Avtal mellan Västerås stad och Västerås Parkerings AB avseende köp av administrativa tjänster och parkeringsövervakning 2018

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr TN 2018/ Teknik- och fastighetsförvaltningen Anneli Asplin Epost: anneli.asplin@vasteras.se Kopia till Styrelsen för Västerås Parkerings AB H Näslund Tekniska nämndens arbetsutskott Avtal mellan Västerås stad och Västerås Parkerings AB avseende köp av administrativa tjänster och parkeringsövervakning 2018 Förslag till beslut 1. Avtalet godkänns. 2. Tekniska nämnden delegerar till teknik- och fastighetsförvaltningens direktör att teckna avtalet. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade den 1 september 2016, 239, att godkänna att Västerås stadshus AB bildade ett parkeringsbolag som får namnet Västerås Parkerings AB. Fullmäktige beslutade även om bolagsordning och ägardirektiv för Västerås Parkerings AB. I tjänsteutlåtandet, daterat den 24 maj 2016, som låg till grund för fullmäktiges beslut framgår övergripande avgränsning mellan tekniska nämnden och parkeringsbolaget. Där beskrivs också köp av tjänster som ska ske mellan organisationerna. Teknik- och fastighetsförvaltningen konstaterar att upprättat förslag till Avtal mellan Västerås stad och Västerås Parkerings AB 2018 ligger i linje med fattade beslut och de arbetsformer som föreligger mellan tekniska nämnden och parkeringsbolaget. Avtal tecknas för ett år i taget. Förvaltningen föreslår tekniska nämnden att godkänna avtalet och delegera till direktören att teckna avtalet. Hans Näslund Direktör

2 1 (4) Teknik- och fastighetsförvaltningen Februari 2018 TN 2018/00113 Avtal mellan Västerås stad och Västerås Parkerings AB Ersättning till Västerås Parkerings AB: Parkeringsövervakning på allmän platsmark 2018 Priset för parkeringsövervakning är kr. Västerås Parkerings AB ansvarar för parkeringsövervakning på gator och allmän platsmark på uppdrag av Västerås stad. Uppdraget utförs enligt den överenskommelse som tecknats mellan Västerås Parkerings AB och Västerås stad, förvaltningen för stöd, fritid och entreprenad. Västerås Parkerings AB ansvarar för kontroll och uppföljning att förvaltningen för stöd, fritid och entreprenad fullgör sitt uppdrag enligt de krav som är ställda i avtalet. Ersättning till Västerås stad, teknik- och fastighetsförvaltningen: Teknisk förvaltning 2018 Verksamhet Belopp i kr Markparkering kr Klippan kr Parkering kr kvartersmark kr Nya p-hus Summa kr Västerås Parkerings AB har inga anställda. Teknik- och fastighetsförvaltningen tar inom ramen för den tekniska förvaltningen hand om: Parkeringsadministration Ekonomiska tjänster Planering, beställning, utveckling, uppföljning Projektledning Drift och underhåll av vissa parkeringsytor på kvartersmark I beloppet ingår inte större konsultuppdrag på uppdrag av Västerås Parkerings AB. ID: Avtal mellan TFF och VPAB 2018

3 VÄSTERÅS STAD 2 (4) Parkeringsadministration Exempel på uppgifter är dialog med uppdragsgivare, avtalstecknande, uthyrning av parkeringsplatser, hantering av bestridanden av kontrollavgifter och utfärdande av parkeringstillstånd. Det ingår även att informera och kommunicera i parkeringsfrågor och se till att betalfunktioner är i drift. Planering, beställning, utveckling, uppföljning Exempel på uppgifter är övergripande bolagsfrågor för Västerås Parkerings AB, planera och driva parkeringsverksamhet i enlighet med stadens parkeringsprogram, teknik inom parkering, upphandlingar, taxor och avgiftsområden, planering för parkeringshus, utformning av personbilsparkering i detaljplaner, parkeringstal vid nybyggnation inklusive uppföljning och parkeringsköp. Projektledning Projektledning i projekt om parkering samt vid byggnation av parkeringshus. Drift och underhåll av vissa parkeringsytor på kvartersmark Se Yttre skötsel av parkeringsytor nedan. Ekonomiska tjänster Se Ekonomisk förvaltning nedan. Yttre skötsel av parkeringsytor Ersättningen för utförda uppdrag är till självkostnad utan pålägg för administration. Västerås stad, tekniska nämnden utför på uppdrag av Västerås Parkerings AB viss drift på parkering på kvartersmark. Det gäller parkeringen vid högskolan, Felix, Sundemansbacke och Djäknebergsskolan. Beroende på parkeringsyta ingår tillsyn, städning, gräsklippning, klippning buskar och träd, snöröjning, sandning och vintersandupptagning. Snöröjning utförs samtidigt när det övriga vägnätet snöröjs eller när Västerås Parkerings AB beställer det. Ekonomisk förvaltning 2018 Priset för ekonomisk förvaltning är kr. Teknik- och fastighetsförvaltningen tar inom ramen för den ekonomiska förvaltningen hand om dagliga ekonomiuppgifter som hantering av: leverantörsfakturor, kontering, utbetalningar, avstämningar av bankkonto, moms med mera, redovisning, bokslut, moms, lånehantering, likviditetsprognos samt deklaration. Arbetet omfattar även att ha hela tiden ha en uppdaterad attestlista för Västerås Parkerings AB.

4 VÄSTERÅS STAD 3 (4) I arbetet ingår även mer kvalificerade moment som månadsrapportering, delårsrapportering med prognos, årsbokslut med årsredovisning, budget och framtagande av de ekonomiska delarna av affärsplanen, framtagande och uppföljning av risk- och internkontrollplan, ekonomiska utredningar, framtagande av investeringskalkyl, granska beslutsunderlag. Det ingår också att rapportera det godkända bokslutet och årsredovisningen till Bolagsverket. Utöver det ingår att ta fram tillförlitlig och informativ rapportering till styrelsen, vid behov delta på styrelsens möten och på mötena redogöra för de punkter som är av ekonomisk karaktär. Uppdraget omfattar även att beställa rapporter till ekonomisystemet och se till att ekonomisystemet utvecklas så att arbetet kan bedrivas effektivt. I arbetet ingår rapportering till Västerås stad och stadshus AB. Det omfattar även kontakter med ekonomicenter och revisorer, Skatteverket med mera för att hantera t ex årsbokslut med mera. I priset ingår inte kostnad för ekonomisystemet, leverantörsfakturasystemet eller IT-kostnader kopplade till ekonomisystemet såsom t ex integrationer. I priset ingår inte heller kostnad för tjänster kopplade till revision av bolaget eller separata frågor som rör Västerås Parkerings AB s verksamhet. Det faktureras separat till Västerås Parkerings AB. I de fall konsulter används för att utföra uppdraget, så bekostas det av Västerås stad. Styrelseadministration och registrering av handlingar 2018 Priset för styrelseadministration och registrering av handlingar är kr. Teknik- och fastighetsförvaltningen ansvarar för styrelseadministration. Det omfattar planering av styrelsens möten, utskick av kallelse med handlingar inför möten, sekreterarskap vid styrelsens möten, ombesörja förändringar hos bolagsverket avseende förändringar av styrelseledamöter, firmatecknare etc, skriva protokoll, service och stöd till styrelsens ledamöter med mera. Teknik- och fastighetsförvaltningen ansvarar för registrering av handlingar som avser Västerås Parkerings AB. Det innebär att bevaka myndighetsbrevlådan, registrera handlingar, avsluta ärenden, delta på öppningar av anbud, registrera upphandlingshandlingar, arkivering av handlingar och leverans av handlingar till arkivet med mera. Vid begäran om utlämnande av handlingar så ombesörjs det av registrator för tekniska nämnden. I priset ingår kostnad för utskick av handlingar till styrelsen, lokalhyra för sammanträden och förtäring i samband med sammanträden. I priset ingår inte kostnad för ärendehanteringssystemet ciceron och assistenten. Det faktureras separat till Västerås Parkerings AB.

5 VÄSTERÅS STAD 4 (4) Klippans parkeringsanläggning Priset för Klippans parkeringsanläggning är kr Västerås stad, teknik- och fastighetsförvaltningen äger Klippans parkeringsanläggning med tillhörande betalutrustning. Ersättningen omfattar räntor, avskrivningar, driftskostnad, fastighetsskatt, energikostnad, snöröjning/markvärme, reparation och underhåll med mera. För tekniska nämnden För Västerås Parkerings AB Västerås Västerås Hans Näslund Direktör Teknik- och fastighetsförvaltningen Thomas Wulcan VD Västerås Parkerings AB