Nämnd Arbetsmarknadsnämnden

Transkript

1 DNR /13 Sida 1 (7) Arkivmyndighetens beslut 2013:21 Nämnd Arbetsmarknadsnämnden Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för arbetsmarknadsförvaltningen. Klassificeringsstrukturen kommer även att användas av Svenska för invandrare (SFI) Stockholm samt Vuxenutbildning Stockholm. Datum för beslut Stockholm den 17 juni 2013 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (7) 01 Styra, planera och följa upp Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Hanteringen av tjänsteutlåtande är kommunikationen mellan nämnd och förvaltning, och bolag/stiftelse. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnden/styrelsen Planera och följa upp verksamheten Process som följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Inklusive uppföljningar såsom undersökningar eller kvalitetsredovisningsrapporter Utföra internt ledningsarbete Protokoll och minnesanteckningar från samverksansorganisationen Hantera revision och granskning I processen ingår årlig granskning av verksamheten. Även internkontroll Utveckla verksamheten I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer Besvara remisser Remisshantering från instanser inom såväl som utanför staden.

3 Sida 3 (7) 02 Ge verksamhetsstöd Administrera anställning och löner Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst Hantera anställning Avser handläggning av frågor knutna till en pågående anställning. Från lönegrundande samtal till exempel betyg och intyg. Här ingår även att hantera uppsägningar och entlediganden Beräkna och betala ut löner och arvoden Hantera personalfrågor Här ingår att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Även hantering av avtalspension Kompetensutveckla Omfattar kompetensutvecklingsplanering och utvecklingssamtal samt att anordna eller delta i personalutbildningar Hantera personalsociala frågor Avser omplacering och andra personalsociala ärenden. Handlingar rörande entledigande hanteras under Hantera fysisk och psykisk arbetsmiljö Omfattar arbetsmiljöarbete såsom; skyddsronder, hantering av arbetsskadeanmälningar samt friskvård och rehabilitering Administrera ekonomi Hantera intäkter Avser handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Hantera utgifter Omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor Hantera löpande ekonomiredovisning Omfattar att sköta kontoplan och att löpande stämma av och redovisa ekonomin. Handlingar som ingår i bokslut hanteras under Hantera skatteredovisning Frågor rörande momsrapporter Hantera statsbidrag Avser underlag till ansökan, ansökan och beslut. Processen avser både statsbidrag för flyktingmottagande och nationella minoriteter Hantera EU-bidrag Omfattar bland annat ansökan och beslut avseende EU-bidrag.

4 Sida 4 (7) Köpa in och upphandla Köpa in och beställa Omfattar att hantera offerter, beställningar av varor och tjänster med anledning av inköp, direktupphandling eller upphandling genom avrop mot stadens ramavtal Upphandla i konkurrens Avser egna upphandlingar samt sådana som genomförs centralt eller gemensamt med Stockholms stad. Tvister under avtalstiden hanteras i medan överprövningsärenden hanteras här Förvalta ingångna avtal Process som behandlar de affärsmässiga frågorna efter det att avtal slutits. Här handlar det om allt från löpande avstämningar till att hantera stora tvister Administrera gemensamma funktioner Hantera och förvalta IT och telefoni I processen ingår hanteringen av telefoni och IT-drift, exempelvis instruktioner, behörighetsbeställningar och systemdokumentation Hantera och redovisa allmänna handlingar Avser hanteringen av registratur och arkiv, arkivredovisning samt utredningar rörande hanteringen av allmänna handlingar. Här ingår även att hantera begäran om utlämnande av allmän handling Hantera lokaler och säkerhet Processen innefattar exempelvis byggprojekt samt säkerhetsfrågor kopplat till fastigheten som inte är en del av kärnverksamheten Kommunicera och omvärldsbevaka Omfattar marknadsföring, kommunikation och omvärldsbevakning. Inom sistnämnda område skapas inte alltid handlingar. Delar av processen handlar i huvudsak om envägskommunikation genom webb, trycksaker, nyhetsbrev mm. Även handlingar och projekthandlingar rörande omvärldsbevakning kopplat till flyktingenheten.

5 Sida 5 (7) 03 Utföra arbetsmarknadsåtgärder Tillhandahålla stöd och insatser för Omfattar Jobbtorgs verksamheter. arbetssökande med försörjningsstöd Utföra studie- och yrkesvägledning Omfattar Jobbtorgs verksamheter/aspiranter Samordna arbetsträning Omfattar Jobbstart Stockholm, Rekryteringsprogrammet, Jobbtorg Matchning och Krami samt övriga projekt/verksamheter som hör till Jobbstart Stockholm. Jobbstart Stockholm omfattar arbetslivsinriktad rehabilitering, yrkesinriktad praktik, yrkeskurser och jobbsökarverksamhet Hantera uppföljning Avser handlingar rörande uppföljning av hela verksamhetsområdet. 04 Samordna vuxenutbildning Hantera elevadministration Omfattar det administrativa arbetet kring elever vid stadens vuxenutbildningar som exempelvis ansökan, elevantal samt eventuella överklaganden. Administrationen sker till största del vid Komvuxcentrum. Utbildningsanordnarna är egna arkivbildare Ta fram individuell studieplan Omfattar nivåtest och nivåbestämning vilka görs av de elever som inte har betyg att söka utbildning med. En individuell studieplan tas fram av skolorna/utbildningsanordnarna Bedöma elevens insats Hantering av betyg Planera utbildning Omfattar handlingar som hanteras vid Komvuxcentrum. Det mesta sköts av skolorna/utbildningsanordnarna själva.

6 Sida 6 (7) 05 Utföra vuxenutbildning Administrera elever Administration av elev såväl som elevgrupp. Inkl. elevgruppslistor och närvarolistor Administrera kursupplägg Avser lärarlistor, lokala kursbeskrivningar samt schema Ta fram individuell studieplan Avser den individuella studieplanen Planera undervisning Avser lärarens planeringsdokumentation Följa upp undervisning Avser svar till eleven på läxförhör och nationella prov samt betygskataloger. 06 Samordna utbildning i svenska för invandrare (SFI) Anmäla och registrera elever Omfattar det administrativa arbetet kring elever vid stadens SFI utbildningar. Administrationen sker till största del vid SFIcentrum Nivåbedömma elever Omfattar nivåtester och nivåbestämning som görs på elever med förkunskap i svenska. Dessa administreras av SFI-centrum. Häri ligger också den individuella studieplanen som administreras av skolorna/utbildningsanordnarna Hantera elevbedömning Hantering av betyg Samordna utbildning Omfattar handlingar som hanteras vid SFIcentrum. Det mesta sköts av skolorna/utbildningsanordnarna själva Hantera elevbidrag Processen omfattar ansökningar, förteckningar över sökande samt statistik över sökande av SFI-bonus Bedriva samhällsorientering för nyanlända Omfattar handlingar rörande elevdokumentation som t.ex. studieplan, närvarolista och anmälningsblanketter samt handlingar rörande uppföljning och statistik.

7 Sida 7 (7) 07 Utföra utbildning i svenska för invandrare (SFI) Administrera elever Administration av elev såväl som elevgrupp. Inkl. elevgruppslistor och närvarolistor Planera undervisning Avser lärarens planeringsdokumentation Följa upp undervisning Avser svar till eleven på läxförhör och nationella prov.