RESERÄKNING. ANSTÄLLD PÅ GU Registrera din resa i egenrapportering (du hittar ER i medarbetarportalen) Skriv ut sparad reseräkning samt utläggsbilaga

Transkript

1 RESERÄKNING RAPPORTERA DIN RESA OBS! Rapportera in din resa senast 1 månad efter avslutad resa För avd obstetrik och gynekologi samt avd f pediatrik: Skicka reseräkningen till avd f obstetrik och gynekologi, Anja Andersson, Journalvägen 6, Kvinnokliniken, SU/Östra (internpost). Lägg till Göteborg, Sverige vid vanlig post. För alla övriga avdelningar vid institutionen för kliniska vetenskaper: Skicka reseräkningen till avd f kirurgi, Hedieh Litén, Blå Stråket 5, SU/Sahlgrenska (internpost). Lägg till Göteborg, Sverige vid vanlig post. ANSTÄLLD PÅ GU Registrera din resa i egenrapportering (du hittar ER i medarbetarportalen) Skriv ut sparad reseräkning samt utläggsbilaga EJ ANSTÄLLD PÅ GU Fyll i blanketten Reseräkning inrikes eller Reseräkning utrikes. Du hittar blanketterna på Närmsta chef ska också skriva under och godkänna din reseräkning BILAGOR TILL RESERÄKNINGEN Följande underlag ska bifogas din reseräkning: Inbjudan/program eller liknande för tjänsteresan (här ska det framgå ändamål/syfte och datum för tjänsteresan) Originalbiljetter (elektronisk biljett à bifoga följesedeln, ska framgå namn, resedatum, betalningsdatum, transportmedel och företagets namn) När du har beställt en resa via Via Egencia får du en faktura från Diners, skriv ner verifikationsnumret/fakturanumret på reseräkningen. Originalkvitton. Klistra/tejpa upp dessa på utläggsbilagan eller på ett vitt A4-papper. OBS! Tejpa ej på kvittots text. Om du använder bil/taxi istället för kollektivtrafiken ska en motivering bifogas. Privat bil får endast användas när andra alternativ inte är rimliga i ett samlat perspektiv på miljö, kostnadseffektivitet och säkerhet. Skriv en notering i fliken anteckningar. Skriv också ner färdväg i fliken anteckningar ex bilresa Sahlgrenska Östra t/r GÖR FÖLJANDE NOTERINGAR PÅ DIN RESERÄKNING KONTERING Skriv på reseräkningen vilket ansvar (56XX) och verksamhet (XXXXXXXXX) som betalar kostnaden för resan. TRAKTAMENTE/LÖNETILLÄGG Skriv på reseräkningen om du frånsäger dig traktamente och/eller lönetillägg. Alternativt väljer du utlägg/bilersättning då utgår inget traktamente/lönetillägg för resan med undantag för lönetillägg på bilresor (skriv i fliken anteckning att det gäller en flerdygnsförrättning men att du endast vill ha ersättning för dina utlägg och inget traktamente/lönetillägg). Du kan också välja bort den skattepliktiga delen för bilersättningen som är 1,5 kr/km.

2 VANLIGA FRÅGOR MÅLTIDER KOSTFÖRMÅN Om GU betalar dina måltider blir du förmånsbeskattad. Det gäller också lunch/middag som ingår på konferenser där GU har betalat konferensavgiften. Undantag: Måltider som obligatorisk ingår i priset på allmänna transportmedel (ex. tåg, flyg) Frukost som ingår i hotellpriset Måltider vid representation MÅLTIDSAVDRAG Om GU har betalat dina måltider under tjänsteresan ska traktamentet minskas eftersom du då inte haft ökade måltidskostnader. Måltidsavdrag ska även göras för måltider som du fått av annan part och/eller vid representation, ex om någon bjuder dig på lunch/middag eller om frukost ingår på hotellet. Undantag: Måltider som obligatorisk ingår i priset på allmänna transportmedel (tåg, flyg) Om du inte fått några måltider så kryssa för rutan Inga måltider. Kostförmån, dvs en skattepliktig förmån Inga måltider Måltidsavdrag enligt avtal och förordning TRAKTAMENTE & LÖNETILLÄGG Traktamente och lönetillägg är en ersättning som GU betalar ut vid tjänsteresor. TRAKTAMENTE Traktamente är en skattefri ersättning för dina ökade levnadskostnader under tjänsteresan. GU ersätter därför ej kvitton på måltider som du betalat. Traktamente gäller vid en flerdygnsförrättning, alltså en förrättning som innebär övernattning utanför bostaden. Tjänsteärendet måste äga rum mer än 50 km från arbetsplatsen och bostaden. Dagtraktamentet motsvarar 220 kr per hel dag (Inrikes). Resan anses vara en hel dag om den påbörjas innan kl 12:00 och avslutas efter kl 19:00. Påbörjas resan senare eller avslutas tidigare utgår ett halvt traktamente på 110 kr/dag (inrikes). Nattraktamente utbetalas om du ordnat privat logi (utan kvitto) på 110 kr/natt (inrikes).

3 Utlandstraktamenten går att hitta på skatteverkets hemsida. Vid tjänsteresa utomland på samma ort mer än 20 dagar i följd utgår motsvarande ett reducerat traktamente med 30 % från och med dag 21. LÖNETILLÄGG Lönetillägget är ett skattepliktigt tillägg som utgår både vid endagsförrättning och flerdygnsförrättning. Om GU står för alla måltider utgår inget lönetillägg. Endagsförrättning Vid endagsförrättning (tjänsteresa utan övernattning) måste resan pågå minst 4 timmar och mer än 5 km från bostaden/arbetsplatsen och ej vara på en GU-enhet (Ex. GU-enhet i Mölndals kommun). Ersättningen är 200 kr, inrikes. Utrikes gäller lönetillägg motsvarande traktamente för respektive land. Flerdygnsförrättning Vid flerdygnsförrättning (tjänsteresa med övernattning) gäller att tjänsteärendet måste vara mer än 50 km från bostaden/arbetsplatsen. För inrikes gäller att lönetillägget endast utbetalas för de 3 första månaderna av tjänsteresan och utgår enligt följande: Avresedag 125 kr Mellanliggande dagar 180 kr/dag Hemresedag 125 kr Natt 300 kr (Nattillägg utgår när personen själv står för logikostnaden och saknar kvitto) Bilersättning GU har ett lönetillägg på bilersättning med 1,5 kr/km BETALAT FÖR MEDRESENÄR Om du delar hotellrum med annan part (som ej är GU-anställd och ej är delaktig i tjänsteresan), ersätter GU 70 % av logikostnaden vid inrikesresa och 75 % vid utrikes resa. Glöm ej ange namn på medresenären och eventuellt företag, samt varför du delat rum i fliken anteckningar. Har du betalat för annan GU-anställd som också varit delaktig i tjänsteresan, ska du ange detta i fliken anteckningar genom att skriva namn på personen och vilken institution denna tillhör. VALUTAKURS Har du betalat med kort i utlandet, lämnar du in ett underlag på banktransaktionen där valutakursen som banken använt sig av framgår. Har du inget underlag, så använder GU sig av för att få fram valutakursen för den dag då köpet genomfördes. Har du betalat med kontanter i utlandet, lämnar du in en kopia på ditt växlingskvitto från exempelvis Forex. Har du inget växlingskvitto så använder GU för att få fram valutakursen för den dag då köpet genomfördes.

4 SAKNAR KVITTO Kostnader som saknar kvitto ersätts ej. DRICKS FÖR TAXIRESOR Dricks i samband med taxiresor inrikes ersätts ej. Dock kan skälig dricks vid taxiresa utomlands ersättas. RAPPORTERA TIDER FÖR RESAN Viktigt att du fyller i tider för resan, när den startar och slutar. Reser du utrikes så fyll i när du lämnar Sverige och när du landar utomlands, samt i vilket land under fliken Utrikes. Samma procedur för hemresan. Dessa tider står vanligtvis i din följesedel/biljett från Diners. TRANSPORT TILL OCH FRÅN ARBETSPLATS Du får ej ersättning för transport till och från din arbetsplats (hela GU ses som en arbetsplats). Transportkostnad för denna sträcka tar du upp i din självdeklaration. FÖRSÄKRING GU har ett avtal med Kammarkollegiet. Gå in på Kammarkollegiets hemsida ( och läs mer om försäkringar. Du kan också kontakta kammarkollegiet på telefon Vid resor till EU/EES-länder ska du ta med det europeiska sjukförsäkringskortet som du beställer från Försäkringskassan. Vid resor utanför EU/EES-länder ska du ta med ett personligt försäkringskort från kammarkollegiet som finns på din institution (kontakta lhinn.skoog@gu.se) Då du beställer dina resor via Diners TAC (ramavtal med Via Egencia som använder Diners TAC) ingår en mindre försäkring som gäller: Försening av allmänt färdmedel, mer än 4 timmar Bagageförsening, mer än 6 timmar (dock ej hemresa). Självrisk vid skada på bil och bostad vid utlandsvistelse Olycksfallsskada Avbeställningsskydd OBS! Se till att få intyg om försening och/eller förlorat bagage. Spara dina kvitton på inköp om bagaget kommit på avvägar. På Diners Club s hemsida ( finns ytterligare information om försäkringsvillkoren (välj företagstjänster/tac/reseförsäkring). För frågor kontakta Trygg- Hansa, telefon som ansvarar för försäkringar via Diners TAC. När ett olycksfall inträffat skall Falck TravelCare kontaktas, telefon +46 (0) , mail assistance@falcktravelcare.com

5 SINK (SÄRSKILD INKOMSTSKATT FÖR UTOMLANDS BOSATTA) Om du bor i ett annat land och arbetar i Sverige betalar du normalt skatt i Sverige för arbetsinkomsten. Är vistelsen i Sverige minst sex månader (stadigvarande) betalar du skatt enligt vanliga beskattningsregler. Detsamma gäller om du tidigare bott i Sverige och fortfarande har en väsentlig anknytning hit, t.ex. för att din familj bor kvar här. Om du inte har väsentlig anknytning till Sverige och inte vistas här stadigvarande har du möjlighet att bli beskattad enligt SINK (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta). Följande gäller vid SINK: Du betalar 25 procent i skatt på ersättningen och eventuella förmåner (men 15 procent för idrottsmän, artister och sjömän) Du slipper deklarera i Sverige Du får inte göra några avdrag Din reseadministratör skickar in SINK-ansökningen (blankett SKV 4350) till skatteverket. Resenären behöver skicka över en kopia på sitt pass till reseadministratören, denna kopia ska bifogas SINK-ansökningen. När SINK-beslutet mottages av reseadministratören granskas din reseräkning och SINK-beslutet skickas till löneenheten. Ytterligare information om SINK hittar du på skatteverkets hemsida ( UTBETALNING AV RESEERSÄTTNING TILL ICKE-ANSTÄLLDA GU betalar ut sina löner via NORDEA. Om du har ett NORDEA-konto, kommer din reseersättning att betalas in på detta Om du inte har ett NORDEA-konto kommer du att få en check hem i brevlådan Alternativt skickar du in blanketten Nordeas blankett för banköverföring av lön om reseersättning ska betalas in på ett svenskt konto. Ska reseersättningen föras över till ett konto utomlands, skickar du in blanketten Nordeas blankett för löneöverföring till utlandet. INKÖPSKORT & BETALKORT Blanketten för ansökning om betalkort eller inköpskort finns i avtalsdatabasen, sök på betalkort alt inköpskort. Prefekten godkänner ansökan om betalkort. Blanketten skickas därefter till Tommy Wallhult eller Susanne Hulthén på ekonomienheten, Box 100 (internpost). Central förvaltning skickar därefter blanketten till kortföretaget. När anställningen upphör ska kortet utan uppmaning klippas itu och skickas till Tommy Wallhult/Susanne Hulthén, Ekonomienheten, Box 100. Central förvaltning säger därefter upp kortet med kortföretaget. INKÖPSKORT Detta kort är personligt men Göteborgs universitet har betalningsansvaret. Du får göra inköp som berör universitetet (inrikes), exempelvis betala konferenser eller böcker på nätet. Du får dock ej inhandla resor på detta kort. Kortet är dessutom spärrat för exempelvis kontantuttag. Fakturan skickas direkt till universitetet för betalning. Till fakturan ska det bifogas kopia på

6 kvittona samt en beskrivning av syftet med köpet. Originalkvittona ska tillsammans med motiveringen arkiveras på institutionen i verifikationsnummerordning. Saknas originalkvitton kan kortinnehavaren bli personligt betalningsansvarig. Ytterligare info om inköpskort finns på följande länk; varor-och-tjanster/betalningar/inkopskort/ BETALKORT Detta kort är personligt, och du som kortinnehavare har betalningsansvaret. Årskostnaden är 0 kr under avtalstiden som GU har. Med detta kort kan du inhandla resor, exempelvis betala för hotellkostnader. Fakturan skickas hem till dig som privatperson. Inköp gjorda under en kalendermånad faktureras månaden efter och förfaller till betalning av den anställde själv. Du gör sedan en reseräkning för att få din reseersättning. Om du gjort inköp som ej gäller resekostnader, skall blanketten Räkning för personligt utlägg skickas in till Göteborgs universitet, Inst. f Kliniska Vetenskaper, Box 1023, Östersund. Glöm ej ange referens! Ytterligare info om betalkort finns på följande länk; RESEBESTÄLLNING Resor beställs utifrån de ramavtal som Göteborgs universitet har. Stäm av i avtalsdatabasen vilka ramavtal som finns innan du beställer din resa. Kom ihåg att alltid ange ett beställarid/referens när du beställer en resa som ska betalas av Göteborgs universitet. Notera verifikationsnumret/fakturanumret när du får fakturan i Agresso EFH. Detta nummer ska bifogas din reseräkning. Betalar du själv resan, så spara fakturan och bifoga den till din reseräkning inklusive kvittering på att fakturan är betald. Glöm ej att spara bekräftelsen på din beställda resa, då detta underlag ska bifogas reseräkningen. I dagsläget ( ) har GU avtal med Via Egencia för beställning av flyg- och tågresor samt hotellbokningar. Du kan även beställa taxiresor om denna är i anknytning med ett flyg eller tåg. Har du ett SJ priokort uppger du numret vid beställningen av din tågresa. Har du ett Eurobonuskort uppger du det vid beställning av din flygresa. För taxiresor har GU avtal med flera taxibolag, i första hand ska Taxi Kurir ( ) användas.

7 RESEORDER Om du inte är kontoansvarig och ska resa måste du fylla i blanketten Reseplanering/Reseorder innan du bokar din resa. Blanketten finns på följande länk: