Förberedelse inför läsårsskifte Gymnasium

Transkript

1 Förberedelse inför läsårsskifte Gymnasium Publicerad Tersus Skolsystem AB Lilla Nygatan 2, Göteborg Tel:

2 Innehåll Förberedelse inför läsårsskifte Gymnasium 1 Inför läsårsskifte 3 Läsår 3 Läsårsperioder 3 Ämnen 4 Kurs 5 Program 5 Inriktning 6 Program-kurs 6 Inriktning-kurs 8 Studieväg 10 Profil 11 Flytta elever till nästa läsår 12 Flytta hela klasser till nästa läsår 12 Flytta enstaka elever till nästa läsår 14 Flytta elever till systemklass nästa läsår 16 Skapa årskurs 1 16 Koppla klasser till CSN 17 Kontrollera att skolan är OK för läsårsskifte 17 Genomföra läsårsskifte 19

3 Inför läsårsskifte Under vårterminen är det lämpligt att förbereda Adela för läsårsskifte. Börja med att kopiera grunddata det vill säga läsår, ämnen, kurser, studieväg samt eventuellt inriktning och profiler. Om du inte har varit i kontakt med VHS för att få skicka betygsfiler är det bra att kontrollera detta. De vill att du skickar testfiler, men detta kan bara ske under vissa perioder. Läsår Börja i menyn Administration välj Grunddata ->Gymnasieskola ->Läsår. Kontrollera att Läsår finns upplagda. Det bör finnas tre läsår framöver, komplettera annars genom att högerklicka välj Lägg till nytt läsår fyll i rätt läsår, startdatum samt slutdatum, tryck Spara och tryck sedan Stäng. Läsåret är globalt, men läsårsperioder kan (bör) sättas lokalt per enhet. Läsårsperioder För att skapa läsårsperioder gå till huvudflik Organisation, detaljflik Grunduppgifter. Högerklicka på den grå bakgrunden och välj Administrera läsårsperioder

4 De perioder som visas i rött är stående och skall inte ändras. Perioderna i svart skapar enheterna själva för sin egen enhet enbart. För att skapa nya högerklicka och välj Lägg till, fyll i namn, period samt start- och slutdatum. Perioderna kan gå omlott eller sträcka sig över hela läsåret samtidigt som andra perioder bara är några veckor (används Platon för schemaläggning rekommenderas dock inte att perioder är kortare än två veckor). Läsårsperioden måste ligga inom ramen för det angivna läsåret, det är alltså inte möjligt att ha en period som sträcker sig över flera läsår. Ämnen För att ta med ämnen till det nya läsåret gå till menyn Administration, välj Grunddata - >Gymnasieskola ->Ämne. Fönstret "Administrera ämne" öppnas. Markera de ämnen som ni önskar skall följa med från nuvarande läsår till nästa (vi rekommenderar att ta med alla ämnen). Högerklicka i tabellen, välj Markera alla. Alla rader blir nu svarta, högerklicka och välj Kopiera. Välj nästkommande läsår i rullistan Läsår, högerklicka och välj Klistra in, tryck Spara

5 Kurs För att ta med kurser till nästa läsår gå till menyn Administration, välj Grunddata - >Gymnasieskola ->Kurs ->Kurs. Fönstret Administrera kurs öppnas. Markera de kurser som önskas följa med från nuvarande läsår till nästkommande. Högerklicka i tabellen, välj Kopiera. Välj nästkommande läsår i rullistan Läsår, högerklicka välj Klistra in, tryck Spara. Program För att ta önskade program till nästa läsår gå till meny Administration välj Grunddata ->Gymnasieskola ->Studieväg ->Program. Fönstret "Administrera program" öppnas. Markera de program som önskas följa med från nuvarande läsår till nästkommande. Högerklicka i tabellen välj Kopiera. Välj nästkommande läsår i rullistan Läsår, högerklicka välj Klistra in, tryck Spara

6 Inriktning För att ta med önskade inriktningar (om detta används på skolan) till nästkommande läsår gå till meny Administration välj Grunddata ->Gymnasieskola ->Studieväg ->Inriktning Fönstret "Administrera inriktning" öppnas. Välj program i rullistan Program samt programmets inriktning genom att markera dessa. Högerklicka i tabellen, välj Kopiera. Välj nästkommande läsår i rullistan Läsår, välj inriktning i rullistan Inriktningskategori. Högerklicka i tabellen välj Klistra in, tryck Spara. Program-kurs För att ta med önskade kurser till nästkommande läsår, gå till meny Administration välj Grunddata ->Gymnasieskola ->Studieväg ->Program-kurs. Fönstret "Administrera program-kurs" öppnas Detta fönster används för att automatkoppla kurser till studieplanen när eleven kopplas till programmet. Här ska enbart de kurser som är gemensamma för samtliga enheter i databasen kopplas till programmet, t ex alla Kärnämnen och eventuella Gemensamma kurser per program. Även dessa kan kopieras och redigeras från år till år

7 Om du vill lägga till kurser som är specifika för programmet på en enhet, görs detta under huvudflik Organisation, detaljflik Grunduppgifter. Högerklicka och välj Administrera Program-kurs. Raderna med grå text är gemensamma för hela organisationen och kan inte påverkas från detta fönster. Rader med svart text gäller endast för den egna enheten och kan skapas och redigeras härifrån. Högerklicka i tabellen och välj Lägg till för att lägga till en ny rad

8 Samtliga kurser i detta fönster (både grå och svarta) kommer automatiskt att kopplas till studieplanerna för nya elever som knyts till respektive program. En förändring i detta fönster slår inte igenom för de elever som idag finns registrerade på programmet. Inriktning-kurs För att ta med önskade kurser till nästkommande läsår, gå till menyvalet Administration välj Grunddata ->Gymnasieskola ->Studieväg ->Inriktning-kurs. Fönstret Administrera inriktning-kurs öppnas Detta fönster används för att automatiskt koppla kurser till studieplanen när eleven kopplas till inriktningen. Här ska enbart de kurser som är gemensamma för samtliga enheter i databasen kopplas till inriktningen. Även dessa kan kopieras och redigeras från år till år. Om du vill lägga till kurser som är specifika för programmet på en enhet, görs detta under huvudflik Organisation, detaljflik Grunduppgifter. Högerklicka och välj Administrera inriktning-kurs

9 Raderna med grå text är gemensamma för hela organisationen och kan inte påverkas från detta fönster. Rader med svart text gäller endast för den egna enheten och kan skapas och redigeras härifrån. Högerklicka i tabellen och välj Lägg till för att lägga till en ny rad. Samtliga kurser i detta fönster (både grå och svarta) kommer automatiskt att kopplas till studieplanerna för nya elever som knyts till respektive inriktning. En förändring i detta fönster slår inte igenom för de elever som idag finns registrerade på inriktningen

10 Studieväg Gå till huvudflik Organisation, välj detaljflik Studieväg. Markera de studievägar som önskas användas nästkommande läsår och kopiera. Skall alla användas högerklicka i tabellen, välj Markera alla. Byt läsår i rullistan Läsår högerklicka i den tomma tabellen välj Klistra in, tryck Spara. Önskas enbart en del av programmen följa med till nästkommande läsår markera dessa med att hålla nere Ctrl-tangenten och klicka på den grå rutan framför raden. Högerklicka i tabellen välj Kopiera. Välj sedan nästa läsår i rullistan Läsår. Högerklicka i tabellen välj Klistra in, tryck Spara

11 Profil Gå till huvudflik Organisation, detaljflik Studieväg. I Adela kan Program och Inriktning kopieras, men Profil måste kopplas manuellt (under förutsättning att skolan använder Profil). Markera raden för programmet som profilen önskas kopplas till. Högerklicka på den aktuella raden, välj Koppla Profiler Fönstret "Koppla profiler till studieväg" öppnas. I detta fönster väljer du studieväg i rullistan Studieväg. Högerklicka därefter i tabellen, välj Lägg till. Välj studieväg i tabellen, välj därefter profil i kolumnen Profil, tryck Spara

12 Flytta elever till nästa läsår Beroende på hur organisationen på skolan ser ut, finns det olika sätt att flytta upp eleverna till nästkommande läsår. Det går att flytta samtliga elever från en klass och samtidigt skapa den nya klassen för nästakommande läsår. Det går också att skapa klasserna för nästkommande läsår först och därefter flytta över eleverna. Saknas planering för elev kommer denna efter läsårsskiftet att finnas i Systemklassen HEMLÖS. Flytta hela klasser till nästa läsår Välj huvudflik Organisation, detaljflik Klass nästa läsår. Detta sätt är att föredra då man vill flytta upp en komplett klass till nästa läsår. Det är att föredra att alltid börja med årskurs 1, dessa årskurser blir årskurs 2 på höger sida och årskurs 2 på vänster sida blir årskurs 3 på höger sida. Rör inte årskurs 3 på innevarande läsår, denna tar Adela hand om vid läsårsskiftet. Eleverna i årskurs 3 kommer då att hamna i Systemklass KLAR. Dubbelklicka på mappen "Klasser" i den vänstra delen av fönstret för att visa klasserna det aktuella läsåret. Om eleverna i klassen ska fortsätta tillsammans nästa läsår, klicka på mappen med klassnamnet så att raden blir markera. Klicka på raden och håll ner vänster musknapp tills en rektangel visas framför muspekaren

13 Fortsätt att hålla nere vänster musknapp och dra över muspekaren till den högra delen av fönstret, släpp musknappen när rektangeln visas framför muspekaren igen. Fönstret Skapa klass öppnas. Välj eventuellt ett nytt klassnamn. Sätt en bock i rutan Flytta elever om så önskas samt en bock i rutan Flytta klassföreståndare, tryck OK. Fönstret Ändra studieväg nästa läsår öppnas. Om eleverna ska fortsätta samma program nästa läsår, tryck OK. Finns flera olika program i samma klass kommer fönstret att visas en gång per program. Klassen är nu skapad för nästa läsår och eleverna är överflyttade. Gör om denna procedur med alla klasser i årskurs 1 och 2 (ej 3). Om du öppnar den överflyttade klassen till vänster i fönstret så ser du att eleverna är grönmarkerade. Detta är helt i sin ordning och betyder bara att det nu finns en planering för vart dessa elever ska placeras nästa läsår. Eleverna ligger fortfarande kvar i sina befintliga klasser tills dessa att läsårsskiftet görs

14 Flytta enstaka elever till nästa läsår Välj huvudflik Organisation, detaljflik Klass nästa läsår. Om eleverna inte ska fortsätta i samma klasskonstellationer nästa år eller om någon enstaka elev ska byta till en annan klass efter läsårsskiftet kan man välja att först skapa klasserna och sedan flytta över eleverna. Högerklicka på mappen "Klass" i trädet under kommande läsår, välj Skapa ny klass. Fyll i önskat klassnamn och välj årskurs i rullistan. Tryck OK. Dubbelklicka på mapparna till vänster och höger för att öppna och se elev samt klassen du vill arbeta med

15 Markera önskad elev. Klicka på raden och håll ner vänster musknapp tills en rektangel visas framför muspekaren. Dra muspekaren till den önskade klassen på den högra sidan och släpp. Fönstret Ändra studieväg nästa läsår öppnas. Om eleven ska fortsätta samma program nästa läsår, tryck OK

16 Flytta elever till systemklass nästa läsår De elever som slutar på skola ska placeras i s k systemklasser under nästa läsår. De elever som går ut årskurs 3 och därför ska sluta på skolan behöver inte flyttas över, de kommer automatiskt att placeras i systemklass KLAR. De elever som slutar på skolan för att flytta till någon annan skola, ska flyttas över till systemklass AVSLUTAD manuellt. De elever som redan befinner sig i en systemklass aktuellt läsår kommer automatiskt att flyttas över till samma systemklass för nästkommande läsår. Skapa årskurs 1 Välj huvudflik Organisation, detaljflik Klass nästa läsår. Dubbelklicka på mappen "Klasser" i den högra delen av fönstret för att visa klasserna det aktuella läsåret. För att skapa klasser i årskurs 1 i högra kolumnen: Högerklicka i högra kolumnen välj Skapa klass. Fönstret Skapa klass öppnas. Fyll i Nytt klassnamn samt Årskurs, tryck OK

17 Koppla klasser till CSN Välj huvudflik Organisation, detaljflik Klass nästa läsår. Markera önskad klass i den högra delen av fönstret. Högerklicka i och välj Skapa CSN klass. Ett kontrollfönster öppnas: Tryck Yes. Upprepa proceduren för samtliga klasser. Kontrollera att skolan är OK för läsårsskifte Gå till huvudflik Organisation. Högerklicka i organisationsträdet och välj Fasta Rapporter. Välj rapporten Läsårsskifte-diagnostik rapport

18 Får du inte 0 resultat på Elever som saknar klass nästa läsår beror detta på att det finns elever som inte blivit klassplacerade. Välj då huvudflik Elev. Ställ dig på läsåret, se till att Klass nästa läsår är förvald som kolumn i resultatfönstret, tryck Sök. Sortera på kolumnen Klass nästa läsår och kontrollera om det finns någon elev utan värde i denna kolumn. Rätta den/de elever som saknas och välj rapporten Läsårsskifte-diagnostikrapport igen. Innan du gör skiftet tänk igenom om det finns någon information du behöver ha sparat från detta läsår, betygskatalog eller liknande. Det slutgiltiga skiftet gör du när terminen är över och alla betyg är satta och klara samt då VHS filerna är skickade och godkända. Du behöver inte stressa med skiftet, det kan göras i augusti

19 Genomföra läsårsskifte Detta görs EN gång per databas och omfattar då samtliga enheter. Det är därför viktigt att organisationens alla enheter är klara med sina förberedelser innan detta moment görs Gå till Start ->Program ->Adela där ska det finnas en ikon för modulen Läsårskifte. Logga in med din Adela inloggning. Tryck OK. Modulen Adela guiden Termin/Läsårsskifte öppnas. Välj i rullistan vilket system du vill jobba med. Tryck Nästa--> Ett nytt fönster öppnas

20 Kontrollera att läsåret du vill skifta från samt det läsår du vill skifta till stämmer. Tryck Kör. Nu skiftas läsåret och ditt aktiva läsår blir nästkommande. Proceduren kan hos stora organisationer ta ganska lång tid och det kan se ut som om programmet har slutat att svara. Bli inte avskäckta av detta utan låt programmet få arbeta. Blir du tveksam, kontakta supporten. Tryck alltså INTE avbryt när du väl har startat skiftet!