BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Nämnd Kyrkogårdsnämnden

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /13 SID 1(1) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2013:12 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Nämnd Kyrkogårdsnämnden Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för kyrkogårdsförvaltningen. Datum för beslut Stockholm den 13 mars 2013 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Box Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6. Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (7) KLASSIFICERINGSSTRUKTUR 1. STYRA VERKSAMHETEN 1.1 Styra och fatta politiska beslut 1.2 Planera och följa upp verksamheten 1.3 Organisera och fördela arbete och ansvar Beskrivning Omfattar protokoll och reglemente från förvaltningsnämnd, -ledning och olika förvaltningsråd. Omfattar budget och verksamhetsplan, kvalitetsrapporter, enkätsvar, samt statistik. Innefattar handlingar gällande delegation, lednings- och chefsgruppen. Även facklig samverkan ingår i denna process. 1.4 Utveckla verksamheten I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem, nya arbetsformer. 1.5 Hantera verksamhetsspecifika lagkrav Innefattar handlingar i samband med efterlevandet av bl.a. Miljöbalken och Förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll Genomföra rökgasrening Utförs var tredje år och resulterar i en rökgasrapport Efterleva miljöbalken Innefattar energieffektivisering, miljörapportering till Miljöförvaltningen och att bedriva egenkontroll.

3 SID 3 (7) 1.6 Hantera revision och granskning Granskning av revisorskollegiet, exempelvis årsrapport och revisionsberättelse. 1.7 Besvara remisser Avser hantering av remisser från exempelvis Stockholms stad eller myndigheter. Även remissvar. 2. STÖDJA VERKSAMHETEN 2.1 Administrera personal och lön Rekrytera Omfattar att skriva och publicera annons, hantera inkomna ansökningar samt genomföra intervjuer Hantera anställning Avser hantering av frågor knutna till en pågående anställning, till exempel betyg och intyg. Även uppsägningar och entlediganden, samt handlingar kopplade till rehabilitering, arbetsskador och liknande Utveckla personalen Omfattar att anordna eller delta i personalutbildningar Beräkna och betala ut löner och arvoden 2.2 Administrera gemensamma funktioner Hantera och redovisa allmänna handlingar Hantera kommunikation och samverkan Hantera och förvalta IT och telefoni Här ingår att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Här ingår att hantera begäran om utlämnande av allmän handling, samt arkivbeskrivning och klassificeringsstruktur. Omfattar uppgifter på webbplatser, pressmeddelanden, information från samverkansprojekt. Häri ingår även kommunikation med allmänheten, som inte hör till enskilt ärende. Omfattar loggar, personalkonton, behörighetsbeställningar och supportärenden Hantera lokaler och säkerhet Innefattar byggprojekt, dokumentation angående inpassering och larm, brandskyddsdokumentation,

4 SID 4 (7) bevakning och säkerhet och liknande Förvalta maskiner och fordon Avser hantering av försäkring, rutinservning och reparation. 2.3 Administrera ekonomi Hantera intäkter Avser hantering av kundfakturor och kundinbetalningar Hantera utgifter Omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor Hantera löpande redovisning Omfattar att hantera kontoplan och att löpande stämma av och redovisa ekonomin Hantera skatteredovisning Innefattar skattedeklarationer och momsrapport. 2.4 Köpa in och upphandla Köpa in och beställa Omfattar direktupphandling och avrop från ramavtal Upphandla i konkurrens Innefattar hantering av anbud, samt försörjnings- respektive verksamhetsupphandling Förvalta ingångna avtal Avser handlingar som rör uppföljning och avstämning i samband med pågående avtal. 3. FÖRVALTA BEGRAVNINGSÄRENDEN OCH GRAVAR 3.1 Hantera begravning Planera begravning Avser handlingar gällande beställning av gravsättning och förvärv av gravrätt Medla i tvist rörande begravning Rör tvistemål som uppkommer i samband med gravsättningsbeställning, och eventuell tillhörande dokumentation från Länsstyrelsen Hantera bisättning Innefattar mottagande av kista Hantera kremering och förvaring Avser även att hantera anståndsansökan Upplåta gravrätt och gravsätta Innefattar gravöppning och gravsättning (även gravsättning på

5 SID 5 (7) annan ort) Flytta gravsatt Rör tillståndansökan för flytt av gravsatt. 3.2 Hantera gravrätt Överlåta gravrätt Innefattar handlingar i samband med överlåtelse av gravrätt till annan anhörig eller KYF Förnya gravrätt Rör förnyelse av utgående gravrätt Hantera återlämning av gravrätt Avser frivilligt återlämnande av gravrätt från anhörig till KYF Återupplåta gravrätt Rör beslut om att en gravrätt skall återupplåtas Medla i tvist rörande gravrätt Rör tvistemål som uppkommer i samband med gravrätt, och eventuell tillhörande dokumentation från Länsstyrelsen Hantera förverkan av gravrätt Omfattar dokumentation kring vanvård av gravplats. Innefattar besiktning av gravar som saknar skötselavtal. 3.3 Hantera gravvård (gravsten) Uppförande av gravvård Innefattar beslut och dokumentation kring gravvårdar Kompletta gravvårdstext Ta bort gravvård Rör borttagande efter ansökan från anhörig. Vid vanvårdsärenden, se Hantera K-märkning Rör kulturhistorisk bedömning av gravvårdar. 3.4 Hantera gravplats Upprätta överenskommelse med Rörande skötsel av gravplats. kund Besiktiga gravvård (gravsten) Innefattar åtgärder vid bedömd risk Hantera gravplatsskötsel Omfattar tvättning och förgyllning av gravvård, och plantering och ansning vid gravplats Hantera gravdelning Avser delning av tidigare kistgravar, till att användas som askgravar.

6 SID 6 (7) 4 FÖRVALTA BEGRAVNINGSPLATS 4.1 Anlägga Genomföra nybyggnation Rör nybyggnation av lokaler, gravkvarter och annat kopplat till kärnverksamhet Genomföra ombyggnation Rör ombyggnation av lokaler, gravkvarter och annat kopplat till kärnverksamhet Uppdatera kartor Avser kartorna på begravningsplatserna. 4.2 Bedriva markskötsel Innefattar skötsel av minneslundar, askgravplats och askgravlund, dammhantering, gräsklippning och snöröjning. 4.3 Hantera bevattning 4.4 Hantera djurliv Omfattar avskjutning av rådjur och hantering av fågelholkar. 4.5 Hantera möblering och Rör K-märkta föremål på inventarier begravningsplatserna. 4.6 Hantera murar och häckar Avser besiktning och tillståndsansökan till Länsstyrelsen. 4.7 Hantera träd och solitära buskar Besiktiga och observera Innefattar besiktning och tillståndsansökan till Länsstyrelsen Hantera busk- och trädvård Omfattar fällning och plantering Bekämpa sjukdom 5 FÖRVALTA VÄRLDSARVET SKOGSKYRKOGÅRDEN * 5.1 Genomföra visningar 5.2 Driva Visitors Center Innefattar café, bookshop, utställning samt uthyrning av lokalen Driva café Driva bookshop Administrera utställning Hyra ut Visitors Center

7 SID 7 (7) 5.3 Marknadsföra Skogskyrkogården Omfattar Världsarvet Skogskyrkogårdens hemsida och olika samarbetsprojekt som drivs i samband med Skogskyrkogården.