Användarhandbok i tidrapportering för konsulter

Transkript

1 Genus Hours för Technogarden Användarhandbok i tidrapportering för konsulter 1. Logga in och menyer... 2 Logga in... 2 Hours (Timmar)... 2 Statistics (Statistik)... 2 Profil... 2 Tidbanken Tidrapportering Submit Rekommendationer Tidrapportering exempel Utläggsrapport... 8

2 1. Logga in och menyer Logga in Logga in med uppgifterna du fått via mail. Du kan ändra din inloggningsinformation från profil-menyn längst upp till höger. Hours (Timmar) Det är här du rapporterar dina timmar. Du kan också se dina tidigare tidrapporter. Statistics (Statistik) Här ser du summan av dina rapporterade timmar på årsbasis, kvartalsvis eller månadsvis. Välj år, kvartal eller månad från kalendern, och se dina timmar i en tabell eller graf. Profil Högst upp till höger har du menyn för språkval, hjälpdokumentation, logga ut och profil modifiering (användarnamn, lösenord och bankkontonummer). Tidbanken I den övre delen hittar du din aktuella tidsbalans. Detta är summan av alla timmar avsatta till Tidbanken. Välj månad och uppdrag för att rapportera timmar Välj månad att rapportera timmar för. Om du har flera uppdrag inom månaden, måste du välja rätt uppdrag. Obs: En varning (utropstecken/röd linje) visas när det finns en tidrapport för en tidigare period som inte är inskickad.

3 2. Tidrapportering Registrera dina arbetade timmar enligt exemplet i manualen på sidan 2. Tänk på att välja rätt Profile och Code. Huvudregeln är att du måste registrera minst 8 timmar om dagen. Vid avvikelse från de 8 timmarna ska du trycka på + tecknet ute till höger, du får då fram en ny rad på just denna dag och kan fortsätta registrera för att antingen fylla upp till 8 timmar t.ex time bank withdrawal eller lägga in extra inarbetad tid om du har arbetat mer än 8 timmar. Glöm inte att du måste registrera antingen 0 eller xx minuter som break. För dig som är har timlön eller är underkonsult: Du ska endast registrera den tid du arbetat även om det inte kommer upp till 8 timmar per dag.

4 Tips! Du kan skapa en kopia av en rad genom att trycka på copy knappen i högra sidan av raden, se nedan. Efter kopiering så kan du klistra in på flera rader. Profile Använd rätt profil för att skapa rätt underlag för lön och fakturor. Beroende på ditt anställningskontrakt så kan du ha olika alternativ alla välja här. Standard Normal betald och fakturerbar tid Travel Restid med minskad ersättning och fakturering mot normaltid. Endast restid utanför normal arbetstid. Restid på normal arbetstid räknas som vanlig arbetstid. Non Chargeable Normalt betald tid men ingen tid faktureras mot kund. Exempel möte med chefen eller andra aktiviteter för Technogarden på betald tid. Type Normaltid används för din ordinarie arbetstid. Overtime 1 Enkel övertid, vid mer än 8 timmar och fram till Overtime 2 Kvalificerad övertid, vid mer är 8 timmar och efter Welfare leave Föräldraledigt, används både vid föräldraledigt och VAB. Notera i raden kommentarsfält antingen föräldraledigt eller VAB Sick Leave Sjuk Doctor/Dentist Betald ej fakturerbar tid för besök hos doktor. Se regler i konsulthandboken. Holiday/Leave of absence Semester eller Tjänstledighet. Notera i raden kommentarsfält antingen Semester eller Tjänstledighet

5 Mileage & Disbursement Fälten milage och disbursment i tidrapporten används inte då mil och utlägg redovisas separat i utläggsrapportsfilen (kan dock användas som egen komihåg). Du ska ladda upp utläggsrapport (excelfil) och skannade kvitto under New attachment längst ner på sidan. Se under punkten 6 för registrering i utläggsrapporten. 3. Submit Save-knappen sparar tidrapporten och du kan öppna den igen. Submit gör du den sista arbetsdagen varje månad. Därefter kan du inte öppna din tidrapport igen. 4. Rekommendationer Du bör registrera din arbetade tid löpande minst en gång per vecka, gärna varje dag. På det viset håller du kontroll på vad du arbetat med och när. Du måste skicka in rapporten innan kl första arbetsdagen i månaden. Skriv gärna under Comments ifall det är något speciellt vi skall titta på när det gäller din timlista.

6 5. Tidrapportering exempel Första veckan Dag 1: Den första maj är helgdag och ingen tid behöver rapporteras. Dag 2: Du börjar dagen på din arbetsplats som vanligt för att sedan påbörja en tjänsteresa kl 11.00, du är framme kl på torsdagen den 2:a. Endast restid utanför normal arbetstid ska registreras som restid. Du jobbar fram till kl på kvällen vilket innebär att du ska sätta upp övertid 1 fram till kl och sedan övertid 2 efter I exemplet ovan väljer du att sätta in din extra tid i tidbanken för att kunna ta ut som ledighet vid senare tillfälle. Detta gör du genom att kryssa i rutan under time deposit. Dag3: Du påbörjar din resa hem kl och är hemma kl Då ska du registrera tid utanför normaltid som restid. Vid resa med övernattning ska du även fylla i utläggsrapportens traktamentes flik enligt ovan. Andra veckan Dag 6: Du börjar resa kl 06:00 och reser fram till kl 17:00. Tid utanför ordinarie arbetstid registreras som restid medan övrig tid registerars som normaltid. Dag 7: 8 timmar normaltid Dag 8: Du påbörjar din hemresa kl 7.00 och är på kontoret kl för att avsluta dagen normalt kl Dag 9: Är helgdag och ingen tid behöver registreras Dag 10: Du går hem 2 timmar tidigare och då registrerar du 2 timmar som time bank withdrawal.

7 Tredje veckan Dag 13: Sjuk Dag 14: Sjuk Dag 15: Vård av barn. Kommentera i comment fältet att det rör sig om VAB och inte vanlig föräldraledighet. Dag 16: Vård av barn. Dag 17: Halva dagen vård av barn och andra halvan av dagen normalt arbete. Fjärde veckan Dag 20: Semester Dag 21: Semester Dag 22: Föräldraledighet Dag 23: Föräldraledighet Dag 24: Tjänstledig. D.v.s obetald ledighet. Du kanske inte har någon tid i tidbanken eller någon semesterdag att utnyttja. Femte veckan Dag 27: Du har en tid hos läkaren kl och är tillbaka kl Annars arbetar du normalt. Dag 28: En normal dag. Dag 29: En normal dag. Dag 30: En normal dag. Dag 31: En normal dag.

8 6. Utläggsrapport Fliken utlägg Samtliga kvitton ska ha ett unikt bilaga nummer. Du kan dock samla flera kvitton på samma inskannade sida. De utlägg du gör i tjänsten för kundens räkning ska vidarefaktureras och då måste du markera Faktureras kund Vid t. ex. friskvård ska du kryssa i Ej faktureras Exempel inskannade kvitton: Fliken traktamente