1 Nyheter i Excel 2007

Transkript

1 1 Nyheter i Excel 2007 Bland det första du lägger märke till i Microsoft Office Excel 2007 är att användargränssnittet har ändrats en hel del. I tidigare versioner av Office Excel fanns programmets över kommandon i ett antal menyer, verktygsfält, åtgärdsfönster och dialogrutor. Och några av dessa funktioner gick som standard inte att hitta på någon av dessa menyer eller verktygsfält. I Excel 2007 behöver du bara leta på ett enda ställe efter verktygen: menyfliksområdet högst upp i programfönstret. Utvecklarna av Microsoft Excel 2007 har nu ordnat om menyer och verktygsfält och placerat dem på flikar och i gallerier i menyfliksområdet. Om du har använt Excel tidigare tar det inte lång tid innan du arbetar lika effektivt med det nya som med det gamla användargränssnittet. Om du inte har arbetat med Excel tidigare går det mycket snabbare att lära sig det nya användargränssnittet, jämfört med att lära sig det gamla. I det här kapitlet går vi igenom många av de nya funktionerna i Excel 2007: det nya användargränssnittet, de förbättrade formateringsfunktionerna via gallerier och miniverktygsfält, de nya funktionerna med datatabeller, det nya färghanteringssystemet och den förbättrade diagrammotorn. Dessutom går det att hantera data på nya sätt i arbetsböcker. Du kan till exempel skapa mer flexibla regler så att Excel 2007 formaterar data efter värde, summerar data med hjälp av nya funktioner och sparar arbetsböcker som dokument i andra användbara filformat. Alla dessa förbättringar gör Excel 2007 till ett tillgängligt och kraftfullt program som du använder för att hantera, analysera och presentera data effektivt. Obs. I slutet av den här boken finns en praktisk guide till 2007 Microsoft Office System som hjälper dig att snabbt hitta i det nya gränssnittet och anpassa det efter ditt arbetssätt. Guiden innehåller dessutom en översikt av några av de kommandon som används mest i menyfliksområdet. Innan du vet ordet av hittar du utan problem i det nya användargränssnittet. Bekanta sig med det nya användargränssnittet Efter att du har fyllt i data i ett kalkylblad kan du ändra utseendet på dessa data, summera dem eller sortera dem med hjälp av kommandon i menyfliksområdet. Till skillnad från tidigare versioner av Excel, där du var tvungen att leta igenom ett komplext verktygsfält och menysystem

2 2 Kapitel 1: Nyheter i Excel 2007 för att hitta de kommandon du ville köra, hittar du numera allt du behöver högst upp i Excels programfönster. Användargränssnittet i Excel 2007 innehåller sju flikar med kommandon: Start, Infoga, Sidlayout, Formler, Data, Granska och Visa. Start är den första fliken du ser när du startar Excel Se även. Om du arbetar med makron eller tillägg kan du lägga till fliken Utvecklare till användargränssnittet. Mer information om hur du lägger till fliken Utvecklare finns i avsnittet Spela in makron i kapitel 13, Automatisera upprepande uppgifter med makron. Fliken Start innehåller flera grupper: Urklipp, Tecken, Justering, Tal, Format, Celler och Redigering. Varje grupp innehåller i sin tur ett antal kontroller som används för att utföra uppgifter som hör till den gruppen (formatera teckensnitt, ange celljustering, skapa talformat och så vidare). Om du klickar på en kontroll med en nedpil öppnas en meny som innehåller ytterligare alternativ, och om du ser ett alternativ med en ellips ( ) efter namnet öppnas en dialogruta om du klickar på den posten. Om en grupp har en tillhörande dialogruta, som exempelvis gruppen Tal på den föregående bilden, visar du den dialogrutan genom att klicka på dialogruteikonen i det nedre högra hörnet av gruppen. (Dialogruteikonen ser ut som en liten ruta med en pil som pekar snett nedåt höger.) Hantera större datasamlingar Många Excel-användare drar nytta av programmets funktioner för summering och beräkning av data när de bearbetar stora datasamlingar. I Excel 2003 och tidigare versioner kunde ett kalkylblad innehålla som mest rader och 256 kolumner. Det gick att sprida större datasamlingar över flera kalkylblad, men det krävdes mycket arbete för att få allt att fungera. Det problemet finns inte i Excel I Microsoft Excel 2007 kan kalkylblad innehålla kolumner och rader med data, vilket torde räcka för de flesta projekt i Excel Excel 2007 innehåller dessutom kraftfullare och flexiblare tekniker för bearbetning av data på kalkylblad. I Excel 2003 gick det att tilldela upp till tre villkorsstyrda format (regler som anger hur Excel visar ett värde) till en cell. I Excel 2007 är det bara datorns minne som begränsar hur många villkorsstyrda format som kan skapas.

3 Hantera större datasamlingar 3 Tabellen nedan sammanfattar den förbättrade datalagringen och andra funktioner i Excel Gräns Excel 2003 Excel 2007 Kolumner i ett kalkylblad Rader i ett kalkylblad Antalet olika färger som kan användas i en arbetsbok Antalet villkorsstyrda formateringsvillkor som kan tillämpas på en cell Antalet sorteringsnivåer för ett område eller en tabell Antalet poster som visas i Autofilterlistor Totala antalet tecken som visas i en cell Totala antalet tecken per cell som Excel kan skriva ut Totala antalet unika cellformat i en arbetsbok Maximala längden på en formel, i tecken Antalet kapslade nivåer som kan användas i en formel 56 4,3 miljarder 3 Begränsas av det tillgängliga minnet Maximala antal argument i en formel Antalet tecken som kan lagras och visas i en cell med ett textformat Antalet kolumner som kan användas i en pivottabell Antalet fält som visas i åtgärdsfönstret Fältlista för pivottabell

4 4 Kapitel 1: Nyheter i Excel 2007 Använda det nya Microsoft Officefilformatet Från och med Microsoft Office 1997 har alla Office-program använt ett binärt filformat som datorer (men inte människor) kan läsa. Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 och Microsoft Office PowerPoint 2007 har ett nytt och förbättrat filformat som, förutom att det till viss del är läsbart, skapar mindre filer än det äldre binära formatet. Det nya Microsoft Office XML-formatet kombinerar xml med filkomprimeringsformatet zip för att skapa robusta filer som gör att filerna vanligtvis blir hälften så stora jämfört med storleken på motsvarande filer i Excel Du kan naturligtvis öppna och spara filer från Excel i Excel Om du vill öppna Excel 2007-filer i Excel 2000, Excel 2002 eller Excel 2003, behöver du installera du Microsoft Office Compatibility Pack för Office Word 2007, Excel 2007 och Office PowerPoint 2007 som du kan ladda ner från Microsofts webbplats. Förutom mindre filstorlekar erbjuder det nya filformatet för Microsoft Office 2007 flera andra fördelar: Förbättrad interoperabilitet. Eftersom de nya filformaten använder xml är det mycket lättare för företag att dela och utbyta data mellan Microsoft Office-program och andra program. Det äldre binära filformatet var svårt att läsa och var inte standardbaserat. Utökad anpassning. Bokstaven X i xml står för extensible, vilket betyder att användare och utvecklare kan skapa anpassade dokumentstrukturer, eller scheman, som uppfyller företagets behov. Förbättrad automatisering. Filformatet för Excel 2007 bygger på öppna standarder, vilket betyder att andra program som kan bearbeta data som bygger på dessa standarder även kan arbeta med Excel Du behöver med andra ord inte skriva speciella rutiner eller använda något annat Microsoft Office-program när du vill hantera dina Excel 2007-data programmatiskt. Dela upp information. Det nya filformat för Microsoft Office lägger in dokumentdata, makrokod och annan information i separata behållare, som Excel 2007 därefter kombinerar till den fil du ser när du öppnar arbetsboken. I och med att makrokoden (automatiserade programinstruktioner) är skild från kalkylbladets data har säkerheten förbättrats, eftersom användare kan identifiera att en arbetsbok innehåller ett makro och därmed kan se till att Excel 2007 inte kör kod som kan skada datorn eller stjäla värdefull information.

5 Formatera celler och kalkylblad 5 Formatera celler och kalkylblad Excel har alltid varit ett utmärkt program för att analysera numeriska data, men även Excel 2003 hade sina begränsningar när det gällde presentation av data. I Excel 2003 och tidigare versioner av programmet, kunde man som mest använda 56 olika färger i en arbetsbok. Dessutom gick det inte att på ett enkelt sätt se till att färgerna kompletterade övriga färger i arbetsboken (såvida du inte var grafisk designer och visste hur du skapade dem). Excel 2007 innehåller stora förbättringar när det gäller färghantering och formateringsalternativ jämfört med tidigare versioner av programmet. Du kan ha så många olika färger du vill i en arbetsbok och du kan tilldela ett designtema till en arbetsbok. Genom att tilldela ett tema till en arbetsbok kan du använda färgval som är del av en kompletterande helhet, inte bara en dialogruta utan vägledning om vilka färger man ska välja. Du kan naturligtvis fortfarande välja vilken färg du vill när du formaterar kalkylblad, definiera anpassade cellformat och skapa dina egna teman. Tänk på Excels förinstallerade teman som guider, inte som föreskrifter. Effektivare hantering av datatabeller Du upptäcker ofta att det är förnuftigt att ordna data i form av en tabell, där varje kolumn innehåller ett specifikt dataelement (till exempel ett ordningsnummer eller antalet arbetstimmar en viss dag) och varje rad innehåller data om ett specifikt affärsobjekt (till exempel detaljerna angående leveransnummer 1403).

6 6 Kapitel 1: Nyheter i Excel 2007 I Excel 2007 kan du skriva och summera data ännu effektivare. Om du vill fylla i data i en ny tabellrad räcker det med att du skriver data i raden under tabellen. När du trycker på Tabb-tangenten eller på Enter efter att du har skrivit värdet i den sista cellen, expanderar Excel 2007 tabellen så att den inkluderar dina nya data. Du kan även låta Excel 2007 visa raden Summor som summerar tabellens data med en funktion som du själv anger. Se även. Mer information om hur du ändrar utseendet på och summerar data i tabeller finns i avsnittet Definiera en tabell i kapitel 3, Arbeta med data och datatabeller. Enkelt att skapa formler med hjälp av Komplettera automatiskt för formel I Excel 2003 och tidigare versioner av programmet gick det att hitta namnet på en funktion som du ville lägga till en formel på två olika sätt: hjälpsystemet och dialogrutan Infoga funktion. I Excel 2007 finns ett nytt verktyg i arsenalen: Komplettera automatiskt för formel. Den fungerar så här: när du börjar skriva en formel i en cell undersöker Excel 2007 vad du skriver och visar sedan en lista med funktioner och funktionsargument, till exempel namngivna cellområden eller tabellkolumner som kan användas i formeln. Komplettera automatiskt för formel visar listor med följande poster när du skapar formler:

7 Summera data med nya funktioner 7 Excel 2007-funktioner. När du skriver tecknen =DEL i en cell visar Excel 2007 en lista med funktionerna DELSUMMA och DELTA. Om du klickar på det önskade funktionsnamnet läggs funktionen till formeln utan att du behöver skriva resten av funktionsnamnet. Användardefinierade funktioner. Användardefinierade funktioner är anpassade procedurer som skapas av programmerare och inkluderas som makrokod i arbetsboken. Formelargument. Vissa formler accepterar en begränsad uppsättning värden för ett funktionsargument; med Komplettera automatiskt för formel kan Excel 2007 välja från listan med godkända värden. Definierade namn. Definierade namn är användardefinierade smeknamn på specifika cellområden (cellerna A2:A29 på kalkylbladet Försäljning kan till exempel döpas till Försäljning februari). Tabellstrukturreferenser. En tabellstrukturreferens betecknar en tabell eller del av en tabell. Om du till exempel skapar tabellen Paketvolym som innehåller kolumnen Nordväst, visar Excel 2007 tabellnamnet Paketvolym som en möjlig post när du skriver bokstaven P i en formel. Summera data med nya funktioner Utvecklarna av Microsoft Excel 2007 uppmanar användare att föreslå nya funktioner som kan inkluderas i framtida versioner av programmet. Ett av de vanligaste önskemålen från företag som använder Excel var att hitta medelvärdet för celler där värdet uppfyllde vissa villkor. I en tabell som till exempel summerar den dagliga försäljningen för en avdelning,

8 8 Kapitel 1: Nyheter i Excel 2007 kan en formel summera försäljningen för husgerådsavdelningen för de dagar försäljningen var över kronor. Efter dessa önskemål skapade utvecklarna av Excel 2007 fem nya formler som låter användarna summera kalkylbladsdata som uppfyller ett givet villkor. Nedan följer några korta beskrivningar av de nya funktionerna och eventuella befintliga funktioner som de hör ihop med: MEDEL.OM tar reda på medelvärdet för celler i ett cellområde som uppfyller ett enda villkor. MEDEL.OMF tar reda på medelvärdet för celler i ett cellområde som uppfyller flera villkor. SUMMA.OMF, en utvidgning av funktionen SUMMA.OM, tar reda på medelvärdet för celler i ett cellområde som uppfyller flera villkor. ANTAL.OMF, en utvidgning av funktionen ANTAL.OM, räknar antalet celler i ett område som uppfyller flera villkor. OMFEL, en utvidgning av funktionen OM, låter dig ange vad Excel 2007 ska göra om en cellformel genererar fel (och även vad Excel ska göra om formeln fungerar som den ska). Skapa kraftfulla villkorsstyrda format Företag använder ofta Excel för att hålla reda på utgifter och inkomster. De verkliga siffrorna är mycket viktiga, men det är också användbart för chefer att kunna titta på sina data och bestämma om de överstiger förväntningarna, hamnar inom ett acceptabelt intervall eller kräver uppmärksamhet på grund av att värdet hamnar under förväntningarna. I versioner före Excel 2007 gick det att skapa tre villkor och definiera ett format för vart och ett av dessa. Det gick till exempel att skapa följande regler: Värdet visas med grön färg om månadsförsäljningen var 10 procent eller högre jämfört med försäljningen under samma månad föregående år. Värdet visas med gul färg om månadsförsäljningen är större än eller lika med försäljningen under samma månad föregående år. Värdet visas med röd färg om månadsförsäljningen är lägre jämfört med försäljningen under samma månad föregående år. I Excel 2007 kan du ha så många regler du vill, tillämpa flera regler på ett enda datavärde, välja att sluta att utvärdera regler efter att en viss regel har tillämpats och ändra i vilken ordning reglerna utvärderas utan att

9 Skapa attraktivare diagram 9 behöva ta bort och återskapa de regler du ändrar. Du kan även tillämpa flera nya typer av villkorsstyrda dataformat: datastaplar som skapar en horisontell stapel över en cell som indikerar hur stort värdet är, tonade färger som ändrar cellens fyllningsfyllningsfärg för att indikera hur stort värdet är och ikonuppsättningar som visar en av tre ikoner beroende på vilka riktlinjer du anger. Skapa attraktivare diagram I Excel 2007 går det att hantera stora mängder numeriska data effektivt, men många användare tycker att det är svårt att hitta mönster från dessa data genom att bara titta på siffrorna. Det är där diagrammen kommer in i bilden. Diagram summerar data visuellt, vilket innebär att du och andra beslutsfattare snabbt kan upptäcka trender, bestämma höga och låga datapunkter och förutse framtidsutsikterna med hjälp av matematiska verktyg. Excels diagrammotor och färgpalett har inte ändrats nämnvärt sedan Excel 97, men Excel 2007 tar ett enormt kliv framåt eftersom det numera snabbt går att skapa attraktiva och informativa diagram på flera olika sätt.

10 10 Kapitel 1: Nyheter i Excel 2007 Se även. Mer information om de nya diagramfunktionerna i Excel 2007 finns i kapitel 11, Skapa diagram och grafik. Noggrannare utskriftskontroll Ett av målen för utvecklarna av Excel 2007 var att låta användarna skapa snygga dokument. För att kunna skapa snygga dokument måste du veta hur dokumenten ser ut när du skriver ut dem. I Excel 97 introducerades vyn Förhandsgranska sidbrytning, där användaren såg var en utskriven sida slutade och var nästa sida började. Förhandsgranska sidbrytning är aningen begränsad när det gäller utskriftskontroll och layout eftersom innehållet i arbetsboken visas med väldigt liten storlek. När du visar en arbetsbok i sidlayoutläge ser du exakt hur arbetet ser ut på den utskrivna sidan. I sidlayoutläge kan användaren även ändra arbetsbokens marginaler, lägga till och redigera sidhuvuden och sidfötter samt redigera data.

11 Nyckelpunkter 11 Nyckelpunkter Excel 2007 innehåller det nya menyfliksområdet som gör det enklare att upptäcka programmets funktioner. Excel 2007 utvidgar storleken på datasamlingar som kan hanteras i Excel och låter dig ordna data i tabeller. Excel 2007 erbjuder nya funktioner för grafik, formatering och diagram som gör det enkelt att snabbt skapa snygga dokument. Excel 2007 erbjuder nya kraftfulla funktioner för att summera data och gör det enklare att skapa formler med hjälp av Komplettera automatiskt för formel. Excel 2007 förbättrar möjligheten att skapa villkorsstyrda format, som används för att ändra utseendet på en cells innehåll beroende på dess värde.