Lathund Spåra ändringar

Transkript

1 Lathund Spåra ändringar Word 2010 Av språkkonsultstudenterna Maria Burström, Karin Jonsson Sandström, Anna Tillas-Lindberg Oktober 2013

2 Innehåll 1. Aktivera funktionen Inställningar Redigera Ta bort ord eller text Infoga ord eller text Flytta ord eller text Ändring av formatering (typsnitt, teckenstorlek osv.) Informationsruta Att visa ändringar på olika sätt Visning av ändringar Visa markering Granskningsruta Acceptera eller ignorera ändringar Acceptera ändringar Ignorera ändringar Bläddra mellan ändringar Jämföra dokument Kommentarer Lägga till kommentar Ta bort kommentar Bläddra mellan kommentarer Att skriva ut

3 1. Aktivera funktionen Funktionen Spåra ändringar finns under menyfliken Granska. Bild 1. Slå på funktionen genom att klicka på knappen Spåra ändringar. Knappen blir gul, och kommer att vara det så länge funktionen är aktiverad. När du vill stänga av funktionen klickar du på knappen igen. Bild Inställningar I rullisten för funktionsknappen Spåra ändringar kan du göra tre val. Bild 3. - Spåra ändringar: Detta är samma funktion som den som finns på övre delen av knappen. - Alternativ för spåra ändringar: Här kan du välja hur ändringarna markeras (t.ex. understrykning) och med vilka färger. - Ändra användarnamn: Här kan du välja vilken signatur dina ändringar får (t.ex. M för Maria). 3

4 2. Redigera 2.1 Ta bort ord eller text Om du tar bort något markeras texten enligt din tidigare inställning (under Alternativ för spåra ändringar, se avsnitt 1.1). I detta fall genom överstrykning i rött: Bild Infoga ord eller text Om du lägger till något markeras den texten enligt din tidigare inställning. I detta fall genom understrykning i rött. Bild 5. 4

5 2.3 Flytta ord eller text Om du flyttar på något markeras texten enligt din tidigare inställning. I detta fall markeras textens läge innan flyttningen med dubbel genomstrykning i grönt, och var den är nu med dubbel understrykning i grönt. Bild Ändring av formatering (typsnitt, teckenstorlek osv.) Om du byter utseende på texten eller delar av den markeras detta som en pratbubbla i högermarginalen med streckad linje. Bild 7. Bild före formateringsändringar. Bild 8. Bild efter formateringsändringar. 2.5 Informationsruta Om du ställer muspekaren på den del av texten du ändrat, visas en ruta med information om vad som ändrats. I rutan kan du också se vem som gjort ändringen och när ändringen gjordes. 5

6 Bild Att visa ändringar på olika sätt Till höger om funktionsknappen för Spåra ändringar finns tre rullister. I dessa kan du justera vilka ändringar som ska visas och på vilket sätt. 3.1 Visning av ändringar I den översta rullisten kan du göra fyra val för hur ändringarna visas. Det förvalda alternativet är Slutversion: Visa markeringar (se bild 11). I det läget ser allt ut så som har visats ovan. Man kan säga att det finns två versioner av dokumentet: den ursprungliga (där texten visas så som den såg ut innan ändringarna gjordes, se bild 14) och den slutgiltiga (där texten visas så som den kommer att se ut med alla ändringarna accepterade, se bild 12). Dessa versioner kan du visa om du väljer Ursprunglig respektive Slutgiltig i rullisten. Du kan också välja att se ändringarna i de olika versionerna med Ursprungsversion: Visa markeringar respektive Slutversion: Visa markeringar. Bild 10. 6

7 Bild 11. Slutversion: Visa markeringar. Bild 12. Slutgiltig. Bild 13. Ursprungsversion: Visa markeringar. 7

8 Bild 14. Ursprunglig. 3.2 Visa markering I den mellersta rullisten till höger om funktionsknappen Spåra ändringar kan du välja vilka ändringar som syns, och var på skärmen de syns. Bocklistan ger olika alternativ för vad du ser i dokumentet. Om du t.ex. tar bort bocken framför Kommentarer visas inte dessa i dokumentet. Kommentarerna finns kvar, men visas inte förrän du bockar för rutan igen. Bild Pratbubblor I rullisten Visa markering finns även ett menyval för Pratbubblor. Pratbubblor är de rutor som visas i högermarginalen. Under detta menyval kan du välja vad som ska visas i pratbubblorna. 8

9 Bild 16. Menyvalet Visa bara kommentarer och formatering i pratbubblor är förhandsvalt: Bild 17. Visa bara kommentarer och formatering i pratbubblor. I menyvalet Visa alla ändringar i dokumentet visas allt i själva texten. Textstycken som är kommenterade markeras med klamrar och bakgrundsfärg. Själva kommentaren visas om du håller muspekaren över den markerade texten (se avsnitt 7 om kommentarer). Formateringsändringar kommer upp i en informationsruta när du håller muspekaren över ändringen. 9

10 Bild 18. Visa alla ändringar i dokumentet. I menyvalet Visa ändringar i pratbubblor visas alla ändringar och kommentarer i pratbubblor. Undantaget är tillägg, som visas i löptexten. Bild 19. Visa ändringar i pratbubblor Flera granskare Nästa menyval i rullisten för Visa markering är Granskare. Det här blir aktuellt om dokumentet har granskats av flera användare. Då får de olika granskningarna olika färger. 10

11 Bild 20. Det förvalda är att alla granskares ändringar visas, men under menyvalet Granskare kan du välja att visa bara vissa granskares ändringar och kommentarer (se avsnitt 7). Det gör du genom att ta bort bocken framför granskaren vars ändringar och kommentarer du inte vill visa. Bild

12 4. Granskningsruta Den nedersta rullisten till höger om funktionsknappen Spåra ändringar heter Granskningsruta. Bild 22. I Granskningsrutan visas en lista med alla ändringar. Du kan välja mellan en lodrät eller vågrät granskningsruta. Den lodräta syns till vänster på skärmen, och den vågräta längst ner på skärmen. 5. Acceptera eller ignorera ändringar När dokumentet är färdiggranskat kan du gå vidare till att Acceptera eller Ignorera ändringarna som gjorts. När du accepterar en ändring blir den en del av din riktiga text, och när du ignorerar en ändring försvinner den helt från texten. När du väl accepterat eller ignorerat ändringar kommer du alltså inte längre att kunna se vilka ändringar som har gjorts i texten. Du ser endast hur slutversionen ser ut. Det går att alternera mellan Acceptera och Ignorera. När du har valt acceptera/ignorera och går vidare till nästa ändring kan du göra precis samma val igen. Du kan slå av Spåra ändringar innan du börjar acceptera och ignorera, men det går också bra att fortsätta ha funktionen aktiverad. Även om du slår av funktionen kommer du fortfarande att se ändringarna. 5.1 Acceptera ändringar Bild 23. Ställ markören vid ändringen du vill acceptera. Om du klickar på övre delen av Acceptera-knappen 12

13 accepteras denna ändring, och nästa ändring i dokumentet markeras. Om du klickar på undre delen av Acceptera-knappen får du följande fyra val i en rullist: - Acceptera och gå till nästa: Accepterar den markerade ändringen och markerar nästa. Detta är samma funktion som den som finns på övre delen av knappen. - Acceptera ändring: Accepterar den markerade ändringen - Acceptera alla ändringar som visas: Fungerar enbart om du bockat av något i rullisten under Visa markering (se bild 15) eller om du inte visar alla granskare (se bild 21), dvs. om inte alla ändringar visas. Accepterar då alla ändringar som visas, och gör inget med de som inte visas. - Acceptera alla ändringar i dokumentet: Accepterar alla ändringar på en gång. 5.2 Ignorera ändringar Bild 24. Ställ markören vid ändringen du vill ignorera. Om du klickar på övre delen av Ignorera-knappen ignoreras denna ändring, och nästa ändring i dokumentet markeras. Om du klickar på undre delen av Ignorera-knappen får du följande fyra val i en rullist: - Ignorera och gå till nästa: Ignorerar den markerade ändringen och markerar nästa. Detta är samma funktion som den som finns på övre delen av knappen. - Ignorera ändring: Ignorerar den markerade ändringen - Ignorera alla ändringar som visas: Fungerar enbart om du bockat av något i rullisten under Visa markering (se bild 15.) eller om du inte visar alla granskare (se bild 21), dvs. om inte alla ändringar visas. Ignorerar då alla ändringar som visas, och gör inget med de som inte visas. - Ignorera alla ändringar i dokumentet: Ignorerar alla ändringar på en gång. 5.3 Bläddra mellan ändringar Bild

14 Med knapparna Föregående och Nästa kan du förflytta dig ( bläddra ) mellan föregående och nästa ändring. Om du klickar på någon av knapparna markeras föregående eller nästa ändring eller kommentar i texten. 6. Jämföra dokument Bild 26. Jämför-funktionen kan du använda om en text har granskats i två olika dokument. De två dokumenten kan här läggas ihop till ett. Detta kan göras på två sätt. - Jämför: Alla ändringar i båda dokumenten accepteras och dokumenten läggs ihop till ett. Det som skiljer sig åt i de två dokumenten färgmarkeras. - Kombinera: Alla ändringar i de båda dokumenten behålls och dokumenten läggs ihop till ett. Varje granskares ändringar får sin egen färg. När du klickar på antingen Jämför eller Kombinera får du upp en ruta där du laddar upp de två dokumenten du vill jämföra. Rutan ser likadan ut för båda alternativen. I rutan kan du också välja vad som ska vara med i jämförelsen. Bild

15 7. Kommentarer Kommentarer är inte en del av funktionen Spåra ändringar, men det är en användbar funktion som du kan vara till stor nytta vid en granskning. Du kan använda funktionen Ny kommentar även när Spåra ändringar inte är aktiverat. I en kommentar kan du skriva vad du vill, som till exempel en fråga till författaren. Dina kommentarer visas i pratbubblor i högermarginalen, på samma sätt som formateringsinformationen (se bild 8). Alla kommentarer märks med din signatur (se avsnitt 1.1) och numrering i den ordning de kommer. En kommentar kan se ut så här: Bild Lägga till kommentar Om du vill lägga till en kommentar, markera texten du vill kommentera och klicka på knappen Ny kommentar. Bild Ta bort kommentar I rullisten för funktionsknappen Ta bort kan du göra tre val. Bild

16 - Ta bort: Här kan du välja att ta bort en markerad kommentar. Detta är samma funktion som den som finns på övre delen av knappen. - Ta bort alla kommentarer som visas: Fungerar enbart om du bockat av något i rullisten under Visa markering (se bild 15), eller inte visar alla granskare (se bild 21). Tar då bort alla kommentarer som visas. - Ta bort alla kommentarer i dokumentet: Tar bort alla kommentarer på en gång. 7.3 Bläddra mellan kommentarer Med knapparna Föregående och Nästa kan du förflytta dig ( bläddra ) mellan föregående och nästa kommentar. Om du klickar på någon av knapparna markeras föregående eller nästa kommentar i texten. Bild Att skriva ut Det går att skriva ut dokumentet med de spårade ändringarna och kommentarerna synliga. Det ser då ut precis så som det gör på skärmen. Tänk på att fältet med pratbubblor tar upp en del av bredden på utskriften, så att texten i dokumentet blir mindre. 16