det Europeiska sjukförsäkringskortet inför utlandsresa. Det görs enklast på Försäkringskassans webbplats, där allmän information finns om vilka länder kortet gäller i, om sjukvårdsavtalet med andra länder med mera. Kortet gäller i tre år. För resor utanför EU gäller andra bestämmelser, se kapitel 9, Försäkringar. Undvik förskott. Det är viktigt att resenären sparar alla originalbiljetter och kvitton som efter resans slut ska bifogas reseräkningen. För att underlätta hanteringen av eventuell reseersättning rekommenderas att alla de underlag som erhållits i samband med tjänsteresan bifogas reseräkningen. Exempel på sådant underlag kan vara en bokningsbekräftelse, program eller liknande. 3. Universitetets resebyrå Alla beställningar av flyg-/tågbiljetter m.m. ska göras via universitetets upphandlade ramavtal. Se Medarbetarportalen/Verktyg/Inköpssystem. Visum ordnas av resebyrån. 3.1 Universitetets ramavtal med resebyrå, SJ och MTR Express Egencia är GU s avtalade resebyrå Onlinebokning Gå till Medarbetarportalen/Verktyg/Boka resa Online support: Personlig service Öppettider: Vardagar Direktnummer Affärsresor: Affärsresor: customer_service@egencia.se Group & Meeting: Group & Meeting: meetings.events.se@egencia.com 4

5 Fakturafrågor: Jour 24-timmarsservice (jour): SJ Här kan du boka din tågresa, dock har SJ begränsade resurser och därför kan du med fördel boka dessa hos Egencia istället. För bokning hos SJ ring MTR Express Det går även bra att boka MTRs tåg. Det gör du endast via Egencia. 4. Färdsätt Resväg och färdsätt ska ske på ett kostnadseffektivt och miljöanpassat sätt. Flygresor under 50 mil kräver särskilda skäl för att godkännas. 4.1 Tåg Alla beställningar av tågbiljetter ska göras genom Göteborgs universitets upphandlade resebyrå eller SJ direkt. 4.2 Flyg Alla beställningar av flygbiljetter ska göras genom Göteborgs universitets upphandlade resebyrå. 4.3 Lokala transporter Vid lokala transporter ska i första hand allmänna kommunikationer som buss, tunnelbana och spårvagn användas. Till och från flygplatser ska i första hand flygbuss användas. När det gäller inköp av SMS-biljetter till lokaltrafik se Medarbetarportalen/Service och stöd/resor i tjänsten/faq. 4.4 Egen bil Privat bil får användas endast när andra alternativ enligt ovanstående inte är rimliga i ett samlat perspektiv på miljö, kostnadseffektivitet och säkerhet. Resenären ska kunna redovisa skälen i det enskilda fallet till varför privat bil har valts. Vid resa med bil ska samåkning ske i största möjliga utsträckning. Bilar som är anpassade för miljöbränsle ska i första hand tankas med det. Särskilda krav beträffande bilresor se Medarbetarportalen/Organisation&styrning/Styrdokument välj personal och sedan regler. Trängselskatt redovisas som utlägg. 5

6 4.5 Taxi Taxi får användas när det är det mest effektiva och ekonomiska färdsättet, eller om speciella skäl föreligger, och ska då alltid motiveras skriftligt på reseräkningen. Vid taxiresa inom landet ersätts inte utlägg för dricks. Vid behov av taxi används universitetets ramavtal. Enligt Förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor, har alla som använder taxi och hyrbil ett ansvar för att försäkra sig om att dessa fordon körs på förnyelsebara bränslen. Se tillämpning av förordning under Medarbetarportalen/Miljöhandbok/Lagstiftning/Miljöfordon. 4.6 Bilpool Bilpoolen får användas när det är det mest effektiva och ekonomiska färdsättet. Bilpoolen består endast av miljöbilar och är öppen för alla som innehar en anställning vid Göteborgs universitet. För mer information se Medarbetarportalen/Campusservice/Bilpool. 4.7 Hyrbil Hyrbil får användas när det är det mest effektiva och ekonomiska färdsättet och ska bokas genom giltiga ramavtal inom området. Hyrbilsavtal ska bifogas reseräkningen. Enligt Förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor, har alla som använder taxi och hyrbil ett ansvar för att försäkra sig om att fordonen körs på förnyelsebara bränslen. Se Medarbetarportalen/Miljöhandbok/Lagstiftning/Miljöfordon. 5. Årskort Årskort på SJ, SAS eller lokaltrafiken som betalas av arbetsgivaren är skatte- och avgiftsfritt om kortet endast används i tjänsten. Skriftligt avtal mellan arbetsgivaren och den anställde ska finnas. Används årskort även privat ska förmånsbeskattning göras. Se blanketten Kalkyl för årskort i Medarbetarportalen/Blankettarkiv/Resor. Om resenären har årskort som betalats av annan än universitetet, utbetalas inte ersättning för resa. 6. Erhållen bonus/förmåner All bonus och alla förmåner som en reseleverantör erbjuder ska tillfalla Göteborgs universitet och inte den enskilde resenären. 7. Hotell Bokning av hotellrum ska göras genom de statliga ramavtal som finns att hitta på Detta kan även resebyrån hjälpa till med. Vid bokning av hotellrum utomlands finns idag inga avtal, ta antingen hjälp av resebyrån eller hitta lämpligt hotell på egen hand och betala med betalkort. 6

7 8. Försäkringar 8.1 Statens tjänstereseförsäkring Göteborgs universitet har avtal med Kammarkollegiet när det gäller tjänsteresor för anställda och uppdragstagare enligt förordningen (1993:674). Försäkringsskyddet gäller vid alla inrikes och utrikes tjänsteresor och förrättningar för myndighetens räkning. Vid utrikes tjänsteresa gäller det även under avbrott på grund av semester eller tjänstledighet på annan ort än resenärens vanliga verksamhetsort. Den som reser till ett land inom EU eller till ett annat konventionsland, ska ha med sig ett intyg från Försäkringskassan. Den som reser till icke konventionsland ska ha med sig ett personligt försäkringskort (Swedish State Business Travel Insurance Certificate). Syftet med kortet är att resenären snabbt ska få tillgång till akut sjukvård genom att sjukvårdsinrättningen genast kan konstatera att det finns en försäkring som täcker kostnaderna. Vid förfrågan om kort kontaktas respektive institution/motsvarande. Försäkringsvillkor finns att läsa på Kammarkollegiets webbplats, Kammarkollegiet.se, där också blankett för skadeanmälan kan skrivas ut. För ytterligare frågor: kontakta Kammarkollegiet, telefon Eller kontakta personalenheten via HR-supporten. Vid allvarlig sjukdom, olycksfall eller behov av hemtransport ska Falck Travel Care kontaktas på telefon eller via e-post ftc@falcktravelcare.se innan sjukhusvården eller hemtransporten påbörjas. 8.2 Försäkring via SEB Kort Bank AB De biljetter som beställs genom universitetets resebyrå (ramavtal) betalas via faktura från SEB Kort Bank AB. Med detta betalningssystem följer en försäkring som i korthet gäller följande: försening av färdmedel vid avresa, mer än 4 timmar missat anslutningsflyg bagageförsening, mer än 4 timmar (dock ej vid hemresa) avbeställningsskydd självriskeliminering hem/villa/bilförsäkring självriskeliminering hyrbilsförsäkring olycksfallsskada Kom ihåg: se till att få intyg om försening eller förlorat bagage spara kvitton på inköp om bagaget kommit på avvägar För ytterligare information om försäkringsvillkoren se Diners Club Internationals webbplats (DinersClub.se/foretag/resekonto/tjanster/reseforsakring) För frågor och skadeanmälan kontakta Trygg-Hansa, telefon Viktigt! Eventuell hemförsäkring gäller inte vid tjänsteresor. 7

8 9. Övrigt: betalkort, förmåner och ersättningar etc. 9.1 Betalkort Vid behov ska anställda normalt ansöka om betalkort. Universitetet har avropat centralt ramavtal med SEB-kort/Eurocard. Betalkorten är personliga och innehavaren får faktura på utnyttjad summa en gång per månad. Möjligheter finns att göra kontantuttag i bankomat och bank i Sverige och utomlands. För ansökan, se Inköpssystemet i Medarbetarportalen under Verktyg. Efter avslutad tjänsteresa registreras reseräkning via Egenrapportering. Originalkvitton och biljetter ska bifogas. Kassakvitto i original ska bifogas för gjorda utlägg. Observera att köpnotan, den så kallade slipen, endast i undantagsfall kan godkännas som kvitto, om annat kvitto inte erhållits (exempelvis för taxiresa). Normalt kan köpnotan behållas av kortinnehavaren. Ytterligare information finns i Resehandboken under fliken Betalkort. 9.2 Reseförskott I yttersta undantagsfall kan reseförskott medges och ska då godkännas av prefekten/motsvarande. Särskilda regler kan gälla vid olika fakulteter. Följande generella regler gäller: Förskottet får endast avse den skattefria delen, traktamentet, eller kostnad som inte kan betalas via faktura eller med betalkort. Förskott får normalt tas ut tidigast två veckor före avresedagen om det inte finns särskilda skäl. Förskott ska redovisas senast 1 månad efter hemkomsten. Om reseförskottet inte reglerats efter 3 månader dras det ej redovisade förskottsbeloppet på lönen. Vid uttag av reseförskott ska eventuella tidigare förskott vara slutredovisade och reglerade. 9.3 Traktamente Traktamente utbetalas enligt Villkorsavtalet/Villkorsavtal-T och inkomstskattelagen. Beloppen som utbetalas enligt dessa regler är skattefria. Helt traktamente betalas för avresedagen om resan har påbörjats före klockan12.00 och för hemresedagen om resan avslutats efter klockan Om resan påbörjats senare eller avslutats tidigare betalas halvt traktamente. Traktamente betalas vid förrättning som medför övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten. 9.4 Förrättningstillägg Förrättningstillägg utbetalas enligt universitetets lokala avtal. Beloppen som utbetalas enligt detta avtal är skattepliktiga. För inrikes endagsförrättning betalas ett särskilt belopp ut, under förutsättning att förrättningsstället ligger mer än 50 km från arbetsplatsen (tjänstestället) och bostaden samt att frånvaron från arbetsplatsen är över 4 timmar. 8

9 Förrättningstillägget betalas inte ut: När samtliga måltider (frukost, lunch, middag) betalas av arbetsgivaren. När det är fråga om intern konferens förlagd till annan ort där samtliga måltider ingår. För inrikes flerdygnsförrättning betalas förrättningstillägg ut enligt: Avresedag 60 procent av aktuellt maximibelopp enligt inkomstskattelagen Mellanliggande dagar 80 procent av aktuellt maximibelopp enligt inkomstskattelagen Hemresedag 60 procent av aktuellt maxbelopp enligt inkomstskattelagen Natt 200 procent av aktuell nattschablon enligt inkomstskattelagen Tillägget för natt betalas dock endast ut om arbetstagaren själv svarar för logikostnaden. När samtliga måltider ingått betalas inte dessa lönetillägg ut. Det lokala reseavtalet reglerar också beloppet för utrikes endagsförrättningar. Här betalas det belopp som gäller som traktamente i aktuellt land ut, men som skattepliktigt belopp. Avtalet gäller även den skattepliktiga delen av bilersättningen 9.5 Kostförmån Har arbetsgivaren (Göteborgs universitet) betalat måltider under en tjänsteresa är det normalt en skattepliktig förmån. Uppgift ska lämnas vid registrering av reseräkningen. 9.6 Reseräkning Reseräkning ska registreras via Egenrapportering/Primula senast 1 månad efter avslutad resa. Efter 12 månader förfaller rätten till utbetalning av förmåner i samband med tjänsteresa. Till reseräkningen ska bifogas originalbiljetter, exempelvis kvitton, färdbiljetter och hyrbilsavtal som bekostas av medel som förvaltas av universitetet. Bifoga även program/inbjudan eller liknande, där ändamålet med tjänsteresan och datum för den eventuella konferensen framgår. Observera att personer som fått SINK-beslut från Skatteverket inte har tillgång till Resor/utlägg i Primula och kan därför inte egenrapportera reseräkning. Underlag och kvitton skickas till institution/motsvarande där granskare sedan rapporterar reseräkningen via blankett som skickas till SSC. Vid utrikes resa är det nödvändigt att ange lokala tider för ankomst och avresa till och från förrättningslandet. Normalt medföljer från resebyrån en specifikation över tider och destination (Itinerary). Bifoga denna specifikation till reseräkningen. Enligt centrala och lokala bestämmelser samt inkomstskattelagen krävs att uppgift lämnas vid registrering av reseräkning om vilka måltider som erhållits i tjänsten samt vilka som bekostats av Göteborgs universitet. 9