INNEHÅLL EXCEL

Transkript

1 INNEHÅLL EXCEL ALLMÄNT... 2 LABORATIONSHÄFTETS MÅL... 2 HJÄLP... 2 NYTT... 2 MARKERA CELLER... 3 SKRIVA IN DATA... 4 Kolumnbredd och radhöjd... 4 Format... 4 Formler (Beräkningar)... 4 Hur formler fungerar... 5 RADERA... 6 SPARA... 6 KOPIERA CELLER... 6 ETT EXEMPEL PÅ ANVÄNDNING AV FORMLER... 7 SNABBMENYER... 8 SKAPA SERIE... 8 SKAPA DIAGRAM... 8 ÖVERFÖRING TILL WORD... 9 FÖRHANDSGRANSKA... 9 UTSKRIFT... 9 ANDRA FUNKTIONER I EXCEL ÖVNINGAR I EXCEL... 11

2 EXCEL 2000 Allmänt Excel är ett användbart och mycket kraftfullt program när kalkyler, beräkningar, ekonomiska rapporter, mm. skall framställas. Du kan få ut fina rapporter på skrivare eller skärm med t ex cirkulära, linjära, tredimesionella eller stapeldiagram. Programmet räknar snabbt ut ändringar i en kalkyl, upptäcker logiska fel, har inbyggda formler och är användarvänligt. För att komma in i Excel klickar Du på Microsoft Excel-ikonen ibland Office-genvägarna på skrivbordet eller klickar på Start, Program, Microsoft Excel. Excelfönstret har samma princip och uppbyggnad som de andra Windowsprogrammens fönster. Där finns en menyrad med rullgardinsmenyer, ett verktygsfält och själva kalkylbladet. I Excel arbetar man i en sk arbetsbok som är samma sak som ett dokument i Word Varje arbetsbok består i sin tur av flera blad, och man kan växla mellan dessa genom att klicka på flikarna i nederkant av det synliga bladet. Cellerna är numrerade lodrätt och bokstaverade horisontellt. Du flyttar Dig över rutnätet med hjälp av musen eller piltangenterna. Laborationshäftets mål Efter denna laboration skall Du ha lärt Dig förstå och kunna använda några grundläggande funktioner i Excel: Skapa nya kalkylblad. Öppna, förändra, ta bort och spara arbetsböcker. Skriva, förändra, kopiera och radera information i celler. Använda funktioner för enklare uträkningar. Skapa diagram till kalkyler. Hjälp I Excel hittar Du hjälpen under Hjälp i menyraden.genom att välja frågetecknet (?) så får du hjälp av Officeassistenten eller så kan Du välja något av de andra alternativen. Varje dialogruta i Excel är också försedd med en Hjälpknapp där Du kan få hjälp med det Du just för tillfället arbetar med. Nytt När Du skall påbörja en ny arbetsbok går Du in under Arkiv i menyraden och väljer Nytt. Har Du precis startat Excel så befinner Du Dig redan i en ny arbetsbok. 2

3 Markera celler När Du vill markera en cell, dvs göra den aktiv, pekar Du på önskad cell och klickar med musen. Du ser att cellen är markerad på den grövre ramen. Markering av celler kan också göras med hjälp av piltangenterna på tangentbordet. Ofta behöver Du markera fler än en cell och detta görs genom att placera muspekaren (ser ut som ett stort plustecken) mitt på den första cellen i det område Du vill markera, hålla ned vänster musknapp, dra åt det håll markeringen skall ske och släppa upp musknappen när Du är klar. Du kan markera en hel rad eller kolumn genom att peka och klicka på bokstaven eller numret för respektive rad/kolumn. Ett område kan vara markerat men endast en cell åt gången kan vara aktiv cell. För att ta bort en markering från en cell behöver Du bara klicka med musknappen när Du står utanför det markerade området. Tips! Genom att hålla in knappen Ctrl och klicka med muspekaren på olika celler, kan Du markera celler som inte ligger i anknytning till varandra! Aktiv cell Markerat område Markören som den skall se ut då en cell markeras 3

4 Skriva in data Du kan skriva in text, tal eller formler i cellerna med hjälp av tangentbordet. Det Du skriver in syns både i cellen och i det formelfält som finns mellan dokumentet och verktygsfältet på skärmen. Där står också referensen till den cell som är markerad och som Du skriver i. När Du har skrivit in något i en cell trycker Du Retur eller på acceptknappen. Acceptknappen är den knapp mellan dokumentet och verktygsfältet med en grön bock på. Bredvid den har Du en ångerknapp med ett rött kryss på som Du använder när Du ångrat inmatning. Vid detta tillfälle kan även Esc-knappen användas på tangentbordet. Formelfältet Kolumnbredd och radhöjd Om cellen är för liten för Din text eler Ditt tal måste Du ändra storlek på cellen/kolumnen. Det gör Du enklast genom att peka på avgränsarlinjen mellan två kolumnetikketer (A,B,C ), hålla nere vänster musknapp och dra åt höger. PÅ motsvarande sätt kan Du ändra radhöjd genom att peka på radens nedre avgränsarlinje och dra neråt eller uppåt. Format Du kan välja hur innehållet i cellen ska se ut, t ex teckensnitt, storlek, justering eller olika taloch datumformat. Detta kan man ställa in genom att markera en eller flera celler, rader eller kolumner och sedan välja menyalternativet Format och Celler Det finns också snabbvalsknappar för vissa format. Botanisera bland verktygsfälten, skriv t ex in ett tal och snabbformatera det till valutaformat eller procentformat. Snabbval för Valutaformat, Procentformat och Tusentalsavgränsning Formler (Beräkningar) När Du har skrivit in värden i cellerna och vill göra beräkningar på dessa anger Du referenserna istället för värdena. Vill Du t ex lägga ihop talet som står cell A1 med talet i cell A2 så skriver Du =A1+A2 i den cell Du vill ha resultatet. Likamedtecknet (=) anger att det 4

5 är en formel som skrivs in. Det finns också olika formler/funktioner för beräkningar och färdiga värden. I Excel finns en uppsjö av fördefinierade funktioner, som skall vara till hjälp vid olika beräkningar. Dessa återfinns i den sk Funktionsguiden. Funktionsguiden fås fram genom att klicka på dess verktygsikon (f x ). Funktionen Du väljer hamnar i den cell som är markerad i dokumentet. Markera de celler som skall vara med i beräkningen och gör eventuella justeringar. Referenserna skrivs med semikolon (;) för att skilja dem åt och referensintervall skrivs med kolon (:). Ex, intervall skrivs som A1:A3, det betyder cellen A1 till och med A3. Enstaka celler skrivs A1;B4;F6, det betyder cellen A1 och B4 och F6. I verktygsfältet finns en Summeringsknapp som Du kan använda. Aktivera den cell där Du vill ha summan, klicka därefter på summaknappen. Då får Du upp ett förslag på vilka celler som skall ingå i summeringen. Om detta inte är vad Du avser markerar Du bara upp det område som skall summeras, det syns genom en streckad, blinkande ram runt området. Klicka på acceptknappen för att bekräfta eller tryck Retur. Summeringsknapp Hur formler fungerar En formel är en ekvation som analyserar data i ett kalkylblad. Formler utför operationer som addition, multiplikation och jämförelser av kalkylbladsvärden. De kan också kombinera värden. Formler kan referera till andra celler i samma kalkylblad, celler i andra blad i samma arbetsbok eller celler i blad som finns i andra arbetsböcker. Formler beräknar värden i en viss ordning som kallas för syntax. En formel i Microsoft Excel börjar med ett likhetstecken (=) följt av det som formeln beräknar. Följande exempel subtraherar 1 från 5. Formelns resultat visas sedan i cellen. = 5-1 En formel kan referera till en cell. Om Du vill att en cell ska innehålla samma värde som en annan cell, skriver Du ett likhetstecken följt av referensen till den cellen. Cellen som innehåller formeln kallas för underordnad cell, vilket innebär att dess värde är beroende av värdet i en annan cell. När celler som formeln refererar till ändras, ändras också cellen som innehåller formeln. Följande formel multiplicerar värdet i cell B15 med 5. Formeln räknas om när värdet i cell B15 ändras. 5

6 = B15*5 Om du vill skriva in text som t ex börjar med = eller måste Du antingen sätta cellens format till Tezxt eller börja texten med en apostrof (den kommer inte att synas). Radera I efterhand kan Du behöva radera data i vissa celler. I Redigera-menyn hittar Du Raderakommandot som Du kan använda när Du har markerat den eller de celler Du vill ta bort. Man kan även använda Delete på tangentbordet. Spara Du måste komma ihåg att spara Ditt arbete både under arbetets gång och vid avslut. Under Arkiv-menyn väljer Du Spara som... första gången Du sparar Din arbetsbok. Du skriver in namnet på arbetsboken i dialogrutan som kommer upp på skärmen. När Du följande gånger ska spara detta dokument behöver Du bara välja Spara under Arkiv. OBS! Se till att ditt dokument sparas på ditt konto (h:\), lokal hårddisk eller en diskett då det annars finns risk att det försvinner. I verktygsfältet hittar Du en knapp med en diskett på som är ett snabbkommando för att spara. Övning: Skriv in följande tabell i ett nyöppnat kalkylblad i Excel. Mjölk 6 Mjöl 14 Frukt 17 Tidning 20 Ost 37 Bröd 15 SUMMA 109 I den cell det står "109" i skall Du mata in en formel som hela tiden ger Dig summan av de tal som finns ovanför i samma kolumn. Om Du sedan ändrar t ex Frukt till 20, så skall SUMMA ändras till 112 automatiskt. Kopiera celler Markera den cell Du vill ha kopierad. Välj Kopiera i menyn Redigera. Markera den cell där Du vill ha kopieringen och välj Klistra in i menyn Redigera. Ett snabbare sätt att kopiera en cell till närliggande celler är att först markera den cell Du vill kopiera, peka med pekaren i cellens nedre högra hörn så att musmarkören antar utseendet av ett litet svart kors, tryck ned vänster musknapp och dra över det område Du vill ha det kopierde värdet/texten. Denna funktion kallas Autofyll. Om du kopierar en formel kommer Excel att anpassas formeln till celladresserna. 6

7 Skriv in följande tabell i ett kalkylblad: Antal Á-pris Summa Totalt Fyll nu i första radens summaruta med en formel som multiplicerar sntal med á-pris. Fyll sedan nedåt och lägg slutligen till en formel för totalsumman. Ett exempel på användning av formler I Excel finns en formel som heter EXAKT. Den tillhör kategorin Textformler. Nedan kommer ett exempel som visar hur den kan användas. 1. Ställ markören i cell E1 2. Välj funktionsguiden och bläddra dig fram till formeln EXAKT. Välj den. 3.Guiden visar då inmatningsrutor: Text1: Text2: 4.Här skriver du in ett cellvärde i respektive textruta, exvis A1 och C1 (du kan även klicka på en cell så skrivs värdet in automatiskt). När du skrivit in dessa två värden klickar du Ok. Rad nr 1 bör då se ut så här: SANT 5. Skriv in två olika ord i A1 och C1 (observera att funktionen även skiljer på stor och liten bokstav). Konkurrens Konkurens FALSKT 6. Skriv in två lika ord i A1 och C1. Konkurrens Konkurrens SANT Klicka i E1 och se efter vad som står i inmatningsrutan, det bör se ut så här: =EXAKT(A1;C1) 7

8 Snabbmenyer Excel har snabbmenyer med ofta använda kommandon. Peka och klicka med höger musknapp över markerat område. Du får en snabbmeny där Du kan välja mellan ett antal kommandon som är de vanligaste när Du jobbar med Excel. Skapa serie Om Du vill ha en serie datum, tal, årtal osv behöver Du inte själv skriva in varje värde eftersom det finns en enkel funktion för detta i Excel. Skriv in de två första värdena i Din serie. Markera dessa och peka på andra cellens nedre högra hörn tills ett svart kors syns och dra med pilen åt det håll Du vill ha serien. Den här funktionen kallas även för Autofyll. Skapa diagram I Excel kan Du rita diagram av olika slag till de tabeller Du har skapat. Du kan göra på två sätt när Du skapar diagram. Det första alternativet är att markera de data som Du vill ska ingå i diagrammet, välja Diagram i Infoga-menyn. Därefter kan man välja om diagrammet skall infogas på befintligt kalkylblad eller om det skall in som ett nytt blad i arbetsboken. Det andra och snabbare alternativet är att peka och klicka på Diagramguideknappen i verktygsfältet. Diagramguiden Du kan dels välja att fylla i alla de data som behövs till diagrammet i guiden eller helt enkelt bara välja slutför för att fylla i data senare. Om du inte väljer slutför så ska du i de dialogrutor som följer välja typ av diagram, text till axlarna, rubrik mm. När du har valt SLUTFÖR kan du bestämma storleken på diagrammet genom att dra i hörnen eller flytta för att förstora och förminska diagrammet, eller flytta det genom att hålla vänster musknapp inne med pekaren över diagrammet. 8

9 Övning: Skriv in följande tabell över försäljningen av produkten XX under en 10-årsperiod i ett dokument och skapa ett diagram av denna.(använd funktionen Autofyll när Du skriver in årtalen!) Lägg till en passande rubrik och axeltexter i diagrambladet. Överföring till Word Diagram och tabeller kan ofta ingå i rapporter, PM eller uppsatser som Du skriver i Word för Windows. Med hjälp av kopierafunktionen kan Du överföra Dina diagram till Ditt Worddokument. Markera i Excel det diagram eller tabell som Du vill ha kopierat. Gå in under Redigera-menyn och välj Kopiera. Klicka ned Excelfönstret med minimeringsknappen och starta Word. Öppna Ditt dokument och välj Klistra in under Redigera-menyn när Du placerat markören där Du vill ha diagrammet/tabellen i dokumentet. Även här kan Du ändra i Ditt diagram genom att markera och dubbelklicka med musen i diagramområdet. Då startas Exceldokumentet upp igen och Du kan redigera som vanligt. För att sedan komma åter till Worddokumentet avslutar Du Excel. Det finns ytterligare ett sätt att infoga tabeller eller diagram i Word. I menyn Infoga finns ett kommando Objekt... där Du i en dialogruta väljer om Du vill infoga ett diagram- eller kalkylblad från Excel. Excel startas upp och Du kan skapa det Du vill ha och sedan avsluta. Detta finns nu i Ditt öppnade dokument i Word. Förhandsgranska Genom att förhandsgranska kalkyl- eller diagramblad ser Du hur dessa kommer att se ut vid utskrift. Kommandot Förhandsgranska hittar Du i Arkivmenyn eller i verktygsfältet. Utskrift För att skriva ut arbeten i Excel väljer Du Skriv ut... i Arkivmenyn. 9

10 Andra funktioner i Excel Du kan föra anteckningar om innehållet i Dina celler för att hålla reda på vad de egentligen innehåller. Markera den cell Du vill skriva om och välj Kommentar i menyn Infoga. I den ruta som kommer upp på skärmen kan Du anteckna ytterligare information om cellinnehållet. Om Du vill ändra på ett ord eller en siffra genomgående i Ditt kalkylblad gör Du detta enklast genom att välja Ersätt... i Redigera-menyn. I en dialogruta får Du ange vilket ord/tal Du söker och vilket Du vill ersätta det med. Sökningen och ersättandet sker nu automatiskt i det öppna bladet. I Excel liksom i Word för Windows finns en stavningskontroll som Du kan använda när Du är osäker på stavningen. Välj Stavning... i menyn Verktyg. Om sökfunktionen hittar något som inte finns i dess ordlista kommer detta upp i en dialogruta på skärmen med ett förslag till hur Du skall stava det. Under Celler... i Format-menyn hittar Du flera kommandon för utseendet på t ex texten, cellmönster, ramar mm. 10

11 Övningar i Excel dec-02 jan -03 Inkomster Lön 7000 (+5%) Utgifter Mat 1500 (+5%) Hyra 3000 (+10%) Telefon 1000 (-5%) Litteratur 1200 (1500) Kläder 600 (0%) Hygien, läkarvård 700 (+5%) Kvar?? 1. Skriv in ovanstående kalkyl i Excel. Börja med att skriva av dec-02 och sedan göra beräkningarna för jan-03 efter de procentuella höjningarna. I cell med parentes eller frågetecken skall det naturligtvis vara en formel inskriven. 2. Skapa ett cirkeldiagram av följande data för dec-02. Hyra 43% Mat 21% Telefon 15% Spara 21% 3. Skriv av tabellen nedan, beräkna medelvärdet av temperaturen de 10 första dagarna i januari. Det finns en färdig formel för medelvärde. Ändra på ett värde och se hur medelvärdet automatiskt förändras i resultatcellen. Dag Temperatur

12 4. Provisionsberäkning säljare i Frösö Import AB Namn Budget Utfall % av budget provision i kr provis i % Karlsson, Eskil Sjölund, Lena Häggström, Martin Strandberg, Elisabet Svensson, Anna Bertilsson, Bertil Jones, Indiana Eriksson, Stefan Haglund, Malin % i provision (av utfallet) om de uppnår mindre än 30% av sin budget 10% om de uppnår 30-50% av sin budget 15% om de uppnår mer än 50% Skapa formler (med hjälp av funktionsguiden) i de gulmarkerade delen av arbetsboken. 5. Avdelning Efternamn Förnamn Anställningsdag Anställningstid Ekonomi Berg Erik Admin Fredriksson Sten Personal Andersson Åke Tekniska Tresteg Marianne Ekonomi Persson Britt-Marie Drift Jansson Birgitta Säljavd von Post Kristina Ekonomi Tynneman Karin Ekonomi Bergström Tage Ekonomi Lindgren Per Ekonomi Lindkvist Peter Admin Arbro Ulla Admin Eriksson Anna Personal Ericsson Malin Beräkna antalet dagar de varit anställda fram till dagens datum. De formler som du ska använda tillhör kategorin Datum och Tid. 12