Innan den 21 februari går det ingen information till invånare om avslag eller placering om eleven gjort ett skolval.

Transkript

1

2 Innehåll Info... 3 Skolval... 3 Inflytt/Byte... 3 Fritidsplaceringar... 3 Att hantera under skolvalsperioden... 3 Checklista Arbetsgång placeringsperioden... 3 Logga in... 5 Inloggning till systemet, Hypernet... 5 Ändra lösenord... 5 Förklaring status på sökande elever... 5 Utskrift sökande elever... 5 Avslå Skolval... 6 Placera skolval... 6 Enhetsplacera... 6 Klassplacera preliminärt... 6 Andra-tredjehandssökande... 6 Skicka tillbaka till kön bara enhetsplacerad elev... 7 Elevöversikten... 7 Skriva ut placeringsmeddelande... 7 Kontaktuppgifter Kundsupporten

3 Info Skolval Innan den 21 februari går det ingen information till invånare om avslag eller placering om eleven gjort ett skolval. Inflytt/Byte De ansökningar om inflytt eller byte som kommit in i systemet fram till och med 5 februari ska hanteras lika ett skolval om startdatum är hösten 2019, vad gäller att erbjuda plats eller inte. I systemet placeras dock inflytt och byte först den 20 februari. De elever som ni avslår under Inflytt/byte kommer inte att få avslagsmeddelande under perioden 14 januari - 19 februari. From 20 februari finns avslagsmeddelandet tillbaka som vanligt. De elever som byter eller flyttar in till er skola och ska börja hösten 2019 ska ha startdatum 1 juli 2019 i systemet. Fritidsplaceringar Ni kommer bli inbjudna till workshop för att placera på fritids under maj. Avvakta med att placera på fritids tills placeringarna på skolorna är klara. Att hantera under skolvalsperioden ( ) Ansökningar för elever som har sökt din skola och har statusen Oense behöver du kontakta för att meddela vårdnadshavarna att de behöver göra ett nytt skolval senast 5 februari. Bered plats för de elever med status Oense som sökt din skola. Ansökningar för elever som sökt din skola och har statusen Svar lämnat får påminnelse under skolvalsperioden att den vårdnadshavare som inte har godkänt skolvalet behöver göra det. Om det finns någon som har statusen Svar lämnat efter att skolvalsperioden är slut kommer du att bli kontaktad av oss (Kundsupport) för att få instruktioner för hur de ansökningarna ska hanteras. Bered plats för de elever med status Svar lämnat som sökt din skola. Checklista Arbetsgång placeringsperioden ( ) 1. Avslå alla skolval som du vet om att du inte har plats för så fort du kan from 7 februari. Då kan nästa skola hantera ansökan snabbt. Skolvalansökningarna har ansökningstypen Obligatoriskt val i systemet. 2. Avslå alla inflytts/bytes ansökningar som du inte har plats för så fort du kan from 7 februari. Under perioden (14/1-19/2) kommer inte vårdnadshavaren få något avslagsmeddelande. Ansökningstypen för dessa ansökningar är Inflytt och Byte. 3. Placera alla skolval 3

4 4. Bevaka fram till den 20/2 att du har hanterat alla ansökningar som kan komma genom avslag från andra skolor. 5. Placera inflytt- och bytesansökningar den 20 februari eftersom placeringsmeddelandet för de ansökningarna skickas direkt vid placering i systemet till vårdnadshavaren. 6. Placeringsmeddelandet för skolvalet kommer att skickas 21 februari klockan 12:00. Utskicket tar några timmar. 4

5 Logga in Inloggning till systemet, Hypernet Du loggar in i systemet genom att gå till Välj rollen Personal. Om du har flera roller byter du roll genom att klicka på den enhet du vill hantera i rullistan. Ändra lösenord Du kan själv ändra ditt lösenord under menyn Konto. Klicka sedan på Ändra lösenord. Du behöver sedan ange ditt nuvarande lösenord och nya lösenordet. Lösenordet måste vara minst 8 tecken, varav en stor bokstav och minst en siffra. Spara genom att klicka på Spara. Förklaring status på sökande elever Status Svar lämnat Oense Klar för plac (val) Vad statusen betyder En av elevens vårdnadshavare har gjort ett val, men eleven har två vårdnadshavare och den andra har inte godkänt ansökan. Vårdnadshavarna är inte överens om valet. Eleven går att placera. Utskrift sökande elever Om du vill arbeta vidare med en lista över vilka elever som sökt din skola under skolvalsperioden kan du exportera de kolumner du vill se till Excel eller PDF. Det gör du genom att klicka på: 5

6 Avslå Skolval De elever som har sökt din skola i skolvalet har i kolumnen Status måste också bevaka de som har statusen Oense och Svar lämnat.. Du Klicka på menypunkten Skola och sedan Skolval. Tänk på att välja det Skolvalsformulär (=årskurs) som du vill administrera i fliken Sökande. Markera den eleven som du ska avslå i rutan och klicka på knappen Avslå. I nästa steg fyller du i en kommentar om varför eleven avslås. Klicka sedan på Spara. Du ser i listan över elever i fliken Sökande att statusen har ändrats till Placera skolval Eleverna som ska få plats på din skola behöver placeras i två steg, först enhetsplaceras och sedan klassplaceras preliminärt. Samma dag som placeringsmeddelandena ska skickas ut kommer eleverna placeras definitivt centralt av systemsupporten. Enhetsplacera Klicka på Skola och sedan Skolval. Tänk på att välja det Skolvalsformulär (=årskurs) som du vill administrera i fliken Sökande. Markera de eleverna som du ska placera i rutan och klicka på knappen Godkänn. I nästa vy kontrollerar du att Enhet stämmer för alla elever och klickar på Spara. Kommentar är inte obligatorisk. Eleverna är nu Enhetsplacerade och syns i fliken Placerade. Där ser du också vilken placeringstyp (kolumnen Plac. typ) som eleven har. För att fullfölja processen att placera eleverna behöver de också klassplaceras preliminärt och sedan klassplaceras definitivt. Du gör det ifrån fliken Placerade. Klassplacera preliminärt Markera de eleverna som du ska klassplacera preliminärt i rutan och klicka på knappen Klassplacera preliminärt. För att kunna klassplacera eleverna behöver du först skapa en klass och det gör du genom att klicka på Skapa klasser. Ange klassen namn i fältet för Ny klass. Namnet måste vara utan mellanslag. Om inte klassindelningen på din skola är helt klar rekommenderar vi att ni skapar en gemensam klass för alla i samma årskurs. Detta eftersom klassen syns för föräldrarna när de loggar in. Klicka på Skapa nya klassen och sedan Stäng. Nu kan du i vyn ange Klass, Utbildningsväg och om skolan är kommunal Skolenhet. Utbildningsvägen ska vara GR för alla årskurser. Klicka på Spara. Eleven har nu placeringstypen Prel klassplac. Andra-tredjehandssökande Om du vill se hur många/vilka elever som sökt din skola i andra eller tredje hand hittar du dessa genom att klicka på Skola och sedan Skolval. Klicka sedan på fliken Ej placeringsbara. Välj profilen. Då ser du i kolumnen Alt. nr vilket alternativ din skola i ordningen för den elevens ansökan. 6

7 Skicka tillbaka till kön bara enhetsplacerad elev Om du placerat en elev felaktigt på din enhet kan du skicka tillbaka den till fliken Sökande. Det går bara om Plac. typ för eleven är Enhetsplacerad. I fliken Placerade tar du fram kolumnenen Tillbaka till kön. Klicka på för den eleven det gäller. Ange Noteringar för beslutet och klicka på Tillbaka till kön. Eleven finns nu i fliken Sökande och du kan avslå ansökan. Elevöversikten När du Enhetsplacerat, klassplacerat preliminärt och klassplacerat definitivt ser du eleverna i Elevöversikten. Klicka på Skola och sedan Elevöversikt. Välj Läsår och den Årskurs eller Klass som du vill se eller hantera. Eleverna hittar du i fliken Framtida placeringar. Skriva ut placeringsmeddelande Till de vårdnadshavare som inte har angivit en e-postadress i systemet måste du skriva ut och skicka bekräftelse på skolplaceringen. Breven finns tidigast klara för utskrift 21 februari, kundsupport mailar ut besked så snart de är klara för utskrift. Skriva gärna ut dem samma dag och posta. Du hittar breven genom att klicka på Utskriftskön, Utskriftskön enheter. Välj fältet Skapad och i rullistan längst till höger Idag. Om du inte gör utskrifterna samma dag som de skapas (21 februari) behöver du göra urvalet på det datumet. Markera alla rader genom att klicka i i rubrikraden. Klicka på knappen Skriv ut markerade. När du skrivit ut breven klickar du på Klarmarkera utskrift. Då finns breven du skrivit ut i fliken Utskrivna dokument. Om vårdnadshavaren inte har fått e-post/brev hittar du meddelandena under rubriken Verktyg och sedan E-Arkiv Enhetsadministratör. Välj vilket fält du vill söka på och ta bort de andra fälten genom att klicka på. Klicka på Tillämpa. Klicka sedan på raden för eleven och på Tillämpa. Klicka på den raden för vilket meddelande som du vill se. Klicka på länken för till vårdnadshavaren. och skriv ut/spara och skicka Kontaktuppgifter E-postadress: kundsupport@taby.se 7