TABELLHANTERING. Formler, fungerar det att ha i tabeller?

Transkript

1 TABELLHANTERING Formler, fungerar det att ha i tabeller? Detta lilla kompendium går igenom skillnader i tabeller mellan olika program. Eftersom det finns skillnader på hur tabeller fungerar så skall jag försöka skriva ett litet kortfattat häfte om vad du kan och inte kan göra i de respektive tabellerna. Detta häfte gäller Word, PowerPoint och till en litet del även Excel.

2 Innehållsförteckning Beräkningar i tabeller... 2 Tabeller i Word... 2 Tabeller i PowerPoint... 5 Ett sätt att skapa uträkningsmöjligheter i PowerPoint... 6 Metod Metod Kontaktuppgifter Detta kompendium är en liten lathund som skrivits av: Jörgen Hansson Yrkesmästaren AB Lagergatan Sundsvall jorgen.hansson@yrkesmastaren.se Jörgen Hansson Yrkesmästaren 2016 Sida 1

3 Beräkningar i tabeller Om vi tittar på situationer i arbetslivet där vi stöter på beräkningar, så skulle jag rekommendera programmet Excel som det primära arbetsverktyget. Nu är det inte alltid vi användare vill ha det så. T.ex. så skulle jag kanske vilja ha en tabell i ett Word-dokument (som det jag skriver just nu), eller så kanske vi skulle vilja presentera våra siffror direkt i en presentation som vi har skapat i PowerPoint. Tyvärr skiljer sig programmen åt, när det kommer till tabeller och följande har jag kommit fram till: Tabeller i Word kan ha uträkningar. Tabeller i PowerPoint har inte samma funktionalitet. Detta gör att vi får ta till lite extra knep om vi vill ha beräkningsmöjligheter i PowerPoint. Tabeller i Word Om vi leker med tanken att vi skulle vilja presentera våra siffror i Word. Då skulle en tabell (med beräkningar) kunna se ut som denna: Säljare Januari Februari Totalt Kalle Ulla Totalt Tabellen ovan har jag byggt genom att infoga en tabell: I exemplet ovan använder jag mig av en 4 x 4, tabell. Jag matar in de värden jag vill ha i tabellen (men lämnar tomt i totalrutorna) Jörgen Hansson Yrkesmästaren 2016 Sida 2

4 Jag ställer mig i en ruta där jag vill ha en beräkning, väljer Layout från Tabellverktyg och i verktygsgruppen Data väljer jag Formel. I dialogrutan som dyker upp så kan vi korrigera formeln beroende på var vi står. Ibland föreslår Word fel område, men vi kan välja lite olika inställningar i dialogrutan. I exemplet ovan har jag mina siffror till vänster om där jag vill ha svaret (Kalles siffror), så därför väljer jag att ha =SUM(LEFT) Det du har att välja på är följande: =SUM(LEFT) eller =SUM(ABOVE). Du kan också tänka dig bokstäverna och siffrorna från Excel och använda en vanlig formel =B2+C2. Jörgen Hansson Yrkesmästaren 2016 Sida 3

5 Bilden ovan visar hur jag istället för SUM-funktionen lägger ihop siffrorna manuellt. Bilden ovanför visar hur jag summerar siffrorna för januari. Observera att det nu står ABOVE i funktionen. Det som återstår när jag lagt in alla formler är att designa tabellen så att den ser någorlunda bra ut. Jörgen Hansson Yrkesmästaren 2016 Sida 4

6 Bilden ovan visar var du vill gå för att få lite luft i tabellen. Jag brukar använda 0,2 som cellmarginal för att skapa luft i tabeller. Observera att jag väljer oftast en färdig layout innan jag går in och manipulerar luftmängden. Tabeller i PowerPoint Tyvärr så erbjuder inte PowerPoint samma möjlighet att lägga in beräkningar i sina tabeller. Bilden ovan visar en tabell i PowerPoint och som du ser så finns endast grupperna Koppla, Cellstorlek, Justering, Tabellstorlek och Ordna. Den grupp som fanns i Word (Data) finns inte med i PowerPoint. Detta gör att vi inte kan beräkna på samma sätt som i Word. Och provar vi att kopiera en tabell från Word till PowerPoint, så plockar PowerPoint bort uträkningsfälten och gör om dem till ren text. Jörgen Hansson Yrkesmästaren 2016 Sida 5

7 Ett sätt att skapa uträkningsmöjligheter i PowerPoint Det finns ett sätt att skapa möjligheten till uträkningar i PowerPoint. Genom att lägga till ett Excelblad direkt i PowerPoint. Detta går att göra på lite olika sätt. Metod 1 Skapa först kalkylen i ett tomt excelblad. När jag designat kalkylen som jag vill ha den (observera storleken) när den landar i PowerPoint, så väljer jag att kopiera uppställningen. När jag sen skall klistra in väljer jag valet Bädda in och får på så sätt min uppställning in i PowerPoint. Jörgen Hansson Yrkesmästaren 2016 Sida 6

8 Bilden ovan visar hur jag har dubbelklickat på tabellen för att komma in i redigeringsläge (det syns på den streckade ramen runt tabellen) för att anpassa så att tabellen ser så bra ut som möjligt. En fullt fungerande Exceltabell inuti PowerPoint. Tilläggas bör att texten blir lite hackig när man gör på det här viset. Metod 2 Denna metod gör samma sak som metod 1 men är lite mer rakt-på. Direkt i PowerPoint kan jag välja att lägga till ett Excelobjekt. Genom att i PowerPoint välja Infoga Objekt så får vi upp en dialogruta där vi kan välja vad vi vill bädda in i vår presentation. Jörgen Hansson Yrkesmästaren 2016 Sida 7

9 Genom att välja Microsoft Excel-kalkylblad, kan vi direkt tala om att vi behöver ett inbäddat kalkylblad i presentationen. Och härifrån kan vi bygga vidare, precis som i metod 1. Vi kan öka storleken, designa kalkylbladet som vi vill. Observera att du bör dra ihop kanterna så att de kolumner och rader är det enda som visas i rutan. Jörgen Hansson Yrkesmästaren 2016 Sida 8

10 Bilden ovan visar hur jag har korrigerat ramarna så att de ligger alldeles runt det jag vill presentera. Den sista bilden jämför kvalitén på de två olika tabellerna. Den övre är ett Excelobjekt och den nedre är en tabell i PowerPoint. Jörgen Hansson Yrkesmästaren 2016 Sida 9