Microsoft Office 2007 Nyheterna i korthet

Transkript

1 Microsoft Office 2007 Nyheterna i korthet 1 (1) Material skapat av LexiConsult 2008

2 Språkinställningar för Office 2007 Ställa in språk i Office Klicka på Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Tools och välj sedan alternativet Microsoft Office 2007 Language Settings. 2. Nu visas nedanstående dialog och du väljer här önskat språk. 3. Klicka därefter på OK. 2 (2)

3 Allmänna nyheter Office 2007 Nytt användargränssnitt Programfönstret i Office 2007 har fått ett helt nytt användargränssnitt. Det anpassas efter ditt arbetssätt. 3 (3)

4 Office-knappen Office-knappen: Innehåller allmänna kommandon som finns i samtliga Officeprogram (ungefär samma som tidigare fanns i Arkiv-menyn). Under Alternativ går det att göra anpassningar för hur det aktuella programmet ska fungera. 4 (4)

5 Menyflikar Menyflikarna gör att du snabbt kan hitta de kommandon du behöver för att utföra en uppgift. Kommandona är ordnade i logiska grupper, som är samlade på flikar. Varje flik hör till en typ av aktivitet. För att det inte ska bli rörigt på skärmen visas vissa flikar bara när de behövs. Du kan inte ta bort menyfliksområdet eller byta ut det mot verktygsfält eller menyer från tidigare versioner av Office. Du kan dock minimera menyfliksområdet så att du får mer utrymme på skärmen. Följande bild visar ett exempel på menyfliksområdet. 1. Flikarna är åtgärdsspecifika. 2. Grupperna på samma flik delar upp en åtgärd i underaktiviteter. 3. Kommandoknapparna i respektive grupp utför ett kommando eller visar en meny med kommandon. Använda menyfliksområdet i minimerat läge 1. Klicka på Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst. 2. Klicka på Minimera menyfliksområdet i listan. 3. Om du vill använda menyfliksområdet när det är minimerat, klickar du på önskad flik och sedan på alternativet eller kommandot som du vill använda. När du har klickat på önskat val på fliken blir menyfliksområdet minimerat igen. 5 (5)

6 Kortkommandon Håll ner ALT-tangenten så får du fram kortkommandon för de olika funktionerna i menyflikarna. Genom att klicka på resp tangent (utan att hålla nere CTRL eller Shift) så kommer Du till resp flik eller kommando. Klickar Du exempelvis på N så öppnar Du fliken Infoga och Du ser olika snabbkommandon giltiga under den fliken. Vad hände med de gamla kortkommandona? De gamla kortkommandona som började med CTRL finns kvar och du kan använda dem på vanligt sätt. CTRL + C betyder fortfarande Kopiera och CTRL + V betyder fortfarande Klistra in osv. Nytt filformat Word, Excel och PowerPoint har fått ett nytt filformat, som bygger på XML. Exempel på filformat i Word: Äldre filformat Nytt filformat Förklaring.doc.docx Standard Worddokument.dot.dotx Wordmall.doc.docm Worddokument med makrokod.dot.dotm Wordmall med makrokod Motsvarande filformat, med tillägget x eller m, gäller även för Excel och PowerPoint. Fördelarna med det nya formatet är bland annat 6 (6)

7 Mindre utrymme. En Excelfil som i tidigare Excelversion var på kb minskar till 587 kb i Excel 2007 formatet. Om en fil blir skadad, korrupt finns det större möjligheter att återskapa filen när den är gjord i XML-format. Genom att Word, Excel och PowerPoint i grunden har ett gemensamt filuppbyggnad genom XML, skapas ytterligare möjligheter att integrera information mellan programmen. En användare av Office version kan inte öppna en fil som är skapad i Office Från Microsoft kan man dock gratis hämta hem ett konverteringsprogram som gör att man kan öppna och hantera filen. I Office 2007 kan Du även spara en fil i det gamla Office formatet. Klicka på Officeknappen och välj Spara som samt Office format. Öppnar Du en fil skapad i tidigare format framgår det i namnlisten [Kompabilitetsläge]. När Du sparar filen, efter eventuella ändringar, så sparas den automatiskt i det gamla formatet. (Skall filen sparas i 2007 format, klicka på Officeknappen och välj Spara som.) Konvertera gamla filer till Office 2007 format Öppna filen som är skapad i ett äldre Officeformat (Word, Excel eller PowerPoint), klicka på Officeknappen och välj Konvertera. PDF-format I Office 2007 finns möjlighet att spara ett dokument direkt i PDF-format, således utan att Du behöver installera Adobe Acrobat. Snabb-verktygsfält Du kan få hjälp utav verktygsfält som dyker upp när du behöver dem och erbjuder dig de vanligaste funktionsalternativen. Nr du t.ex. markerar en text i Word visas ett diskret verktygsfält med formateringsalternativ som aktiveras om du klickar i det. 7 (7)

8 Förhandsgranskning i realtid I nya Office får du en riktig visuell förhandsgranskning av formateringen i ditt innan du bestämmer dig för att göra någon förändring. Då slipper du gissa dig fram när du ändrar format. Du ser direkt när du för muspekaren över ett formateringsalternativ, en förhandsgranskning av hur det kommer att se ut, men det är inte förrän du klickar som formatet ändras i dokumentet. 8 (8)

9 Smart Art Med hjälp av SmartArt-grafik kan du visualisera din information och dina idéer. Du kan skapaa SmartArt-grafik genom att välja mellan många olika layouter, för att snabbt, enkelt och effektivt förmedla ditt budskap. När du skapar SmartArt-grafik uppmanas du att välja en typ, till exempel Process, Hierarki, Cyklisk eller Relation. De olika typerna kan sägas motsvara olika SmartArt-kategorier, och varje typ innehåller flera olika layouter. 1. Klicka på fliken Infoga och därefter SmartArt (i gruppen Illustrationer). 2. Klicka på den typen och layouten du villl använda i dialogrutan Välj en SmartArt-grafik. 3. Skriv in text genom att klicka i en figur och sedan skriva. 4. Du kan använda färgvariationer från i figurerna i din SmartArt-grafik. Klicka på Ändra färger i gruppen SmartArt-format på fliken Design under SmartArt-verktyg. 5. Klicka på den färgvariation som du vill använda. 9 (9)

10 Spara som pdf I Office 2007 kan du spara direkt i filformatet.pdf även om du inte har programmet Acrobat installerat. Du behöver dock installera ett tillägg för att kunna göra detta. 1. Klicka på Microsoft Office-knappeett namn för dokumentet t i listan Filnamn. 3. Klicka på PDF i listan Filformat. 4. Klicka på, peka på pilen bredvid Spara som och klicka på PDF. 2. Ange eller välj OK. Dokumentteman Ett dokumenttema är en uppsättning enhetliga formateringsalternativ som skapar en gemomgående stil i dokumentet (färger, typsnitt, bilder) för att snabbt kunna formatera ett helt dokument och ge det ett enhetligt utseende. Det finns färdiga dokumentteman, men du kan även anpassa ett befintligt tema och spara det som ett eget. Dokumentteman delas mellan programmen, så att du kan använda samma utseende för alla Office-filer. Använda dokumentteman 1. I Word eller Excel: Klicka på Teman i gruppen Teman på fliken Sidlayout. eller 2. I PowerPoint: Klicka på det dokumenttema du vill använda i gruppen Teman på fliken Design eller klicka på Mer om du vill se allaa tillgängliga dokumenttem man. Gör något av följande: 3. Om du vill använda ett fördefinierat dokumenttema klickar du på det dokumenttema som du vill använda under Fördefinierad. 4. Om du vill använda ett anpassat dokumenttema klickar du på det dokumenttema som du vill använda under Eget. 10 (10)

11 Word 2007 Förformaterade element När du arbetar med ett dokument från en speciell dokumentmall, som en rapport, kan du välja från ett galleri med förformaterade framsidor, citat, sidhuvuden och sidfötter som gör att ditt dokument ser mer välarbetat ut. I exemplet ser du hur du enkelt med ett knapptryck kan byta ut försättsbladet i dokumentet. 11 (11)

12 Formathantering I Word 2007 finns en stor uppsättning av formatmallar, vilka är designade för att fungera harmoniskt tillsammans. I många fall har Du säkert behov av att ändra teckenformatet i ett större dokument, vilket innehåller flera olika dokumentmallar. 1. Markera någon mening skriven med den formatmall du vill ändra 2. Formatera om den markerade texten enligt ditt önskemål 3. Högerklicka på den formatmall ( formatmallsruta i fliken Start, gruppen Format) Du vill ändra. 4. Välj alternativet Uppdatera så att markeringen matchas. Du har nu ändrat en befintlig formatmall i enlighet med ditt val. Om du vill ändra resten av dokumentet så att den texten får samma format: 1. Markera någon text innehållande det gamla formatet. 2. Motsvarande formatmallsruta markeras med en gul ram. 3. Högerklicka på den formatmallsrutan och välj alternativet Markera alla instanser av 4. All text formaterad med samma format markeras 5. Klicka nu på den nya formatmallen du skapade enligt ovan. Stavningskontroll Stavningskontrollen har förbättrats och är mer konsekvent. Här följer några utav nyheterna: Fler alternativ är globala och ändras i hela Office-paketet när du ändrar alternativen i ett program. Alla program kan hantera egna ordlistor i samma dialogruta. En undantagsordlista skapas automatiskt första gången ett språk används. De användas för att tvinga stavningskontrollen att markera ord som du vill undvika att använda (som t.ex. kan verka stötande eller som ej passar i ditt sätt att skriva). Stavningskontrollen kan söka efter och markera sammanhangsbaserade stavfel (gäller enbart dokument skrivna på engelska, tyska eller spanska). Du kan inaktivera stavnings- och grammatikkontrollerna för ett enskilt eller för alla dokument som du skapar. 12 (12)

13 Nya tabellfunktioner När du har skapat en tabell kan du formatera hela tabellen genom att använda Tabellformat. Genom att placera pekaren över varje förformaterat tabellformat kan du förhandsgranska hur tabellen kommer att se ut. 1. Klicka i den tabell du vill formatera. 2. Klicka på fliken Design under Tabellverktyg. 3. Placera pekaren över varje tabellformat i gruppen Tabellformat tills du hittar ett format du vill använda och klicka på det. 13 (13)

14 Ändra ett format I Microsoft Office Word 2007 är Snabbformat uppsättningar med formatmallar som är designade för att fungera tillsammans för att skapa ett attraktivt och professionellt dokument. I de flesta fall kommer du inte att ändra formatmallarna men ibland kanske du vill ändra delar av en formatmall i en snabbformatsuppsättning. 1. Markera den text som är formaterad med den formatering du vill ändra. 2. Formatera den markerade texten med de nya inställningar du vill använda. 3. Högerklicka på det format som du vill ändra i gruppen Format på fliken Start. 4. Klicka på Uppdatera enligt markering. All text med det format som du ändrade uppdateras automatiskt för att matcha de nya inställningar du definierat. 14 (14)

15 Excel 2007 Större kalkylblad Office Excel 2007 innehåller 1 miljoner rader och kolumner per kalkylblad. Programmets prestanda har också förbättrats tack vare en ökad minnesallokering. Avancerad villkorsstyrd formatering I Excel kan du använda villkorsstyrd formatering för att visuellt framhäva data för att snabbt kunna upptäcka undantag och viktiga trender. I denna version av Excel har denna funktion förbättrats. 1. Markera det cellintervall som ska formateras. 2. Välj menyfliken Start och klicka på Villkorsstyrd formatering. 3. Välj önskat alternativ och fyll i kriterierna i undermenyerna. 15 (15)

16 Enkel formelskrivning Följande förbättringar gör det lättare att skriva formler i Office Excel Anpassningsbart formelfält Formelfältet anpassas automatiskt efter långa, komplexa formler, vilket förhindrar att formlerna täcker annan information i kalkylbladet. Du kan också skriva längre formler med fler kapslingsnivåer än i tidigare versioner av Excel. Automatisk funktionskomplettering Du kan använda automatisk funktionskomplettering för att snabbt skriva rätt formelsyntax. Funktionen upptäcker genast vilka funktioner som du vill använda och hjälper dig att fylla i formelargumenten, så att formeln blir rätt redan från början. Enkel åtkomst till namngivna områden Genom att använda namnhanteraren i Office Excel 2007 kan du ordna, uppdatera och hantera flera namngivna områden på ett och samma ställe, vilket gör det lättare för andra som arbetar med ditt kalkylblad att förstå formlerna och informationen i bladet. Formatering Formateringen har på många sätt blivit enklare i Excel Bland annat finns nu kommandot Allmänt (en listruta Du hittar under fliken Start, gruppen Tal). Markera cellerna som du vill formatera. Klicka på listrutan och du kan snabbt välja mellan ett antal generella format. Du kan även snabbt formatera en del (eller hela) kalkylen genom att markera aktuella celler och klicka på kommandot Cellformat under fliken Start. Genom att föra musmarkören över något exempel ser du hur din kalkyl ändras. 16 (16)

17 17 (17)

18 Effektivare sortering och filtrering Excel 2007 har fått förbättrade filtrerings- och sorteringsfunktioner. Du kan till exempel sortera data efter färg och baserat på mer än 3 (och upp till 64) nivåer. Du kan också filtrera data efter färg eller efter datum, visa över poster i listrutan Autofilter, filtrera flera poster och filtrera data i pivottabeller. 18 (18)

19 Knapp för radbrytning i cell I Excel finns nu under menyfliken Start, en knapp för att radbryta innehållet i en cell. Förbättrade Excel-tabeller I det nya användargränssnittet i Office Excel 2007 kan du snabbt skapa, formatera och utöka en Excel-tabell (en Excel-lista i Excel 2003). 1. Markera det cellintervall som du vill skapa en tabell utav. 2. Välj menyfliken Infoga och klicka på Tabell. Funktionen Autofilter är aktiverad som standard i en tabell och möjliggör sortering och filtrering av tabelldata. När du står i tabellen kan du klicka på fliken Tabellverktyg där du kan göra en mängd inställningar för listan. Bland annat kan du använda ett tabellformat för att snabbt lägga till snygg, professionell formatering till tabeller. Om ett alternativt radformat används i en tabell, bevaras den alternativa formateringsregeln i samband med åtgärder som tidigare skulle ha påverkat och åsidosatt layouten, t.ex. filtrering, att dölja rader eller manuell omstrukturering av rader och kolumner. 19 (19)

20 Beräknade kolumner En beräknad kolumn innehåller en enda formel som justeras för varje rad och som expanderas automatiskt för att inkludera extra rader så att formeln tillämpas även på dessa. Allt du behöver göra är att infoga en formel en gång. Du behöver inte använda kommandona Fyll eller Kopiera. 20 (20)

21 Diagram Excel 2007 innehåller flera nya diagramverktyg. De baseras på det tema som används för arbetsboken och innehåller specialeffekter som 3D, transparens och skuggning. När du infogat ett diagram och markerar det visas Diagramverktyg och om du klickar på den fliken finner du mängder av funktioner för att förändra diagrammet. Med hjälp av knappen Spara som mall kan du direkt spara inställningarna för diagrammet som en mall, för att snabbt kunna återanvända det vid ett senare tillfälle. 21 (21)

22 PowerPoint 2007 Genom det nya gränssnittet är PowerPoint 2007 enklare och mer intuitivt att arbeta med än i tidigare versioner. Genom menyflikarna är uppbyggnaden av programmet mer logiskt. Det har dessutom tillkommit en mängd nya möjligheter att skräddarsy utseendet på olika objekt, såsom rubriker, texter, figurer, diagram, bilder osv. Teman och snabbformat PowerPoint 2007 inkluderar nya teman för bildbakgrunder, layouter och snabbformat. Teman Layout Snabbformat En kombination av färger, teckensnitt och ev andra effekter i en presentation Ett arrangemang av olika delar exempelvis rubrik och underrubrik, listor, bilder mm mm på en enda bild En uppsättningsformateringsalternativ som gör det enklare att formatera bilder och objekt. I PowerPoint 2007 har det blivit enklare att hanteras dessa alternativ, än vad det var i tidigare versioner. När Du har lagt till ett tema till en presentation ändras och anpassas gallerierna med snabbformat efter det nya temat. Det betyder att alla nya SmartArt-bilder, tabeller, diagram, WordArt-objekt eller text som Du infogar i presentationen automatiskt matchar det befintliga temat. 22 (22)

23 Bildbakgrunden I bildbakgrunden finns numera flera bakgrunder som representerar olika layouter. Du kommer till bildbakgrunden genom att klicka på menyfliken Visa och därefter Bildbakgrund. 23 (23)

24 Fler effekter Du kan lägga till fler effekter för objekt, såsom skuggning, reflektion, ljussken, mjuka kanter med mera. Det gäller både SmartArt-grafik, tabeller, text och WordArt. Klicka eller dubbelklicka på objektet för att se verktygen. Fler textformat Det har tillkommit en hel del nya tecken- och styckeformat i PowerPoint som visas när du arbetar med texter under menyfliken Start. 24 (24)

25 Bildlayouter När du infogar nya bilder visas inget åtgärdsfönster med bildlayouter utan alla layoutalternativ är samlade i bilden och beroende på vad du väljer försvinner övriga. Figurformat Det har tillkommit nya och fler figurformat för ritobjekt och WordArt under menyfliken Format. 25 (25)

26 Outlook 2007 Snabbsök Numera kan du använda Snabbsök i Outlook, oavsett vilken mapp du befinner dig i. Det går att lägga till fler sökvillkor genom att klicka på frågeverktyget. Ange fler sökvillkor genom att skriva söktexten på raderna Från, Brödtext, Ämne eller Till. Visa fler sökfält i frågeverktyget genom att klicka på Lägg till villkor. 26 (26)

27 Färgkategorisera meddelanden Du kan tilldela färgkategorier till meddelanden, kontakter, avtalade tider, uppgifter med mera i Outlook 2007 för att kategorisera dem och göra dem lättare att se. 1. Högerklicka på t.ex. ett meddelande och välj Kategorisera. 2. Välj färg i snabbmenyn. Döp eventuellt om kategorin. Meddelandet färgkodas och samtidigt skapas automatiskt en sökmapp som döps till Kategoriserad e-post där du återfinner dina färgkodade meddelanden ordnade efter färg. 27 (27)

28 Förhandsgranska bifogade filer i läsfönstret Om du tar emot en bifogad fil i ett meddelande och snabbt vill se vad filen innehåller utan att öppna den kan du förhandsgranska den bifogade filen. 1. Högerklicka på bilagan och välj Förhandsgranska. 2. En förhandsgranskning av filen visas i läsfönstret. 28 (28)

29 Att göra - fält Det nya Att göra-fältet ger en samlad vy över sådant som ska prioriteras under dagen. Det integrerar uppgifter, e-postmeddelanden som flaggats, kommande möten och kalenderinformation. Om Att-göra-fältet maximeras visas uppgifterna i ett åtgärdsfönster. Förbättrade schemafunktioner Det är numera enklare att schemalägga möten. När plats eller dagordning ändras behöver inte deltagarna acceptera mötet en gång till utan de får en informationsuppdatering. Dessutom markeras ändringarna i mötesuppdateringen vilket gör det lättare att se vilken information som har ändrats. Frånvarohantering Tidigare när Outlook startades och frånvarohanteraren var igång visades en varningdialogruta. Numera visas ett meddelande i statusfältet. Du kan dessutom schemalägga dina frånvarotider i förväg, så att du inte behöver oroa dig över att glömma att aktivera Frånvarohanteraren. (Fungerar med Exchange 2007). 29 (29)