Listor, register & tabeller i Excel

Transkript

1 av Infocell AB Tobias Ljung

2 Innehåll 1. Definierade tabeller Fördelar med definierade tabeller Skapa en definierad tabell Tabellformat Tabellformatsalternativ Ändra och justera tabellområde Namnge dina tabeller Utsnitt till tabeller... 9 Övningsuppgifter kapitel Sortera Vanlig sortering Sortera efter färg Anpassad sortering Övningsuppgifter kapitel Filtrera Filtrering av aktiv cell Filtrering via kryssrutor Radera filter Textfilter Talfilter Datumfilter Filter för teckenfärg, cellfärg och cellikon Övningsuppgifter kapitel Sök & Ersätt Övningsuppgifter kapitel Skapa brevetiketter i Word baserat på tabell i Excel Sammanfoga celler och kolumner Utskrift och utskriftsrubriker för listor, register och tabeller Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 1

3 Listor, register & tabeller i Excel Excel är ett perfekt verktyg och har använts länge när för att hantera listor, register och tabeller. Det kan t.ex. vara klassiska listor/register för personer och adresser, medlemmar eller projekt, men det kan också vara data som statistikuppgifter, bokförings- eller försäljningstransaktioner Det kan vara information som omfattar alltifrån några enstaka rader och kolumner till många tusen rader och kolumner. I Excel kan du använda dig av rader och kolumner, så behovet för de vanligaste listorna och registren tillgodoses. Det är enkelt att skapa och hantera tabelldata i Excel utan att lära sig formler och funktioner. Du kan enkelt kategorisera dina data med kolumner och du kan filtrera dina data på många olika sätt. Samtidigt kan du du snabbt summera dina data och sortera listorna enkelt på olika sätt och du kan proffsigt sammanställa dina data med diagram eller pivottabeller. När vi fortsättningsvis använder ordet tabell är det som ett samlingsnamn för listor, register och tabeller/databaser. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 2

4 1. Definierade tabeller 1.1 Fördelar med definierade tabeller En nyckel till framgång när det gäller att hantera listor, register och tabeller i Excel är att börja använda sig av s.k. definierade tabeller. Definierade tabeller ger dig som användare, skapare och administratör av tabeller fler verktyg för effektiv hantering. Bl.a. finns följande fördelar med definierade tabeller jämfört med vanliga cellområden: Autofilter appliceras automatiskt för tabellen. Du slipper låsa fönsterrutor då kolumnrubrikerna omvandlas till tabellrubriker vid skrollning. Radtotaler kan appliceras med en knapptryckning utan formelinmatning (t.ex. SUMMA, MEDEL, MAX). Automatisk kopiering av formler. Skriver du en formel i en ny kolumn så autokopieras formeln för alla celler i hela kolumnen ända ner till sista tabellraden. Nya rader och kolumner läggs automatiskt till i tabellområdet. Villkorsstyrd formatering följer automatiskt med till nya rader. Dynamiska diagram och pivottabeller. Länka dian diagram och pivottabeller mot en tabell så slipper du ändra källdataområde vid tillägg av ny data. Enklare namnhantering i formler som du länkar mot ditt tabellområde. 1.2 Skapa en definierad tabell För att skapa en definierad tabell gör du på följande sätt. Sätt din cellmarkör någonstans i din lista/tabell. I detta avsnitt använder vi filen Tabell.xlsx. (Tänk på att cellområdet som ska utgöra tabellen inte får innehålla tomma rader eller kolumner och bör ha kolumnrubriker). Gå in under menyfliken INFOGA och klicka på knappen Tabell eller använd kortkommandot Ctrl + T för att infoga tabellen (se bild nedan - 1). Dialogrutan Skapa tabell dyker upp (se bilden - 2) och Excel förstår vilket område som avses för vår tabell och föreslår det sammanhängande området A3:H20 som markeras med streckade linjer. Kontrollera att området stämmer med dina förväntningar. Kryssrutan Tabellen har rubriker helt riktigt är ikryssad. Notera att i de fall då tabellområdet inte innehåller några numeriska kolumner så kommer kryssrutan som standard icke vara ikryssad även om du satt rubriker i ditt område. Då måste du manuellt kryssa i detta val om du har rubriker i din tabell. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 3

5 När du sedan klickar OK så skapas din tabell och kommer att se ut enligt följande: Det man först lägger märke till är autofilter automatiskt har lagts till i tabellen och att tabellen har fått ett helt annat format. När tabellen är skapad och man står med cellmarkören i tabellområdet så finns en ny s.k. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 4

6 sammanhangsberoende menyflik (TABELLVERKTYG med menyflik DESIGN) tillgänglig för att hantera tabellens inställningar (se bild nedan). 1.3 Tabellformat Längst till höger i menyfliken DESIGN finns en grupp som heter Tabellformat. Här kan du välja vilket format du vill applicera på din tabell. Genom att klicka på knappen Mer så får du tillgång till ett stort antal standardformat att välja mellan. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 5

7 Det räcker att hovra med musen över något av tabellformaten för att se hur ett nytt format kommer att kunna förändra utseendet på din tabell. Skulle man inte vilja ha något speciellt format på sin tabell så kan man välja att klicka på knappen Radera nedanför tabellformaten (se bilden ovan) eller klicka på formatet längst upp till vänster som innebär inget format. 1.4 Tabellformatsalternativ I gruppen Tabellformatsalternativ kan man med kryssrutor snabbt ändra layout och funktioner för tabellen. Rubrikrad brukar man så gott som alltid ha ikryssad. Kryssar man ur den visas inte tabellens rubriker. Summarad är en smart funktion. Genom att kryssa i Summarad så kan du infoga funktioner som t.ex. beräknar summan av en kolumn eller medelvärdet av en kolumn. I exemplet nedan summeras kolumnerna för månadslön och årslön och för kolumnen Ålder så visas medelålder. Skulle jag sedan stänga av funktionerna genom att kryssa ur Summarad och därefter kryssa i Summarad igen så kommer Excel ihåg mina beräkningar och fyller i rätt summeringar igen. Filtrerar jag min lista så visar Excel summeringar för mina filtrerade data. Nedan är tabellen filtrerad på Kvinnor och vi ser att av totalt kronor i årslön så är kvinnornas årslön kronor. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 6

8 Kryssrutorna Olikfärgade rader och Olikfärgade kolumner är en möjlighet att färga rader och kolumner. Det är bara att kryssa i eller ur kryssrutorna och testa vilket som passar dig bäst beroende på vilket tabellformat du använder. Kryssar man i Första kolumnen resp. Sista kolumnen så appliceras fetstil för dessa kolumner. Sista knappen i gruppen Tabellformatsalternativ är Filtreringsknapp. Här har du möjligheten att stänga av och sätta på autofiltret. Denna knapp är en nyhet i Excel Ändra och justera tabellområde Om du skulle behöva ändra storlek på ditt tabellområde kan du klicka på knappen Ändra storlek på tabell i menyfliken DESIGN. Dialogrutan Ändra storlek på tabell dyker upp och du kan markera ditt nya tabellområde med musen i rutnätet eller skriva in cellreferenserna i fältet i dialogrutan. Längst ner till höger i tabellområdet finns en liten markering som talar om var tabellen slutar. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 7

9 Genom att ta tag i denna markering och dra i någon riktning och sedan släppa så kan du också öka eller minska tabellområdet. Lägger man till information på nya rader nedanför eller nya kolumner till höger om tabellen så kommer denna data automatiskt att omfattas av tabellen, vilket är smart. Detta gör att man sällan behöver justera tabellområdet manuellt. 1.6 Namnge dina tabeller När man skapar en definierad tabell så skapar Excel automatiskt ett namn för tabellen, t.ex. Tabell1. För att underlätta när du bygger formler och för att enkelt förstå innebörden av ett namn är det smart att döpa dina tabeller logiskt efter innehåll. För att döpa om en tabell markerar du tabellen och går in under menyfliken DESIGN och klickar i fältet Tabellnamn och skriver in önskat namn (se bild nedan). Förutom att du kan använda namnet i dina formler kan du också klicka på namnrutan och skriva in tabellnamnet eller välja det från droplistan så markeras tabellen oavsett var din Excelfil du befinner dig (se bild nedan). Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 8

10 1.7 Utsnitt till tabeller En nyhet i Excel 2013 är att du kan skapa och använda utsnitt direkt till dina tabeller. Tidigare gick detta endast att göra för pivottabeller. Utsnitt är ett enkelt sätt att låta användaren filtrera sina data på. Vi ska nu applicera ett utsnitt i vårt exempel. Vi står med cellmarkören i tabellen och går in under menyfliken DESIGN och klickar på knappen Infoga utsnitt som finns i gruppen Verktyg (se bild nedan). Dialogrutan Infoga utsnitt visas och du kryssar i de kolumner för vilka du vill skapa utsnitt. I vårt exempel vill vi ha ett utsnitt där vi kan filtrera vår tabell beroende på kön så vi kryssar i rutan för Kön och bekräftar med OK. Ett utsnitt har nu skapats bredvid vår tabell. Utsnitt är ett s.k. objekt och ligger ovanpå rutnätet precis som exempelvis textrutor, bilder och diagram. Du kan placera utsnitten var du vill genom att dra och släppa dem till önskat ställe. I utsnittet finns nu två knappar; Man och Kvinna (1). Genom att klicka på knappen för Kvinna i utsnittet så filtreras vår tabell och visar bara uppgifter avseende kvinnorna (2). Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 9

11 Vill du radera filtreringen så klickar du bara på ikonen med tratt och kryss längst upp till höger i utsnittet. För att markera flera knappar samtidigt så håller man nere Ctrl-knappen samtidigt som man klickar med musen på knapparna. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 10

12 Övningsuppgifter kapitel Öppna filen Adressregister.xlsx och gå till bladfliken Lista. 2. Gör om listan till en definierad tabell. 3. Ta bort de olikfärgade raderna och ändra formatet till ett rött format. 4. Lägg till summeringar för kolumnerna Antal barn, Årsinkomst och Ålder. Gör en summering för Årsinkomst, ta fram maxvärdet för Antal barn och beräkna medelvärde för Ålder. 5. Döp tabellen till Adresslista. 6. Skapa ett utsnitt för kolumnen Boende. a. Färglägg utsnittet i samma stil som tabellen. b. Storleksförändra utsnittet - höjd 3,3 cm och bredd 3,0 cm. c. Placera utsnittet längst upp till höger bredvid tabellen. d. Filtrera listan på hyresrätt. e. Ta bort filtreringen och filtrera istället på Bostadsrätt & Villa.Sortera Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 11

13 2. Sortera 2.1 Vanlig sortering För att effektivt kunna hantera tabellinformation i Excel behöver man ofta kunna sortera tabellen. I detta avsnitt går vi igenom hur du kan sortera din tabell på olika sätt. Öppna filen Sortera.xlsx. Vi ser en tabell över 17 anställda personer på en sjukhusavdelning. Vi vill nu sortera vår tabell i anställningsnummerordning och vi vill ha lägst anställningsnummer först i tabellen. Det finns flera olika sätt att sortera på i Excel. Ett sätt är att högerklicka i den kolumnen som du vill sortera på (i detta fall Anstnr) och välja Sortera och Sortera från minsta till största (även kallad stigande ordning). Vill man istället sortera i fallande ordning väljer man istället Sortera från största till minsta. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 12

14 Listan blir nu sorterad enligt följande: Ett annat sätt att utföra samma sak på är att klicka i listpilen för den kolumn man vill sortera på (Anstnr) och välja Sortera från minsta till största. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 13

15 Ett tredje sätt är att så med cellmarkören i kolumnen man vill sortera på och då in under menyfliken DATA och klicka på knappen Sortera från A-Ö (se bild nedan). Som du ser i bilden ovan så kan du också lägga till sorteringsknapparna i verktygsfältet Snabbåtkomst och använda knapparna där istället för under menyfliken DATA. 2.2 Sortera efter färg Om du har markerat vissa celler med en färg kan du sortera efter dessa färger. I exemplet (se bilden nedan) har vi markerat tre namn med rött och vill sortera så att dessa namn hamnar överst i vår lista när vi sorterar. Övriga ska ligga kvar i den ordning som dom ligger före sorteringen. Jag klickar i listpilen för kolumnen Förnamn och väljer Sortera efter färg och klickar på den röda färgen. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 14

16 Min tabell sorteras på röd cellfärg överst. Har jag en tabell på flera hundra eller tusen rader och har markerat några celler med en viss färg är detta ett effektivt sätt att visualisera dem. På samma sätt kan man sortera efter teckenfärg och cellikon. 2.3 Anpassad sortering Ibland har man speciella önskemål om hur man vill sortera sina uppgifter. Då kan man med hjälp av en anpassad lista skapa en Anpassad sortering. I exemplet nedan (filen Sortera.xlsx och bladfliken säljare) så har vi en lista över olika säljare på ett företag. Företaget verkar i Regionerna Syd, Väst, Öst, Mitten och Norr. Man använder alltid denna geografiska ordning i rapporter och uppställningar, men att sortera enligt Syd, Väst, Öst, Mitten och Norr kan vi ju inte uppnå genom vanlig sortering. Först behöver vi skapa en anpassad lista. Gå in under ARKIV och Alternativ. Välj Avancerat och skrolla långt ner till avsnittet Allmänt och klicka på knappen Redigera anpassade listor. Dialogen Anpassade listor visas och du ser Excels inbyggda listor som dagar och månadsnamn. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 15

17 a För att sedan få in en önskad lista kan antingen skriva listan direkt in i fältet för Listelement (Enter mellan varje listelement) och sedan klicka på Lägg till så läggs listan till. Har man en färdig lista i Excel klickar man på fältet till vänster om Importera och anger rätt cellområde i Excel. Har man en färdig lista i Excel så är tipset att markera listan före man går in i menyn. Då kommer nämligen området automatiskt att markeras i dialogen. Klicka sedan på Importera och OK två gånger. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 16

18 Nu har vi skapat vår lista och kan därefter utföra en anpassad sortering enligt våra önskemål. Vi vill alltså sortera vår lista i fallande ordning så att Syd visas först och Norr visas sist i tabellen. Högerklicka någonstans i kolumnen för Region och välj Sortera och Anpassad sortering. Eller klicka på knappen Sortera under menyfliken DATA. Dialogen Sortera visas och fyll i att sortera efter Region och Värden. Välj slutligen Anpassad lista och klicka OK (1). Välj sedan den önskade listan och bekräfta med OK (2). Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 17

19 Nu har listan blivit sorterad efter din anpassade list med Syd först och Norr sist. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 18

20 Övningsuppgifter kapitel Öppna filen Fruktträd.xlsx. 2. Sortera tabellen efter Pris i fallande ordning. 3. Sortera därefter tabellen i bokstavsordning på Namn. 4. Skapa en anpassad lista för trädsort (Sort). Ordningen ska vara Äpple, Päron, Körsbär, Plommon. 5. Sortera din lista efter den anpassade listan. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 19

21 3. Filtrera Det kanske mest effektiva verktyget när man analyserar data i tabeller är nog filtrering. Man kan filtrera på flera olika sätt; med kryssrutor, textfilter, talfilter och datumfilter, teckenfärg, cellfärg och cellikon. I kapitlet arbetar vi i filen Filtrera.xlsx. Tabellen består av 64 stycken icke namngivna personer. Uppgift om befattning, bransch, stad, land, kön och ålder uppges tillsammans med lön och datum för senaste uppdatering av uppgifterna. 3.1 Filtrering av aktiv cell Ett enkelt sätt att filtrera på ett cellvärde är att markera cellen ifråga och högerklicka och välja att Filtrera efter den markerade cellens värde (se bilden). I exemplet högerklickar vi cell A3 (VD) och lista filtreras till att endast visa uppgifter för alla personer som har befattningen VD. 3.2 Filtrering via kryssrutor Det vanligaste sättet att filtrera sina tabeller är att använda de kryssrutor som finns för varje kolumn. Klickar du på respektive kolumns listpil så har du möjlighet att kryssa ur och i önskade element. I exemplet nedan väljer vi först att kryssa ur (Markera allt) för att ta bort alla kryssrutor och sedan kryssa i Ekonomichef och IT-chef så att lista sedan blir filtrerad att endast visa dessa befattningar (se bilden nedan). Listan minskas från 64 personer till att visa 15 personer. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 20

22 Lägg också märke till att så fort en kolumn är filtrerad så visas en tratt till höger uppe i listpilen. Vill man sedan filtrera på ytterligare kolumner så är det bara att klicka på respektive listpil och välja vilka element man vill filtrera på. Vi väljer att filtrera på länderna Danmark, Finland och Tyskland och listan krymper till att visa de 7 personer som dels är antingen IT-chef eller Ekonomichef och är bosatt i Danmark, Finland eller Tyskland. Lägg märke till att Excel visar filtrerade rader i blå färg (annars svart). De bortfiltrerade raderna finns kvar i tabellen men raderna döljs. Som du ser i exemplet ovan är rad 5, 7, 24, 32, 35, 36 och rad 46 filtrerade. Resten är dolda. 3.3 Radera filter För att radera ett enstaka filter (för en enstaka kolumn) så klickar du på den filtrerade kolumnens listpil och väljer Radera filter i [Kolumnnamn]. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 21

23 Om du har fler än ett filter applicerat på din tabell så kan du ta bort alla filter genom att klicka på menyfliken DATA och välja att klicka på knappen Ta bort. Använder man detta kommando ofta kan det vara smart att lägga till knappen i verktygsfältet Snabbåtkomst se bilden nedan. För att göra detta högerklickar du bara på knappen Ta bort och väljer Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. 3.4 Textfilter Vill man filtrera sin lista beroende på textinnehåll i en kolumn kan man använda textfilter. Man kan t.ex. ange om en cell börjar på en viss bokstav eller innehåller vissa ord. För att applicera ett textfilter så klickar du på listpilen för aktuell kolumn och väljer Textfilter. Sedan väljer du vilken operator du vill använda. I vårt exempel väljer vi Slutar med. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 22

24 Dialogrutan Anpassat autofilter dyker upp och vi skriver in att ordet ska sluta på land och bekräftar sedan med OK. Här finns också möjligheter att använda ytterligare ett argument med antingen och eller eller som villkor. Använder du och så måste båda villkoren vara uppfyllda. Använder du eller så räcker det att något av villkoren uppfylls. Listan visar då bara länderna som innehåller land, d.v.s. England, Finland och Tyskland. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 23

25 3.5 Talfilter På samma sätt som man använder textfilter för kolumner innehållande text så använder man talfilter för kolumner som innehåller tal. I vårt exempel vill vi filtrera fram alla personer som är över 60 år. Vi klickar på listpilen i kolumnen Ålder och väljer Talfilter och Större än. Skriv in 60 i fältet och tryck OK. Listan har nu blivit filtrerad och visar bara personer som är mer än 60 år. 3.6 Datumfilter I fält som innehåller datum kan man filtrera m h a datumfilter. I vårt exempel har vi fältet Uppdaterat som innehåller datum om när löneuppgifterna senast uppdaterats. Vi vill nu filtrera fram de personer där lönen uppdaterats mellan och Vi klickar på listpilen för kolumnen Uppdaterat och väljer Datumfilter. Här finns som du ser en stor mängd valmöjligheter. Vi väljer i vårt fall Mellan och skriver in datum från och till. Klickar man på kalendern till höger kan man också välja datum genom att klicka med musen. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 24

26 Vi ser nu att vår lista endast visar fyra personer vars löneuppgifter blivit uppdaterade under perioden. 3.7 Filter för teckenfärg, cellfärg och cellikon Ibland använder man cellfärg eller teckenfärg för att markera saker i text och tabeller. I Excel är det möjligt att filtrera ut teckenfärg, cellfärg eller cellikon. I bladfliken Färgfilter i samma fil Filter.xlsx så finns samma lista som i första fliken, men där vi har färgat vissa celler och tecken med färg samt applicerat ikoner. I kolumnen befattning har vi markerat ett antal intressanta personer med orange cellfärg som vi skulle vilja filtrera listan på. Enklast gör vi så att vi högerklickar på en av de cellerna som innehåller cellfärgen och väljer Filter och Filter efter den markerade cellens färg. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 25

27 Listan filtreras nu och visa bara de tre personer som hade markerats med orange cellfärg. Du gör precis på samma sätt om du vill filtrera fram de personer för vilka staden har röd teckenfärg eller för vilka som har en viss ikon. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 26

28 Övningsuppgifter kapitel Öppna filen Anställda.xlsx och bladfliken Blad2. 2. Gör om listan till en definierad tabell. 3. Filtrera listan så att den bara visar kvinnorna. Vad är medellönen för kvinnorna? 4. Ta bort filtreringen. 5. Filtrera på anställningstyperna Visstid och Vikariat samt för alla som har anställningsnummer lägre än Hur många personer uppfyller dessa kriterier? 6. Ta bort båda filtren med en knapptryckning. 7. Filtrera ut de personer som har cellikonen uppåtpil. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 27

29 4. Sök & Ersätt Att snabbt kunna söka fram information ur tabeller är bra att kunna. Ibland behöver man också ersätta befintlig information med ny. Därför är det viktigt att kunna veta hur man söker fram information och ersätter information effektivt i tabeller. I detta kapitel använder vi filen Anställda.xlsx. (se bild nedan) För att söka i Excel går du in under menyfliken Start och klickar på knappen Sök och markera och väljer därefter Sök eller Ersätt. Dialogrutan Sök och ersätt öppnas. Beroende på vilket val du gjorde hamnar du i fliken Sök eller Ersätt. Kortkommandot för sök är Ctrl + B och för ersätt Ctrl + H. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 28

30 Om du nu hade en enda cell markerad i rutnätet före du valda Sök/Ersätt så kommer din sökning per automatik ske i hela bladfliken. Skriver jag t ex in Mats och klickar Sök nästa så hamnar jag på första Mats som finns nedanför där jag står med markören (cell B6), Det finns även en Mats i cell B18. När jag klickar Sök alla, så får jag upp en lista på alla Mats och markören hoppar till den närmsta Mats. Så här kan man alltså söka fram information. Om jag bara har en cell markerad så söker Excel efter Mats i hela bladfliken. Om jag däremot markerar ett område t ex A4:G12 och klickar Sök alla på Mats jag då söker Excel bara i det markerade området och hittar därmed bara en enda Mats. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 29

31 Alternativ-knappen - Söka efter speciellt format (färg, fetstil, teckensnitt etc.) Gulmarkera ett par celler sök sedan efter GUL cellfärg. - Kan söka i hela arbetsboken Lägg in en Vera i Blad2 och sök sedan efter Vera i hela arbetsboken. Vi får då plötsligt två träffar istället för en träff. - Sökordning (rader, kolumner) och om man ska söka i Formler/värden/kommentarer - Matcha gemener/versaler o Testa med att skriva in mats med denna intryckt Näpp! - Matcha hela cellinnehållet o Testa först att skriva in och sök på Vikariat. Vi får då tre träffar. o Testa med att skriva in Vikaria med denna intryckt Näpp! Bläddra snabbt till fliken Ersätt. Den fungerar precis som Sök, med tillägget att man har en rad för Ersätt där man anger vad man ska ersätta det man hittat med. Och så kan man välja om man vill ersätta alla hittade eller bara den som är markerad. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 30

32 Övningsuppgifter kapitel Öppna filen Perenner.xls. a. Hur många perenner har färgen vit (vit ensam eller tillsammans med annan färg)? b. Hur många perenner har endast färgen vit? c. Hur många blommar i april? d. Hur många vill bara ha halvskugga, skugga? e. Hur många perenner har sol i sitt namn? f. Hur många perenner på rad 2 till 30 blommar i maj? 2. Öppna filen Fröer Lista.xls. a. Ersätt alla priser på liten påse som kostar 18,00 kr med kr. b. Ersätt alla halvskugga med delskugga c. Ersätt alla tomma celler i kolumnen Zon (3st) med värdet Uppgift saknas. Autojustera sedan den kolumnen. d. Ersätt alla som har antal frön 1000 med samma värde (1000), men färglägg cellerna grönt. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 31

33 5. Skapa brevetiketter i Word baserat på tabell i Excel Genom att skapa ett Worddokument som är kopplat mot en tabell i Excel kan du snabbt och effektivt skriva ut din adresslista eller dylikt som du har i Excel på valfria etiketter eller kuvert. I detta avsnitt lär du dig skapa ett sådant kopplat Worddokument. Öppna filen Adressregister.xlsx. Filen innehåller ett antal uppgifter om 50 personer. Listan kunde lika gärna omfatta 500 personer eller personer principen är densamma. Spara filen om du har gjort några förändringar i adressregistret som du vill ha med när vi nu ska skapa våra etiketter. Stäng Excelfilen. Se till att du står i ett Worddokument (behöver inte vara ett nytt och tomt, kan vara ett befintligt). Gå in under menyfliken UTSKICK och klicka på Etiketter (eller Kuvert om du ska koppla adressutskrift direkt till kuvert). För att sedan välja vilka slags etiketter som du ska använda så klickar du på knappen Alternativ (se bild nedan till vänster - 1). Dialogrutan Etikettalternativ öppnas då (se bild nedan till höger - 2). Där kan du välja din Etikettleverantör och Produktnummer som du ser på din etikettförpackning. Till höger visas då höjd och bredd för etiketten. Du kan också klicka på knappen Information längst ner till vänster och få upp med detaljerad information som du också kan ändra efter egna önskemål. Klickar du på knappen Ny etikett... får du upp samma detaljer och kan spara din egen etikett. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 32

34 I vårt exempel väljer vi Etikettleverantör Avery A4/A5 och Produktnummer 3475 och klickar sedan OK (bild ovan). Därefter klickar vi på knappen Nytt dokument (bild nedan). Ett nytt dokument skapas då med en tabell som motsvarar måtten på dina valda etiketter (se bild nedan). Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 33

35 Nästa steg är nu att koppla ihop vårt Worddokument med vårt adressregister i Excel. Under menyfliken UTSKICK så klickar du på knappen Välj mottagare och sedan Använd en befintlig lista. (Här finns också möjlighet att skriva in en lista manuellt Ange en ny lista samt att välja en kontaktlista från Outlook Välj från Outlook-kontakter ). Leta sedan upp filen som du ska använda i utforskaren och dubbelklicka på filen. Markera den tabell du vill använda som underlag och se till att kryssrutan Första raden med data innehåller kolumnrubriker är ikryssade om du har rubriker i din tabell. Klicka sedan OK. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 34

36 Nu ska du skapa en kopplingsinstruktion för Word där du beskriver vilka fält från Excel som ska kopplas mot etiketterna i Worddokumentet. Du klickar på nederdelen av knappen Infoga kopplingsinstruktion och väljer först Förnamn och slår sedan ett mellanslag och väljer sedan att infoga Efternamn. Därefter slår du en radbrytning och väljer Postadress och ytterligare en radbrytning innan du väljer att infoga Postnummer och mellanslag följt av Ort. Klicka sedan på knappen Uppdatera etiketter för att sprida kopplingen till alla fält i Wordtabellen/etikettmallen. Därefter klickar du på knappen Förhandsgranska resultat för att se hur dina etiketter kommer att se ut vid en kommande utskrift. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 35

37 Nu är allt färdigt för utskrift. I detta exempel vill jag först skriva ut mina etiketter till en PDF-fil så jag klickar på knappen Slutför och koppla och sedan på Skriv ut dokument (1). Därefter kan du välja om du vill skriva ut Alla poster eller bara Aktuell post eller en önskat postintervall. Vi vill i exemplet att skriva ut alla våra 50 etiketter så vi låter Alla vara valt och klickar sedan OK. Därefter väljer jag min PDF-skrivare (eller vanliga skrivare om jag så önskar) och bekräftar med OK. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 36

38 Du väljer var du vill spara din PDF-fil någonstans och filen ser ut enligt följande: Växla sedan tillbaka till Worddokumentet och spara filen som Adressregister.docx. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 37

39 6. Sammanfoga celler och kolumner Listor, register & tabeller i Excel När man arbetar med listor, register och tabeller kan det ibland vara bra att veta hur man sammanfogar celler och kolumner i Excel. Många gånger får man t.ex. ut information om förnamn och efternamn i två olika kolumner, men behöver sammanfoga dessa till en kolumn för vidare hantering. Kanske behöver du skapa mailadresser utifrån föroch efternamn, eller lägga till mått som kvm, kr eller kg/person etc. För att sammanfoga olika cellvärden med varandra kan man antingen använda sig av funktionen SAMMANFOGA eller helt enkelt använda &-tecknet i sina formler. Vi kommer i detta kapitel visa hur man enkelt kan använda &- tecknet för att sammanfoga olika celler och kolumner. I avsnittet arbetar vi i filen Sammanfoga.xlsx. Vi vill åstadkomma följande: 1. Skapa en ny kolumn mellan Efternamn och Avdelning som heter Namn och som ska vara en sammanslagning av kolumnen Förnamn och Efternamn med ett mellanslag däremellan. 2. Skapa en ny kolumn före Avdelning som vi döper till E-postadress. Kolumnen ska vara en sammanslagning av Förnamn +. [punkt] + Efternamn + bolag.se 3. Skapa en ny kolumn sist som vi döper till Kontorsyta, kvm. Vi ska ta värdet från kolumnen Kontorsyta och lägga till ett mellanslag och kvm. Vi börjar med att infoga en kolumn före Avdelning. Vi anger kolumnrubriken till Namn i cell C3 och skriver följande formel i cell C4: =A4& &A5 Efter likamedstecknet klickar jag på cell A4 och därefter skriver jag ett &-tecken för att sammanfoga. Sedan vill jag ha ett mellanslag före nästa sammanslagning av cell A5. För att åstadkomma mellanslaget (text) så måste jag ange dubbla citationstecken ( ) runt om min text. Därefter ytterligare ett &-tecknen för att sammanfoga och slutligen klicka på cell A5 och bekfräfta formeln. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 38

40 Eftersom vår lista är en definierad tabell så kommer formlerna skrivas med kolumnnamn istället för fasta cellreferenser. Tabellen ska nu se ut enligt nedan. Sedan infogar vi en ny kolumn före Avdelning och döper den till E-postadress. Ställ dig i cell D4 och skriv in ett likamedstecken och peka på cell A4 och sedan ett &-tecken och dubbla citationstecken följt av en punkt. Därefter dubbla citationstecken och ytterligare ett &-tecken och peka sedan på cell B4. Sedan skriver vi ett &-tecken och dubbla citationstecken och avslutar med dubbla citationstecken se raden nedanför. =[@Förnamn]&"."&[@Efternamn]&"@bolaget.se" Tabellen ska nu se ut enligt nedan. Avslutningsvis så skapar vi en kolumn sist som vi döper till Kontorsyta, kvm. Vi ställer oss i cell H4 och skriver följande formel: Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 39

41 kvm" Tabellen ser nu ut enligt nedan. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 40

42 7. Utskrift och utskriftsrubriker för listor, register och tabeller När man skriver ut listor, register och tabeller som är mer än en sida så är det praktiskt att ange vilka radrubriker som man vill ha för utskrift på alla sidor. Öppna flilen Adressregister.xlsx. När vi förhandsgranska dokumentet ser vi att vi har ett stående utskriftsformat och att dokumentet skrivs ut med tre sidor i bredd. Vi börjar med att ändra utskriftsorienteringen till liggande genom att gå in under menyfliken SIDLAYOUT och klicka på Orientering och Liggande. Sedan minskar vi även marginalerna till vara enlig Smal (se bilden nedan). Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 41

43 Registret får fortfarande inte plats på en sida i bredd. Om vi nu trots allt vill skriva ut registret med en sida i bredd så anger vi Bredd 1 sida i gruppen Anpassa under menyfliken SIDLAYOUT (se bilden nedan). Utskriften justeras nu automatiskt till 1 sida i bredd, vilket innebär 83 % av ursprunglig storlek (se under Skala). För att nu skriva ut rubrikerna rad 1 på varje sida så klickar du på knappen Utskriftsrubriker i gruppen Utskriftsformat i menyfliken SIDLAYOUT. Dialogen Utskriftsformat och fliken Blad aktiveras. Klicka i fältet för Rader överst och klicka på rad 1 i rutnätet. Bekräfta sedan med OK. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 42

44 Nu kommer dina kolumnrubriker med på alla sidor vid utskrift. Infocell AB 2013 Excel Premium - Excel dygnet runt Sida 43