Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Transkript

1 Stadsarkivet Informationsförsörjning och utveckling DNR /14 Sida 1 (8) Arkivmyndighetens beslut 2014:13 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Nämnd Exploateringsnämnden Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Exploateringskontoret. Datum för beslut Stockholm den 15 Maj 2014 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (8) EXPLOATERINGSKONTORETS KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Beskrivning 1. STYRA PLANERA OCH FÖLJA UPP VERKSAMHETEN 1.1 Styra verksamheten Utföra politiskt ledningsarbete Avser nämndens och dess råds styrande arbete. Reglemente samt lagar, förordningar och regler som styr verksamheten. Även förtroendemannafrågor Utföra internt ledningsarbete Avser förvaltningsledningens styrande arbete. Även förvaltningsövergripande råd och grupper Organisera verksamhet och arbete Organisationsfrågor, bl.a. verksamhets- och organisationsförändringar. Även alla typer av personalmöten samt facklig samverkan Fastställa och förvalta riktlinjer och rutiner 1.2 Planera och följa upp verksamheten Planera och följa upp budget och investeringar Planera och följa upp strategiska personalfrågor Planera och följa upp övriga strategiska verksamhetsfrågor Arbete med att upprätta, fastställa och förvalta riktlinjer och rutiner avseende stöd- och kärnfunktioner. Planering och uppföljning avseende ekonomi bl.a. verksamhetsplaner, budget, bokslut och investeringar. Även internkontroll. Övergripande personalfrågor avseende bl.a. ledarskap, medarbetarskap, mångfald och kompetens. Strategisk verksamhetsplanering bl.a, upprättande av handlingsplaner, program och strategier.

3 Sida 3 (8) 1.3 Utveckla verksamheten Projekt som leder till utveckling av såväl den övergripande verksamheten som av stöd- och kärnfunktioner. 1.4 Hantera revision och granskning Extern granskning av verksamheten t.ex. av stadens revisorer. 1.5 Besvara remisser Hantering av remisser/motioner rörande exploateringsnämndens övergripande verksamhet som inkommer via kommunstyrelsen eller direkt från andra myndigheter. 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera Från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Även tillfälligt anställda Hantera anställning Hantering av frågor knutna till en pågående anställning. Även uppsägningar och entlediganden Beräkna och betala ut löner och Administration av löner, pensioner arvoden och andra ersättningar. 2.2 Hantera personalfrågor Kompetensutveckla Interna utbildningsinsatser på gruppoch individnivå Hantera personalsociala frågor Avser omplacering och andra personalsociala ärenden Hantera fysisk och psykosocial arbetsmiljö Omfattar arbetsmiljöarbete bl.a. skyddsronder, hantering av arbetsskador samt friskvård och rehabilitering. 2.3 Administrera ekonomi Hantera intäkter Driftverksamhet bl.a. kundfakturor och kundinbetalningar Hantera kostnader Driftverksamhet, bl.a. leverantörsfakturor.

4 Sida 4 (8) Hantera investeringar och anläggningar Hantera inkomster/utgifter. Redovisning av anläggningstillgångar, bl.a. avskrivningar och räntor. (Övergripande planering, prioritering och uppföljning av investeringar, se 1.2.2) Hantera löpande redovisning Bokföring och hantering av kontoplan Hantera skatteredovisning Redovisning och betalning av moms, skattedeklarationer etc. 2.4 Upphandla, köpa in och förvalta avtal Köpa in och beställa Omfattar direktupphandling och avrop från ramavtal Upphandla i konkurrens Från upprättande av förfrågningsunderlag och annonsering till hantering och bedömning av anbud samt upprättande av upphandlingsavtal Förvalta och följa upp avtal Handlingar som rör uppföljning, avstämning, förlängning och uppsägning av avtal, samt tvister i avtalsförhållanden. Även kontroll och uppföljning av pågående entreprenader/entreprenörer Utbilda entreprenörer och konsulter Utbildning för entreprenörer och konsulter om exploateringskontorets verksamhet, rutiner etc. 2.5 Administrera gemensamma funktioner Kommunicera och informera Extern och intern kommunikation avseende verksamhet och pågående projekt och arbeten. Extern information om förvaltningen som arbetsgivare för att attrahera nya medarbetare. Förmedling av information via intranät, webbplatser, social medier, massmedia, broschyrer och andra publikationer. Även hantering av medborgarnas frågor, synpunkter och klagomål.

5 Sida 5 (8) Hantera och redovisa allmänna handlingar Hantera och förvalta stadsgemensam IT och telefoni Hantera verksamhetsspecifika ITsystem Dokumenthantering, registrering, arkiv, gallring, informationsredovisning etc. Även begäran om utlämnande av allmänna handlingar och sekretessfrågor. Administration av användarkonton, behörigheter och supportärenden rörande telefoni och IT-system som är gemensamma för staden. Administration av behörigheter samt drift/förvaltning av exploateringskontorets verksamhetsspecifika ITsystem. (Utveckling av nya ITsystem, se 1.3) Hantera lokaler Lokalservice, städning, inredning och ombyggnation. Även bevakning, larm, säkerhet och brandsyn Förvalta inventarier Service, reparation och byte samt, försäkringar avseende inventarier. 2.6 Omvärldsbevaka och samverka Samverka och agera sakkunniga gentemot andra aktörer Samverkan i projekt och utredningar som leds av andra förvaltningar, myndigheter m.fl Stödja och delta i forskningsprojekt Exploateringskontorets medverkan/ stöd i externa forskningsprojekt. Även forskningsverksamhet inom Norra Djurgårdsstaden innovation som kontoret ansvarar för Genomföra studiebesök och studieresor 2.7 Arbeta förebyggande med kris- och säkerhetsfrågor Studiebesök/studieresor som genomförs av exploateringskontorets anställda i syfte att utveckla den egna verksamheten. Gäller även nämndledamöter. Kris- och säkerhetsarbete, bl.a riskoch säkerhetsanalyser, säkerhetsprövningar och informationssäkerhet.

6 Sida 6 (8) 3. PLANERA OCH UTVECKLA MARK Exploateringsprocessen Upphandling se VO 2, Fastighetsbildning, köp, försäljning och värdering av mark, se verksamhetsområde Hantera och bedöma idéer Hantera markanvisningar från byggherrar, genomföra förhandsbedömningar av idéer etc. 3.2 Initiera bygg- och anläggningsprojekt Beslut om att utreda om projekt är genomförbart. Även upprättande av projektdirektiv. Exploateringskontorets medverkan i stadsbyggnadskontorets planarbete i idé-, utrednings- och planeringsfas. Samråda med andra aktörer och intressenter om projektet i idé-, utrednings- och planeringsfas. Exploateringskontorets medverkan i Stadsbyggnadskontorets program och plansamråd. 3.3 Utreda bygg- och anläggningsprojekt Utredningar, förstudier och analyser för att fastställa inriktning för projekt. Fatta inriktningsbeslut avseende en investerings innehåll och beräknade ekonomiska konsekvenser. Avtal som upprättas i samband med inriktningsbeslut dvs. markanvisningsavtal (stadens mark). Även tidiga avtal avseende privatägd mark, bl. a samarbetsavtal och intentionsavtal. Entreprenad- och konsultavtal se VO 2 och avtal rörande köp/ försäljning och upplåtelser av fastigheter se VO 4.

7 Sida 7 (8) 3.4 Planera bygg- och anläggningsprojekt Analyser och utredningar som genomförs i planeringsfasen för att ytterligare säkerställa projektunderlaget. Framtagande av systemhandlingar. Förberedelser inför projektstart, t. ex organisation, ansvarsfördelning och administration. Efter att detaljplanen varit på utställning fattar exploateringsnämnden (i vissa fall kommunfullmäktige) ett genomförandebeslut. I samband med detta upprättas överenskommelser om exploatering (stadens mark) eller exploateringsavtal (privatägd mark). 3.5 Genomföra bygg- och anläggningsprojekt Söka och hantera tillstånd, bl.a. bygglov, marklov, upplåtelser. Hantera ledningssamordningar, miljöfrågor/miljödomar, uppsägning av arrendatorer och hyresgäster etc. Framtagande av granskningshandlingar, kompletta bygghandlingar, gestaltningsprogram etc. Genomföra entreprenader, bl.a. riva, bygga, hantera företagsevakueringar, genomföra markmiljöåtgärder, inviga anläggningar etc. 3.6 Avsluta bygg- och anläggningsprojekt Slut- och garantibesiktningar, överlämnande av relationshandlingar och projektdokumentation, uppföljning och slutredovisning av projektet. Överlämnande av anläggning till väghållare/förvaltare. 3.7 Drift fram till överlämnande till väghållare/förvaltare Drift och skötsel av anläggningar under garantitiden. I processen ingår även drift av färjan Hammarby Sjöstad.

8 Sida 8 (8) En fastighet är ett mark- eller vattenområde, 4. ÄGA OCH FÖRVALTA MARK bebyggt eller obebyggt. Värderingar av fastigheter i samband med markanvisningar, avgäldsregleringar, 4.1 Värdera fastighet markförsäljningar etc. Nybildning och ombildning av fastigheter, 4.2 Hantera lantmäteriförrättning förändring av samfälligheter, servitut etc. 4.3 Köpa och sälja fastighet Sälja fastighet Försäljning av mark utanför stadsgränsen, friköp av småhus-tomträtter, försäljning av tillskottsmark. Försäljning av fastigheter i samband med överenskommelse om exploatering, se Köpa fastighet Köp av fastigheter i samband med exploateringsprojekt, köp av tillskottsmark etc Hantera värdeöverföring av mark eller byggnader 4.4 Hantera markupplåtelser Reglera avgälder och avgifter Förändring av avgälder och avgifter för tomträtter och arrenden Avtala om markupplåtelser Upplåtelser genom tomträtt, arrende, nyttjanderätt och hyra Hantera rättstvister Då parterna inte kan enas om avgäld lämnas en ansökan om stämning till fastighetsdomstolen. 4.5 Förvalta mark och vatten Hantera gatukostnadsersättningar Ersättning från fastighetsägare för att anlägga eller förbättra gator Hantera frågor i egenskap av Frågor gällande tillstånd att fälla träd, bygga nära markägare tomtgränser, hantera bygglovsremisser etc Hantera olovligt ianspråktagande Avhysning, hantering av båtvrak, olovliga bryggor av mark och vatten etc Genomföra mark- och vattenskötsel Innefattar saneringsprojekt, spårförvaltning, hantering av nedfallna träd, etc.