Nyheter i Office 2010

Transkript

1 GEMENSAMT... 1 Menyflikar... 1 Statusraden... 2 Inställningar för programmen... 2 Automatisk förhandsgranskning... 2 Verktygsfältet Snabbåtkomst... 3 Menyfliken Arkiv... 3 Kompatibilitetsläge... 4 Formatering... 4 Bilder och grafik... 5 Komprimera bilder... 6 Bildredigering... 6 Skärmklipp... 6 Återskapa filer... 6 WORD... 8 Navigeringsfönstret... 8 Sök... 8 Snabbdelar... 8 Tips... 9 EXCEL Sortering Filtrering Villkorsstyrd formatering Miniatyrdiagram Tabellhantering listhantering Pivottabeller POWERPOINT Animeringar Bildövergångar Avsnitt Video Läsvy Föredragshållarvy Senast ändrad Britt Tågmar

2 OUTLOOK Skyddad vy Söka brev Konversationer Använda Windows sök Kategorier Skapa signatur Kalendern ONENOTE Organisera och hitta anteckningar Länkade anteckningar Rubriker Inbyggd kalkylator Delade anteckningsböcker PUBLISHER Senast ändrad Britt Tågmar

3 Gemensamt - Menyflikar Gemensamt Menyflikar I programmen finns ett antal menyflikar som är åtgärdsspecifika. Ibland kallas menyflikarna för engelskans ribbon. Längst till vänster finns Arkiv (ibland kallad Backstage ). Menyflikarna är anpassningsbara och du kan även skapa egna menyflikar. Redigeringen sker under menyfliken Arkiv, Alternativ och Anpassa menyfliksområdet Om du har en stor skärm med hög upplösning visas fler kommandon. Storleken på ikonerna kan också växla beroende på skärmstorlek och upplösning. Det är inte säkert att bilderna i det här häftet helt överensstämmer med Office i din dator. Menyflikarna är indelade i grupper. Vid vissa grupperingar finns en pil längst ner till höger. Genom att klicka på den visas ytterligare alternativ för just den grupperingen. Hjälptext När du för musen över knappar visas hjälptext. Denna är utbyggd i Office 2010 och visar dessutom kortkommandot när sådant finns. Alt-tangenten Alt-tangenten aktiverar kortkommandon kopplade till menyflikar. För att komma åt ett visst kommando, kan du behöva trycka sekvenser av bokstäver eller siffror 1

4 Gemensamt - Statusraden För att exempelvis infoga en bild i Word trycker du i tur och ordning Alt, N (behöver inte vara stor bokstav) och 5. Då visas dialogrutan Infoga bild. Använda musen Håll muspekaren över en av flikarna. Sedan kan du använda hjulet på musen för att växla mellan flikarna Dölja menyfliksområdet När du tycker att menyflikarna tar stor plats kan du minimera dessa och bara visa fliknamnen genom att klicka på pilen till vänster om hjälpknappen. Expandera menyfliksområdet genom att klicka på pilen igen. Kortkommandot för detta är Ctrl + F1 Statusraden I statusraden syns visningslägen, zoom, sidnumrering beroende på program, exempelbilden är från Word. Dra i reglaget för att ändra zoomningen på skärmen. Inställningar för programmen Det finns många inställningar för programmen, dessa är numera samlade på ett ställe. En del av anpassningarna slår igenom till alla Officeprogrammen 1. Fliken Arkiv 2. Välj Alternativ 3. Gör önskade anpassningar Den inringade i-knappen innehåller hjälptext. Håll musknappen över knappen så visas hjälptexten. Automatisk förhandsgranskning När du väljer Arkiv/Skriv ut visas en automatisk förhandsgranskning 2

5 Gemensamt - Verktygsfältet Snabbåtkomst Verktygsfältet Snabbåtkomst Verktygsfältet Snabbåtkomst visas högst upp till vänster och är unikt för varje program. Om du lägger till ett kommando i Word till exempel Öppna-knappen, måste du göra det i Excel också, i det fall du vill ha den där med. Menyfliken Arkiv Menyfliken Arkiv har olika bakgrundsfärg i de olika programmen Spara som PDF Numera kan du spara Office-dokument i PDF-format. Här visas Word PDF/A 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Spara som 3. Byt filformat till PDF 4. Knappen Spara Genom att klicka på knappen Alternativ som visas när du valt PDF kan du spara som PDF/A Info Visar en miniatyrbild längst till höger med egenskaper, relaterade datum, personer och dokument. Det går att visa Alla egenskaper eller Färre egenskaper Personlig och dold information När du delar filer med andra eller skickar dem med e-post kan du vilja kontrollera vilken information om dig eller vilken dold information som skickas med. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Info 3. Klicka på Felsök 4. Välj Kontrollera dokument 3

6 Gemensamt - Kompatibilitetsläge Senaste För att snabbt komma åt dokument och mappar du ofta använder kan du nåla fast dem 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Senaste 3. Anslå nåla dokument eller mappar När du inte vill ha filen eller mappen kvar i listan klickar du på nålen igen. Genom att bocka i rutan allra längst ner under menyn Senaste Kom snabbt åt följande antal senaste dokument, visas önskat antal direkt i menyn Arkiv under alternativet Stäng. Kompatibilitetsläge När du arbetar med äldre dokument visas texten [kompatibilitetsläge] i namnlisten. Det innebär att funktioner som inte fungerar i äldre versioner av Office är inaktiverade. Formatering På menyfliken Start finns de olika formateringsmöjligheterna för att ändra utseende. Många gånger kan du markera text, föra musen över formateringsvalen och få en förhandsgranskning av resultatet När du markerar text visas ett miniverktygsfält ovanför den markerade texten. Där kan du snabbt formatera texten. De tillgängliga kommandona varierar i programmen. Högerklicka i Excel för att få utförlig lista. 4

7 Gemensamt - Bilder och grafik Bilder och grafik På menyfliken Infoga finns möjlighet att infoga olika grafiska objekt. Det ser lite olika ut i Word, Excel respektive Powerpoint. Figurer När du infogar kan du lägga på en mängd effekter, figurfyllning, kontur och figureffekter. Genom att hålla musen över en effekt visas en förhandsgranskning av den direkt på din figur. Genom att klicka på pilen nere i höger hörn vid Figurformat öppnas en dialogruta med många inställningar. Ändringarna slår igenom direkt när du väljer en inställning. SmartArt Med SmartArt kan du snabbt och professionellt skapa till exempel organisationsscheman samt cyklisk- eller relationsgrafik. Grafiken är redigeringsbar, men om du öppnar filen i Office 2003 eller äldre är grafiken en bild. 5

8 Gemensamt - Komprimera bilder Komprimera bilder Du kan ibland kraftigt minska filstorleken genom att komprimera bilder i dokument. Klicka på knappen Komprimera bilder Bildredigering Det finns kraftfulla möjligheter att redigera bilder direkt i programmen. Du kan lägga på olika effekter, såsom ramar, konstnärliga effekter eller skuggor. Du kan till och med ta bort bakgrunden från ett fotografi. Dubbelklicka på bilden, då aktiveras menyfliken Bildverktyg där du gör inställningarna. Skärmklipp Med Skärmbild kan du ta skärmklipp av ett fönster eller en del av ett fönster. Det fungerar inte att ta en skärmbild av minimerade fönster Återskapa filer När Word, Excel eller Powerpoint har hängt sig eller om du glömmer att spara filer finns det en del möjligheter att rädda dokumenten. Det osparade arbetet finns kvar fyra dagar på datorn. Här visas hur det fungerar i Word. Problem med programmet På bilden till höger visas ett exempel när Word har hängt sig och programmet åter har öppnats. I steg 2 får du bestämma om du vill behålla filerna eller ta bort dem 6

9 Gemensamt - Återskapa filer Återställ ej sparade dokument När du glömmer att spara filer kan du numera återställa dem på menyfliken Arkiv genom att klicka längst ner till höger, Återställ ej sparade dokument. Du får upp en lista och får prova dig fram till vilket dokument som är intressant att återställa. En förutsättning är att du använder samma dator! Filerna lagras lokalt. När du har fått tag i rätt fil klickar du på Spara som i den gula listen. Versioner När du har sparat ditt dokument tidigare, men glömde att spara ändringarna du gjorde kan du återställa det senaste arbetet. Den här räddningsplankan förutsätter att ändringarna inte gjordes inom tio minuter före stängning av filen. Du måste även arbeta på samma dator som arbetet utfördes på. 1. Öppna dokumentet 2. Menyfliken Arkiv 3. Alternativet Info i menyn till vänster 4. Knappen Hantera versioner 5. När du har fått tag i rätt fil klickar du på Återställ i den gula listen. 7

10 Word - Navigeringsfönstret Word Navigeringsfönstret Med navigeringsfönstret får du en snabb överblick över dina rubriker. 1. Navigera i dokumentet genom att klicka på olika rubrikformat 2. Via snabbmenyn kan du även strukturera om dokumentet 3. Genom att dra en rubrik uppåt eller neråt, flyttas hela texten som hör till rubriken. Sök 1. Menyfliken Start 2. Välj Sök längst till höger på menyfliken 3. Skriv in sökord i navigeringsrutan till vänster 4. Antalet matchningar visas i listan och orden är gulmarkerade i texten Snabbdelar I snabbdelsgalleriet kan du spara exempelvis autotexter och dokumentegenskaper. Om du markerar exempelvis en mening eller en bild kan du spara dessa i snabbdelar och återanvända dem. Genom att öppna Ordna byggblock under knappen Snabbdelar kan du redigera dessa. 8

11 Word - Tips Tips Stödlinjer i tabeller I Word 2010 är stödlinjer i tabeller inaktiverade som standard. 1. Klicka in dig i en tabell 2. Menyfliken Design under Tabellverktyg 3. Pilen vid knappen Kantlinjer 4. Markera Visa stödlinjer Nu visas stödlinjerna framöver i alla dokument. Visa linjal Linjalen är inaktiverad som standard. 1. Menyfliken Visa 2. Markera Linjal 9

12 Excel - Sortering Excel Kalkylbladen är större, varje blad är uppbyggt av kolumner och rader Sortering Numera kan du sortera efter så många kolumner du önskar, det är inte begränsat till tre kolumner. Du kan även sortera efter Cellfärg, Teckenfärg eller Cellikon Filtrering Autofilter är kraftigt utbyggt. Du kan bocka i eller ur valfritt antal fält Om kolumnen innehåller datum grupperas dessa automtiskt. Sedan kan du göra önskade urval genom att expandera årtalen och bocka i eller ur rutorna. 10

13 Excel - Villkorsstyrd formatering Om du har använt cellfärg i cellerna kan du filtrera fram en enstaka färg Villkorsstyrd formatering Alternativen för villkorsstyrd formatering har kraftigt utökats. Det finns även möjlighet att använda formler. Med hjälp av färger eller ikoner betonas värden i relation till andra värden i kalkylen. Lägg tid på att sätta dig in i alternativen, de är kraftfulla och intuitiva! Tänk på att alltför mycket staplar eller färger kan göra kalkylbladet rörigt. Tidigare versioner av Excel klarar inte heller flerdubbla villkor. Miniatyrdiagram Miniatyrdiagram är en ny funktion som visualiserar trender i små diagram i direkt anslutning till kalkylen. 1. Markera cell eller celler där du vill ha miniatyrdiagram 2. Menyfliken Infoga 3. Välj någon av diagramtyperna Linje, Kolumn eller Vinst/Förlust i gruppen Miniatyrdiagram 4. Diagrammen kan precis som andra objekt formateras och du kan byta till ett annat diagramformat 11

14 Excel - Tabellhantering listhantering Tabellhantering listhantering Genom att skapa en tabell underlättas listhanteringen. I den färdiga tabellen kan du lätt summera eller använda andra funktioner. När du lägger till rader och kolumner i direkt anslutning till tabellen expanderar listan automatiskt, formatering och formler följer med Knappen Inklistringsalternativ Med hjälp av knappen Inklistringsalternativ som visas precis när du har klistrat in, får du samma val som vid högerklick samt ytterligare några val. Du kan till och med klistra in innehållet som en bildlänk! Autoavsluta funktioner När du skriver ett likhetstecken följt av en eller flera bokstäver föreslår Excel en funktion. Dubbelklicka på önskad funktion eller bläddra med piltangenten till vald funktion är blåmarkerad och tryck därefter på Tab-tangenten. Sedan kan du bygga klart din funktion. Pivottabeller Pivottabeller är enklare att använda än tidigare Utsnitt Med utsnitt kan du mer intuitivt filtrera data i pivottabellen. Filtrering i flera steg blir tydligare 12

15 PowerPoint - Animeringar PowerPoint Animeringar Alla animeringar sker via menyfliken Animeringar. Animeringsscheman som infördes i Office 2003 är borttagna. Det finns nya typer av animeringar. Bildövergångar Bildövergångarna innehåller flera spännande nyheter. Avsnitt Det går att dela upp komplexa presentationer i sektioner för att göra dem mer lättnavigerade. Video Du kan bädda in videoklipp från YouTube eller från egen dator. Egna klipp går att redigera direkt i programmet, till exempel klippa bort irrelevanta delar. En färdig presentation går att exportera till en videofilm med tidsinställningar, animeringar, berättarröst etc. Läsvy Om du inte vill använda bildspelsläge och visa presentationen på helskärm, kan du använda läsvyn. Då visas knappar för bläddring mellan sidorna och du kan lätt byta vy. Aktivitetsfältet längst ner på skärmen visas också, vilket innebär att du lätt kan växla mellan olika program. Föredragshållarvy Med tillgång till två skärmar, exempelvis en bärbar dator kopplad till projektor, kan du använda den förbättrade föredragshållarvyn. Stödanteckningarna visas till höger och om texten är liten går den att zooma in. Du kan klicka på bilderna i underkant för att hoppa i presentationen. Det går att välja penna utan att störa publiken. Det syns hur länge presentationen har pågått. Klicka på frågetecknet längst till höger för att visa en lista på användbara kortkommandon. Musen som laserpekare I bildspelsläge kan du ändra musen till en laserpekare för att fånga åhörarnas uppmärksamhet. 13

16 Outlook - Skyddad vy Outlook Skyddad vy När du öppnar en bifogad fil visas den som standard i en skyddad vy. Om du litar på innehållet i filen och vill göra ändringar klickar du på knappen Aktivera redigering. Söka brev När du inte hittar ett brev du vet ska finnas, kan du söka efter det. Sökfunktionen i Outlook 2010 är förbättrad. Snabbsökning Skriv ett eller flera sökord i sökordsrutan. Som standard söker programmet igenom både Ämne och Innehåll. Om du inte hittar det du söker kan du klicka på länken Försök att söka igen i alla e-postobjekt. Rensa genom att klicka på krysset till höger i sökrutan. Konversationer I Outlook 2010 kan du gruppera e-posten efter konversationer, egentligen ämnen. Du kan expandera eller komprimera konversationerna. Programmet kan inte hålla isär om samma ämnesnamn förekommer fast innehållet i mailen egentligen hör till olika ämnen. Meddelanden visas från alla mappar. Använda Windows sök Genom Windows 7 sök kan du även finna e-post i Outlook. Skriv in ett eller flera sökord. 14

17 Outlook - Kategorier Kategorier Med Kategorier kan du sortera eller gruppera meddelanden som exempelvis är lagrade i olika mappar. En kategori är ett nyckelord som du kopplar till olika objekt. Det finns ett antal fördefinierade kategorier, men det är lätt att skapa egna. Du kan tilldela en kategori redan när du skapar objektet eller lägga till en kategori i efterhand. Kategorier är utbyggt i Outlook Anpassa kategorier 1. Klicka på knappen Kategorisera på menyfliken Start i själva programmet Outlook 2. Här kan du byta namn på de befintliga kategorierna och lägga till nya kategorier. Snabbsteg Med snabbsteg kan du hantera den e-post som du ofta gör upprepningar runt med ett enda klick. Kanske att mail ska placeras i en viss mapp eller du vill vidarebefordra mail till chefen. Till skillnad mot Regler finns det inte möjlighet att lägga villkor i snabbsteg. Standardsnabbstegen kan du anpassa och måste i vissa fall göra det första gången du klickar på dem Skapa signatur Signaturen ligger fortfarande lokalt på datorn. 1. Starta ett nytt mail och välj menyfliken Meddelande i mailet 2. Klicka på knappen Signatur och därefter på alternativet Signaturer 3. Knappen Ny och följ instruktionerna 15

18 Outlook - Kalendern Kalendern Med Kalendergrupp kan du snabbt se kalendrar för arbetskamrater som du ofta arbetar med. 16

19 OneNote - Organisera och hitta anteckningar OneNote Organisera och hitta anteckningar Avsnitt och sidor Det är lättare att navigera i stora anteckningsböcker med många avsnitt och sidor, det finns en tydlighet i hierarkier. Skapa avsnitt 1. Högerklicka på en anteckningsbok 2. Välj Nytt avsnitt i snabbmeny 3. Namnge avsnittet på själva fliken Söka anteckningar Sökfunktionen i OneNote är kraftfull och visas längst till höger på sidan. Som standard söker den i alla öppna anteckningsböcker, men det går lätt att avgränsa sökningen till den aktuella anteckningsboken eller sidan. Du får en automatisk förhandsgranskning. Sökningarna sparas automatiskt och visas när du klickar i sökrutan. Länkade anteckningar Du kan automatiskt länka anteckningar till webbsidor eller till Word- och PowerPointfiler. Små ikoner visas vid anteckningarna och klickar du på dessa kommer du automatiskt till källan. Det dockade fältet visas längst till höger på skärmen. Klicka på den webbsida eller det dokument du vill länka till och skriv anteckningar. När du senare vill återvända till källan klickar du på ikonen till vänster om texten. 17

20 Publisher - Rubriker Rubriker Det finns enkla rubrikformatmallar, de är inte redigeringsbara. Rubrikformatmall 1 6 är kopplad till kortkommandot Ctrl+Alt+siffran för rubriknivån (ej numeriska tangentbordet). Vill du exempelvis ha rubriknivå 2, trycker du Ctrl+Alt+2 Inbyggd kalkylator Det går att utföra en del uträkningar direkt i OneNote. 1. Skriv siffror och matematiska tecken 2. Skriv ett likhetstecken, = 3. Tryck på Enter eller mellanslag och uträkningen är klar. Delade anteckningsböcker Visa författare De anteckningar du gör själv visas likadant som i icke delade anteckningsböcker. Du kan visa vilka kollegor som har gjort ändringar. 1. Menyfliken Dela 2. Klicka på knappen Dölj författare för att visa respektive dölja namnen 3. Initialerna på författaren visas i kanten av anteckningen 4. Håll musen över initialerna för att se mer utförlig information Du kan även visa vem som skrivit en viss anteckning genom att högerklicka på fyrpilen framför anteckningen. Längst ner i snabbmenyn visas författare, datum och tid. Publisher Publisher ingår i Office Ingen beskrivning av nyheter I det här häftet. 18