Pivottabeller. Del 2. Dan-Rune Hanssen

Transkript

1 Pivottabeller Del 2 Dan-Rune Hanssen

2 Innehållsförteckning Beräknade fält... 3 Använd kalkylbladsfunktioner i beräknade fält... 6 Ändra formel i beräknat fält... 7 Autoformat i pivottabell... 8 Pivotdiagram Skapa ett pivotdiagram från Pivottabellguiden Skapa pivotdiagram från en befintlig pivottabell Dölj objekt vid utskrift Statistik Vad är statistik? Lönestatistik Visa medellönen Skapa ett dynamiskt beräkningsområde Median-, percentil- och kvartilberäkning Medianberäkning Percentilberäkning Kvartilberäkning Skapa pivottabeller från extern datakälla Skapa Pivottabell från konsoliderade områden

3 Gå vidare med Pivottabeller Beräknade fält Om du vill använda formler i en pivottabell är det lämpligt att använda beräknade fält istället för vanliga formler. Ett beräknat fält blir en del av pivottabellen och är dynamiskt medan en formel inte kan justera sig efter pivottabellens radantal. Du slipper dessutom ha formler i källdatabladet vilket sparar minne och snabbhet. Anta att du i en pivottabell med försäljningsstatistik vill beräkna hur mycket en försäljare sålt i snitt per produkt. Eftersom varje post i fältet försäljning representerar ett försäljningstillfälle ska vi inte visa dessa detaljdata. Utgångsläget är följande tabell: Den första delen av pivottabellen ser ut så här: 3

4 Klicka på Pivottabell Formler Beräknat fält 4

5 Följande dialogruta visas: 1. Skriv in ett lämpligt namn i textrutan Namn. 2. Markera det första fältet som ska beräknas i listrutan Fält 3. Klicka på knappen Infoga fält 4. Skriv in räknesätt 5. Markera det andra fältet som ska beräknas i listrutan Fält 6. Klicka på knappen Infoga fält 7. Klicka på Lägg till 8. Klicka på OK Resultatet blir på detta sätt: 5

6 Vi vill ha en lite annorlunda uppställning så vi pivoterar och drar fältet data in i rutan Total som representerar kolumnfält. Använd kalkylbladsfunktioner i beräknade fält Du kan även använda Excels inbyggda kalkylbladsfunktioner i ett beräknat fält. I detta exempel ska vi räkna fram bonusen för varje försäljare. Har man sålt för mer än 2 miljoner får man 2% i bonus, mellan 1 och 2 miljoner från man 1,5%, annars får man 1% av försäljningen i bonus. Vi använder en kapslad OM-funktion för detta. 1. Klicka på Pivottabell Formler Beräknat fält 2. Skriv in Bonus i textrutan Namn. 3. Skriv in följande formel i listrutan Fält: 4. =OM(Försäljning> ;Försäljning*0,02;OM(Försäljning> ; Försäljning*0,015;Försäljning*0,01)) 5. Klicka på Lägg till 6. Klicka på OK 6

7 Resultatet blir följande: Ändra formel i beräknat fält Gör på följande sätt om du har skrivit in en felaktig formel och behöver redigera den: 1. Klicka på Pivottabell Formler Beräknat fält 2. Klicka på kombinationsrutan Namn och markera det fält som ska redigeras. 7

8 3. Formeln visas i testrutan Formel och kan där redigeras. 4. Klicka på Ändra 5. Klicka på OK. Autoformat i pivottabell Med pivottabeller följer en speciell funktion för autoformatering. Denna påverkar såväl pivotering som färger och linjer. Klicka på knappen Autoformat i verktygsfältet pivottabell. 8

9 Välj den layout du vill ha och klicka OK Vill du visa flera år bredvid varandra drar du ner sidfältet till kolumn- eller radrutan, det nya formatet ligger kvar 9

10 10

11 Pivotdiagram Att visa data och statistik i diagram är ett utmärkt sätt att på ett överskådligt och pedagogiskt sätt visa en sammanfattning av en mängd data Ett pivotdiagram är ett diagram som är synkroniserat med pivottabellen och anpassar sig efter de ändringar som görs där. På samma sätt anpassar sig pivottabellen efter de ändringar som görs i pivotdiagrammet. Skapa ett pivotdiagram från Pivottabellguiden Gör så här om du vill skapa ett pivotdiagram utan att först skapa en pivottabell: 1. Klicka på menyn Data Rapport för Pivottabell och Pivotdiagram. 2. Välj alternativet Pivotdiagramrapport (med Pivottabellrapport). 3. Klicka på Nästa och fullfölj guiden till slut. 11

12 Ett tomt diagram visas. Dra de fält du vill visa från Fältlistan till diagrammet och släpp dessa där. Lämpligt är att börja med datafältet. I exemplet drar vi fältet Försäljning (Dataelement) till datafältet samt fältet Försäljare till Kategorifältet. 12

13 Skapa pivotdiagram från en befintlig pivottabell Gör så här: placera markören i pivottabellen, klicka på knappen Diagramguiden eller tryck på funktionstangenten F11 Ett standarddiagram diagram skapas: Här kan du nu precis som i pivottabellen byta ut fälten genom att dra och släppa dessa från Fältlistan i kategorifältet under X-axeln. I exemplet byts här Försäljare ut mot varuslag OBS! Klicka på knappen Fältlista i verktygsfältet Pivottabell om fältlistan inte är synlig. 13

14 Fältlista 14

15 Dölj objekt vid utskrift De fältknappar som syns vid redigering av Pivotdiagrammet kan döljas om du inte vill ha dessa med vid till exempel utskrift. I verktygsfältet Pivottabell, klicka på Pivotdiagram Dölj knappar för pivotdiagramfält Fältknapparna är dolda 15

16 Statistik Vad är statistik? Begreppet statistik känner väl alla till, men vad står ordet för egentligen och hur använder man statistik? Vi samlar in uppgifter och analyserar dessa för att beskriva en företeelse eller förändring i en verksamhet. Dessa uppgifter är i regel siffror som beskriver hur något förändras under en period och vi kan se om förändringarna är positiva eller negativa. Exempelvis kan vi mäta hur en budget kontra utfall förändras. Statistik behöver naturligtvis inte bara handla om pengar. STC (Statistiska centralbyrån) lagrar information om befolkningsförändringar i landet per ort och län. Idrottsföreningar för statistik över effektiviteten i matcherna och mäter denna mot sina målsättningar. Inom meteorologin mäts förändringar i temperaturer, UV-strålning, regnmängder eller orkaner. Allt detta för att kunna göra prognoser för framtiden och visa på historik. Exempel på hur befolkningsstatistik kan visas I diagrammet visas invånarantalet i de olika länen i Sverige år

17 Lönestatistik Vid arbete med lönestatistik är man ofta intresserad av hur lönerna för olika grupperingar av en specifik lönegrupp ser ut. Exempelvis kan man vara intresserad skillnaden mellan män och kvinnor i en viss region och en viss åldersgrupp ser ut. I detta fall är en pivottabell ett perfekt hjälpmedel. I exemplet jobbar vi med en Excellista som består av 1070 påhittade namn samt uppgifter om ålder, kön, region etc. Första pivottabellen Visa medellönen När vi analyserar löner är inte summan av lönerna intressant utan här vill vi titta på medellönen. Gör så här för att ändra standardfunktionen Summa till Medel. Klicka på knappen Fältinställningar i verktygsfältet Pivottabell 17

18 Markera funktionen Medel i listrutan Sammanfatta med: Eftersom funktionen Medel är ett resultat av en division kommer den att generera ett antal oönskade decimaler. Vi ska därför formatera pivottabellen. Klicka på knappen Tal. Välj kategorin Tal, Decimaler 0 samt bocka för Använd tusentalsavgränsare. Pivottabell efter ändringar 18

19 Skapa ett dynamiskt beräkningsområde En kolumn i en pivottabell kan bestå av olika antal rader beroende på vilka kriterier som används. Därför är det användbart att kunna skapa ett dynamiskt beräkningsområde som anpassar sig efter pivottabellens storlek. För att göra det behöver vi använda oss av ett par kalkylbladsfunktioner, nämligen FÖRSKJUTNING och ANTALV. Vi ska namnge ett område som dynamiskt känner av hur många rader pivottabellen har. Klicka på Menyn Infoga Namn Definiera Namnge det första området som Kvinna, skriv sedan in formeln: =FÖRSKJUTNING(Blad1!$B$5;0;0;ANTALV(Blad1!$B$5:$B$65536;1)) i rutan Refererar till: Cell B5 är den första cell med ett lönevärde i och funktionen ANTALV räknar fram hur många celler med ett värde det finns från Cell B5:B :an anger att det är 1 kolumn som ska beräknas. För Män refererar vi till kolumn C istället 19

20 Median-, percentil- och kvartilberäkning Medianberäkning Ett medianvärde är det värde som har lika många högre som lägre värden i en datamängd. Om datamängden består av ett jämnt antal tal så blir Medianvärdet medelvärdet av de två värden närmast Medianen. Förutsättningen för att kunna räkna fram detta är att samtliga löner finns med i pivottabellen. Vi placerar ut fältet Personnummer som Radfält och Kön som Kolumnfält. När vi nu har ett dynamiskt område att referera till använder vi funktionen Median med argumenten Kvinna och Man på följande sätt: =Median(Kvinna) =Median(Man) Resultatet blir följande: Svaret vi får av detta är att lika många Kvinnor tjänar mer än kr som tjänar mindre medan samma siffra för männen i denna tabell är kr. 20

21 Percentilberäkning Percentilen använder vi för att räkna fram vilken lönenivå som har ett visst antal 10-tal procent högre respektive lägre löner i datamängden. Här talar man vanligtvis om 10:e percentilen (P10) och 90:e percentilen (P90). 50:e percentilen är Medianvärdet. I en datamängd mellan 0 och till 10 (11 tal) är 1 den 10 percentilen och 9 den 90:e. Vi skriver in funktionen för 10: percentilen på följande sätt: =PERCENTIL(Kvinna;0,1) och 90:e percentilen: =PERCENTIL(Kvinna;0,9) Resultatet i vårat exempel: 21

22 Kvartilberäkning Kvartilen använder vi för att räkna fram vilken lönenivå som har ett visst antal 25-tal procent högre respektive lägre löner i datamängden. Här talar man vanligtvis om 1:a kvartilen (25% lägre och 75% högre) och 3:e kvartilen (25% högre och 75% lägre).2:a kvartilen är Medianvärdet. Vi skriver in funktionen för 1:a kvartilen (25:e percentilen)på följande sätt: =KVARTIL(Kvinna;1) och 3:e kvartilen (75:e percentilen) =KVARTIL(Kvinna;3) Resultatet av detta blir följande: 22

23 När nu alla funktioner vi behöver är inskrivna kan vi på ett enkelt och smidigt sätt välja de fält vi vill titta på som sidfält. Vi kan välja regioner, avdelningar etc. Tabellen visar omgående de korrekta värdena. 23

24 Skapa pivottabeller från extern datakälla Om du vill skapa en pivottabell från datakällor som ligger externt (Accessdatabas, SQL Server eller AS 400) och där antalet poster överstiger vad Excel klarar av så är det enkelt. I exemplet ska vi koppla upp oss mot Accessdatabasen Northwind. Gör på följande sätt: Klicka på menyn Data Rapport för Pivottabell eller Pivotdiagram Välj Extern datakälla, klicka på Nästa Klicka på Hämta data 24

25 Välj MS Access-databas. Klicka på OK Leta upp Accessfilen, klicka på OK. 25

26 Flytta över de fält du vill analysera till den högra rutan med hjälp av pilen. Klicka på Nästa Om du vill göra en filtrering du göra detta i nästa ruta. Vi väljer att bara titta på Order lagda under Klicka på Nästa 26

27 Vi hoppar över sorteringen. Klicka på Nästa Välj Avsluta och klicka på Slutför för att återgå till Excel. 27

28 I nedanstående dialogruta, klicka på Nästa Välj i vilken cell du vill klistra in Pivottabellen Klicka på Slutför Skapa Pivottabellen som vanligt 28

29 Vi ska räkna ut ordersumma per Anställd och gör därför ett beräknat fält Resultatet blir följande: Du har nu en pivottabell där all data fortfarande ligger i Accessdatabasen, men som du kan manipulera som du vill. 29

30 Skapa Pivottabell från konsoliderade områden Om du har data på flera kalkylblad kan du konsolidera dessa för att skapa en enstaka pivottabell. Bilden nedan visar tre kalkylblad som vart och ett visar försäljning för olika artiklar i olika butiker i landet. I detta fall ligger informationen i samma arbetsbok, men den kan också ligga i olika arbetsböcker. 1. Starta på ett nytt tomt kalkylblad 2. Välj menyn Data Rapport för Pivottabell och Pivotdiagram för att starta Pivottabellguiden 3. Välj Flera konsolideringsområden, klicka på Nästa 30

31 4. Välj alternativet Skapa ett sidfält åt mig. Klicka på Nästa 5. Markera de områden som ska konsolideras och klicka på. Det första området i exemplet är Stockholm!$A$1:$D$12. Repetera dessa steg för blad Göteborg och Malmö. 31

32 32 6. När alla områden är klara, klicka på Nästa. Ange i vilken cell du vill placera Pivottabellen och klicka på Slutför.

33 7. Pivottabellen visar samlad information från de tre olika kalkylbladen. 8. Du kan själv byta ut namnen för fälten mot egna 33