Att skriva i Word 3 Menyer och verktygslådor 4. Verktygsflikar 4

Transkript

1 Att skriva med Word 00

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Att skriva i Word 3 Menyer och verktygslådor 4 Verktygsflikar 4 Fliken Start 4 Fliken Infoga 4 Fliken Sidlayout 4 Fliken Referenser 4 Fliken Utskick 5 Fliken Granska 5 Fliken Visa 5 Rullgardinen 6 Vyer 6 Utskriftslayout 7 Helskärmsläsning 7 Webblayout 7 Disposition 7 Utkast 7 Fliken Arkiv 7 Spara ditt dokument 8 Tänk på! 0 Fliken Start Gruppen Urklipp Gruppen Tecken Gruppen Stycke 3 Gruppen Format 4 Övning: Formatmallar 4 Gruppen Redigering 5 Fliken Infoga 6 Gruppen Sidor 6 Gruppen Tabeller 7 Gruppen Illustrationer 7 Gruppen Sidhuvud/Sidfot 9 Övning: Sidnummer 0

3 Gruppen Text Övning: WordArt 4 Fliken Sidlayout 6 Gruppen Teman 6 Gruppen Utskriftsformat 7 Gruppen Sidbakgrund 8 Gruppen Stycke 8 Gruppen Ordna 8 Fliken Referenser 9 Gruppen Innehållsförteckning 9 Övning: Innehållsförteckning 30 Fliken Granska 3 Gruppen Språkkontroll 3 Gruppen Kommentarer 3 Gruppen Spårning 3 Gruppen Ändringar 33 Övning: Spåra ändringar 33 Fliken Visa 34 Gruppen Dokumentvyer 34 Gruppen Visa 35 Gruppen Zooma 36 Mer avancerade funktioner 37 Gruppen Symboler 37 Gruppen Index 37 Gruppen Index 38 Gruppen Språk 38 Tips 40 Mer information om Word 00 4

4 Att skriva i Word Med hjälp av detta material lär du dig använda de grundläggande funktionerna i Microsoft Word 00. Materialet är uppbyggt av övningar för att du ska kunna skriva egna texter och använda de vanligaste funktionerna. Du kommer att lära dig hur du på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med dina texter i Microsoft Word 00. 3

5 Menyer och verktygslådor Verktygsflikar Fliken Start Fliken Infoga Fliken Sidlayout Fliken Referenser 4

6 Fliken Utskick Fliken Granska Fliken Visa 5

7 Rullgardinen I alla Office program finns det en smart funktion som vi väljer att kalla för rullgardinen. Denna funktion kan man få fram var man än är i Word. Man får fram funktionen genom att klicka med höger musknapp och då kommer verktygsfliken upp. Det kan vara smidigt att använda denna verktygsflik eftersom den ger dig de vanligaste funktionerna som du kan tänkas behöva. Menyvalen anpassas beroende på var du högerklickar. Vyer I Word finns ett antal huvudvyer som du hittar längst nere i högra hörnet. Utskriftslayout Helskärmsläsning Webblayout Disposition Utkast 6

8 Utskriftslayout Denna vy är standardvyn och där ser du hur text, objekt och grafik kommer att se ut när du skriver ut dokumentet. Därför är det förmodligen den vyn du kommer att använda mest. Helskärmsläsning Om du skulle vilja läsa längre texter på datorskärmen så underlättar helskärmsläget detta eftersom texten blir större och raderna kortare. Webblayout I denna vy kan du se hur dokumentet kommer att se ut om du skulle publicera det på internet. Disposition I denna vy ser du dokumentets övergripande struktur. Det är också den enklaste vyn att ändra dokumentets upplägg, alltså dess disposition. Utkast Denna vy skiljer sig inte mycket från utskriftslayouten. Denna vy är anpassad så att den kräver mindre av datorn och därmed kan den medföra snabbare redigering, men generellt kommer du inte att använda dig av utkastsvyn, eftersom den begränsar möjligheten att se hur dokumentet kommer att se ut när det skrivs ut. Fliken Arkiv Fliken Arkiv kallas även ibland för Backstage-vyn, men hädanefter kommer vi att använda namnet Arkiv. Om du har ett dokument öppet så kommer fliken Info att visas automatiskt annars kommer fliken Senaste att visas. 7

9 Fördjupning Under Arkiv kan man spara sitt arbete, skriva ut och göra olika inställningar. Filnamnet i Word är oftast filnamn.docx, men.docx infördes redan i Word 007 så om du öppnar en fil som heter.docx i Word 00 och programmet vill öppna filen i något som heter kompatibilitetsläge så är det för att filen är skriven i Word 007. För mer information om kompatibilitetsläge se Tips i slutet av dokumentet. Spara ditt dokument För att spara en fil i Word 00 så trycker man Arkiv Spara och om det är första gången du sparar ditt dokument så kommer en dialogruta att dyka upp. Sitter du på högskolans datorer så kom ihåg att alltid spara dina filer på M: det är din hemkatalog i nätverket. Om du skulle råka spara på skrivbordet så är sannolikheten stor för att ditt arbete inte finns kvar när du loggar in igen. I dialogrutan bestämmer du flera saker, bland annat: Vad din sparade fil ska döpas till () Var du ska spara din fil () Vilken filtyp som ditt dokument ska sparas som (3) 3 8

10 Om du redan har sparat ditt dokument så kommer inte dialogrutan (på bilden överst) upp. Du kan också spara ditt arbete genom att trycka på Spara eller genom att använda ett kortkommando. För en lista på de vanligaste kortkommandona se bilaga Kortkommando i slutet av dokumentet. Fördjupning Word 00 jobbar med automatiska filer. Det är en fil som gör en back-up på vad du gör i ditt dokument så att datorn kan komma ihåg dina ändringar om datorn exempelvis skulle krascha. Den automatiska filen heter ~$ditt dokuments filnamn utan dem den första bokstaven.docx så om din fil heter exempel.docx så heter den automatiska filen ~$xempel.docx. Under fliken Arkiv så kan du också skriva ut ditt dokument genom att trycka Arkiv Skriv ut och då får du fram följande dialogruta. För att skriva ut så trycker du på knappen Skriv ut. Om du vill skriva ut i färg eller göra andra inställningar för din utskrift så måste du trycka på Skrivaregenskaper. 9

11 Om du skriver ut på Malmö högskola så är standardinställningen alltid svart-vit och dubbelsidig utskrift. När du trycker på Arkiv Skriv ut Skrivaregenskaper så får du fram följande dialogruta Där kan du göra flera saker, bland annat: Ändra till färgutskrift () Byta papperstyp () Byta mellan porträtt och landskaps utskrift (stående eller liggande) (3) Ändra till enkelsidig utskrift (stänga av duplex) (4) Ställa in häftning av din utskrift (upp till 50 sidor) (5) Hålslagning (6) Tänk på! Tänk på att alltid skriva ut på skrivaren som heter FOLLOWPRINT Din utskrift hämtar du ut genom att logga in med ditt multikort. 0

12 Fliken Start Under fliken Start hittar du fem grupper av verktyg: Urklipp, Tecken, Stycke, Format och Redigering Urklip Tecken Stycke Format Redigering Gruppen Urklipp Under urklipp kommer du åt knapparna Klistra in (), Klipp ut (), Kopiera (3) och Hämta Format (4) du kan också trycka på den lilla pilen längst ner i fönstret för att få fram Urklippsfönstret (5). Klista in, Klipp ut och Kopiera använder du för att hantera text eller objekt (exempelvis en bild). Du kan använda Hämta format på fliken Start om du vill använda textformatering och vissa grundläggande grafiska formatmallar, t.ex. kantlinjer och fyllningseffekter. Markera den text eller grafik som har den formatering du vill kopiera. Klicka på Hämta format i gruppen Urklipp på fliken Start. Pekaren ändras till en målarpensel Dubbelklicka på knappen Hämta format om du vill ändra formatet i flera markeringar i dokumentet. Markera den text eller grafik du vill formatera. Om du vill avbryta formateringen trycker du på ESC.

13 Gruppen Tecken I Office-paketet för 00, kan man ställa in så att man skriver med fet stil (F), kursiv stil (K), samt understruken stil (U). Det är lätt att ändra mellan dessa olika inställningar. Under gruppen Tecken, finner du de olika alternativen. För att ändra mellan de olika stilarna markeras den text som du vill ändra och sedan klickar du på någon av de olika inställningarna. Teckensnitt är enkelt förklarat stilen på texten du skriver. Du kan antingen välja att trycka på den lilla pilen vid Teckensnitt () och scrolla ner och välja Times New Roman för att sedan trycka på den lilla pilen vid Teckenstorlek () och scrolla ner och välja för att göra detta. Eller så kan du göra allting på en gång genom att trycka fram dialogrutan Tecken (3). 3 I dialogrutan kan du alltså både ändra teckensnitt och teckenstorlek på samma gång. Om du bara vill förändra teckenstorleken men behålla samma typsnitt kan du också använda knapparna Förstora teckensnitt och Minska teckensnitt ( & till höger).

14 Knappen Texteffekter öppnar upp samma meny som WordArt och det kommer du att få lära dig mer om när vi går igenom fliken Infoga. Gruppen Stycke Nästa grupp av verktyg under Start är Stycke. Under stycke kommer du åt att Vänsterjustera text (), Centrera (), Högerjustera text (3), Justera (4) samt Rad- och styckeavstånd (5) Rad- och styckavstånd använder du för att ställa in avståndet mellan raderna i ditt stycka samt om du vill ha avstånd före och efter ditt stycke. I gruppen Stycke hittar du också knappar för att Minska indrag och Öka indrag ( & ) för det stycket du håller på att skriva i samt knappen Visa alla (3). 3 Visa alla funktionen är väldigt användbar för att se vilka formateringar som finns i dokumentet. 3

15 Gruppen Format Nästa grupp under fliken Start är Format. Under Format hittar du alla dina formatmallar som du för tillfället har aktiverade i ditt dokument. Genom att använda dig av formatmallar för att formatera din brödtext (den texten som inte är rubriker) och dina rubriker så kan du också enkelt skapa en automatisk innehållsförteckning. Övning: Formatmallar Under fliken Start i gruppen Format hittar du flera knappar bland annat en som det står Rubrik på och en som det står Rubrik på. I denna övning ska du ändra på dessa bägge mallarna och bekanta dig lite med varför det är så bra att använda sig av formatmallar. Skapa ett nytt Word-dokument genom att trycka Arkiv Nytt eller genom att använda snabbkommandot Ctrl + N. För att ändra formatmallarna för Rubrik och Rubrik så kan du högerklicka på respektive knapp, då får du upp en rullgardin. Tryck på Ändra för att få upp en dialogruta där du kan välja vilket teckensnitt, vilken teckenstorlek m.m. som du vill att din formatmall ska ha. Ställ in Rubrik och Rubrik hur du vill och skriv sedan in Det här är rubrik överst i ditt dokument. Markera texten du just skrivit och tryck på 4

16 knappen Rubrik eller använd snabbkommandot Ctrl + Alt +. Skriv sedan in Det här är rubrik under din första rubrik och gör om samma procedur fast tryck istället på knappen Rubrik eller på snabbkommandot Ctrl + Alt +. Nu har du skapat två olika rubriker med hjälp av dina formatmallar. När du använder formatmallar för dina rubriker kan du snabbt navigera i ditt dokument genom att använda Navigeringsfönstret. Vi kommer att gå igenom det lite noggrannare under fliken Visa men du kan prova genom att trycka Visa Navigeringsfönstret eller genom att trycka Alt sen Ö sen R. När du har använt formatmallar så är det också möjligt att skapa automatiska innehållsförteckningar. Det kommer du att få lära dig hur man gör när vi går igenom fliken Referenser. Gruppen Redigering I gruppen Redigering finns tre knappar Sök (), Ersätt (), och Markera (3). Om du har ett långt dokument och vill ta reda på var du har skrivit ett speciellt ord så är det enkelt att använda Sök. 3 Om du vill söka upp ett speciellt ord (exempelvis ett namn) som du vill ändra stavning på, så funkar det utmärkt att använda ersätt. Tryck på Ersätt så får du upp en dialogruta där du fyller i vilket ord du letar efter och vad du vill ersätta med. 5

17 Fliken Infoga Under fliken infoga hittar du de fem grupperna: Sidor, Tabeller, Illustrationer, Länkar, Sidhuvud/sidfot, Text och Symboler. Tabeller Text Symboler Sidor Illustrationer Länkar Sidhuvud/sidfot Gruppen Sidor Under sidor hittar du tre knappar Försättsblad (), Tom sida () och Sidbrytning (3). Dessa funktioner fungerar att använda om du snabbt vill skapa ett försättsblad till ditt dokument, enkelt lägga till en tom sida eller lägga till en sidbrytning. Funktionerna Tom sida och Sidbrytning utförs direkt när du trycker på knappen ( & 3). Försättsblad öppnar upp en lista med olika stilar att välja mellan. 3 6

18 Gruppen Tabeller Under gruppen Tabeller finns det en knapp Tabell. Med hjälp av den knappen kan du infoga en tabell i ditt dokument. När du trycker på knappen Tabell så kommer det upp en meny-list. Där kan du bl.a. infoga ett Excel-kalkylblad. Gruppen Illustrationer Under gruppen Illustrationer hittar du sex knappar: Infoga bild från fil (), Clip Art (), Figurer (3), Infoga SmartArt-grafik (4), Infoga Diagram (5), och Skärmbild (6) Om du trycker på Infoga bild så får du upp en dialogruta. 7

19 Infoga Clip Art är en funktion för att infoga bilder och andra typer av medieklipp. Om du trycker på fliken Infoga finns det en knapp som heter Figurer. Här finns ett urval av figurer som kan infogas i dokumentet. Fördjupning För att infoga en figur i ditt dokument trycker du på knappen Figurer sen väljer du den figur du vill använda. När du trycker på den figur du vill ha kommer ritverktyget upp. Håll nere Vänster musknapp och rita ut din figur i ditt dokument. När du ritar din figur kan du genom att hålla nere Ctrl + Shift få den 00 % symmetrisk. SmartArt är ett verktyg för att enkelt visa förhållanden mellan olika grafiska objekt, t.ex. som i ett organisationsschema. 3 Klicka sedan på knappen SmartArt. När du trycker på knappen SmartArt kommer det en ny dialogruta Här finns en rad olika alternativ som du kan välja mellan (3). 8

20 Du kan Infoga Diagram i Word 00. När du gör detta kommer en ny dialogruta att dyka upp. Med funktionen Skärmbild kan du klippa ut olika delar av skärmen, precis som i en skärmdump. Skillnaden mot en skärmdump är att man kan, med detta verktyg mycket exakt plocka ut de delar man vill ha. När du trycker på knappen Skärmbild, dyker det upp ett antal olika alternativ om du har mer än ett Windows fönster aktivt. Tanken med detta är man kan välja vilket fönster man ska göra urklippet i. När du är nöjd med ditt val trycker du på Skärmurklipp. Gruppen Sidhuvud/Sidfot Under gruppen Sidhuvud/Sidfot finns det som standard tre funktioner: Sidhuvud (), Sidfot () och Sidnummer (3). 3 9

21 När du trycker på Sidhuvud så får du upp en lista med olika stilar på sidhuvuden. Sidhuvud används för att att få samma innehåll överst på varje sida i dokumentet, till exempel en logga eller en tentamenskod. Sidfot fungerar precis likadant som Sidhuvud förutom att att du då lägger till innehåll nederst på varje sida i dokumentet. Det är till exempel vanligt att lägga till kontaktinformation i sidfoten. Sidnummer lägger till en kronologisk numrering av sidorna i ditt dokumentet. Övning: Sidnummer Öppna ett nytt dokument och klistra in nedanstående logotyp på första sidan. Tryck sedan Infoga Sidnummer och välj Nederst på sidan Oformaterat nummer 3. Så fort du gjort ovanstående val så kommer du att komma in i en ny flik Design till höger om Visa. 0

22 Under fliken Design så kan flera inställningar göras bland annat kan du trycka på Annorlunda förstasida för att ta bort sidnumret från första sidan i dokumentet, till exempel om du har en första sida med en logga. Vill du att ditt dokument efter en första sida ska börja med sidnummer så finns det ett steg till att göra innan du är klar. Tryck Infoga Sidnummer Formatera sidnummer för att få fram en dialogruta där du kan ställa in så att sidnummerräkningen börjar på 0 (). Då har du ett dokument med en första sida och sedan börjar sidnumreringen med en på den egentliga sidan. Du kan också använda dig av funktionen Försättsblad under gruppen Sidor för att göra en förstasida utan sidnummer, eftersom sidnumreringen automatiskt hoppar över denna sida. Det är ett lite lättare sätt, men du är också begränsad till att bara använda mallar. Om du istället vill ha sidnummer som börjar på sidan 3 eller längre bak i dokumentet så är det också möjligt att göra, men det kräver lite fler inställningar. För det första måste du dela in ditt dokument i olika avsnitt, det gör du genom att trycka Sidlayout Brytningar och välja något val under gruppen Avsnittsbrytningar. För denna övnings skull är det bäst om du trycker Sidlayout Brytningar Löpande när du har markören på den sidan som du vill

23 att sidnumreringen ska börja ifrån. Du kan enkelt skilja olika avsnitt i ditt dokument genom att titta på sidfoten. När du gjort en avsnittsuppdelning så trycker du på Infoga Sidnummer och väljer en formatering som du tycker passar. När du har ett dokument med avsnittsuppdelningar så aktiveras en funktion som annars inte går att trycka på och det är under fliken Design som kommer upp när du gjort ditt val av formatering på sidnumret. Funktionen heter Länka till föregående och är aktiverad som standard. För att få ett sidnummer från sidan 3 eller längre fram i dokumentet så måste du klicka bort Länka till föregående och sedan trycka Infoga Sidnummer Formatera sidnummer och ställa in att räkningen börjar från i det aktuella avsnittet. Gruppen Text Under gruppen Text så hittar du: Textruta (), Snabbdelar (), WordArt (3), Anfang (4), Signaturrad (5), Datum och tid (6) och Objekt (7)

24 Textruta är en funktion som gör att du kan infoga text i en ruta vilket gör att texten kan bete sig som ett objekt till exempel en bild. Den andra texten i dokumentet kan då formateras efter textrutan som i detta exempel. Det här är ett exempel på en textruta. WordArt är ett verktyg för att göra en text lite roligare och mer estetisk. Man kan applicera skuggor, konturer, fyllnadsfärger (3 på föregående sida). När du trycker på WordArt så får du upp en lista med val. På bilden här till höger ser man de olika val man kan göra. För att komma in i formateringsverktyget för WordArt trycker du på en av de förinställda textlayouterna (exempelvis som röda markeringen). När du trycker på en av de förinställda layouterna, kommer först och främst den layout du valt att appliceras (). Samt att det kommer upp en ny flik efter Visa, som heter Ritverktyg-Format (). 3

25 Under fliken format kommer ett nytt verktygsfält att dyka upp. Med detta verktygsfält kan man förändra formatet på WordArt objektet. Man kan belägga objektet med skugga, glödeffekter, omforma text. För att applicera dessa effekter trycker du på knappen Texteffekter. När du gör detta kommer du få upp en rad olika effekter som du kan använda på din text. Övning: WordArt I denna övning kommer du att infoga ett WordArt objekt i ett nytt dokument. Vi ska också applicera en rad olika effekter på texten så att den kommer se lite mer tilldragande ut. När du är färdig med övningen kommer du att ha en liknande text som bilden nedan. Skillnader i färg och form, samt storlek i text spelar ingen större roll. Du bestämmer själv dessa utformningar. 4

26 Tryck på Infoga WordArt och tryck på det första valet för text-layout. I rutan som kommer fram där det står Skriv din text här ska du skriva in FOLLOWPRINT. Tryck på Texteffekter under den nya fliken Ritverktyg-Format och prova dig fram. I bilden ovan har vi använt Omvandla, Reflektion och Fasning för att böja, spegla och göra konturer på texten. Datum och tid är ett verktyg för att automatiskt föra in dagens datum och klockslag i dokumentet som du håller på att skriva. När du trycker på Datum och tid får du upp en dialogruta där du bland annat kan välja att datumet ska uppdateras automatiskt (). Då uppdateras datumet för varje gång du sparar dokumentet. Nästa funktion under gruppen Text är Objekt där du kan infoga alltifrån pdf-filer till ljud och video-klipp i ditt dokument. När du trycker på Objekt så får du fram en dialogruta. Som du kan se finns det ganska många olika filtyper att välja mellan. Det är bara att prova sig fram eftersom funktionen varierar lite beroende på vad du väljer att infoga för objekt. 5

27 Fliken Sidlayout Under fliken Sidlayout hittar du fem grupper av verktyg. Teman, Utskriftsformat, Sidbakgrund, Stycke, Ordna. Teman Sidbakgrund Ordna Utskriftsformat Stycke Gruppen Teman Teman (), Temafärger (), Temateckensnitt (3), och Temaeffekter (4). 4 3 Under Teman kan du enkelt byta ditt dokuments övergripande design. Ett dokumenttema ställer in temafärger, temateckensnitt (formatmallar) och temaeffekter. När du trycker på Teman så kommer det upp en meny-list. 6

28 Du kan också använda Temafärger, Temateckensnitt och Temaeffekter (-4 på förra sidan) för att skapa ditt eget tema. Gruppen Utskriftsformat Under Utskriftsformat hittar du åtta knappar Marginaler (), Orientering (), Storlek (3), Spalter (4), Brytningar (5), Radnummer (6), Avstavning (7) och Utskriftsformat (8) Med hjälp av verktygen i gruppen Utskriftsformat så kan du ställa in så att ditt dokument har ett annat format än standarden som är stående A4. Du kan också ställa in om du vill skriva din text i spalter istället för över hela dokumentytan. 7

29 Gruppen Sidbakgrund Under Sidbakgrund hittar du tre verktyg. Vattenstämpel (), Sidfärg () och Sidkantlinjer (3). 3 Gruppen Stycke Under gruppen Stycke hittar du två verktyg. Indrag () och Avstånd (). Med hjälp av dessa verktyg kan du ändra hur dina stycken ska formateras t ex radavstånd. Gruppen Ordna Gruppen Ordna innehåller verktygen Placering (), Radbyte (), Flytta framåt (3), Flytta bakåt (4), Markeringsfönster (5), Justering (6), Gruppera (7) och Rotera (8) Om du inte har något objekt (exempelvis en bild) markerad så är bara funktionerna Markeringsfönster (5) och Justering (6) valbara. Med hjälp av verktygen i gruppen Ordna så kan du anpassa hur dina objekt passar in i ditt dokument. 8

30 Fliken Referenser Under fliken Referenser så hittar du 6 grupper av verktyg. Innehållsförteckning, Fotnoter, Källhänvisningar och Litteraturförteckningar, Beskrivningar, Index och Citatförteckning. Fotnoter Innehållsförteckning Källhänvisningar och Index Citatförteckning Beskrivningar Gruppen Innehållsförteckning Under gruppen Innehållsförteckning hittar du tre verktyg Innehållsförteckning (), Lägg till text () och Uppdatera tabell (3). 3 Om du väljer Innehållsförteckning så får du fram en lista där du kan välja olika utseenden på din innehållsförteckning. För att få en automatisk innehållsförteckning krävs det att du har rubricerat med formatmallar konsekvent genom hela ditt dokument. 9

31 Övning: Innehållsförteckning Starta ett nytt dokument och skriv in olika rubriker med hjälp av formatmallar. Ta fram Navigeringsfönstret för att dubbelkolla så att dina rubriker finns med genom att trycka Visa Navigeringsfönstret. Nu ska du skapa en automatisk innehållsförteckning. Tryck Referenser Innehållsförteckning och välj sedan Automatisk Innehållsförteckn. Flytta dina rubriker längre fram i dokumentet och ändra ordning på dem. Med hjälp av Referenser Uppdatera tabell kan du automatiskt ändra din innehållsförteckning så att den stämmer, du måste dock markera din innehållsförteckning annars är funktionen Uppdatera tabell inaktiverad. Du kan också markera din innehållsförteckning och högerklicka på den och välja Uppdatera fält för att automatiskt uppdatera din innehållsförteckning så att den stämmer. 30

32 Fliken Granska Under fliken Granska så hittar du sju grupper av verktyg. Språkkontroll, Språk, Kommentarer, Spårning, Ändringar, Jämför och Skydda. Språk Spårning Jämför Skydda Språkkontroll Kommentarer Ändringar Gruppen Språkkontroll Under gruppen Språkkontroll hittar du fyra funktioner. Stavning och grammatik (), Referensinformation (), Synonymer (3) och Räkna ord (4). 4 3 Stavning och grammatik är ett verktyg som kontrollerar om ditt dokument innehåller felstavningar och grammatiska fel. Du kan också trycka på F7 som är snabb-kommandot för att genast starta Stavning och grammatik. 3

33 Gruppen Kommentarer Under gruppen Kommentarer hittar du fyra verktyg Ny kommentar (), Ta bort kommentar (), Föregående kommentar (3), Nästa kommentar (4). 4 3 Med hjälp av Kommentarer kan du få feedback på ditt dokument utan att själva texten i dokumentet behöver ändras. Ta bort kommentar, Föregående kommentar och Nästa kommentar aktiveras först när du har kommentarer i ditt dokument. Gruppen Spårning Alla verktygen under gruppen Spårning, fyra stycken, används för att kontrollera vilka ändringar som görs i ett dokument. I gruppen finns funktionerna Spåra ändringar (), Visa för granskning (), Visa markering (3), Granskningsruta (4)

34 För att aktivera funktion -4 så måste först dokumentet vara aktiverat för att Spåra ändringar. Det som händer är att ändringar som görs i dokumentet sparas som förslag och måste granskas innan dem börjar gälla. Denna funktion hänger ihop med hela gruppen Ändringar. Gruppen Ändringar Under gruppen Ändringar så hittar du fyra funktioner Acceptera och gå till nästa (), Ignorera och gå till nästa (), Föregående ändring (3), Nästa ändring (4). 3 4 Övning: Spåra ändringar Öppna ett nytt dokument och aktivera funktionen spåra ändringar genom att trycka Granska Spåra ändringar. Om du provar att skriva in text så blir den röd och understruken. Detta betyder att Word 00 har registrerat att du vill ändra i dokumentet, men att ändringarna måste godkännas innan de får genomslag. Gå till gruppen Ändringar och välj Acceptera och gå till nästa () eller pilen för att få fram en lista där du kan godkänna alla ändringar i ditt dokument (). 33

35 Du kan också Ignorera och gå till nästa om du inte vill att ändringen ska gå igenom. Du måste godkänna alla ändringar i ditt dokument så länge funktionen Spåra ändringar är aktiverad, även formateringar, så funktionen gäller alltså inte bara text som ska in i dokumentet. Funktionerna Föregående ändring och Nästa ändring använder du för att hoppa mellan olika förslag till ändringar. Fliken Visa Fliken Visa innehåller fem grupper av verktyg. Dokumentvyer, Visa, Zooma, Fönster och Makron. Dokumentvyer Visa Zooma Fönster Makron Gruppen Dokumentvyer Här hittar du dem olika dokumentvyerna som du kan använda i Word 00. Utskriftslayout (), Helskärmsläsning (), Webblayout (3), Disposition (4), Utkast (5)

36 Gruppen Visa Under gruppen Visa finns tre funktioner. Linjal (), Stödlinjer (), och Navigeringsfönstret (3). 3 Linjal tar fram en vågrät () och lodrät () linjal samt en knapp för tabbstopp (3). 3 Om du trycker på knappen för tabbstopp (3) så kan du ändra mellan fem olika tabbar och två olika indrag. Vänster-tabb Texten blir vänsterjusterad Center-tabb Texten blir centrerad Höger-tabb Texten blir högerjusterad 35

37 Decimal-tabb Decimalerna får samma justering Fält-tabb Skapar en lodrät linje Indrags-tabb Skapar ett indrag Hängande-tabb Skapar ett hängande indrag Du kan välja olika tabbar i ditt dokument genom att klicka på linjalen för att placera tabben. För att ta bort tabben håll in musknappen samtidigt som du drar bort tabben från linjalen. Gruppen Zooma Under gruppen Zooma hittar du fem verktyg. Zooma (), 00% (), En sida (3), Två sidor (4) och Sidbredd (5)

38 Mer avancerade funktioner Gruppen Symboler Nästa grupp under fliken Infoga är Symboler. Under gruppen Symboler finns det två verktyg Ekvation () och Symbol (). Trycker du på Ekvation så får du upp följande dialogruta där du också kan öppna ett verktyg som gör det möjligt att infoga egna anpassade ekvationer (3). 3 Gruppen Index Under gruppen Index hittar du tre verktyg Markera indexord (), Infoga index () och Uppdatera index (3). 3 37

39 Ett index är enkelt förklarat en ordlista med sidhänvisningar och kan vara bra att ha med i ditt dokument om det är långt. Det funkar ungefär likadant som med en automatisk innehållsförteckning, i den bemärkelsen att du måste göra vissa inställningar korrekt för att Word 00 ska kunna hålla reda på vart du flyttar runt dina indexord, samt måste du även se till att Uppdatera index för att se alla ändringar som du gör. Gruppen Index Under gruppen Index hittar du tre verktyg Markera indexord (), Infoga index () och Uppdatera index (3). 3 Ett index är enkelt förklarat en ordlista med sidhänvisningar och kan vara bra att ha med i ditt dokument om det är långt. Det funkar ungefär likadant som med en automatisk innehållsförteckning, i den bemärkelsen att du måste göra vissa inställningar korrekt för att Word 00 ska kunna hålla reda på vart du flyttar runt dina indexord, samt måste du även se till att Uppdatera index för att se alla ändringar som du gör. Gruppen Språk Under gruppen Språk hittar du två verktyg Översätt () och Språk (). När du trycker på Översätt så får du fram en lista med val. Med de olika valen i listan kan du översätta hela ditt dokument, valda delar eller bara enstaka ord. Verktyget Språk använder du för att ställa in Redigeringsspråk i Word 00. Detta ändrar inte i flikar och menyer någonting utan ställer bara in så att stavning och grammatik följer ett annat redigeringsspråk. 38

40 När du trycker Språk får du upp en lista med val. För att ändra redigeringsspråket så måste du trycka på Ange redigeringsspråk (). Denna funktion kommer du också åt i statusfältet längst ner till vänster i programfönstret (). Båda dessa val öppnar en dialogruta där du kan välja redigeringsspråk. Referensinformation är ett samlingsverktyg för synonymer och översättningar. Du finner det i gruppen Språkkontroll. När du trycker på funktionen så öppnas en dialogruta. Om du har text markerad så kommer den automatiskt att dyka upp i sökfönstret. Därefter måste du trycka Starta sökning () för att söka efter synonymer. Du kan också söka efter översättningar om du scrollar i listan (). Synonymer öppnar upp Referensinformation och söker upp det ord du har markerat direkt. Snabbkommandot för att Synonymer är Shift + F7. Räkna ord är ett verktyg för att kontrollera hur mycket text du har skrivit eftersom antalet sidor i ditt dokument kan vara mycket vilseledande eftersom det varierar beroende på vilket typsnitt och vilken teckenstorlek du skriver med. 39

41 Tips I kompatibilitetsläget så försvinner alla nya funktioner i Word 00 och programmet anpassar sig efter den gamla standarden i Word 007. Du ser enkelt om Word körs i kompatibilitetsläge genom att titta högst upp i programfönstret där namnet på ditt dokument står. På bilden (ovan) så körs Word 00 i standardläget och på bilden nedan så körs Word 00 i kompatibilitetsläge. För att stänga av kompatibilitetsläget så måste du konvertera dokumentet och det gör du genom att trycka: Arkiv Info Konvertera. Utöver.docx så finns det tre ytterligare fil-typer för Word 00, dessa är.dotx (en skrivmall utan makron),.docm (ett Word-dokument som innehåller makron) och.dotm (en skrivmall som innehåller makron). Makron är enkelt förklarat små program i dokumentet som ändrar hur Word 00 beter sig. Det är t.ex. möjligt att göra sina egna kortkommandon för verktyg som man använder ofta. Men nog om hur makron funkar. Det viktiga är att inte bli förvånad för att dokumentet heter något annorlunda. En sista sak att tänka på när det gäller makron är s.k. makro-virus. Det är dator-virus som sprids via office-makron. Dessa hade sin storhetstid i mitten och slutet av 90-talet. Microsoft släpper kontinuerligt uppdateringar för att motverka detta. Dessutom är normal-inställningen i Word 00 att inaktivera alla makron till dess att du godkänner dem. Det är viktigt att vara försiktig att aktivera makron som du inte känner till är godkända av dig. För ytterligare exempel på hur makron fungerar så kan du gå in på 40

42 och ladda ner dokumentet makro_exempel.docm. Du kommer då att få upp samma varning som i (bilden ovan) tryck då Aktivera innehåll. I dokumentet har vi spelat in ett makro som skriver ut texten Så här fungerar ett makro! varje gång du trycker in Alt + M. Verktyget Symbol tar fram en lista med val av vanliga symboler du kan också trycka på Fler symboler () för att komma åt massor av andra symboler och s.k. Unicode-tecken. Mer information om Word 00 För mer information om Microsoft Word 00 och Office-paketet rekommenderas Microsofts officiella webbsida ( Där finner du senaste nyheterna kring Microsoft Office. Du kan även maila till Malmö högskolas IT-support om du har frågor kring Office-paketet: support@mah.se. 4