RIKTLINJER. Riktlinje för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare

Transkript

1 RIKTLINJER Riktlinje för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare 1

2 Styrdokument Handlingstyp: Riktlinje angående tillsyn av privata utförare Diarienummer: KS/2018:644 Beslutas av: Kommunstyrelsen Fastställelsedatum:??? Dokumentansvarig: Kvalitetstrateg/Ekonomifunktionen Revideras: Minst vart 4:e år Följs upp av: Ekonomifunktion Giltig t o m:

3 Innehåll 1 Inledning Privat utförare Interna utförare Syfte 6 3 Tillvägagångssätt vid uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare 6 4 Sektioner som är berörda av att genomföra uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare 6 5 Uppföljning Vad ska uppföljningen omfatta Hur ska uppföljningen utföras Vem ska utföra uppföljning När ska uppföljningen göras Implementering och tillämpning 8 7 Allmänhetens insyn 8 3

4 1 Inledning Kommunallagen, KL, (2017:725) definierar ett generellt krav på att kommuner, landsting och regioner ska kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare samt att genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Enligt kommunallagen har kommunstyrelsen och nämnderna inom sitt verksamhetsområde ansvar för att se till att verksamheterna drivs enligt lagar, föreskrifter, mål och riktlinjer, att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten drivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta gäller oavsett om verksamheten utförs i egen regi eller utförs av en privat utförare. Detta grundkrav vilar på förhållandet att kommuner, landsting och regioner är ansvariga för kvalitet och att skattemedel används på ett ansvarsfullt sätt även för verksamheter som genom avtal överlämnas till privata utförare. Uppföljningsansvaret gäller all den verksamhet som kommuner, landsting och regioner upphandlat, det vill säga inom alla verksamhetsområden vård och omsorg, kultur och fritid, hälso- och sjukvård, gator och parker, fastighetsförvaltning, kommunikationer och annan infrastruktur. Uppföljningsansvaret omfattar de kommunala verksamheter som tydligt riktar sig till och rör medborgarna. Det kan handla om såväl hela verksamheter (t ex särskilda boenden för äldre) som delar av en verksamhet med stor betydelse för medborgaren/ brukaren (t ex måltidsverksamhet och städning). Uppföljningen har tre övergripande syften: kontrollera att verksamheten utförs i enlighet med förfrågningsunderlag, anbud och avtal utgöra ett underlag i kommunens kvalitetsarbete för att utveckla och förbättra verksamhet och tjänster till medborgarna säkerställa att verksamheten planeras och utförs i enlighet med gällande styrdokument. Kommunfullmäktige har, enligt 5 kap 3 kommunallagen, antagit ett program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare (diarienummer KS/2016:74) och som även omfattar interna verksamheter. I detta program framgår att riktlinjer ska upprättas. Denna riktlinje beskriver omfattningen av och tillvägagångssätt för uppföljning av utförare. 4

5 1.1 Privat utförare Med privat utförare avses, enligt 10 kap. 7 kommunallagen, en juridisk person eller en enskild individ/enskild firma som har hand om en kommunal angelägenhet. En juridisk person är ett aktiebolag, handelsbolag, ekonomisk eller ideell förening eller stiftelse. Även idéburna organisationer och kooperativa föreningar kan vara privata utförare. Däremot avses inte delägda kommunala bolag eller kommunala stiftelser. I respektive bolagsordning bör det framgå att de kommunala bolagen ska ge allmänheten insyn i sådan verksamhet som bolaget genom avtal lämnar över till en privat utförare. Kommunen är huvudman för en verksamhet både då verksamheten bedrivs av en upphandlad utförare och då verksamheten bedrivs av utförare enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV). Fristående förskolor och skolor är inte privata utförare utan är sina egna huvudmän och omfattas inte av 10 kap 7 kommunallagen avseende tillsyn. 1.2 Interna utförare Krav på uppföljning finns även på den utförarverksamhet som bedrivs internt och följs upp i planerings- och uppföljningsprocessen där mål och åtgärder för verksamheterna finns preciserade. Mål och mått för verksamheterna utgår från nationell och intern statistik. Risker identifieras och kontrolleras årligen i kommunens interna kontrollplan, IKP, per sektion. Klagomål- och synpunktshantering är ytterligare en del i kommunens egenkontroll. Inom Omsorgssektionen sker uppföljning av kvalitet också med hjälp av framtagen modell för uppföljning av LOV-företag som kommunen har avtal med. Denna modell kan även användas för granskning av interna verksamheter inom Omsorgssektionen. Egenkontroller i form av resultat av brukarenkäter, avvikelsehantering och anmälningar, journalgranskning och granskningar av IVO, Inspektionen för vård omsorg, sammanställs i kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse årligen. 5

6 2 Syfte Riktlinjen syftar till att alla sektioner där avtal finns med privata utförare, ska hantera uppföljningen på ett gemensamt tillvägagångssätt. Att sektionernas ansvar för uppföljning är tydliggjort, både vad gäller privata som interna verksamheter. 3 Tillvägagångssätt vid uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare Uppföljning av privat utförd verksamhet kan ha olika utgångspunkter och uppföljningen behöver anpassas till den verksamhet som bedrivs. Ju mer beroende invånarna är av verksamheten desto större är kravet på uppföljning och kontroll och att identifiera vilka risker som kan finnas. Varje sektion styrs av lagar, avtal och politiska mål i sektionernas planer - ekonomi, personal, verksamhet och interna kontrollplaner enligt kommunens planering- och uppföljningsprocess. Upprättade verksamhetsspecifika rutiner och checklistor, baserat på avtal och förfrågningsunderlag med privata utförare, förtydligar varje sektions/områdes krav på uppföljning och används vid uppföljningen. 4 Sektioner som är berörda av att genomföra uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare Tekniska sektionen omfattar - Gator/parker - Renhållning - Färdtjänst - Städ Omsorgssektionen omfattar - Privata utförare inom Vård och omsorg enligt LOV, Lagen om valfrihetssystem (2008:962) Företag som är valbara enligt LOV, Lagen om valfrihetssystem (2008:962) inom Omsorgssektionen finns tillgängliga på kommunens hemsida. 6

7 Lärandesektionen omfattar - Skolskjutsar 5 Uppföljning 5.1 Vad ska uppföljningen omfatta - att företagens soliditet är tillfredsställande. - att företaget följer tillämplig lagstiftning. - att det finns tecknade ansvarsförsäkringar. - att tjänsten utförs i enlighet med beskrivning i avtalet. - att om företaget har underleverantörer följa upp båda parter. - att gällande lagstiftningar följs. - att tjänsten följer kommunens politiska mål. - att avvikelser granskas, förklaras och åtgärdas. 5.2 Hur ska uppföljningen utföras Uppföljning av kommunens måldokument - syftar till att följa upp om verksamheten bedrivs och utvecklas i linje med fastställda mål. Att granska den privata utförarens årsredovisning och verksamhetsberättelse enligt gällande avtal beroende på bolagsform och gällande lagar. Ta del av nationell statistik/kundenkäter/brukaruppföljning - syftar till att följa upp brukarnas/kundernas upplevelser av den verksamhet som bedrivs och/eller kontrollera att enskild som får någon insats från kommunen får rätt stöd i överensstämmelse med eventuella beslut. Beakta inkomna synpunkter som berör aktuell verksamhet (kommunens synpunktshantering samt synpunkter som kan ha inkommit till den privata utföraren). Att oanmälda besök och stickprovskontroller genomförs - syftar till att ge en översiktlig bild av förhållanden i en verksamhet. Bjuda in till årliga möten med utförare syftar till att ha en god dialog med utförare, ta hand om frågeställningar och oklarheter Genomföra årlig riskanalys, kontrollaktiviteter och rapportering, i kommunens/sektionens interna kontrollplan (IKP) 7

8 Vid brister i utförande och avvikelse från avtal/förfrågningsunderlag redovisar ansvarig för tillsynen i årsrapport hur detta hanterats av utföraren. Beakta resultat av eventuella tillsynsmyndigheter. 5.3 Vem ska utföra uppföljning Huvudansvarig för uppföljning är varje sektionschef. Ansvaret för att genomföra kontroller anges i kommunens interna kontrollplan. Kontrollaktiviteter dokumenteras. Sektionschef sammanställer årsrapporter enligt planerings- och uppföljningsprocessen och intern kontrollplan. 5.4 När ska uppföljningen göras Regelbunden uppföljning av företagen enligt årshjul planeras och genomförs eller på förekommen anledning (vid brister i utförandet eller annat). Interna verksamheter följer upp och redovisar sina resultat i kommunens uppföljningsverktyg Stratsys enligt årshjul och i förekommande fall i kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser. 6 Implementering och tillämpning Implementering av riktlinjen sker i linjeorganisationen. Riskanalyser, kontrollaktiviteter och åtgärder sammanställs årligen enligt kommunens årshjul. Ansvarig bokar regelbundna möten med de utförande bolagen och genomför även stickprovskontroller i verksamheterna med hjälp av rutiner och checklista per sektion/funktion. Detta anges i årshjulet. 7 Allmänhetens insyn Redogörelse av uppföljningsansvaret och sammanfattande redovisningar ska finnas tillgängliga i årsredovisningen på kommunens hemsida. 8