Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Transkript

1 DNR /13 Sida 1 (7) Arkivmyndighetens beslut 2013:38 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Bolag Stockholm Parkering AB Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Stockholm Parkering AB. Datum för beslut Stockholm den 18 december 2013 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (7) Bilaga KLASSIFICERINGSSTRUKTUR 1. Styra, planera och följa upp 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Hanteringen av tjänsteutlåtande är kommunikationen mellan styrelse och bolag. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos styrelsen. 1.2 Planera och följa upp verksamheten Process som följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Inklusive uppföljningar såsom undersökningar eller kvalitetsredovisningsrapporter. 1.3 Utföra internt ledningsarbete Det styrande arbetet inom bolaget, exempelvis ledningsgruppens eller arbetsmiljökommitténs arbete. Även fackliga förhandlingar. I processen ingår att ta fram policyer och riktlinjer för verksamheten. 1.4 Hantera revision och granskning I processen ingår årlig granskning av verksamheten. Även internkontroll. 1.5 Utveckla verksamheten I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer. 1.6 Besvara remisser Remisshantering från instanser inom såväl som utanför staden.

3 Sida 3 (7) 2. Ge verksamhetsstöd 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst Hantera anställning Avser handläggning av frågor knutna till en pågående anställning. Från lönegrundande samtal till exempel betyg och intyg. Här ingår även att hantera uppsägningar och entledigande Beräkna och betala ut löner och arvoden Här ingår att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Även hantering av avtalspension. 2.2 Hantera personalfrågor Kompetensutveckla Omfattar kompetensutvecklingsplanering och utvecklingssamtal samt att anordna eller delta i personalutbildningar Hantera personalsociala frågor Avser omplacering och andra personalsociala ärenden. Handlingar rörande entledigande hanteras under Hantera fysisk och psykisk arbetsmiljö Omfattar arbetsmiljöarbete såsom skyddsronder, hantering av arbetsskadeanmälningar samt friskvård och rehabilitering. 2.3 Administrera ekonomi Hantera intäkter Avser handläggning av kundinbetalningar (d.v.s. kontrollavgifter, intäkter från p- automater, kundfakturor etc.) Hantera kostnader Omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor och självfakturering Hantera investeringar och Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera redovisning av anläggningstillgångar, bl.a. avskrivningar och räntor. Omfattar att sköta kontoplan och att löpande stämma av och redovisa ekonomin. Handlingar som ingår i bokslut hanteras under 1.2.

4 Sida 4 (7) Hantera skatteredovisning Frågor rörande deklarationer och jämkning av moms etc. 2.4 Köpa in och upphandla Köpa in och beställa Omfattar att hantera offerter, beställningar av varor och tjänster med anledning av inköp, direktupphandling eller upphandling genom avrop mot stadens ramavtal Upphandla i konkurrens Avser egna upphandlingar samt sådana som genomförs centralt eller gemensamt med Stockholms stad. Tvister under avtalstiden hanteras i medan överprövningsärenden hanteras här Förvalta ingångna avtal Process som behandlar de affärsmässiga frågorna efter det att avtal slutits. Här handlar det om allt från löpande avstämningar till att hantera stora tvister. 2.5 Administrera gemensamma funktioner Hantera och förvalta I processen ingår hanteringen av stadsgemensam IT och telefoni Hantera verksamhetsspecifika IT-system Hantera och redovisa allmänna handlingar stadsgemensam telefoni och IT-drift. I processen ingår hanteringen av Stockholms parkerings verksamhetsspecifika IT-drift. Avser hanteringen av registratur och arkiv, arkivredovisning samt utredningar rörande hanteringen av allmänna handlingar. Här ingår även att hantera begäran om utlämnande av allmän handling Hantera lokaler och säkerhet Processen innefattar exempelvis byggprojekt samt säkerhetsfrågor kopplat till fastigheten som inte är en del av kärnverksamheten Marknadsföra, kommunicera och omvärldsbevaka Samverka med externa instanser Extern och intern kommunikation avseende verksamhet och pågående projekt och arbeten. Förmedling av information via intranät, webbplatser, massmedia, broschyrer och andra publikationer. Omfattar samarbetsprojekt och utredningar som leds av andra förvaltningar, myndigheter etc.

5 Sida 5 (7) 3. Erhålla förfoga f örfogande över parkerings 3.1 Utreda och utveckla parkerings Avser programskedet, dvs. det inledande arbetet där projektet formas, utreds och bereds inför beslut om genomförande. (projektkalkyler, analyser och riskbedömningar) 3.2 Köpa parkerings Omfattar köpbeslut och överlåtelsebesiktningar vid köpet av en parkeringsanläggning 3.3 Hyra parkerings Avser inhyrningsbeslut och överlåtelsebesiktningar. Här ingår även åtagande av uppdrag, t. ex uthyrning av parkeringsplatser och övervakning. 3.4 Bygga parkerings Omfattar bygget av en anläggning. (Slutbesiktningar, ritningar, bygglov, protokoll, arbetsmiljöplaner etc.) 4. Hantera drift och underhåll av parkerings 4.1 Planera och utföra långsiktigt fastighetsunderhåll Planera och utföra långsiktigt fastighetsunderhåll för egna Planera och utföra långsiktigt fastighetsunderhåll för inhyrda 4.2 Utföra löpande fastighetsunderhåll Utföra löpande fastighetsunderhåll på egna Utföra löpande fastighetsunderhåll på inhyrda Utföra löpande fastighetsunderhåll på ytparkeringar 4.3 Planera och utföra parkeringstekniskt underhåll Planerat underhåll för egna parkerings, t. ex byte av belysningssystem, ommålning av en anläggning, byte av ventilationssystem och hissar. Underhållet regleras av kontraktets omfattning med fastighetsägaren. Löpande underhåll för egna parkerings, t. ex byte av lampor, ommålning av en pelare osv. Underhållet regleras av kontraktets omfattning med fastighetsägaren. Löpande underhåll för ytparkeringar, t. ex lagning av parkeringsskyltar och målning av parkeringsrutor. Omfattar underhåll av parkeringsutrustning t. ex p-automater, portar och passagesystem.

6 Sida 6 (7) 4.4 Planera och utföra drifttekniskt Omfattar underhåll av fastighetssystem underhåll t. ex sprinklers, hissar och ventilation. 4.5 Hantera kontroll och besiktning Avser energikrav, obligatorisk utifrån myndighetskrav ventilationskontroll, besiktning av elinstallationer osv. 4.6 Planera och utföra systematiskt Avser hanteringen av systematiskt brandskyddsarbete brandskyddsarbete och dess dokumentation. 4.7 Hantera parkeringsövervakning Avser upphandling, kontroll och uppföljning av entreprenör som utför övervakningen (utfärdande av kontrollavgifter, kontroll av tillstånd etc.) 4.8 Hantera kameraövervakning Avser videoinspelning av garage. 5. Tillhandahålla parkeringsplatser 5.1 Hyra ut parkeringsplatser Hantera kö Omfattar väntelistan, kö- och kontohantering, UC-kontroller och UCrapporter Förvalta och följa upp kundavtal Avser försäljning och uppsägning av kundavtal. Dekal-, bur- eller abonnemangsavtal Hantera kundnycklar Processen omfattar hanteringen av kundnycklar (nyckelkvittenser, välkomstbrev etc.) 5.2 Utfärda parkeringstillstånd Omfattar t. ex p-tillstånd för sjukhus och Djurgården. 5.3 Hantera betalsystem Hantera tömning av betalsystem Avser tömning av betalsystem. (Tömningsscheman, administrera kontokortsinformation, mobilbetalningar, saldoinläsning, saldokvitton) Hantera utloggningar Avser utloggningsärenden, innebilslistor för kontroll av parkerade bilar Hantera automatnycklar Omfattar nycklar och knippor till parkeringsautomater. Inventeringslistor, nyckelkvittenser, kundnycklar. 5.4 Hantera kontrollavgifter Hantera betalningar Betalningar av kontrollavgifter, påminnelser, inkasso. Ägaruppgifter och fordonsuppgifter Hantera överklagningar Överklaganden per brev, fax, mail eller

7 Sida 7 (7) via hemsidan. Korrespondens, domar och vaktförfrågningsunderlag Hantera återbetalningar Återbetalningar av kontrollavgifter, underlag för återbetalningar, makulerade kontrollavgifter, avskrivningsunderlag Hantera statistik Omfattar statistiksammanställningar. 6. Hantera synpunkter, klagomål och felanmälningar 6.1 Hantera frågor, synpunkter och klagomål Stockholm Parkerings handläggning av inkomna frågor, synpunkter och klagomål rörande kärnverksamheten. 6.2 Hantera felanmälningar Felanmälningar rörande t. ex p- automater, passagesystem, skyltar, bilinbrott etc. 7. Hantera skadereglering och ersättningsanspråk 7.1 Hantera skadereglering Skador och skadegörelse på där Stockholm Parkering kräver ersättning. T. ex skador på anläggning och utrustning. 7.2 Hantera skadestånd och ersättningsanspråk Hantering av skadestånd riktade mot Stockholm Parkering. Omfattar utredning av ersättningsanspråk samt utanordning eller avvisande av anspråk.