Allmänna nyheter i Microsoft Office 2010

Transkript

1

2 Innehåll Allmänna nyheter i Microsoft Office Nytt användargränssnitt...4 Fliken Arkiv (Microsoft Office Backstage)...5 Anpassa verktygsfältet snabbåtkomst...7 Kortkommandon...7 Nytt filformat...8 Konvertera gamla filer till Office 2010-format...9 Verktygsfältet Mini Förhandsgranskning i realtid Redigering av bildobjekt konstnärliga effekter Ta bort bakgrunden i en bild SmartArt Spara och Skicka Inklistringsalternativ Visa eller dölj knappen Inklistringsalternativ Dokumentteman Använda dokumentteman Skärmbild Word Förformaterade element Ändra ett format Stavningskontroll Sökfunktionen Nya tabellfunktioner Excel Större kalkylblad Avancerad villkorsstyrd formatering Miniatyrdiagram Enkel formelskrivning Effektivare sortering och filtrering Filtrera genom att markera värden eller söka Knapp för radbrytning i cell Förbättrade Excel-tabeller Sid 2

3 Diagram Pivottabeller Utsnitt PowerPoint Bildbakgrunden Infoga en åtgärd i ett objekt Fler textformat Bildlayout Figurformat Bildövergångar Animeringar Nyheter i funktionen Spara Nyheter i Videoverktygen Outlook Nytt användargränssnitt Snabbsök Lägga till fler sökvillkor Färgkategorisera meddelanden Att göra-fältet Snabbsteg Konversationsvyn Kalendern Kalendergrupper Mötesförfrågan Förbättrade schemaläggningsfunktioner Autosvar (Frånvarohanteraren) Sid 3

4 Allmänna nyheter i Microsoft Office 2010 Nytt användargränssnitt Programfönstret i Office 2010 har fått ett helt nytt användargränssnitt. En av de mer uppenbara ändringarna i Office 2010 är att vissa av de åtgärder som tidigare hittades på Arkiv-menyn nu kan hittas i Microsoft Office Backstage-vy. Här hittar du de verktyg som används för att utföra åtgärder på en hel fil, till exempel Skriv ut och Spara. I och med att en större del av skärmutrymmet utnyttjats kan också kommandona presenteras på ett mer logiskt sätt i användargränssnittet. Sid 4

5 Fliken Arkiv (Microsoft Office Backstage) När du klickar på fliken Arkiv visas Microsoft Office Backstage-vy. Du använder Backstage-vy när du hanterar dina filer och tillhörande information, t ex genom att skapa, spara, söka dolda metadata, personlig information eller genom att ange alternativ. Kortfattat: allt du gör med en fil men inte gör i själva filen: Under Alternativ går det att göra anpassningar för hur det aktuella programmet ska fungera: Sid 5

6 Menyflikar Menyflikarna gör att du snabbt kan hitta de kommandon du behöver för att utföra en uppgift. Funktioner och kommandon är logiskt ordnade under flikar och relaterade grupper. För att det inte ska bli rörigt på skärmen visas vissa menyflikar endast då de behövs. Du kan inte ta bort menyfliksområdet eller byta ut det mot verktygsfält eller menyer från tidigare versioner av Office. Du kan dock minimera menyfliksområdet så att du får mer utrymme på skärmen. Följande bild visar ett exempel på menyfliksområdet: Flikarna är åtgärdsspecifika. 2. Grupperna på samma flik delar upp en åtgärd i underaktiviteter. 3. Kommandoknapparna i respektive grupp utför ett kommando eller visar en meny med kommandon. 4. Knappen visar dialogrutor (i de fall det finns) för respektive grupp. Sid 6

7 Anpassa verktygsfältet snabbåtkomst 1. Klicka på Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst 2. Välj de kommandon du vill lägga till: Tips! Du kan även högerklicka på valfri funktion och välja Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Kortkommandon Håll ner ALT-tangenten så får du fram kortkommandon för de olika funktionerna i menyflikarna: Genom att skriva en siffra eller bokstav på tangentbordet så öppnas respektive flik eller kommando. Exempel: ALT +N öppnar fliken Infoga. Vad hände med de gamla kortkommandona? De gamla kortkommandona som började med CTRL finns kvar och du kan använda dem på vanligt sätt. CTRL + C betyder fortfarande Kopiera och CTRL + V betyder fortfarande Klistra in osv. Sid 7

8 Nytt filformat Word, Excel och PowerPoint har ett nytt filformat som bygger på XML (Extensible Markup Language). Exempel på filformat i Word: Äldre filformat Nytt filformat Förklaring.doc.docx Standard Word-dokument.dot.dotx Word-mall.doc.docm Word-dokument med makrokod.dot.dotm Word-mall med makrokod Motsvarande filformat, med tillägget x eller m, gäller även för Excel och PowerPoint. Fördelarna med det nya formatet är bland annat: Mindre utrymme (En fil som i tidigare Excel-version var på kb minskar till 587 kb i Excel 2010 formatet). Om en fil blir skadad finns det större möjligheter att återskapa filen när den är gjord i XML-format Genom att Word, Excel och PowerPoint i grunden har en gemensam filuppbyggnad genom XML, skapas ytterligare möjligheter att integrera information mellan programmen. En användare av Office version kan inte öppna en fil som är skapad i Office Från Microsoft kan man dock gratis hämta hem ett konverteringsprogram som gör att man kan öppna och hantera filen. Sid 8

9 I Office 2010 kan du även spara en fil i det gamla Office formatet. Klicka på fliken Arkiv och välj Spara som samt Office format. Öppnar du en fil skapad i tidigare format, framgår det i namnlisten att du arbetar i Kompatibilitetsläge: När du sparar filen, efter eventuella ändringar, så sparas den automatiskt i det gamla formatet. (Skall filen sparas i 2010 format, klicka på fliken Arkiv och välj Spara som). Konvertera gamla filer till Office 2010-format Öppna filen som är skapad i ett äldre Office-format (Word, Excel eller PowerPoint), klicka på fliken Arkiv, Info och välj Konvertera: Sid 9

10 Verktygsfältet Mini Du kan få hjälp av verktygsfältet Mini som visas när du behöver det och erbjuder dig de vanligaste funktionsalternativen för formatering och texthantering. När du t ex markerar en text i Word visas ett diskret verktygsfält med formateringsalternativ som aktiveras om du klickar i det. Förhandsgranskning i realtid I nya Office får du en riktig visuell förhandsgranskning av formateringen i ditt dokument innan du bestämmer dig för att göra någon förändring. Då slipper du gissa dig fram när du ändrar format. Du ser direkt, när du för muspekaren över ett formateringsalternativ, en förhandsgranskning av hur det kommer att se ut men det är inte förrän du klickar som formatet ändras i dokumentet. Sid 10

11 Redigering av bildobjekt konstnärliga effekter Du kan redigera dina bildobjekt direkt i Office 2010-program. Prova en uppsättning iögonfallande konstnärliga effekter under Bildverktyg, Format, gruppen Justera och klicka på Konstnärliga effekter: Ta bort bakgrunden i en bild Du kan ta bort bakgrunden i en bild för att framhäva motivet i bilden eller ta bort distraherande detaljer. 1. Klicka på bilden vars bakgrund du vill ta bort. 2. På fliken Format under Bildverktyg klickar du i gruppen Bakgrund på knappen Ta bort bakgrund: 3. Klicka på ett handtag på markeringslinjerna och dra sedan linjen så att den innefattar den del av bilden som du vill ha kvar och utesluter de delar du vill ta bort. Sid 11

12 Ofta kan du få önskat resultat genom att testa dig fram genom att flytta och ändra storlek på markeringslinjerna. 4. Gör något eller båda av följande alternativ om det behövs: Om du vill markera vilka delar av bilden som inte ska tas bort automatiskt klickar du på Rita linjer som markerar områden som ska behållas. Om du vill markera vilka delar av bilden som ska tas bort utöver de som markeras automatiskt, klickar du på Markera för att ta bort. Tips! Ändrar du dig om en del som du har markerat med en linje, oavsett om du vill ha kvar eller ta bort den, klickar du på Ta bort markeringar och klickar sedan på linjen så att den ändras. SmartArt Med hjälp av SmartArt-grafik kan du visualisera din information och dina idéer. Du kan skapa SmartArtgrafik genom att välja mellan många olika layouter, för att snabbt, enkelt och effektivt förmedla ditt budskap. När du skapar SmartArt-grafik uppmanas du att välja en typ, till exempel Process, Hierarki, Cyklisk eller Relation. De olika typerna kan sägas motsvara olika SmartArt-kategorier och varje typ innehåller flera olika layouter. Sid 12

13 1. Klicka på fliken Infoga och därefter SmartArt (i gruppen Illustrationer): 2. Klicka på typen och den layout du vill använda i dialogrutan Välj en SmartArt-grafik. 3. Skriv in text genom att klicka i en figur och sedan skriva. 4. Du kan använda färgvariationer från i figurerna i din SmartArt-grafik. 5. Klicka på Ändra färger i gruppen SmartArt-format på fliken Design under SmartArt-verktyg: 6. Klicka på den färgvariation som du vill använda. Sid 13

14 Spara och Skicka I Office 2010 kan du t ex spara direkt i filformatet.pdf även om du inte har programmet Acrobat installerat. 1. Klicka på fliken Arkiv, peka på pilen bredvid Spara och skicka, klicka på Skapa PDF. 2. Ange eller välj ett namn för dokumentet i listan Filnamn. 3. Klicka på PDF i listan Filformat. 4. Klicka på OK. Du kan även här välja att skicka ditt dokument med E-post, Spara till webben, ändra filtyp med mera. Sid 14

15 Inklistringsalternativ När du klistrar in innehåll kan du använda knappen Inklistringsalternativ, som innehåller följande tre alternativ: Behåll källformatering: Koppla formatering: Behåll endast text: Bevarar utseendet från den ursprungliga texten Ändrar formateringen så att den matchar den omgivande texten Tar bort all ursprunglig formatering från texten Visa eller dölj knappen Inklistringsalternativ Om du inte vill att knappen Inklistringsalternativ ska visas varje gång du klistrar in innehåll kan du inaktivera den. 1. Klicka på fliken Arkiv. 2. Klicka på Alternativ och sedan på Avancerat. 3. Avmarkera eller markera kryssrutan Visa knappen Inklistringsalternativ när innehåll klistras in under Klipp ut, kopiera och klistra in när du vill dölja eller visa knappen Inklistringsalternativ. Sid 15

16 Dokumentteman Ett dokumenttema är en uppsättning enhetliga formateringsalternativ som skapar en genomgående stil i dokumentet (färger, typsnitt, bilder) för att snabbt kunna formatera ett helt dokument och ge det ett enhetligt utseende. Det finns färdiga dokumentteman men du kan även anpassa ett befintligt tema och spara det som ett eget. Dokumentteman delas mellan programmen så att du kan använda samma utseende för alla Officefiler. Använda dokumentteman 1. I Word eller Excel: Klicka på Teman i gruppen Teman på fliken Sidlayout: eller 2. I PowerPoint: Klicka på det dokumenttema du vill använda i gruppen Teman på fliken Design eller klicka på Mer om du vill se alla tillgängliga dokumentteman: 3. Gör något av följande: Om du vill använda ett fördefinierat dokumenttema klickar du på det dokumenttema som du vill använda under Fördefinierad. Om du vill använda ett anpassat dokumenttema klickar du på det dokumenttema som du vill använda under Eget. Sid 16

17 Skärmbild Fånga och infoga skärmbilder direkt från Office 2010 för att snabbt och enkelt kunna använda visuella illustrationer i ditt arbete. Funktionen ligger under fliken Infoga, Skärmbild. De program du har öppna visas i ett fönster så du kan välja vad du ska klippa ut från respektive fönster. Sid 17

18 Word 2010 Förformaterade element När du arbetar med ett dokument från en speciell dokumentmall, som en rapport, kan du välja från ett galleri med förformaterade försättsblad, citat, sidhuvuden och sidfötter som gör att ditt dokument ser mer välarbetat ut. Försättsblad hittar du under fliken Infoga, Försättsblad: Formatuppsättning används då du snabbt och enkelt vill byta format på din text. Klicka på fliken Start, Ändra format, Formatuppsättning: Sid 18

19 Snabbdelar under fliken Infoga används till Autotexter, Fält och Byggblock: Ändra ett format I Microsoft Office Word 2010 är Snabbformatsuppsättningar med formatmallar, designade för att fungera tillsammans för att skapa ett attraktivt och professionellt dokument. I de flesta fall kommer du inte att ändra formatmallarna men ibland kanske du vill ändra delar av en formatmall i en snabbformatsuppsättning. 1. Markera den text som är formaterad med den formatering du vill ändra. 2. Formatera den markerade texten med de nya inställningar du vill använda. 3. Högerklicka på det format som du vill ändra i gruppen Format på fliken Start: 4. Klicka på Uppdatera enligt markering så att markeringen matchas. All text med det format som du ändrade uppdateras automatiskt för att matcha de nya inställningar du definierat. Sid 19

20 Stavningskontroll Stavningskontrollen har förbättrats och är mer konsekvent. Här följer några av nyheterna: Fler alternativ är globala och ändras i hela Office-paketet när du ändrar alternativen i ett program Alla program kan hantera egna ordlistor i samma dialogruta En undantagsordlista skapas automatiskt första gången ett språk används. De används för att tvinga stavningskontrollen att markera ord som du vill undvika att använda (som t ex kan verka stötande eller som inte passar i ditt sätt att skriva) Stavningskontrollen kan söka efter och markera sammanhangsbaserade stavfel (gäller enbart dokument skrivna på engelska, tyska eller spanska) Du kan inaktivera stavnings- och grammatikkontrollen för ett enskilt eller för alla dokument som du skapar. Sökfunktionen En funktion som både har förbättrats och förändrats visuellt är textsökningen. Till skillnad från tidigare utgåvor av Word, där sökningar utfördes stegvis i en dialogruta som täckte den text användaren sökte i, får du i Word 2010 istället fram en kolumn till vänster i applikationens gränssnitt. Sökningar som utförs där genererar en resultatlista i kolumnen och sökträffarna markeras även i själva dokumentet. När du för muspekaren över resultaten i sökkolumnen visas information om vilken sida aktuellt resultat finns sig på. Du hittar sökfunktionen under fliken Start: Skriv in ett sökord. Sökordet gulmarkeras i dokumentet samtidigt som ett navigeringsfält visas till vänster på skärmen: Sid 20

21 Navigeringsfältet består av 3 st flikar: 1. Bläddra i dokumentets rubriker 2. Bläddra i dokumentets sidor 3. Bläddra i resultaten från den aktuella sökningen Nya tabellfunktioner När du har skapat en tabell kan du formatera hela tabellen genom att använda Tabellformat. Genom att placera pekaren över varje förformaterat tabellformat kan du förhandsgranska hur tabellen kommer att se ut. 1. Klicka i den tabell du vill formatera. 2. Klicka på fliken Design under Tabellverktyg. 3. För pekaren över respektive tabellformat, under gruppen Tabellformat, tills du hittar det format du vill använda och klicka på det: Sid 21

22 Excel 2010 Större kalkylblad Office Excel 2010 innehåller ca 1 miljoner rader och ca kolumner per kalkylblad. Programmets prestanda har också förbättrats tack vare en ökad minnesallokering. Avancerad villkorsstyrd formatering I Excel kan du använda villkorsstyrd formatering för att visuellt framhäva data för att snabbt kunna upptäcka undantag och viktiga trender. I denna version av Excel har funktionen förbättrats: 1. Markera det cellintervall som ska formateras 2. Välj menyfliken Start och klicka på Villkorsstyrd formatering 3. Välj önskat alternativ och fyll i kriterierna i undermenyerna Sid 22

23 Miniatyrdiagram En nyhet i Microsoft Excel är miniatyrdiagram små diagram i kalkylbladscellerna som ger en visuell bild av data. Använd miniatyrdiagram när du vill visa trender i en rad värden, till exempel minskningar och ökningar över säsongen eller ekonomiska cykler, eller när du vill framhäva högsta och lägsta värden. Placera ett miniatyrdiagram nära de data det tillhör för största effekt. Skapa ett miniatyrdiagram 1. Markera en tom cell eller grupp med tomma celler som du vill infoga ett eller flera miniatyrdiagram i. 2. Klicka på den typ av miniatyrdiagram som du vill skapa i gruppen Miniatyrdiagram på fliken Infoga: Rad, Kolumn eller Vinst/förlust: 3. Skriv in cellområdet som innehåller de data som du vill basera miniatyrdiagrammen på i rutan Dataområde. Obs! Du kan klicka på sedan klicka på om du vill dölja dialogrutan tillfälligt, markera cellområdet i kalkylbladet och när du vill återställa dialogrutan till dess vanliga storlek. Sid 23

24 Enkel formelskrivning Följande förbättringar gör det lättare att skriva formler i Excel 2010: Anpassningsbart formelfält Formelfältet anpassas automatiskt efter långa, komplexa formler, vilket förhindrar att formlerna täcker annan information i kalkylbladet. Du kan också skriva längre formler med fler kapslingsnivåer än i tidigare versioner av Excel. Automatisk funktionskomplettering Du kan använda automatisk funktionskomplettering för att snabbt skriva rätt formelsyntax. Funktionen upptäcker genast vilka funktioner som du vill använda och hjälper dig att fylla i formelargumenten så att formeln blir rätt redan från början: Enkel åtkomst till namngivna områden Genom att använda Namnhanteraren i Office Excel 2010 kan du ordna, uppdatera och hantera flera namngivna områden på ett och samma ställe, vilket gör det lättare för andra som arbetar med ditt kalkylblad att förstå formlerna och informationen i bladet: Sid 24

25 Effektivare sortering och filtrering Excel 2010 har fått förbättrade filtrerings- och sorteringsfunktioner. Du kan till exempel sortera data efter cellfärg, teckenfärg eller ikon upp till 64 nivåer: Du kan också filtrera data efter färg eller efter datum, visa över poster i listrutan Autofilter, filtrera flera poster och filtrera data i pivottabeller: Sid 25

26 Filtrera genom att markera värden eller söka Det snabbaste sätten att filtrera är att markera värden i en lista och söka. När du klickar på pilen i ett fält (kolumn) där filtrering har aktiverats visas alla värden i en lista: 1. Använd rutan Sök och ange den text eller det tal du vill söka efter. 2. Markera och avmarkera kryssrutorna om du vill visa värden som finns i kolumnen med data. 3. Använd avancerade villkor om du vill söka efter värden som uppfyller specifika villkor a. Avmarkera kryssrutan Markera allt. Markera endast de värden som du vill filtrera fram och klicka på OK för att visa resultatet. b. Sök efter text i kolumnen genom att ange text eller tal i rutan Sök. Om du vill kan du använda jokertecken, till exempel asterisk (*) eller frågetecken (?). Visa resultaten genom att trycka på RETUR. Knapp för radbrytning i cell I Excel finns nu under fliken Start en knapp för att radbryta innehållet i en cell: Sid 26

27 Förbättrade Excel-tabeller I det nya användargränssnittet i Excel 2010 kan du snabbt skapa, formatera och utöka en Excel-tabell (en Excel-lista i Excel 2003). 1. Markera det cellintervall som du vill skapa en tabell utav. 2. Välj menyfliken Start och klicka på Tabell. Funktionen Autofilter är aktiverad som standard i en tabell och möjliggör sortering och filtrering av tabelldata. När du står i tabellen kan du klicka på fliken Tabellverktyg där du kan göra en mängd inställningar för listan. Bland annat kan du använda ett tabellformat för att snabbt lägga till snygg, professionell formatering till tabeller. Om ett alternativt radformat används i en tabell, bevaras den alternativa formateringsregeln i samband med åtgärder som tidigare skulle ha påverkat och åsidosatt layouten, t.ex. filtrering, att dölja rader eller manuell omstrukturering av rader och kolumner. Sid 27

28 Beräknade kolumner En beräknad kolumn innehåller en enda formel som justeras för varje rad och som expanderas automatiskt för att inkludera extra rader så att formeln tillämpas även på dessa. Allt du behöver göra är att infoga en formel en gång. Du behöver inte använda kommandona Fyll eller Kopiera. Diagram Excel 2010 innehåller flera nya diagramverktyg. De baseras på det tema som används för arbetsboken och innehåller specialeffekter som 3D, transparens och skuggning. Du hittar Diagram under fliken Infoga: Sid 28

29 När du infogat ett diagram och markerar det, visas Diagramverktyg. Klickar du på fliken finner du mängder av funktioner för att förändra diagrammet: Med hjälp av knappen Spara som mall kan du direkt spara inställningarna för diagrammet som en mall för att snabbt kunna återanvända det vid ett senare tillfälle. Sid 29

30 Pivottabeller Pivottabeller har blivit enklare att använda. 1. Klicka på menyfliken Infoga. Klicka sedan på Pivottabell: 2. En pivottabell infogas och fliken Verktyg för Pivottabell visas. Ett åtgärdsfönster visas på skärmen: Sid 30

31 Det går numera att dra fälten direkt i åtgärdsfönstret, vilket kan vara lättare än att dra till de tidigare släppzonerna som inte alltid har varit så lätta att träffa. Du kan numera ångra de flesta åtgärder i pivottabellen. Sorteringsoch filtreringsfunktionerna har också förbättrats. Utsnitt Utsnitt är lättanvända filtreringskomponenter som innehåller en uppsättning knappar som du kan använda för att snabbt filtrera data i en pivottabellrapport, utan att behöva öppna nedrullningsbara listor för att hitta de objekt som du vill filtrera. När du använder ett vanligt pivottabellrapportfilter för att filtrera på flera objekt, visar filtret endast att flera objekt har filtrerats och du måste öppna en nedrullningsbar lista för att hitta information om filtreringen. Ett utsnitt anger däremot tydligt det filter som har använts och tillhandahåller information så att du enkelt kan förstå de data som visas i den filtrerade pivottabellrapporten. Skapa ett utsnitt i en befintlig pivottabell 1. Klicka var som helst i den pivottabellrapport som du vill skapa ett utsnitt för. När du gör det visas Verktyg för pivottabell och fliken Alternativ plus fliken Design läggs till. 2. Klicka på Infoga utsnitt i gruppen Sortera och filtrera på fliken Alternativ. Sid 31

32 3. Markera kryssrutan för de pivottabellfält som du vill skapa ett utsnitt för i dialogrutan Infoga utsnitt: 4. Klicka på OK. Ett utsnitt visas för alla fält som du har markerat. 5. Klicka på de objekt som du vill filtrera på i varje utsnitt: Om du vill markera flera objekt håller du CTRL nedtryckt och klickar sedan på de objekt som du vill filtrera. Sid 32

33 PowerPoint 2010 Bildbakgrunden I bildbakgrunden finns numera flera bakgrunder som representerar olika layouter. Du kommer till bildbakgrunden genom att klicka på menyfliken Visa och därefter Bildbakgrund: Infoga en åtgärd i ett objekt Lägg till en åtgärd i det markerade objektet för att ange vad som ska hända när du klickar på det eller hovrar över det med musen. Klicka på fliken Infoga och välj Åtgärd under gruppen Länkar: Dialogrutan Händelseinställningar öppnas där du väljer händelse. Sid 33

34 Fler textformat Det har tillkommit en hel del nya tecken- och styckeformat i PowerPoint som visas när du arbetar med texter under menyfliken Start: Bildlayout När du infogar en ny bild visas inget åtgärdsfönster med bildlayouter utan alla layoutalternativ är samlade i bilden och beroende på vad du väljer försvinner övriga. Figurformat Det har tillkommit nya och fler figurformat för ritobjekt och WordArt under menyfliken Format: Bildövergångar Bildövergångar är rörliga effekter som visas i vyn Bildspel när du byter mellan två bilder under en presentation. Du kan styra hastigheten för varje övergångseffekt, lägga till ljud och anpassa övergångarnas egenskaper: Sid 34

35 Animeringar Du kan animera texten, bilderna, formerna, tabellerna, SmartArt och andra objekt i en Microsoft PowerPoint 2010-presentation om du vill skapa visuella effekter, t ex ingångar, utgångar, storleks- eller färgändringar och rörelser. Nyheter i funktionen Spara Skapa video Publicera Skicka bildspelet Nyheter i Videoverktygen Med PowerPoint 2010 kan du bädda in och redigera videofiler direkt i programmet. Du kan trimma videoklippet så att bara de relevanta delarna visas, eller skapa bokmärken för de bitar som understryker ditt budskap. Videobokmärken kan också användas för att starta animeringar automatiskt vid vissa punkter i uppspelningen. Dessutom kan du skapa in- och uttoningar för videoklippet och använda många olika effekter och format till exempel speglingar, fasningar och 3D-rotationer för att bättre fånga publikens uppmärksamhet. Sid 35

36 Outlook 2010 Nytt användargränssnitt Programfönstret i Office 2010 har fått ett helt nytt användargränssnitt: 1. Snabbsök 2. Navigeringsfönster 3. Läsfönster 4. Att-göra fält Snabbsök Numera kan du använda Snabbsök i Outlook, oavsett vilken mapp du befinner dig i. 1. Klicka på den mapp du vill genomsöka i navigeringsfönstret. 2. Skriv söktexten i rutan Snabbsökning. Objekt som innehåller den text du skrev visas i rutan Sökresultat med söktexten markerad. Skriv fler tecken om du vill förfina sökningen. 3. Vill du utöka sökningen till alla mappar kan du klicka på Sök igen längst ned under sökresultatet. Sid 36

37 Lägga till fler sökvillkor Du kan förfina sökningen genom att lägga till sökvillkor. När du klickar eller skriver i rutan Snabbsökning skapas fliken Sökverktyg. I gruppen Förfina finns ett antal sökvillkor som gör sökningen mer specifik: Färgkategorisera meddelanden Med färger blir dina Outlook-objekt synligare. Genom att tilldela e-postmeddelanden färgkategorier i Microsoft Outlook 2010 kan du snabbt identifiera dem och associera dem med relaterade objekt. Du kan tilldela meddelanden flera färgkategorier. Högerklicka på t ex ett meddelande och välj Kategorisera. 1. Välj färg i snabbmenyn: Döp eventuellt om kategorin. Sid 37

38 Meddelandet färgkodas och samtidigt skapas automatiskt en sökmapp som döps till Kategoriserad Mail där du återfinner dina färgkodade meddelanden ordnade efter färg. Förhandsgranska bifogade filer i läsfönstret Om du tar emot en bifogad fil i ett meddelande och snabbt vill se vad filen innehåller utan att öppna den kan du förhandsgranska den bifogade filen. 1. Klicka på bilagan i läsfönstret: 2. Klicka sedan på Förhandsgranska fil: Sid 38

39 Att göra-fältet Det nya Att göra-fältet ger en samlad vy över sådant som ska prioriteras under dagen. Det integrerar uppgifter, e-postmeddelanden som flaggats, kommande möten och kalenderinformation. Om Att göra-fältet maximeras visas uppgifterna i ett åtgärdsfönster: Sid 39

40 Snabbsteg Snabbsteg är en ny funktion i Microsoft Outlook 2010 som du kan använda om du vill utföra flera åtgärder för e-postmeddelanden åt gången, vilket gör det lättare att snabbt och enkelt hantera postlådan. Om du till exempel ofta flyttar meddelanden till en särskild mapp, kan du använda ett snabbsteg och flytta meddelandet med ett klick. Eller om du brukar vidarebefordra meddelanden till chefen eller medarbetarna kan ett snabbsteg med ett klick förenkla uppgiften. De snabbsteg som finns i Outlook 2010 kan anpassas. Du kan även skapa egna så att du får ett snabbstegsgalleri med e-poståtgärder som du utför ofta: Konversationsvyn Outlook 2010 har fått en ny utformning som hjälper dig att klara av den stora mängden information du tar emot varje dag. Enkel hantering av stora mängder e-post. Med några få klick kan du komprimera, kategorisera eller till och med ignorera hela konversationer. Nya konversationshanteringsverktyg och förbättrad konversationsvy innebär att flera meddelanden kan omvandlas till några få viktiga objekt. Om du vill börja utnyttja konversationsvyn går du till fliken Visa och väljer Visa som konversationer i gruppen Konversationer. Sid 40

41 Kalendern Menyfliksområdet i Outlook 2010 innehåller stora ikoner som visar hur du kan ordna och visa din kalender. Använd kommandona på fliken Visa om du vill anpassa informationen som visas i kalendern ytterligare. Du öppnar de olika kalenderobjekten genom att dubbelklicka på dem, sedan kan du se eller redigera dess information. Sid 41

42 Kalendergrupper Med den här funktionen kan du snabbt se kalendrarna för de personer du ofta arbetar med. Välj medlemmarna en gång och använd sedan kalendergruppen varje gång som du vill visa samma kalendrar. Kalendergrupper kan även innehålla resurser, till exempel konferensrum. Detta är ett utmärkt sätt att hitta lediga konferensrum i byggnaden. Mötesförfrågan Om du får ett e-postmeddelande angående ett möte i Outlook 2010 kan du svara på meddelandet med en mötesförfrågan utan att öppna kalendern: Sid 42

43 Förbättrade schemaläggningsfunktioner Det är numera enklare att schemalägga möten. När plats eller dagordning ändras behöver inte deltagarna acceptera mötet en gång till utan de får en informationsuppdatering. Dessutom markeras ändringarna i mötesuppdateringen vilket gör det lättare att se vilken information som har ändrats. Autosvar (Frånvarohanteraren) Du kan ange att Outlook 2010 ska svara automatiskt på e-postmeddelanden som skickas till dig. Med hjälp av autosvar kan du informera andra om att du inte är på kontoret eller att ditt svar kan dröja. Autosvar kan även innehålla information som alternativa kontaktuppgifter. Aktivera eller inaktivera autosvar (Exchange Server 2007 krävs) 1. Klicka på fliken Arkiv. 2. Klicka på Autosvar. 3. Markera Skicka autosvar. 4. Om du vill kan du markera kryssrutan Skicka endast under det här tidsintervallet och ange när funktionen för frånvaromeddelande ska vara aktiv. Om du inte anger start- och sluttid skickas autosvar tills du markerar kryssrutan Skicka inte autosvar. 5. Skriv det svar som du vill ska skickas till medlemmar i din arbetsgrupp och andra kolleger när du inte är på kontoret på fliken Inom organisationen. 6. På fliken Utanför organisationen markerar du kryssrutan Skicka autosvar till personer utanför organisationen och skriver sedan svaret du vill ska skickas under din frånvaro. Markera om du vill att svar ska skickas till Endast mina kontakter eller till Alla utanför organisationen som du får meddelanden ifrån. Sid 43