1. DEFINIERADE TABELLER. 1.1 Definiera en Excel-tabell

Transkript

1 1. DEFINIERADE TABELLER Det finns ingen enskild funktionalitet i Excel som är så underutnyttjad som Tabellverktyget. Trots att möjligheten att definiera tabeller funnits sedan 2006 då Excel 2007 introducerades, är det en liten andel Excelanvändare som faktiskt känner till och utnyttjar funktionaliteten. Det bästa med tabellverktyget är att det är en funktion som ALLA Excelanvändare verkligen kan dra nytta av. Oavsett vad du arbetar med i Excel så har du säkert flera listor, register, tabeller eller dataunderlag som du kan definiera som tabeller och effektivisera ditt arbete. Innan vi ser på fördelarna med definierade tabeller ska vi se hur man skapar en tabell i Excel. 1.1 Definiera en Excel-tabell För att skapa en definierad tabell gör du på följande sätt. Sätt din cellmarkör någonstans i din lista/tabell. Gå in under menyfliken INFOGA och klicka på knappen Tabell eller använd kortkommandot Ctrl + T för att infoga tabellen. I detta avsnitt använder vi filen Tabell.xlsx. Dialogrutan Skapa tabell dyker upp och Excel förstår vilket område som avses för vår tabell och föreslår det sammanhängande området A3:H20 som markeras med streckade linjer. Kontrollera att området stämmer med dina förväntningar. Kryssrutan Tabellen har rubriker är helt riktigt ikryssad. Notera att i de fall då tabellområdet inte innehåller några numeriska kolumner så kommer kryssrutan som standard inte vara ikryssad även om du satt rubriker i ditt område. Då måste du manuellt kryssa i detta val om du har rubriker i din tabell. När du sedan klickar OK så skapas din tabell och kommer att se ut enligt följande:

2 Det man först lägger märke till är filtreringsknappar (autofilter) automatiskt har lagts till i tabellen och att tabellen har fått ett helt annat format. När tabellen är skapad och man står med cellmarkören i tabellområdet så finns en ny s.k. sammanhangsberoende menyflik (TABELLVERKTYG med menyflik DESIGN) tillgänglig för att hantera tabellens inställningar (se bild nedan). 1.2 Många fördelar med definierade tabeller Definierade tabeller har följande fördelar jämfört med vanliga cellområden: Filter appliceras automatiskt för tabellen Som du ser i bilden ovan så lägger Excel automatiskt på filtreringsknappar i tabellen. Vill man stänga av filtreringen går man till samma ställe där man i vanliga fall hade aktiverat funktionen (menyfliken DATA och klicka på knappen Filtrera). Synlig rubrikrad slipper låsa fönster En smart funktion när du skrollar nedåt i din Exceltabell är att kolumnrubrikerna ändrar skepnad från bokstäver till tabellens rubriker. Detta gör att du slipper att manuellt låsa fönsterrutor som du tidigare var tvungen att göra. Observera att du måste stå med cellmarkören någonstans i den definierade tabellen för att rubrikraden ska synas.

3 Automatisk formatering av tabellen När du skapar en definierad tabell appliceras automatiskt ett tabellformat. Formatet gör att du tydligt ser rubrikerna och vilka rader och kolumner som ingår i tabellen. Dessutom finns det över 60 standardformat att välja mellan och skulle inte det räcka till kan du dessutom skapa egna tabellformat. Vill du ändra format klickar du längst till höger i menyfliken DESIGN där det finns en grupp som heter Tabellformat. Här kan du välja vilket format du vill applicera på din tabell. Genom att klicka på knappen Mer så får du tillgång till ett stort antal standardformat att välja mellan. Det räcker att hovra med musen över något av tabellformaten för att se hur ett nytt format kommer att kunna förändra utseendet på din tabell. Skulle man inte vilja ha något speciellt format på sin tabell så kan man välja att klicka på knappen Radera nedanför tabellformaten (se bilden ovan) eller klicka på formatet längst upp till vänster som innebär inget format. Tabellområdet utökas automatiskt När du står i angränsande celler till din definierade tabell känner Excel av detta och utvidgar tabellområdet automatiskt när du skriver något i dessa celler. I exemplet nedan ställde vi oss i cell I1 och skrev Ny årslön och en ny kolumn införlivades i tabellen. På samma sätt införlivas en ny rad när vi står i cell I7 och trycker TAB.

4 Formler kopieras automatiskt Skriver du en formel i en cell i den nya kolumnen kopieras formeln automatiskt för alla celler i hela kolumnen. Du slipper alltså att kopiera och klistra in formlerna. För rader gäller att de formler som eventuellt finns i raderna ovanför automatiskt kopieras till de nya raderna. Även villkorsstyrd formatering som finns i tabellen kopieras till nya rader automatiskt. Strukturerade cellreferenser Med de definierade tabellerna följer också strukturerade cellreferenser. I bilden ovan ser du att det i formelfältet står =[@Årslön]*1,03. I vanliga fall hade vi förväntat oss att cellreferensen i fallet ovan hade varit H2 istället för [@Årslön]. En fördel med strukturerade cellreferenser är att de är enklare att förstå då tabellens namn och kolumnrubriken säger mer än en cellreferens med bokstäver och siffror. Den största fördelen med strukturerade cellreferenser är att dessa referenser är dynamiska i sin natur och du behöver alltså inte ändra cellreferenserna i takt med att du ökar eller minskar ditt tabellområde. Står du t.ex. utanför tabellen (som heter Lönelista) och skriver =SUMMA(Lönelista[Årslön]) får du alltid totalsumman för kolumnen Årslön i tabellen Lönelista (se bilden nedan).

5 När du sedan lägger till en ytterligare rad med uppgifter kommer din formel att automatiskt ta med den nya radens belopp. Du har helt enkelt skapat en dynamisk formel utan tänka på det. Innan de definierade tabellernas tid var man tvungen att skapa dynamiska namngiva cellområden med mer avancerade formler. Tabellformatsalternativ med Summarad I gruppen Tabellformatsalternativ kan man med kryssrutor snabbt ändra layout och funktioner för tabellen. Rubrikrad brukar man så gott som alltid ha ikryssad. Kryssar man ur den visas inte tabellens rubriker. Summarad är en smart funktion. Genom att kryssa i Summarad så kan du infoga funktioner som t.ex. beräknar summan av en kolumn eller medelvärdet av en kolumn. I exemplet nedan summeras kolumnerna för Lön och Årslön och för kolumnen Ålder så visas medelålder. Skulle jag sedan stänga av funktionerna genom att kryssa ur Summarad och därefter kryssa i Summarad igen så kommer Excel ihåg mina beräkningar och fyller i rätt summeringar igen. Filtrerar jag min lista så visar Excel summeringar för mina filtrerade data. Nedan är tabellen filtrerad på Kvinnor och vi ser att av totalt kronor i kolumnen Årslön så är kvinnornas årslön kronor.

6 Kryssrutorna Olikfärgade rader och Olikfärgade kolumner är en möjlighet att färga rader och kolumner. Det är bara att kryssa i eller ur kryssrutorna och testa vilket som passar dig bäst beroende på vilket tabellformat du använder. Kryssar man i Första kolumnen respektive Sista kolumnen så appliceras fetstil för dessa kolumner. Sista knappen i gruppen Tabellformatsalternativ är Filtreringsknapp. Här har du möjligheten att stänga av och aktivera autofiltret. Denna knapp är en nyhet i Excel Koppla utsnitt till tabeller Från Excel 2013 kan du också koppla utsnitt till dina tabeller på samma sätt som du kan göra till pivottabeller. För att infoga utsnitt till tabellen ser du till att ha cellmarkören i tabellen. Under menyfliken INFOGA klickar du på knappen Utsnitt (gruppen Filter). Läs mer i avsnittet om utsnitt till tabeller nedan. Dynamiska diagram och pivottabeller Genom att koppla dina diagram och dina pivottabeller mot definierade tabeller behöver du aldrig mer ändra dina källdata även om du lägger till nya rader eller kolumner. I exemplet nedan ser vi på två diagram. Diagrammet till vänster är har sina källdata i ett vanligt cellområde och diagrammet till höger har sina källdata i en definierad tabell. När vi lägger till en ny månad i de båda tabellerna så måste vi ändra källdataområde manuellt för diagrammet till vänster, medan diagrammet till höger automatiskt uppdateras eftersom det är kopplat mot vår definierade tabell.

7 I vårt andra exempel har vi skapat två pivottabeller på samma data som ovan. Pivottabellen till vänster har sina källdata i cellerna B4:F8 och pivottabellen till höger har sina källdata i tabellen till höger. Sedan lägger vi till försäljning för bilmärket Mercedes för april månad och uppdaterar båda pivottabellerna. Pivottabellen till höger som är kopplad till den definierade tabellen uppdateras, medan pivottabellen till vänster inte tar hänsyn till ny data.

8 1.3 Ändra och justera tabellområde Om du skulle behöva ändra storlek på ditt tabellområde kan du klicka på knappen Ändra storlek på tabell i menyfliken DESIGN. Dialogrutan Ändra storlek på tabell dyker upp och du kan markera ditt nya tabellområde med musen i rutnätet eller skriva in cellreferenserna i fältet i dialogrutan. Längst ner till höger i tabellområdet finns en liten markering som talar om var tabellen slutar. Genom att ta tag i denna markering och dra i någon riktning och sedan släppa så kan du också öka eller minska tabellområdet.

9 Lägger man till information på nya rader nedanför eller nya kolumner till höger om tabellen så kommer denna data automatiskt att omfattas av tabellen, vilket är smart. Detta gör att man sällan behöver justera tabellområdet manuellt. 1.4 Namnge dina tabeller När man skapar en definierad tabell så skapar Excel automatiskt ett namn för tabellen, t.ex. Tabell1. För att underlätta när du bygger formler och för att enkelt förstå innebörden av ett namn är det smart att döpa dina tabeller logiskt efter innehåll. För att döpa om en tabell markerar du tabellen och går in under menyfliken DESIGN och klickar i fältet Tabellnamn och skriver in önskat namn (se bild nedan). Förutom att du kan använda namnet i dina formler kan du också klicka på namnrutan och skriva in tabellnamnet eller välja det från droplistan så markeras tabellen oavsett var din Excelfil du befinner dig (se bild nedan). 1.5 Utsnitt till tabeller En nyhet i Excel 2013 är att du kan skapa och använda utsnitt direkt till dina tabeller. Tidigare gick detta endast att göra för pivottabeller. Utsnitt är ett enkelt sätt att låta användaren filtrera sina data på. Vi ska nu applicera ett utsnitt i vårt exempel. Vi står med cellmarkören i tabellen och går in under menyfliken DESIGN och klickar på knappen Infoga utsnitt som finns i gruppen Verktyg (se bild nedan).

10 Dialogrutan Infoga utsnitt visas och du kryssar i de kolumner för vilka du vill skapa utsnitt. I vårt exempel vill vi ha ett utsnitt där vi kan filtrera vår tabell beroende på kön så vi kryssar i rutan för Kön och bekräftar med OK. Ett utsnitt har nu skapats bredvid vår tabell. Utsnitt är ett s.k. objekt och ligger ovanpå rutnätet precis som exempelvis textrutor, bilder och diagram. Du kan placera utsnitten var du vill genom att dra och släppa dem till önskat ställe. I utsnittet finns nu två knappar; Man och Kvinna (1). Genom att klicka på knappen för Kvinna i utsnittet så filtreras vår tabell och visar bara uppgifter avseende kvinnorna (2). Vill du radera filtreringen så klickar du bara på ikonen med tratt och kryss längst upp till höger i utsnittet. För att markera flera knappar samtidigt så håller man nere Ctrl-knappen samtidigt som man klickar med musen på knapparna.

11 Övningsuppgifter Exceltabeller. 1. Öppna filen Adressregister.xlsx och stå i bladfliken Lista. 2. Gör om listan till en definierad tabell. 3. Ta bort de olikfärgade raderna och ändra formatet till ett rött format. 4. Lägg till Summarad. Gör en summering för Årsinkomst, ta fram maxvärdet för Antal barn och beräkna medelvärde för kolumnen Ålder. 5. Döp tabellen till Adresslista. 6. Skapa ett utsnitt för kolumnen Boende. a. Färglägg utsnittet i samma stil som tabellen. b. Storleksförändra utsnittet - höjd 3,3 cm och bredd 3,0 cm. c. Placera utsnittet längst upp till höger bredvid tabellen. d. Filtrera listan på Hyresrätt. e. Ta bort filtreringen och filtrera istället på Bostadsrätt & Villa.