Hanteringsanvisningar för styrande och stödjande processer inom Stockholms stad

Transkript

1 Process Dokument Bevara/ gallras SSA-beslut System/ Organisera och genomföra Nämndprotokoll med bilagor Bevara Förslag politiskt ledningsarbete Anmärkning Organisera och genomföra politiskt ledningsarbete Rådsprotokoll med bilagor Utskottsprotokoll med bilagor Bevara Förslag Samt andra motsvarande organ som arbetar med nämnden Organisera och genomföra politiskt ledningsarbete Kallelser Kungörelser (annonsunderlag) Anslag om justering Kopior av utskickade nämndhandlingar til sammanträden Vid inaktualitet 2007:12 I de fall anslagslappar binds in med nämndprotokollen ska lapparna bevaras Organisera och genomföra politiskt ledningsarbete Organisera och genomföra politiskt ledningsarbete Publicerade dokument på Insyn?? Vem har arkiveringsansvaret för Insyn? Förtroendemannaregister Bevara Förslag Evald Arvodeshantering ingår i process Organisera och genomföra politiskt ledningsarbete Fastställa och förvalta interna regelverk Förvaltningsbeslut på delegation från nämnd Styrdokument: Policier (grundprinciper) Strategier (vägval) Riktlinjer (regleringar) Planer (mål/åtgärder) Bevara Förslag Bevarande sker antingen i anslutning till det ärende som beslutet rör eller i särskilt handlingsslag. Bevara Förslag Bevarande gäller för antagna styrdokument. Arbetsversioner rensas vid inaktualitet. Uppföljningar av förvaltningens styrande dokument, ingår i planera, budgetera och följa upp Fastställa och förvalta interna regelverk Instruktionsdokument: Manualer Handböcker Lathundar Vid inaktualitet 2011:17 Gallras när de uppdaterats eller slutat gälla. Alla instruktioner hör till denna process, oavsett vilket sakområde de styr i verksamheten. Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 1 av 20 Utskriftsdatum:

2 Process Dokument Bevara/ gallras SSA-beslut System/ Verksamhetsplan och budget, fastställda Anmärkning Bevara Förslag ILS Förvaltningen ansvarar för att ladda upp dokumenten i ILS. Stadsledningskontoret har arkivansvaret (SSA 2011:1) Underlag till verksamhetsplan och budget Enkätsvar från bland annat: Brukarundersökningar Kundundersökningar Medarbetarundersökningar Sammanställningar och rapporter gällande undersökningar 2 år 2007:12 2 år 2007:12 Kan gallras efter sammanställning och bearbetning. Rapport bevaras Bevara Förslag Medarbetar-, brukar-, intressentkundundersökningar mm Månadsrapport Tertialrapport Årsbokslut Verksamhetsberättelse Revisionsberättelse Kvalitetsrapporter Internkontrollplan Risk- och sårbarhetsanalys Uppföljningsrapport 10 år 2006:35 Handlingar som ingår i bokslut för del av kalenderår gallras efter 10 år. - resultaträkning per förvaltning - balansrapport per förvaltning - budgetavräkning - bokslutsrapport Bevara 2006:35 ILS Förvaltningen ansvarar för att ladda upp dokumenten i ILS. Stadsledningskontoret har arkivansvaret (SSA 2011:1) 10 år Förslag Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 2 av 20 Utskriftsdatum:

3 Process Dokument Bevara/ gallras SSA-beslut System/ Avisering om inspektion Inspektionsrapport Revisionsrapport Åtgärdsrapport Anmärkning Bevara Förslag Gäller för den organisation som blir inspekterad. Tillsynsmyndigheters inspektion är kärnverksamhet Underlag för revision av EUfinansierade projekt: Tidrapporter Närvarolistor Budgetberäkningar Korrespondens med finansiär Originalfakturor Uppgifter som förvaltningarna levererar till LIS Se anmärkn Förslag Kortaste arkiveringstiden för: Sektorsfondsfinansierade projekt är 5 år efter sista utbetalning. Strukturfondsfinansierade projekt är 3 år efter programperiodens utgång. Se anmärkn 2011:1 LIS LIS är stadens ledningsinformationssystem och samlar data från stadens databaser och erbjuder verktyg för analys och presentation. Stadsledningskontoret har arkivansvaret (2011:1) Uppgifter till Cognos: Prognoser Budget Finansiell rapportering Konsolidering Se anmärkn 2011:1 Cognos Förvaltningen ansvarar för uppgiftslämning till Cognos. Stadsledningskontoret har arkivansvaret (SSA 2011:1) Organisera och genomföra internt ledningsarbete Ledningsgruppen: Kallelse Dagordning Protokoll från ledningsgruppen Bevara Förslag Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 3 av 20 Utskriftsdatum:

4 01.04 Organisera och genomföra Protokoll och Bevara Förslag Avser Arbetsplatsträff (APT), internt ledningsarbete minnesanteckningar från sorganisationen Samverkansgrupp (SG), Förvaltningsgrupp (FG) Skyddsrondsprotokoll Stadens savtal styr: Skyddsrondsprotokoll och APT-protokoll ska skrivas ut på papper och skrivas under av ansvarig chef. Skannas inte utan distribueras på papper hela hanteringskedjan, från upprättande till arkivering Organisera och genomföra internt ledningsarbete Förhandlingsmöten: Kallelse Dagordning Protokoll Beslut Överenskommelse Bevara Förslag Avser fackliga förhandlingar på lokal nivå, tex överläggningar med fackliga organisationer om principer för löneöversyn Organisera och genomföra internt ledningsarbete Underlag till facken vid löneöversyn och andra förhandlingar Vid inaktualitet 2011:17 Gallras efter genomförd översyn/förhandling Organisera och genomföra internt ledningsarbete Löpande informationsmöten: Kallelse Dagordning Underlag/presentationer Protokoll Vid inaktualitet 2009:4 Protokoll eller minnesanteckningar som inte regleras i stadens savtal Utveckla verksamheten Medborgarförslag Bevara Förslag Utveckla verksamheten Anmälningar av avvikelser inom Bevara Förslag Tex enligt Lex Sara och Lex Maria verksamheten Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 4 av 20 Utskriftsdatum:

5 01.05 Utveckla verksamheten Klagomål och synpunkter på verksamheten Bevara Förslag Exempelvis via tyck till Utveckla verksamheten Dokumentation från förbättringsarbeten Vid inaktualitet 2007:12 Lean eller motsvarande Utveckla verksamheten Interna projekt/utredningar: Projektdirektiv Projektplan Skriftliga resultat Slutrapport Utvärdering Utveckla verksamheten Interna projekt/utredningar: Övriga dokument enligt stadens projektstyrning Bevara Förslag Eventuella upphandlingar och konsultavtal hanteras i processgrupp år Förslag Ex klassificeringsstruktur, organisationsöversyn, det man gör för att utveckla förvaltningens verksamhet internt. Enklare projekt, kanske inte alltid har projektdirektiv och -plan, utan bedrivs i alla fall Besvara remisser och förfrågningar Remisser från instanser utanför staden: Inkommande remiss Slutliga yttrandet Bevara Förslag Remisser där den enskilda förvaltningen lämnar ett eget svar direkt till remissinstansen Besvara remisser och förfrågningar Remisser från instanser utanför staden: Inkommande remiss Underremisser inom staden Vid inaktualitet Förslag Remisser där "staden" lämnar ett gemensamt svar bevaras hos den som sammanställt underremisser och skickat in det slutliga yttrandet. Förvaltningen fastställer tillämpningen genom att ange relevanta gallringsfrister baserad på verksamhetens behov (förslagvis max 5 år) Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 5 av 20 Utskriftsdatum:

6 01.06 Besvara remisser och förfrågningar Inkommande remiss - avstå Vid inaktualitet Förslag Förvaltningen fastställer tillämpningen genom att ange relevanta gallringsfrister baserad på verksamhetens behov (förslagvis max 5 år) Besvara remisser och förfrågningar Remisser från instanser inom staden: Inkommande remiss Slutliga yttrandet Vid inaktualitet 2012:18 Bevaras hos den instans som skickat ut remissen Besvara remisser och förfrågningar Frågor från och svar till allmänheten (av enklare karaktär) Vid inaktualitet Förslag Inklusive begäran om utlämnande av allmän handling och registerutdrag enligt PuL Besvara remisser och förfrågningar Avslag med besvärshänvisning Överklagan Utlåtande/dom från rätten Bevara Förslag Rekrytera Kravprofil Annons Lista över sökande Urvalslista Meddelande om vem som fått tjänst Bevara 2011:9 Jobb i stan Förvaltningar som inte använder Jobb i stan för rekrytering ska bevara dokumenten på annat sätt. Stadsledningskontoret har arkivansvaret för Jobb i stan (2011:1) Rekrytera Kallelse till intervju Intervjuanteckningar Referensanteckningar Meddelande under pågående rekrytering Rekrytera Ansökningshandlingar, anställd på tjänsten Anställningsavtal 2 år Förslag Hos rekryterare Bevara 2011:9 Personalakt Bör sparas minst 2 år pga diskrimineringslagstiftningen. Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 6 av 20 Utskriftsdatum:

7 Rekrytera Ansökningshandlingar, ej anställda på tjänsten 2 år 2011:9 Bör sparas minst 2 år pga diskrimineringslagstiftningen Rekrytera Testresultat vid rekrytering, ej anställda på tjänsten 2 år 2011:17 Bör sparas minst 2 år pga diskrimineringslagstiftningen Rekrytera Spontanansökningar Vid inaktualitet 2011: Administrera anställning Anställningsavtal Anmälan om bisyssla Beslut om löner och förmåner Betyg och intyg Lönebeslut Beslut om tjänstledigheter Beslut om tjänstpensionen Bevara 2011:9 Personalakt Dokument som följer med till ny arbetsplats i enlighet med cirkulär 2:2007 (stadsledningskontoret) Administrera anställning Ärenden som rör enskild medarbetare och som vanligen omfattas av sekretess: Arbetsskada Sjukersättning Omplacering Rehabilitering Disciplinåtgärder Utredning om uppsägning av personliga skäl Administrera anställning Arbetsgivarintyg för A-kassa 2 år 2011:9 Bevara 2011:9 Personalakt Dokument som inte följer med till ny arbetsplats i enlighet med cirkulär 2:2007 (stadsledningskontoret) Administrera anställning Personalregister Bevara 2011:9 Uppgifter om person och anställningar Administrera anställning Flextidsredovisning Vid inaktualitet 2011: Administrera anställning Uppgift om närmast anhörig Vid inaktualitet 2011:17 Gallras vid uppdatering eller senast vis avslutad anställning. Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 7 av 20 Utskriftsdatum:

8 Process Dokument Bevara/ gallras SSA-beslut System/ Utveckla personalen Intyg från utbildning Bevara 2011:9 Personalakt Kompetensutvecklingsplan Anmärkning Utveckla personalen Minnesanteckningar från utvecklingssamtal Vid inaktualitet 2011:9 Chef/ Medarbetare Utveckla personalen Kursinbjudningar (reklam) Vid inaktualitet 2007: Utveckla personalen Genomföra egna personalutbildningar: Program Deltagarförteckning Undervisningsmaterial Utveckla personalen Deltagande i andras kurser Deltagarförteckningar Kallelser Dagordningar Mötesanteckningar Utveckla personalen Dokumentation från friskvårdsinsatser Vid inaktualitet 2009:4 Vid inaktualitet Förslag Vid inaktualitet Förslag Intyg/betyg från genomförd kurs arkiveras i personalakt. Intyg/betyg från genomförd kurs arkiveras i personalakt. Stegtävlingar, deltagande i motionslopp mm Beräkna och betala ut löner och arvoden Lönelistor/sammanställningar Lönefördelningsböcker Utdata för skatteredovisning Uppbördsspecifikationer 7 år 2011:9 Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 8 av 20 Utskriftsdatum:

9 Beräkna och betala ut löner Lönelista, ackumulerad med Bevara 2011:9 Om den ackumulerade lönelistan inte och arvoden samtliga anställda under året Löneartskatalog Kontrolluppgifter till Skatteverket Uppgifter om inbetalade pensionspremiebelopp innehåller de nödvändiga uppgifterna skall månadslönelistan eller motsvarande sammanställning bevaras Beräkna och betala ut löner och arvoden Lönegrundande underlag: Frånvarounderlag 3 år 2011:9 Handlingar rörande ledighet: semester, tjänstledighet, studieledighet, fackligt uppdrag, föräldraledighet, tillfällig föräldrapenning och andra ledigheter Handlingar rörande ledighet vid sjukdom: försäkran om sjuklön, läkarintyg, friskanmälan, beslut om sjukbidrag Underlag för tillägg och avdrag på lön Beräkna och betala ut löner och arvoden Lönegrundande underlag: Närvarounderlag 10 år 2011:9 Sammanträdesrapporter från nämndsammanträden, styrelsesammanträden tidregistreringsuppgifter som är lönegrundande tjänstgöringsuppgifter (redovisning av arbetad tid, jourtid, mertid, övertid, obekväm arbetstid, beredskapstid och förskjuten arbetstid) Beräkna och betala ut löner och arvoden Lönegrundande underlag: Räkenskapshandlingar 10 år 2011:9 Arvode, bekräftelse eller räkning för uppdragstagare Kvittens på kontant löneförskott Kvittens på kontant reseförskott Reseräkningar med kvitton och underlag Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 9 av 20 Utskriftsdatum:

10 Process Dokument Bevara/ gallras SSA-beslut System/ Beräkna och betala ut löner Sammanställningar över övertid, 3 år 2011:9 och arvoden mertid, jourtid Anmärkning Beräkna och betala ut löner och arvoden Uppgifter i LISA Se anmärkn 2011:1 LISA Stadsledningskontoret har arkivansvaret Hantera intäkter Avstämnings- och fellistor Vid inaktualitet 2006:34 Sammanställningar som upprättas i samband med fakturering och inbetalningar Hantera intäkter Faktureringsunderlag 10 år 2006:34 Beställningar och annat som innehåller uppgifter som behövs för att sammanställa kundfakturor Hantera intäkter Kundfaktura 10 år 2006:34 Skapas kundfakturor i verksamhetssystem? Hantera intäkter Inbetalningsjournal 10 år 2006:34 Agresso Sammanställning av fakturor som inbetalats av kund Hantera intäkter Kundfakturajournal 10 år 2006:34 Agresso Sammanställning av fakturor som skickats till kund Hantera intäkter Kundreskontra 10 år 2006:34 Agresso Kundregister med uppgifter om utsända fakturor och betalningsstatus Hantera intäkter Manuella fakturor och kassakvitton 10 år 2006: Hantera intäkter Uppgifter i stadens lokalsystem LOIS Se anmärkn 2011:1 LOIS Stadsledningskontoret har arkivansvaret Hantera utgifter Avstämnings- och fellistor Vid inaktualitet 2006:34 Agresso Sammanställningar som upprättas i samband med bokföring och utbetalningar Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 10 av 20 Utskriftsdatum:

11 Hantera utgifter Fakturahanteringssystem 10 år 2006:34 Uppgifter om hantering av skannade filer, kontering och attestering Hantera utgifter Leverantörsfakturor, elektroniska och digitaliserade Hantera utgifter Leverantörsfakturor, inkomna papper Hantera utgifter Leverantörsfakturor gällande fastighetsinvesteringar 10 år 2006:34 10 år 2006:34 17 år 2006:34 Agresso Kan det räcka med att spara uppgifter ur Agresso för detta behov? Hantera utgifter Underlag för revision av EUfinansierade projekt: Originalfakturor Se anmärkn Förslag Sektorsfondsfinansierade projekt: 5 år efter sista utbetalning. Strukturfondsfinansierade projekt: 3 år efter programperiodens utgång Hantera utgifter Leverantörsreskontra 10 år 2006:34 Agresso Leverantörsregister med uppgifter om mottagna fakturor och betalningsstatus Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera löpande ekonomiredovisning Kontanthantering?? Oklart vilka dokument som skapas Bokföringsorder, pappersunderlag 2 år Förslag Uppgifter ur Agresso efterfrågas av revisorerna, inte själva pappersblanketten Hantera löpande ekonomiredovisning Bokföringsordrar, digitala uppgifter 10 år 2006:34 Agresso Uppgifter ur Agresso efterfrågas av revisorerna, inte själva pappersblanketten Hantera löpande ekonomiredovisning Underlag för utbetalningar 10 år 2006:34 Agresso Attesterade lönefiler, körjournaler, kundrabatter och återbetalningar, överföringsuppdrag etc Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 11 av 20 Utskriftsdatum:

12 Hantera löpande ekonomiredovisning Utbetalningsjournaler 10 år 2006:34 Agresso Sammanställning av genomförda utbetalningar Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera löpande ekonomiredovisning Avstämnings- och fellistor Vid inaktualitet 2006:34 Agresso Månadsvisa rutinkontroller vid genomgång av redovisningen Uppgifter i Agresso Se anmärkn 2011:1 Agresso Stadsledningskontoret har arkivansvaret Kontoplan och konteringsdimensioner Bevara 2006:34 Agresso Årlig version bevaras i anslutning till bokslut Hantera löpande ekonomiredovisning Avräkningslistor för anläggningstillgångar 17 år 2006:34 Agresso Hantera skatteredovisning Kontoutdrag Skatteverket 3 år 2011: Hantera skatteredovisning Skattedeklarationer, moms och arbetsgivaravgift 7 år 2011: Hantera skatteredovisning Skattedeklarationer, slutlig skatt 7 år 2011: Hantera skatteredovisning Ansökningar och beslut om jämkning av moms och arbetsgivaravgift 7 år 2011: Hantera skatteredovisning Momsrapport 17 år 2006:34 Agresso Köpa in och beställa Ej antagna offerter 2 år 2003: Köpa in och beställa Förfrågan om direktupphandling Beslut Antagen offert 10 år 2003:13 Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 12 av 20 Utskriftsdatum:

13 Köpa in och beställa Avrop från ramavtal Beställningar Beställningsbekräftelser 2 år 2003:13 Under förutsättning att gjorda avrop/beställningar framgår av faktura och kan följas upp vid behov Köpa in och beställa Följesedlar Vid inaktualitet 2007:12 Under förutsätting att fakturan inte hänvisar till följesedeln Upphandla i konkurrens Försörjningsupphandlingar: Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Antagna anbud med bilagor och förtydliganden Utvärderingsprotokoll Beslut i upphandlingen Upplysning om tilldelningsbeslut Avtal 10 år 2003:13 Gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Med försörjningsupphandling avses upphandlingar av varor och tjänster till den egna verksamheten. Vad måste finnas i pappersform? Juridiska avdelningen: vinnande anbudet och avtalet på papper i 10 år om det är inkommet på papper. Riktlinje inom staden att om det är inkommet på papper så ska det hanteras på papper. Riskanalys: vad kan behövas i en eventuell tvist? Vad ska gälla i och med att TendSign tas i bruk inom staden? Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 13 av 20 Utskriftsdatum:

14 Process Dokument Bevara/ gallras SSA-beslut System/ Upphandla i konkurrens Verksamhetsupphandlingar: Förfrågningsunderlag Öppningsprotokoll Antagna anbud med bilagor och förtydliganden Utvärderingsprotokoll Beslut i upphandlingen Upplysning om tilldelningsbeslut Avtal Anmärkning Bevara 2003:13 Med verksamhetsupphandling avses upphandlingar av kärnverksamhet samt verksamhetskritiska varor och tjänster. Vad måste finnas i pappersform? Juridiska avdelningen: vinnande anbudet och avtalet på papper i 10 år om det är inkommet på papper. Riktlinje inom staden att om det är inkommet på papper så ska det hanteras på papper. Riskanalys: vad kan behövas i en eventuell tvist? Vad ska gälla i och med att TendSign tas i bruk inom staden? Upphandla i konkurrens Verksamhetsupphandlingar: Överprövningsärenden Upphandla i konkurrens Annonsunderlag Ansökningar om att få inkomma med anbud Ej antagna anbud med bilagor och förtydliganden Sändlistor Kontrolldokument (skatter, soliditet, referenser mm) Avböjanden om att delta i upphandling Upphandla i konkurrens Kuvert/emballage till inkomna anbud Upphandla i konkurrens Försörjningsupphandlingar: Överprövningsärenden Bevara 2003:13 2 år 2003:13 Vid inaktualitet 2003:13 10 år 2003:13 Efter att ärendet avgjorts Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 14 av 20 Utskriftsdatum:

15 Process Dokument Bevara/ gallras SSA-beslut System/ Förvalta ingångna avtal Avstämning och uppföljning med 2 år Förslag avtalsparter Meddelanden från avtalspart Anmärkning Förvalta ingångna avtal Tvister gällande ingångna avtal Bevara Förslag Förvalta ingångna avtal Ramavtals-/Avtalsregister Se anmärkn 2011:29 Uppdateras vid förändring. Själva avtalet arkiveras i upphandlingsärendet Förvalta ingångna avtal Körjournaler, besiktnings- och försäkringshandlingar gällande leasingbilar Förvalta ingångna avtal Bokningsuppgifter gällande bilpooler och motsvarande Förvalta ingångna avtal Driftuppföljningar från leverantör (Tex SLA-rapporter) Analyser av driftuppföljningar 2 år Förslag Se anmärkn 2011:29 Gallras senast vid migrering till ny lagringsplats 2 år 2011:17 Driftuppföljningar från Volvo IT (så kallade SLA-rapporter) skickas en gång per månad från Volvo IT till Serviceförvaltningen och handlar om att löpande följa upp och förbättra driften i projektet. Rapporten innehåller bland annat prestandamätningar, vanligast förekommande ärenden och beställningar. Analys av driftuppföljningar produceras av Serviceförvaltningen i syfte att ge feedback på SLA-rapporten och samtidigt komma med nya förslag till förbättringsåtgärder Hantera och förvalta ITK Behörighetsbeställningar ITsystem 10 år 2011:17 Gallras 10 år efter att behörigheten upphört Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 15 av 20 Utskriftsdatum:

16 Hantera och förvalta ITK Förteckning över licenser, programvaror, IP-adresser Systemdokumentation (teknisk) Se anmärkn 2007:12 Uppdateras vid förändring Hantera och förvalta ITK Felanmälningar och supportärenden Vid inaktualitet 2011:29 Vinst Gallras senast vid migrering till ny lagringsplats. Serviceförvaltningen äger förvaltningen av felanmälanprocessen, men däremot inte ärendena i processen. Alla ärenden registreras och ägs per användare/förvaltning i systemet Vinst som ägs av Volvo IT Hantera och förvalta ITK E-postloggar 3 månader 2007: Hantera och förvalta ITK Cookiefiler Lync-loggar Vid inaktualitet 2007: Hantera och förvalta ITK Personalkonton Vid inaktualitet 2012:14 Gallras efter avslutad anställning (normalt efter 45 dagar) Hantera och förvalta ITK Personliga filutrymmen, inkl filerna som lagrats där Vid inaktualitet 2012:14 Gallras vid avslutad anställning (normalt efter 45 dagar) Filerna lagras i hög utsträckning i andra system men man bör informera om de riktlinjer för hanteringen som gäller Hantera och förvalta ITK Serverloggar Se anmärkn 2011:29 Gallras när servern slutar användas Hantera och förvalta ITK Granskningsloggar (ekonomiska transaktioner) Hantera och förvalta ITK Granskningsloggar (sociala register) 10 år 2006:34 Agresso Se anmärkn 2009:4 Gallras enligt socialtjänstlagen Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 16 av 20 Utskriftsdatum:

17 Process Dokument Bevara/ gallras SSA-beslut System/ Hantera och förvalta ITK Granskningsloggar Vid inaktualitet 2009:4 (övriga system/register) Anmärkning Hantera och förvalta ITK Webbstatistik Domänhantering Sökordsoptimering Vid inaktualitet 2007: Hantera och redovisa allmänna handlingar Hantera och redovisa allmänna handlingar Hantera och redovisa allmänna handlingar Hantera och redovisa allmänna handlingar Fullmakter för öppnande av personadresserad post Kvittensbok rekommenderad och värdepost Klassificeringsstruktur Arkivbeskrivning Bevarandeförteckning Framställningar och beslut enligt stadens arkivregler Se anmärkn 2011:17 Gallras vid avslutad anställning 2 år 2007:12 Efter sista notering Bevara Förslag Hanteringsanvisningarna är ett styrande dokument och bör därför redovisas under 01.02, liksom övriga dokument som reglerar hantering (e-post, diarieföring mm) Bevara Förslag Om gallring, arkivlokaler, informationsredovisning Hantera och redovisa allmänna handlingar Reversal och annan dokumentation gällande leveranser till stadsarkivet Bevara Förslag Hantera och redovisa allmänna handlingar Uppgifter om ärende och dokument i diariesystem Bevara 2011:29 Gallras i samband med att bevarandeuppgifter överförs till ny lagringsplats/e-arkiv Förvaltningar som använder DIABAS ansvarar för den löpande registreringen och registervården medan Stadsledningskontoret har arkivansvaret (SSA 2011:1) Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 17 av 20 Utskriftsdatum:

18 Hantera och redovisa allmänna handlingar Övriga uppgifter i diariesystem Se anmärkn 2011:29 Gallras i samband med att bevarandeuppgifter överförs till ny lagringsplats/e-arkiv Besöksanmälningar Vid inaktualitet 2011:29 Gallras tidigast efter 1 år och senast vid migrering till ny lagringsplats Blankett för utlämnande av nycklar och passerkort Felanmälningar till fastighetsförvaltare Vid inaktualitet 2011:17 Vid inaktualitet Förslag Gallras i samband med att nyckel/kort återlämnas Projekthandlingar gällande byggprojekt som drivs av extern fastighetsägare Projekthandlingar gällande byggprojekt som drivs av andra inom Stockholms stad Inpasserings-, larm och anläggningsdokumentation Brandskyddsdokumentation Checklista och tidplan för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) 10 år Förslag Gallras 10 år efter garantitidens utgång. 2 år 2009:4 Förvaltningar som hyr av staden behöver inte arkivera projekt. Upphandling enligt Se anmärkn 2007:12 Uppdateras vid förändring 2 år 2011:17 Protokoll från skyddsronder Bevara Förslag Ingår även i som ett led i den fackliga Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 18 av 20 Utskriftsdatum:

19 Tillstånd för kameraövervakning 2 år Förslag Gallras 2 år efter tillståndet upphört gälla. Lagringstiden för inspelad film regleras i Lagen om allmän kameraövervakning och fastställs av Länsstyrelsen i respektive tillståndsbeslut. Lagrad övervakningsfilm från ej tillståndspliktig kamera Vid inaktualitet Förslag Hantering regleras i personuppgiftslagen och vid behov av längre lagringstider än för den dagliga bevakningen bör samråd med Datainspektionen ske. Anmälningar och andra handlingar i polis- och domstolsärenden Bevara Förslag Vid hot, skadegörelse och annat riktat mot förvaltningens personal eller egendom Hantera extern kommunikation och Hantera extern kommunikation och Hantera extern kommunikation och Hantera extern kommunikation och Incidentrapportering (RISK) Se anmärkn Förslag Risk Hanteras i stadsgemensamt system och bevaras samlat för staden. Uppgifter i webbplatser utanför stadens gemensamma webbplats Uppgifter i stadens gemensamma webbplats och intranät Se anmärkn Förslag Bevarande- och anslutningsplan bör tas fram. Se anmärkn 2011:1 Stadsledningskontoret har arkivansvaret Arkivexemplar av varje trycksak Bevara Förslag Exempelvis broschyrer, personal- och kundtidningar Pressmeddelanden Bevara Förslag Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 19 av 20 Utskriftsdatum:

20 Process Dokument Bevara/ gallras SSA-beslut System/ Hantera extern kommunikation och Hantera extern Dokumentation om sponsring av Bevara Förslag kommunikation och föreningar, evenemang mm Hantera extern kommunikation och Anmärkning Pressklipp om verksamheten Bevara Förslag Bör överföras till papper om de i dagsläget tillgängliggörs digitalt. Extern (utanför Stockholms stad): Beslut om att delta Projektplan Slutrapport Ev annan relevant dokumentation som visar på förvaltningens arbete Bevara Förslag Medverkan i nätverk, samarbetsprojekt, evenemang mm där förvaltningen inte är ansvarig Hantera extern kommunikation och Extern (utanför Stockholms stad): Dagordningar och kallelser För kännedomshandlingar Minnesanteckningar från möten Vid inaktualitet Förslag Hantera extern kommunikation och Hantera extern kommunikation och Projekthandlingar som uppkommer när förvaltning deltar i annan förvaltnings projekt Medverka vid externa kurser/ arrangemang: Deltagarförteckningar Kallelser Dagordningar Mötesanteckningar 2 år 2009:4 Gäller förvaltningar inom Stockholms stad Vid inaktualitet Förslag Medverka som talare eller dylikt. Förvaltningen fastställer tillämpningen genom att ange relevanta gallringsfrister baserad på verksamhetens behov (förslagvis max 5 år) Katharina Prager, Christina Persson och Karolina Adell Sid 20 av 20 Utskriftsdatum: