Datum för beslut Stockholm den 16 april 2019 På Kulturnämndens vägnar

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Petter Sävström Arkivmyndighetens beslut 2019:11 DNR /2019 Sida 1 (16) Nämnd/Bolag/Stiftelse Äldrenämnden Beslutets omfattning Enligt 6 kap. 5 Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) ska Stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av myndigheten. Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Äldreförvaltningen. Klassificeringsstrukturen gäller retroaktivt från år 2018 och ersätter tidigare beslutad klassificeringsstruktur, beslut SSA 2013:37. Datum för beslut Stockholm den 16 april 2019 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (16) Bilaga Klassificeringsstruktur för äldreförvaltningen Verksamhetsområde 1: Styra, planera och följa upp verksamheten Nivå 2 Nivå 3 Beskrivning/Kommentar med exempel på handlingar 1.1 Styra och leda verksamheten Utföra politisk styrning Samarbeta med utskott och råd Den politiska beslutsprocessen. Nämndhandlingar, protokoll, äldrenämndens beslut. Nämndbeslut om delegationsordning och delegationsförteckning. Överprövning av nämndbeslut. Fullmakt som ger rätt att företräda. Bestrider ett initialt beslut och kräver att beslutet omprövas. Protokoll och föredragningslista diarieförs i ett samlingsärende årsvis. Utskott och råd kopplade till den politiska styrningen, t.ex avseende tillgänglighetsfrågor. KPR- och FH-frågor Funktionshinderrådet hanteras av Socialförvaltningen Utföra internt ledningsarbete Det ledande arbetet inom verksamheten, exempelvis ledningsgruppens, miljöhandlingsplan, arbetsmiljökommitténs arbete, jämställdhet- och mångfaldsplan, kompetensförsörjningsplan (för individuell kompetensförsörjningsplan, se process Hantera anställning). Förordnande av tillfälliga chefer. Attestinstruktioner/Attest- och utanordningsbehörigheter. Förvaltningschefens vidaredelegation. Löneöversyn, förhandlingsprotokoll/ dokumentation om avstämning, överenskommelse om lön. Processen omfattar även övergripande strategiska frågor inom personalområdet och hantering av den årliga löneöversynen. I processen ingår att arbeta fram

3 Sida 3 (16) policyer och riktlinjer för verksamheten, inklusive fördelning av arbete och ansvar. Policyer, strategier, riktlinjer, rutiner, planer, föreskrifter, program, redogörelser. (För stadsövergripande riktlinjer och rutiner för äldreomsorgen, se 3.5 Utreda och utveckla myndighetsutövning inom äldreomsorgen) 1.2 Planera och följa upp verksamheten 1.3 Utveckla verksamheten Samverka med personal och fackliga organisationer Planera verksamheten Följa upp verksamheten Utföra internkontroll Facklig samverkan och förhandlingar. Protokoll/anteckningar från förvaltningsgrupp, APT, MBL, facklig samverkan etc. Treårsplan, budget, verksamhetsplan Bokslut, årsredovisning, tertialrapport, månadsrapport, medarbetarundersökningar, kvalitetsredovisningsrapporter Väsentlighets- och riskanalys samt internkontroll I processen hanteras såväl externa och interna förslag och synpunkter som projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, till exempel rörande organisationsförändringar, nya verksamhetssystem eller nya arbetsformer. Övergripande kvalitetsarbeten och organisationsfrågor. Omvärldsbevakning. Processen omfattar även samverkan med intressenter av olika slag, t ex andra myndigheter, organisationer, näringsliv etc. Dokumentation från kvalitets- och förbättringsarbete, utvärderingar, egna enkäter och marknadsundersökningar. (Se 3 PLANERA OCH UTECKLA ÄLDREOMSORGEN. Avser projekt/utredningar som leder till utveckling av styrande och stödjande

4 Sida 4 (16) funktioner. (För utvecklingsarbete rörande äldreomsorgen i staden.) 1.4 Hantera extern revision och granskning Granskning som utförs av extern part både inom och utanför staden, exempelvis revisorer och olika tillsynsmyndigheter, med tillhörande uppföljning. 1.5 Hantera extern dialog 1.6 Hantera remisser Hantera synpunkter och klagomål Hantera medborgarförslag Revisionsrapport, inspektionsrapport, åtgärdsrapport. Inkomna synpunkter, klagomål och liknande som rör äldreförvaltningens egna verksamheter. Inkomna medborgarförslag enligt kommunallagen Remisshantering mellan instanser inom och utanför staden. Både egna och andras. (En egeninitierad remiss kan registreras under den process eller ärende som remissen rör, vanligen inom kärnverksamheten.) Inkomna remisser med tillhörande svar/yttrande. Även utgående remisser med tillhörande inkomna svar och sammanställning av svar. Även i form av kontorsutlåtande. Bereda svar på skrivelser och frågor från äldrenämnden och hantera uppdrag.

5 Sida 5 (16) Verksamhetsområde 2: Ge verksamhetsstöd Nivå 2 Nivå 3 Beskrivning/Kommentar med exempel på handlingar 2.1 Hantera personal Rekrytera Processen avser arbete med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Rekryteringsärenden (t ex kravprofil, annons, lista över sökande, urvalslista, meddelande om vem som fått tjänst, ansökningshandlingar) Hantera anställning Frågor knutna till individ och dess pågående anställning. Omfattar anställningsförhållanden, individuell kompetensutveckling och medarbetarsamtal. Handlingar rörande anställningsförhållanden, t ex arbetsbeskrivningar, instruktioner individuella kompetensutvecklingsplaner, handlingsplaner, olika typer av beslut, handlingar från lönegrundande samtal eller rörande lönebidrag, betyg och intyg, uppsägning och entledigande Beräkna och betala ut löner och arvoden Administration av löner och arvoden och annan ersättning. Även tjänstepension och avtalsförsäkringar. Löneunderlag, lönelistor, närvarounderlag, ansökan och beslut om pension Hantera personalsociala frågor Avser omplacering och andra liknande arbetsrättsliga frågor. Handlingar rörande entledigande hanteras i process Hantera anställning. Även individknutna ärenden rörande diskriminering. Omplaceringsärenden, disciplinärenden.

6 Sida 6 (16) Hantera rehabilitering och arbetsskada Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor Frågor rörande arbetsskador, arbetsanpassning och rehabilitering. Arbetsskadeanmälan, läkarutlåtande, utredningar, beslut. Exempelvis friskvård, arbetsmiljöarbete, skyddsronder, personalutbildningar och andra gemensamma insatser för kompetensutveckling och en god arbetsmiljö. IA är en förkortning för Informationssystem om Arbetsmiljö. IA-systemet är främst utvecklat för att hantera avvikelser inom arbetsmiljö men kan även användas inom områdena kvalité, miljö, egendom, säkerhet samt för att fånga upp förbättringsförslag. Systemet stödjer även det förebyggande arbetet med hjälp av digitala checklistor för exempelvis skyddsronder och riskanalyser. Undersökning, genomförande och uppföljning av arbetsmiljöfrågor, den fysiska arbetsmiljön t ex utrustning, ventilation, buller, arbetsklimat, ergonomi och organisation. Även skyddsronder och systematiskt arbetsmiljöarbete. Medarbetarsamtal och individuell kompetens-utveckling/utbildning Systematiska arbetsmiljöarbetet. 2.2 Hantera ekonomi 2.3 Köpa in och upphandla Hantera intäkter Hantera kostnader Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera skatteredovisning Köpa in och beställa Pengar in. Kundfakturor och kundreskontra. Pengar ut. Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra. Huvudbok, kontoplaner. Handlingar som ingår i bokslut hanteras i process Följa upp verksamheten. Momsrapporter, deklarationer Omfattar inköp eller beställningar av varor och tjänster genom direktupphandling eller avrop mot ramavtal, inklusive förnyad konkurrensutsättning. T ex fordon

7 Sida 7 (16) Offerter, beställningar, avrop mot ramavtal/kontrakt. (För direktupphandling och avrop gällande stadens äldreomsorg. Se process 5. SÄKERSTÄLLA OCH STÖDJA ÄLDREOMSORGEN.) Hantera försörjningsupphandling Upphandling i konkurrens av vara eller tjänst rörande den egna verksamhetens stödjande funktioner. Upphandlingsärenden (t ex förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut). (Upphandling av äldreomsorg, som sker på uppdrag från bl a kommunstyrelsen detta hanteras under process 5. SÄKERSTÄLLA OCH STÖDJA ÄLDREOMSORGEN) Hantera verksamhetsupphandling Upphandling i konkurrens av kärnverksamhet samt av verksamhetskritiska varor eller tjänster. Upphandlingsärenden (t ex förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut). (Upphandling av äldreomsorg, som sker på uppdrag från bl a kommunstyrelsen detta hanteras under process 5. SÄKERSTÄLLA OCH STÖDJA ÄLDREOMSORGEN) Förvalta avtal Avtalshantering och -bevakning. Affärsmässiga frågor efter det att avtal har slutits. T ex. bilavtal och fordonsavtal Avtal med tillhörande handlingar, ex. avtalsförvaltning, drift, underhåll och försäkringar. (För avtal rörande äldreomsorgen, se process Teckna och förvalta avtal rörande äldreomsorg)

8 Sida 8 (16) 2.4 Informera och kommunicera Informera och marknadsföra Processen handlar i huvudsak om envägskommunikation. Kommunikationsmaterial via olika kanaler och medier (t ex webbplats, trycksaker, nyhetsbrev, sociala medier, pressmeddelanden) Förmedling av information via intranät, webb-platser, massmedia, förvaltningens sociala nätverk, broschyrer och andra publikationer. (För synpunkter och klagomål rörande äldreomsorgen, se process 4.2 Hantera klagomål och synpunkter rörande äldreomsorgen) Kommunicera Kommunikation med extern part som inte rör kärnverksamhet. Korrespondens, inkomna enkäter, skrivelser osv. Korrespondens/dialog via sociala medier kan även ingå. Förmedling av information via intranät, webb-platser, massmedia, förvaltningens sociala nätverk, broschyrer och andra publikationer. Även frågor och synpunkter av enklare karaktär rörande förvaltningens arbete. (För synpunkter och klagomål rörande äldreomsorgen, se process 4.2 Hantera klagomål och synpunkter rörande äldreomsorgen) Dokumentera Dokumentation av den egna verksamheten. Fotografier, presentationer, dokumenterad historik. 2.5 Hantera digitala stöd och funktioner I processen ingår hantering och administrering av telefoni och ITdrift. Förvaltning och utveckling av digitala nätverk, plattformar, applikationer och e-tjänster kopplade till den egna verksamheten. IT-säkerhet och behörigheter hanteras i process 2.7 Hantera säkerhetsfrågor.

9 Sida 9 (16) Instruktioner rörande IT-drift och support, system- och användardokumentation. 2.6 Hantera lokaler och utrustning Processen innefattar exempelvis kontorsservice, hantering av inventarier och transportmedel, drift och underhåll och lokalförsörjning som inte är en del av kärnverksamheten. Handlingar rörande drift och underhåll. Lokalservice, städning, inredning och ombyggnation. Äldreförvaltningen har serviceavtal med socialförvaltningen. 2.7 Hantera säkerhetsfrågor Säkerhetsfrågor rörande skalskydd, brandskydd, larm, bevakning, passerkort, nyckelhantering etc. Hantering av IT-säkerhet, såsom brandväggar, serverhantering, behörigheter etc. Hantering och rapportering av tillbud och incidenter. Brandskyddsdokumentation/ brandsyn, nyckelkvittenser, instruktioner, rutinbeskrivningar för förvaltningen och vidtagna åtgärder, beställningar, rapporter, bevakning, larm, säkerhet Administration av behörigheter samt drift/förvaltning av äldreförvaltningens verksamhetsspecifika IT-system. Äldreförvaltningen har serviceavtal med socialförvaltningen. 2.8 Redovisa och förvalta information Processen omfattar redovisning av verksamhetens allmänna handlingar samt styrning av informationshanteringen och arkivbildningen. Processen omfattar även frågor rörande informationsförvaltning, oavsett om informationen är analog eller digital.

10 Sida 10 (16) Hantering av personuppgifter och dataskydd för den enskilde, informationsklassning, utlämnande av allmän handling. Arkivbeskrivningar, hanteringsanvisningar, bevarandeförteckningar, gallringsärenden, avslagsärenden, rutinbeskrivningar, register över personuppgifter. Säkerhetsrisker, säkerhetsansvar. Fullmakt till informationssäkerhetssamordare. Anmälan i IA- systemet och dyl. Polisanmälan. 2.9 Hantera juridiska frågor Hantering av skadestånd, förlikningsärenden, tvister, försäkringsärenden, laglighetsprövningar och skaderegleringar av olika slag. Domar, överprövningsärenden, ersättningsärenden, försäkrings- /skadeståndsärenden (t ex försäkringsbrev, försäkringshandlingar, kostnadsunderlag till försäkringsbolag, rekvisitioner, skaderapporter, skadevärderingar. T ex fordon, lokaler och personal

11 Sida 11 (16) Verksamhetsområde 3: Planera och utveckla äldreomsorgen Nivå 2 Nivå Ta fram övergripande strategier för stadens äldreomsorg 3.2 Samordna och strategiskt planera boenden för äldre 3.3 Genomföra övergripande utvecklingsprojekt för stadens äldreomsorg 3.4 Fördela och redovisa verksamhetsspecifika medel 3.5 Utreda och utveckla myndighetsutövning inom äldreomsorgen 3.6 Samordna nätverk för stadens chefer inom äldreomsorgen 3.7 Hantera kostfrågor Beskrivning/Kommentar med exempel på handlingar Avser framtagandet av styrande dokument för stadens äldreomsorg. T ex riktlinjer, rapporter. Omfattar långtidsplanering, kommunikation med byggföretag, t ex boendeplaner Projekt rörande stadens övergripande äldreomsorg T.ex Äldrevänlig stad. Omfattar fördelning och redovisning av öronmärkta pengar till äldreomsorgen Förbättringsarbete gällande myndighetsutövningen inom stadens äldreomsorg Rör nätverk för äldreomsorgschefer och biståndshandläggarchefer Nutrition e-lärandet rörande kost - mat och måltider, utbildningsmaterial i kostfrågor

12 Sida 12 (16) Verksamhetsområde 4: Granska och utvärdera äldreomsorgen Nivå 2 Nivå Sammanställa/ analysera/följa upp äldreomsorgen, statistik, analys, jämförelser 4.2 Hantera klagomål och synpunkter rörande äldreomsorgen 4.3 Genomföra inspektion av äldreomsorgen, utvärdera och analysera resultat 4.4 Genomföra kvalitetsobservationer Beskrivning/Kommentar med exempel på handlingar Uppföljningsarbete av äldreomsorgen inom olika områden, t ex boende, hemtjänst, hälso- och sjukvård, funktionshinder, demens och kognitiv funktionsnedsättning. Arbete med att ta fram stadsgemensamma mallar. Statistik och analys, jämförelser, sammanställningar av ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 SoL, hantera Lex Sarah mm Klagomål och synpunkter inkomna till Äldre direkt, Stockholms trygghetsjour, stadens webbplats, per e-post eller telefon till inspektionsenheten eller direkt förmedlade till förvaltningens tjänstemän. Omfattar arbetet med att bereda och genomföra inspektioner, anmälda och oanmälda. Utvärdera och analysera genomförda inspektioner. Omfattar arbetet med att bereda och genomföra observationer, samt att utvärdera och analysera genomförda observationer 4.5 Hantera hälso- och sjukvårdsfrågor

13 Sida 13 (16) Verksamhetsområde 5: Säkerställa och stödja äldreomsorgen Beskrivning/Kommentar med Nivå 2 Nivå 3 exempel på handlingar 5.1 Genomföra upphandling av äldreomsorg Upphandla enligt LOV (hemtjänst, vårdoch omsorgsboende och daglig verksamhet) Upphandling av all hemtjänst Upphandling i konkurrens av kärnverksamhet samt av verksamhetskritiska varor eller tjänster. Upphandlingsärenden (t ex förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut, MBL LOV) Genomföra centralupphandling enligt LOU, entreprenad Upphandling av vård- och omsorgsboenden, Upphandling i konkurrens av kärnverksamhet samt av verksamhetskritiska varor eller tjänster. Upphandlingsärenden (t ex förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut, MBL LOU) Teckna och förvalta avtal rörande äldreomsorg Avtalshantering och -bevakning. Affärsmässiga frågor efter det att avtal har slutits. Avtal med tillhörande handlingar, avtalsförvaltning och uppföljning 5.2 Samordna nätverk 5.3 Anordna utbildning 5.4 Erbjuda råd och stöd till anhöriga 5.5 Arbetsleda omvårdnadspers Ex nätverk för hemtjänsten. Kallelser, dagordning och minnesanteckningar Administrera utbildningar och information till biståndshandläggare, omvårdnadspersonal, hälso- och sjukvårdspersonal, privata utförare i hemtjänsten och vård- och omsorgsboende osv. Anhörigstöd, evenemang (Utmynnar ofta i riktlinjer, rapporter se process 3.1) Tillhandahålla arbetsledning till omvårdnadspersonal såväl i stadens

14 Sida 14 (16) onal i Stockholm och kranskommuner egna verksamheter som hos privata utförare och kranskommuner.

15 Sida 15 (16) Verksamhetsområde 6: Bistå stadens äldre Nivå 2 Nivå Ta emot och åtgärda larmanrop 6.2 Bedöma och åtgärda akut uppkomna omvårdnadsbehov Beskrivning/Kommentar med exempel på handlingar Bevakning av larm, kontakt med utförandepersonal vid anrop, samt mottagande av återrapportering. Rör hjälp- och omvårdnadsinsatser under kvällar, nätter och helger, samt avlastning av utförare vid tillfälliga akuta arbetsanhopningar. Även verkställande av beslut under jourtid. 6.3 Tillhandahålla trygghetslarm 6.4 Förmedla boende Hantera larmansökningar Installera och återhämta larm Serva och bevaka larmens funktionalitet Avser ansökningar, blanketter osv Omfattar installation, utbildning och hantering av kunduppgifter samt återhämtning. Service och bevakning av trygghetslarm Förmedling av boplats till köande, administration av kötider, etc.

16 Sida 16 (16) Verksamhetsområde 7: Samverka med omvärlden Nivå 2 Nivå Omvärldsbeva ka 7.2 Samverka med externa instanser Beskrivning/Kommentar med exempel på handlingar Gäller äldreomsorgen. Följa trender och utveckling i Sverige och utomland Gäller äldreomsorgen. Samverkan med Stockholms läns landsting, EU, andra kommuner, skolor och universitet, näringsliv och bransch 7.3 Samverka med frivilligorganisationer 7.4 Samarbeta med den ideella sektorn inom äldreomsorgen Bedöma, fördela, följa upp ansökningar om verksamhetsbidrag från frivilligorganisationer Utbilda och stödja frivilligorganisationerna Hantera inkommande ansökningar, bereda tjänsteutlåtande med förslag till äldrenämnden om fördelning av bidrag. Följa uppfrivilligorganisationernas arbete i relation till ansökan och tilldelat bidrag Utbilda och ge stöd till de organisationer som fått beviljade verksamhetsbidrag i ekonomihantering, formalia kring dokumentation och föreningsarbete etc. Överenskommelse med frivilligorganisationer. Ideella sektorn.