BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /12 SID 1(1) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:21 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR SYVAB Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för SYVAB. Datum för beslut Stockholm den 16 oktober 2012 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Box Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6. Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (5) KLASSIFICERINGSSTRUKTUR FÖR SYVAB (SYDVÄSTRA STOCKHOLMSREGIONENS VA-VERKSAKTIEBOLAG) 1 Styrande 1.1 Utveckla verksamheten Dokumentera bolagets ägande Avser bolagshandlingar för ägande t.ex bolagsordning, aktieinnehav och ägardirektiv Hantera myndighetsbeslut och lagar Hantera synpunkter och klagomål från allmänheten Avser bolagets (bl a ansökningar) miljöoch vattenärenden, markärenden och kemikalieförteckning Avser de allmänna (ris och ros), de generella externa förfrågningarna samt från kommuner 1.2 Fatta beslut gällande verksamheten Hantera ägare och styrelse (externt styrande) Hantera ledningsbeslut (internt styrande) 1.3 Planera och följa upp budget samt verksamhet Här ingår kallelser, dagordning, protokoll och bilagor till stämman o styrelsen. Avser protokoll från ledningsgruppen, planeringsgruppen och policyn. Omfattar att ta fram underlag och fastställa verksamhetsplan och budget samt att upprätta tertialrapportering, bokslut samt årsredovisning jämte andra rapporter. 1.4 Hantera revision och kontroll Att hantera intern kontroll Avser kvartals-, miljö- och årsrapporter samt revision Att hantera extern kontroll Avser recipientundersökningen, flödesfördelning från kommunerna Att hantera externa remisser och avge yttranden Att hantera säkerhet och arbetsmiljö Från Miljödomstolen och kommunera gällande påkoppling av kommuner, industrier och detaljplansärenden. Brandskyddsinspektionsrapporter, arbetsmiljögruppsprotokoll.

3 SID 3 (5) 2 Stödjande 2.1 Hantera ekonomi Hantera intäkter Avser hantering av kundfakturor och kundinbetalningar Hantera utgifter Omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor Hantera löpande redovisning Omfattar att hantera kontoplan och att löpande stämma av och redovisa ekonomin. Här ingår även att upprätta inventarieförteckningar Hantera upphandlingar och avtal Avser alla former av upphandlingar och ingångna avtal, ex.vis mark, fastighet, tjänster och varor 2.2 Hantera personal och löner Rekrytera Från annons till avtalsskrivande. Påskrivna avtalet av den anställde hamnar dock i processen Hantera anställning Hantera anställning Avser anställningsvillkor, intyg, avtal och ev. varsel Kompetensutveckla Avser köpta kompetensutbildningar samt arrangera och medverka i interna och konferenser Administrera löner och pensioner Hela lönekedjan samt lönelistor inklusive kodförteckning. Även ledighet i olika former, hantering av anställdas skattedeklarationer samt löneförhandlingsprotokoll Hantera företagshälsovård, arbetsskador och rehabilitering Hanteringen av förebyggande insatser men även en anställds specifika ärende gällande skada. 2.3 Hantera gemensamma funktioner Hantera och förvalta IT-system och telefoni Hantera IT-systemen, genomföra interna utredningar och verksamhetsutveckling. Systemdokumentation.

4 SID 4 (5) Redovisa allmänna handlingar Avser hanteringen av arkiv och registratur, huvuddiarium, alfabet register, arkivredovisning, dokumenthanteringsplan men även frågor gällande utlämnande av allmän handling Tillhandahålla bildbank Avser underhåll och införskaffande av bilder. Upphovsrättsfrågor är placerade i process Hantera varumärket SYVAB Vårda och hantera varumärket Avser utvecklingsfrågor men även hur externa partners ska använda varumärket i olika syften samt hantering av avtal med PR-byråer, fotografer mfl och upphovsrättsliga frågor Producera och distribuera broschyrer/trycksaker Avser framtagande av allt producerat material som stärker varumärket. Här finns även den tryckta årsredovisningen Administrera webbplatsen Avser arbetet med att underhålla webbplatsen Webbplatsen ger information om vårat verk, vilka vi är, vad vi gör, vikten av att vara rädd om vattnet, skolverksamhet, broschyrer, rapporter mm. 3 Producera rent avloppsvatten 3.1 Löpande förvaltning för avloppsvatten Avser instruktioner, rapporter, protokoll, checklistor, rutiner som gäller för daglig drift, vattnets väg till verket 3.2 Kontrollera avloppsvatten Avser redogörelse till myndighet av utsläppsvärden samt anmälningar om bräddning 3.3 Hantera uppströmsarbete Avser all dokumentation runt granskning av avloppsnäten till verket gällande uppströmsarbetet. 3.4 Utveckla avloppsvatten Avser projekt som förbättrar vattenkvalitén.

5 SID 5 (5) 4 Producera biogas 4.1 Löpande förvaltning för biogas Avser instruktioner, checklistor, rutiner, rapporter som gäller för framtagandet av produkten 4.2 Kontrollera biogas Avser all dokumentation runt granskning av tillverkningen av biogas som rapporteras till myndighet bl a Seveso 4.3 Utveckla biogas Avser projekt som härrör biogasen 5 Producera biomull 5.1 Hantera löpande förvaltning för biomull Avser instruktioner, checklistor, rutiner, rapporter som gäller för framtagandet av produkten och dess utveckling. 5.2 Kontrollera biomull Avser all dokumentation runt granskning av tillverkningen av biomull som rapporteras till myndighet bl a Revaq-certifieringen 5.3 Utveckla biomull Avser projekt som härrör biogasmullen 6 Forskning och utveckling 6.1 Hantera intern forskning Avser lokala försöksstudier som resulterat i en rapport. 6.2 Hantera extern forskning Avser studenter, högskolor och företag som gjort försöksstudier som resulterat i en rapport.