Snabbguide för E-lomake

Transkript

1 Snabbguide för E-lomake 1 Om E-lomake/E-blankett Inloggning Symboler Användargränssnittets flikar Skapande av en ny blankett Skapande av en ny blankett, Fält-funktionen Textfält Textområde Rullgardinsmeny Valruta Grupp med valrutor Radioknappar Textfälttavla Förklaringstext Skapande av en ny blankett, Blankett-funktionen Blankettens texter Layout Rättigheter Respons då blankettens skickats in Publicering av blankett Rapport FAQ Kom ihåg:... 10

2 1 Om E-lomake/E-blankett E-lomake 3 är en mjukvara som används med hjälp av en webbläsare. Med E-lomake gör man enkäter, blanketter osv. Svaren kan överföras till kalkyl- och statistikprogram som Excel och SPSS. 1.1 Inloggning Inloggning på e-lomake/e-blankett via ÅA:s webb, Anställda-portalen > Verktyg > e- blankett. (För varje e-blankett som skpas bildas en unik url/webbadress som ges åt de som ska besvara enkäten). 1.2 Symboler Redigera blankettens rubrik, fält eller fältgrupp Radera fält, fältgrupp, lagring osv. Kopiera fält, fältgrupp eller blankett Flytta fält eller fältgrupp Öpnna/dölj fältgrupp för redigering Öppna/stäng fältgrupper 1.3 Användargränssnittets flikar Flik Funktioner 1. Hemsida Hemsidan som du känner igen med symbolen som ser ut som ett hus. 2. Blanketter Här syns alla dina blanketter samt de blanketter som du har rätt att redigera och lagra: Tillstånd (ändra): Här kan du aktivera eller inaktivera blanketten. Svar: antalet inkomna svar på blanketten. Redigera: redigering av blanketten. Radera: radera blanketten Kopiera: skapa en kopia av blanketten. Observera att alla egenskaper inte tas med då du kopierar en blankett. 3. Ny blankett Skapa en ny blankett. 4. Inställningar Här kan du redigera vilka uppgifter som ska synas vid blankettlistande. Man kan även byta språk i programmet. 5. Grupper Administration av grupper och inbjudning av respondenter 6. Instruktioner Länk till ÅA:s användarguider för e-lomake 7. Logga ut Kom ihåg att logga ut ur programmet, i synnerhet om du använder en dator som har andra användare. 1

3 1.4 Skapande av en ny blankett En ny blankett skapas genom att man klickar på fliken Ny blankett på hemsidan. Alla blanketter som du har skapat samt de blanketter som du har användarrättigheter till finns under fliken blanketter. Redigering av blanketten görs via flikarna Blankett och Fält. I fliken fält kan du redigera frågerutorna i själva blanketten medan du i fliken blankett redigerar övriga inställningar såsom layout, administratör etc. Detta är de olika fälten i de två kategorierna: Blankett: Fält: Medan du jobbar på blanketten kan du under länken förhandsgranskning kolla hur din färdiga blankett kommer att se ut. Blanketten innehåller fält och minst en fråga. Blankettens fält och frågor kan du skapa i vilken ordning som helst. I denna guide finns instruktioner för de mest grundläggande funktionerna se Guide för elomake för mer specialiserade funktioner. 2

4 2 Skapande av en ny blankett, Fält-funktionen 2.1 Textfält Ett textfält kan användas för att låta respondenten fylla i ytterligare uppgifter eller för att exempelvis förtydliga sitt svar. Textfältet ser ut så här i blanketten: Börja med att ge fältet en beskrivande rubrik, t.ex. Förnamn. Denna rubrik kommer senare att synas i själva blanketten och senare i rapporten där blankettens svar finns sammanställda. Det som skrivs i Namn-fältet och i fältet för beskrivning är enbart synligt för administratören och senare i rapporten över de inlämnade svaren. I rutan för instruktionstext kan du ange en hjälptext för respondenten. I rutan för förhandsvalt värde kan man ange ett på förhand valt svar som kommer att synas i själva textfältet i blanketten. Textfältets längd anger storleken för fälten i blanketten. Standardalternativet 30 brukar oftast räcka till. Max står för maximala möjliga teckenmängd som kan anges i fältet. Den maximala teckenmängden är 255 tecken. Varje fält i blanketten bör ingå i en grupp (bildar rubrik för grupp av frågor). Består blanketten av många frågor kan det vara en god idé att skapa flera grupper. I fältet för ny grupp kan man skapa en helt ny grupp och i fältgrupp kan man välja i vilken färdigt konstruerad fältgrupp man vill att det enskilda textfältet ska ingå. 2.2 Textområde Ett textområde kan användas för att fylla i längre kommentarer och åsikter. I textområdet kan fritt infogas text (max tecken = ca 20 A4). Fältet är förhandsinställt med en bredd på 30 tecken och 4 rader. I max-fältet kan du begränsa den möjliga teckenmängden. Ett textområde kan se ut så här i den färdiga blanketten: 3

5 2.3 Rullgardinsmeny I en rullgardinsmeny kan respondenten välja ett svarsalternativ från en drop down-meny. I fältet valen kan man ange antalet valalternativ som ska finnas i rullgardinsmenyn. I fältet synligt värde anges den rubrik som senare ska vara den synliga i rullgardinsmenyn. Valets värde är avsett för rapporten där enkätens resultat senare framgår och som enbart administratören har åtgång till. 2.4 Valruta En valruta kan infogas ifall man vill att respondenten bara ska kryssa för ett alternativ. Valrutan kommer att se ut så här i blanketten: 2.5 Grupp med valrutor En grupp med valrutor används ifall man vill att respondenten ska kunna kryssa för flera alternativ vid behov. Då ser fältet ut så här i blanketten: I rutan för val kan man ange olika namn för de enskilda rutorna. I rutorna för val minst och val högst kan man ange hur många rutor som får kryssas för av respondenten. 2.6 Radioknappar Radioknappar är en fälttyp där man bara kan välja ett alternativ. I den färdiga blanketten kan fältet se ut på följande sätt: 4

6 2.7 Textfälttavla Textfälttavla är en tavla som innefattar flera mindre textfält vars förhandsinställning är 3 tecken långa. Storleken på textfälten kan justeras i fältet max. Modellbildens fält är 20 tecken långa. 2.8 Förklaringstext I fältet för förklaringstext kan du ange mellantexter, rubriker och anvisningar i blanketten. 3 Skapande av en ny blankett, Blankett-funktionen 3.1 Blankettens texter I fältet för blankettens namn är det enbart administratören som ser det angivna namnet. Det som används som blankettens rubrik fungerar som en synlig rubrik för användarna. I introduktionsrutan kan man skriva en informativ text som beskriver vad blanketten handlar om. I rutan för inledningstext kan man skriva en text som syns ovanför rubriken. I rutan för avslutningstext kan anges en text som syns efter blanketten. Inledningsoch avslutningstexten kommer att synas på varje blad ifall blanketten delas in i olika sidor. Resultatet av redigeringen av blankettens texter blir följande i den färdiga blanketten. Avslutningstexten kommer allra längst ner på sidan. 5

7 3.2 Layout I layoutfältet kan man välja ifall blanketten ska visas på olika sidor indelade enligt fältgrupp eller om hela blanketten ska synas på samma sida. Man kan också välja utseende och språk. I bredd- och marginalfälten kan storlek på blanketten anges. 3.3 Rättigheter Blankettens skapare har rätt till redigering av blanketten och bearbetning av dess resultat. Det är också möjligt att ge andra respondenter rättigheter att ändra blanketten. Med Plocka användare kan man välja respondenter från samma domän som man själv tillhör (t.ex. abo.fi). Märk väl att respondenten i fråga måste ha varit inloggad en gång tidigare i e-lomake för att den ska finnas registrerad i systemet. I fältet mottagare kan man ange en e-postadress till vilken ett meddelande sänds när blanketten har blivit ifylld. Administrationsrättigheter används för att ange vem som har rätt att administrera och ändra blanketten i fråga. Användningsrättigheter anges för att välja vem som har rätt att läsa rapporten med resultaten. 3.4 Respons då blankettens skickats in När respondenten har besvarat blanketten öppnas responssidan automatiskt. Responssidans text kan fritt ändras enligt tycke. Det är också möjligt att ange en webbsida som respondenten automatiskt förflyttas till eller att ange ett e-postmeddelande som sänds till varje respondent efter att blankettsvaren skickats in. 6

8 4 Publicering av blankett Under fliken blanketter kan du redigera och radera de blanketter som du har gjort. Genom att klicka på URL:en kan du se hur blanketten kommer att se ut när den är klar. För varje blankett finns det information om blankettens offentlighetsinställning på raden Tillstånd. Alternativet ur bruk innebär att enbart administratörer för blanketten kan se blanketten och gå in och göra ändringar. Respondenter kan inte svara på blanketten. Tillståndet i administratörernas bruk innebär att vem som helst som är administratör i E-lomake kan gå in i blanketten och ändra den. Då alternativet blanketten kan besvaras är valt kan användarna fritt svara på blanketten ifall de har tillgång till blankettens URL. Blankettens URL kan sändas till användarna t.ex. per e-post, eller så kan respondenten bjudas in med hjälp av funktionen Inbjudan (under fliken Grupper). När blanketten har denna inställning är det inte möjligt att gå in och ändra på frågorna. 7

9 5 Rapport När din blankett har besvarats kan du studera svaren genom att gå in via fliken blanketter och därefter klicka på antalet svar som har gjorts.. Genom att klicka på redigera kan man läsa ett enskilt svar. Genom att klicka på Excel fås alla svar till excel. 8

10 6 FAQ Hur får jag användarrättigheter till e-lomake? E-lomake kan användas av all personal och studenter vid Åbo Akademi genom att logga in med det vanliga abo.fi-användarnamnet och lösenordet. Ingen särskild registrering behövs. Varför kan jag inte ändra min blankett? Ifall blanketten har inställningen blanketten kan besvaras så kan den inte redigeras. Detsamma gäller delvis ifall blanketten är inställd som i administratörernas bruk. Blanketten kan redigeras först då den är inställd som ur bruk. Först efter att de inkomna svaren har raderats eller flyttats kan blanketten ändras. En blankett som är i bruk kan dock kopieras. Hur ger jag administratörsrättigheter till min kollega? Den som har skapat blanketten har automatiskt alla rättigheter som behövs för att redigera blanketten och har även full åtkomst till alla inkomna svar. Under Rättigheter i fliken Blankett kan du plocka in respondenter från samma domän som du själv tillhör genom att plocka respondenter. För att en respondent ska finnas med i listan över respondenter måste denne ha varit inloggad i E-lomake åtminstone en gång tidigare. Hur får jag reda på när en respondent har besvarat blanketten? Fyll i ditt användarnamn under fliken Blankett och Rättigheter. I fältet Mottagare fyller du i de e-postadresser till vilka svaren ska sändas. Du får sedan ett e- postmeddelande varje gång en respondent svarar på din blankett. Hur långa kan frågeformulärets texter vara? Längden på frågorna varierar beroende på fälttypen men kan i de flesta fall vara max 255 tecken långa. Hur kan jag redigera texten? Texterna i E-lomake (introduktion, inledningstext, avslutningstext och förklaringstext) kan redigeras med hjälp av vanliga HTML-kommandon. fetstil kursiv understruken text <center> centrerad text </center> <ul> Lista <ol> Numrerad lista <li> nr1 </li> <li> Första </li> <li> nr2 </li> <li> Andra </li> <li> nr3 </li> <li> Tredje </li> </ul> </ol> <blockquote> indraget textstycke </blockquote> radbyte ny rad 9

11 Är det någon skillnad vilken webbläsare jag använder för E-lomake? Blanketten kan se lite annorlunda ut i t.ex. Internet Explorer än i Mozilla Firefox. Därför bör du alltid kontrollera hur blanketten ser ut i olika webbläsare innan du publicerar den, speciellt om du kopierat in text från annat dokument i e-lomake. 7 Kom ihåg: Klicka alltid på Spara efter att du har gjort ändringar i blanketten! Logga alltid ut ur E-lomake när du är klar. Ingen förutom blankettens administratör(er) ser blanketten förrän du publicerar den. De som ska få se blankettens resultat bör anges manuellt. Dela in blanketten i logiska enheter med hjälp av fältgrupper. När du definierar fältnamn och väljer värden för blanketten är det viktigt att du tar i beaktande hur materialet senare ska analyseras. Dåligt valda fältnamn och värden ger onödigt arbete i efterhand. Ordningen på fälten som skapas spelar ingen roll färdiga fält och fältgrupper kan enkelt omorganiseras. En blankett som är i offentligt bruk kan redigeras enbart i viss mån. Den kan ej heller raderas. Om du har fått administratörsrättigheter till en blankett ska du naturligtvis inte redigera den om du inte uttryckligen fått lov till det. Kopiera i stället blanketten för eget bruk varefter du kan redigera din egen kopia. När du ger andra rätt till dina egna blanketter kan det för säkerhets skull löna sig att göra en egen säkerhetskopia som är Ur bruk. Du kan ändra Responssidans text helt enligt tycke. Du kan ta en förhandstitt på hur blanketten kommer att börja se ut genom att klicka på Förhandsgranskning. Till slut: kom ihåg att publicera blanketten! 10