Handledning för publicering av avhandlingar och andra vetenskapliga publikationer i DiVA

Transkript

1 Handledning för publicering av avhandlingar och andra vetenskapliga publikationer i DiVA

2 Innehållsförteckning Instruktion för att lägga in din avhandling i DiVA... 2 Publicera avhandlingen... 2 Publicering av artiklar och annat material i DiVA... 6 Lägg in uppgifter manuellt... 6 Importera uppgifter... 8 Importera fler publikationer... 9 För frågor gå till eller så kan du skicka e-post till diva@ub.umu.se. Umeå Universitetsbibliotek Umeå Telefon

3 Instruktion för att lägga in din avhandling i DiVA Att lägga in sin avhandling i DiVA är en enkel process, men ser något olika ut beroende på om du har skrivit en monografi eller sammanläggningsavhandling. Kort är skillnaden att en monografi endast kräver att du använder inläggningsformuläret en gång, och bara behöver registrera uppgifter som rör själva avhandlingen som du har skrivit. En sammanläggningsavhandling behöver förutom information om själva avhandlingen (kappan) också fullständiga uppgifter om de ingående delarbetena. Dessa måste publiceras separat innan du kan publicera din avhandling. En kort genomgång av hur man publicerar artiklar finns efter instruktionen för din avhandling. I många fall kommer vissa av de ingående delararbetena att vara publicerade, och då behöver de givetvis inte publiceras igen utan söks bara fram och läggs till på en lista. Publicera avhandlingen Gå till tryck på logga in och använd din CAS-användare. Klicka på Lägg till publikation / Ladda upp filer 2

4 Välj Doktorsavhandling, monografi eller Doktorsavhandling, sammanläggning i drop-down menyn och tryck sedan fortsätt. (I exemplen används sammanläggningsavhandling. Enda skillnaden jämfört med en monografi är att avhandlingens delarbeten måste sökas fram och sättas i rätt ordning, det vill säga samma ordning som de förekommer i den tryckta avhandlingen.) Sök sedan fram delarbeten som ingår i din avhandling. Sök exempelvis på efternamn och del av titel. 3

5 När du sökt fram ett eller flera delarbeten, markera dessa och tryck på Lägg till. Listan över delarbeten kan redigeras antingen genom att ändra ordningen på delarbetena eller genom att plocka bort dem från listan. Tryck fortsätt när listan är komplett och i rätt ordning. I läget fyll i uppgifter kommer du att få lägga in ett antal uppgifter som rör avhandlingen. Dessa inkluderar, i ordning: Författare Fyll i namn, välj institution i drop-down, födelseår, CAS-användare menyn och fyll i e-post de personliga uppgifterna bli inte synliga i den publicerade posten. Om du ingått i forskargrupp under arbetet med avhandlingen kan detta fyllas i. Titel Fyll i huvudtitel och undertitel i separata fält. Välj språk. Alternativ titel Fylls endast i om det finns ett krav på att ha en. Ange språk. Övriga uppgifter Fyll i utgivningsår (samma år som avhandlingen spikas) och antal sidor. För sammanläggningsavhandling är detta kappans sidantal. Serie Välj serie i drop-down menyn, seriens namn dyker upp precis under menyn och även en ruta för att lägga in avhandlingens löpnummer i serien blir synligt. Det går att välja flera serier om nödvändigt. (Behöver bara fyllas i om avhandlingen ingår i serie) Annan Serie Används enbart om din avhandling ingår i en serie och serien inte finns i listan. 4

6 Utgivare Fyll i utgivarens namn, exempelvis Institutionen för Kemi, och ort. Identifikatorer Lägg in avhandlingens ISBN-nummer. Nationell ämneskategori Välj ett eller flera passande ämnesord som beskriver innehållet i din avhandling. Forskningsämne - Välj ett eller flera passande ämnesord som beskriver innehållet i din avhandling. Nyckelord Författarens nyckelord. Går att lägga in flera nyckelord samtidigt, men de måste vara på samma språk och separerade med kommatecken. Nyckelord på olika språk läggs in genom att trycka på knappen Nyckelord på annat språk. Ingår i projekt Använd om avhandlingen skrivits inom ramen för ett specifikt projekt. Flera projekt kan anges. Abstract Lägg in ditt abstract. Formuläret innehåller en editor som låter dig redigera abstractet, klistra in specifikt från word (funktionen tar bort word-specifik kod som kan skräpa ner din text) samt lägga till specialtecken och matematiska formler. Flera abstracts kan läggas in genom att trycka på Ytterligare abstract Handledare Fyll i namn, titel och e-post. Välj institution om personen är knuten till Umeå universitet, tryck annars på knappen Annat lärosäte och fyll i personens lärosäte och institution. Opponent - Fyll i namn, titel och e-post. Fyll i personens lärosäte och institution. Disputation Fyll i samtliga uppgifter om plats, tid, språk och typ av examen. Tryck på fortsätt när samtliga uppgifter är ifyllda. På nästa sida, ladda upp filer, använder du bläddra-funktionen, letar upp din avhandling (pdf-format) och laddar upp den. Se till att du valt rätt information om filen i menyerna (fulltext och applictaion/pdf). För att kunna gå vidare måste du kryssa i rutan för godkännande av e-publicering. Tryck sedan på fortsätt. På sista sidan, granska / publicera, du kan gå igenom alla uppgifter som du fyllt i rörande din avhandling. Kontrollera allt noga och välj gå tillbaka om något behöver ändras. När du är nöjd med kvaliteten på dina ifyllda uppgifter trycker du på knappen Skicka in. 5

7 Publicering av artiklar och annat material i DiVA När du ska publicera en sammanläggningsavhandling i DiVA måste dina delarbeten finnas publicerade innan du börjar registrera själva avhandlingen. Detta gäller alla delarbeten, inklusive eventuella manuskript. Vissa av publikationerna kan redan finnas publicerade i databasen. Börja därför alltid med att söka efter ett arbete innan du börjar lägga in det. Sök på Om arbetet finns publicerat kan det hända att det behöver rättas eller att information behöver läggas till. Det ska finnas kontaktperson för DiVA på din institution, ta kontakt med henne / honom för att ändra eller lägga till uppgifter i posterna. Om publikationen inte finns publicerad, börja då med att gå till och logga in. Använd ditt CAS för inloggning. För att lägga in information om en publikation i DiVA finns två vägar. Antingen läggs uppgifterna in manuellt eller så importeras uppgifterna från en extern databas. I dagsläget är import enbart möjligt från databasen PubMed. Lägg in uppgifter manuellt Klicka på Lägg till publikation / Ladda upp filer för att påbörja inläggningen. Inläggningen sker i fyra steg: Välj publikationstyp, Fyll i uppgifter, Ladda upp filer och slutligen Granska / Publicera. Välj publikationstyp Vid val av publikationstyp väljer du den typ av material som du vill publicera, exempelvis artikel i tidskrift eller manuskript. (I exemplet används artikel i tidskrift). Tryck på fortsätt när du gjort ditt val. Fyll i uppgifter På denna sida ska du fylla i uppgifter rörande din artikel. Dessa inkluderar, i ordning: Författare Fyll i namn, välj institution i drop-down, födelseår, CAS-användare menyn och fyll i e-post de personliga uppgifterna bli inte synliga i den publicerade posten. Om du ingått i forskargrupp under arbetet med artikeln kan detta fyllas i. Titel Fyll i huvudtitel och undertitel i separata fält. Välj språk. Typ av innehåll Markera passande alternativ baserat på beskrivning nedanför. o Refereegranskat: publikationens vetenskapliga innehåll har granskats av oberoende referenter och artikeln har accepterats för publicering. o Övrigt vetenskapligt: publikationens innehåll är av vetenskaplig karaktär och riktar sig mot vetenskapssamhället men har inte genomgått refereegranskning. o Övrigt (populärvetenskap, debatt): publikationens innehåll är av populärvetenskaplig karaktär och riktar sig mot allmänheten. Även debattinlägg räknas hit. 6

8 Status välj passande alternativ beroende på i vilket läge av publicering som publikationen befinner sig i, välj baserat på beskrivning nedanför. o Published - Artikeln är publicerad o Accepted - Artikeln är accepterad för publicering men är ännu inte publicerad o In press - Artikeln är accepterad och under utgivning o Submitted - Artikeln är inskickad till tidskriften men har ännu inte accepterats för publicering Ingår i tidskrift Börja skriva tidskriftens namn så dyker en lista med passande tidskrifter upp. Tryck på en titel för att välja den. Annan tidskrift Används om du inte hittar tidskriften i listan under rubriken ingår i tidskrift. Fyll i titel och ISSN-nummer Övriga uppgifter Fyll i utgivningsår, volym, nummer och sidor. Utgivare fyll om möjligt i förlag och ort. Identifikatorer Lägg in DOI-nummer om tillgängligt, använd annars webbadress som omnämns på artikelsidan. Kopiera INTE adressen direkt från webbläsaren, eftersom denna kan inkludera specifika inställningar och temporära adresser. Nationell ämneskategori Välj ett eller flera passande ämnesord som beskriver innehållet i din avhandling. Forskningsämne - Välj ett eller flera passande ämnesord som beskriver innehållet. Nyckelord Författarens nyckelord. Går att lägga in flera nyckelord samtidigt, men de måste vara på samma språk och separerade med kommatecken. Nyckelord på olika språk läggs in genom att trycka på knappen Nyckelord på annat språk. Ingår i projekt Använd om avhandlingen skrivits inom ramen för ett specifikt projekt. Flera projekt kan anges. Abstract Lägg in abstract. Formuläret innehåller en editor som låter dig redigera abstractet, klistra in specifikt från word (funktionen tar bort word-specifik kod som kan skräpa ner din text) samt lägga till specialtecken och matematiska formler. Flera abstracts kan läggas in genom att trycka på Ytterligare abstract Tryck på nästa när alla uppgifter är ifyllda. Ladda upp filer Här kan man ladda upp fulltext och andra filer. Detta uppmuntras, men är inte nödvändigt. Tryck bara på fortsätt för att gå vidare. Om du vill publicera ett pre- eller postprint av en artikel, ta kontakt med oss på biblioteket efter att du har publicerat din avhandling, så hjälper vi dig. Granska / Publicera Gå igenom dina inmatade uppgifter. Om du vill ändra på något så trycker du på tillbaka längst ned på sidan. När du är nöjd med kvalitén, tryck bara på skicka in. Det tar ett par minuter för din nyregistrerade publikation att dyka upp i sökningar, så vänta en stund innan du försöker att hitta den för din avhandling. 7

9 Importera uppgifter När du importerar en publikation gör DiVA en dubblettkontroll. Poster från ISI, PubMed eller de med DOI kontrolleras och ifall en dubblett finns varnar DiVA. Gå till PubMed ( och sök fram en publikation som du vill registrera i DiVA. Leta upp PubMedID och kopiera detta. PubMedID står under varje post i träfflistorna i PubMed och även inne i de enskilda posterna. Kopiera id-numret, bara siffrorna, och gå till importformuläret i DiVA och där klickar du på Importera från PubMed / Ladda upp fil 8

10 Klistra in id-numret i rutan som är märkt PubMedID och tryck importera. Publikationen visas nu i en lista över importer som väntar på att redigeras. Listan ligger längst ner på sidan. Om ytterligare publikationer ska importera är det bara att upprepa proceduren. Om fel publikation importerats är det bara att trycka på krysset till höger om publikationen i listan längst ned på sidan. För att slutföra importen trycker du bara på titeln i listan, vilket tar dig till ett registreringsformulär där de flesta uppgifterna är ifyllda. Från detta steg är det bara att följa samma instruktioner som finns för manuell publicering ovan. Importera flera publikationer Det finns möjlighet att importera flera publikationer samtidigt, bl.a. genom att markera flera poster i en träfflista i PubMed och spara dessa som en XML-fil. Utöver detta så går det också att importera via EndNote och andra format. I exemplet används import från PubMed och Web of Science (ISI). Import från PubMed Börja med att göra en sökning och markera de publikationer som ska importeras. 9

11 Högst upp på sidan till höger så finns menyn Send to. I denna meny väljer man File och XML. Det kommer nu upp en fråga om var ni vill spara en fil. Lägg denna på ett ställe som ni snabbt kommer åt, exempelvis skrivbordet. Gå sedan tillbaka till importsidan i DiVA. Tryck på bläddra och välj filen som du sparat ner. Filen heter som standard pubmed_result.txt. Tryck sedan på Importera. Följ sedan instruktionerna ovan för att redigera och publicera de importerade uppgifterna. Alla importerade uppgifter ligger kvar på importsidan fram till dess att du publicerar uppgifterna eller tar bort dem från listan. 10

12 Import från Web of Science (ISI) Börja med att göra en sökning och markera de publikationer som ska importeras. Längst ner på sidan i mitten finns möjligheten att spara publikationerna man valt till import till en textfil. Det kommer nu upp en fråga om var ni vill spara en fil. Lägg denna på ett ställe som ni snabbt kommer åt, exempelvis skrivbordet. Gå sedan tillbaka till importsidan i DiVA. Tryck på bläddra och välj filen som du sparat ner. Filen heter som standard savedrecs.txt. Tryck sedan på Importera. Följ sedan instruktionerna ovan för att redigera och publicera de importerade uppgifterna. Alla importerade uppgifter ligger kvar på importsidan fram till dess att du publicerar uppgifterna eller tar bort dem från listan. 11