Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1 (2) RA-MS 2015:5 Riksarkivets föreskrifter om gallring och undantag från gallring hos Arbetsförmedlingen; beslutade den 5 februari Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) om gallring och med stöd av 21 förordningen (2002:623) om behandling av personuppgifter i den a verksamheten om undantag från gallring hos Arbetsförmedlingen (dnr RA /6085). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndighet: Arbetsförmedlingen Arkivbildare: Arbetsförmedlingen Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2008 Gallring 2 Arbetsförmedlingen får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilagan. Undantag från gallring 3 Uppgifter om arbetssökanden i en databas ska undantas från gallring. Det framgår av 16 tredje stycket lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den a verksamheten att uppgifter som undantas från gallring ska överlämnas till en arkivmyndighet. Dokumentation och tillämpning 4 Arbetsförmedlingen ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Innan gallring efter skanning verkställs ska Arbetsförmedlingen kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att dessa Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 RA-MS 2015:5 2 (2) kan bevaras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). 1. Denna författning träder i kraft den 1 mars Genom denna författning upphävs: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2008:32) om undantag från gallring hos Arbetsförmedlingen och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 2010:50) om gallring hos Arbetsförmedlingen. 3. Arbetsförmedlingen ska för urvalsbevarande av uppgifter i arbetsförmedlingsregister och a databaser som tillkommit före den 1 januari 2008 även fortsatt tillämpa Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2008:32) om undantag från gallring hos Arbetsförmedlingen samt Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 1997:22) om bevarande och gallring hos länsarbetsnämnderna. Björn Jordell Tomas Wallin

3 1 (18) Innehållsförteckning Tillämpning Tillämpning av bilagan... 1 er 2. Uppföljning Utveckla och förvalta Verksamhetsstöd Informera och kommunicera Analysera arbetsmarknaden Övergripande a uppgifter Individuellt stöd till arbetsgivare Individuellt stöd till arbetssökande Arbetsmarknadspolitiska program och insatser Tillämpning av bilagan Arbetsförmedlingen får gallra handlingar i enlighet med vad som anges. Bilagan är strukturerad i enlighet med Arbetsförmedlingens klassningsplan 1.1. Endast de strukturenheter som omfattas av föreskrifterna finns upptagna i bilagan.

4 2 (18) 2. Uppföljning 2.3 Genomföra kundundersökningar Handlingar som har inkommit eller upprättats vid kundundersökningar. Exempelvis enkäter som tillkommit i samband med arbetsmarknadsutbildningar som har arrangerats externt, tjänster som har utförts av kompletterande aktörer eller andra undersökningar avseende arbetssökande och arbetsgivare. Efter att uppgifterna har sammanställts och dokumenterats i ett verksamhetssystem.

5 3 (18) 3. Utveckla och förvalta I ärendetyperna: 3.3 Arbetsmarknadspolitiska projekt 3.4 Projekt finansierade av EU-fonder får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges. Handlingar som innehåller medgivanden till att bryta sekretess. 2 år efter att arbetssökanden har avaktualiserats. överenskommelser, beslut om lönebidrag, beslut om 4. Verksamhetsstöd 4.2 Personalförvaltning Hantera anställning Handlingar som utgör underlag för tjänstekort. 1 år efter att tjänstekortet har blivit ogiltigt. Det elektroniska tjänstekortsregistret ska

6 4 (18) 6. Informera och kommunicera 6.1 Extern information och kommunikation Externa frågor, synpunkter och klagomål Inkomna handlingar som har skannats och överförts till verksamhetssystem. 3 månader efter att de har skannats. Pappershandlingar. 6.2 Intern information och kommunikation I ärendetyperna: Omvärldsbevakning Interna frågor, synpunkter och klagomål får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges. Inkomna handlingar som har skannats och överförts till verksamhetssystem. 3 månader efter att de har skannats. Pappershandlingar. 7. Analysera arbetsmarknaden 7.1 Ta fram rapporter och prognoser Inkomna handlingar som har skannats och överförts till verksamhetssystem. 3 månader efter att de har skannats. Pappershandlingar.

7 8. Övergripande a uppgifter I ärendetyperna: 8.1 Internationellt samarbete 8.2 Samarbete med andra organisationer 8.3 Handlägga felaktiga utbetalningar 8.4 Byggnadstillstånd 8.5 Arbetstillstånd (t o m ) Handlägga anmälan eller underrättelse om varsel Utdöma vite Handlägga ansökan om varselavgift 8.7 Utreda ifrågasatt ersättningsrätt får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges. 5 (18) Inkomna handlingar som har skannats och överförts till verksamhetssystem. 3 månader efter att de har skannats. Pappershandlingar.

8 6 (18) 9. Individuellt stöd till arbetsgivare 9.1 Individuellt stöd till arbetsgivare Inkomna handlingar som har skannats och överförts till verksamhetssystem. Handlingar av rutinmässig karaktär som syftar till att styrka en uppgift eller ett åtagande som har dokumenterats i en Exempelvis närvaroredovisning, försäkran om aktivitetsstöd, intyg om telefonanmälan, intyg om deltidsarbetslöshet, förfrågan om fortsatt inskrivning samt handlingar som inte ligger till grund för utbetalning av ersättning. 3 månader efter att de har skannats. Efter att uppgifterna har dokumenterats i en Pappershandlingar.

9 7 (18) Handlingar av rutinmässig karaktär som syftar till att styrka en uppgift eller ett åtagande som inte har dokumenterats i en Exempelvis närvaroredovisning, försäkran om aktivitetsstöd, intyg om telefonanmälan, intyg om deltidsarbetslöshet, förfrågan om fortsatt inskrivning samt handlingar som inte ligger till grund för utbetalning av ersättning. Handlingar som innehåller medgivanden till att bryta sekretess. 2 år efter att handlingarna har inkommit eller upprättats. 2 år efter att arbetssökanden har avaktualiserats. överenskommelser, beslut om lönebidrag, beslut om

10 8 (18) 10. Individuellt stöd till arbetssökande I ärendetyperna: 10.1 Arbetssökandes grundärende 10.2 Etableringsärenden 10.3 Specialistärenden 10.4 Hälso- och sjukvårdsärenden Starta eget Informationsutbyte med arbetslöshetskassa Arbetslöshetsersättning inom EU/EES Underlag för ej inskrivna får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges. Inkomna handlingar som har skannats och överförts till verksamhetssystem. Handlingar av rutinmässig karaktär som syftar till att styrka en uppgift eller ett åtagande som har dokumenterats i en Exempelvis närvaroredovisning, försäkran om aktivitetsstöd, intyg om telefonanmälan, intyg om deltidsarbetslöshet, förfrågan om fortsatt inskrivning samt handlingar som inte ligger till grund för utbetalning av ersättning. 3 månader efter att de har skannats. Efter att uppgifterna har dokumenterats i en Pappershandlingar.

11 9 (18) Handlingar av rutinmässig karaktär som syftar till att styrka en uppgift eller ett åtagande som inte har dokumenterats i en Exempelvis närvaroredovisning, försäkran om aktivitetsstöd, intyg om telefonanmälan, intyg om deltidsarbetslöshet, förfrågan om fortsatt inskrivning samt handlingar som inte ligger till grund för utbetalning av ersättning. Handlingar som innehåller medgivanden till att bryta sekretess. 2 år efter att handlingarna har inkommit eller upprättats. 2 år efter att arbetssökanden har avaktualiserats.

12 10 (18) Handlingar som innehåller medgivanden som har dokumenterats i en databas eller på något annat sätt. När medgivandet inte längre behövs för verksamheten. 1) Handlingar som behövs för att styrka ett åtagande, 2) handlingar som tillför 3) handlingar i ärenden 4) handlingar som utgör 10.1 Arbetssökandes grundärende Handlingar som innehåller detaljerade beskrivningar över planerade aktiviteter för arbetssökanden och som har dokumenterats. Exempelvis aktivitetsplan vid arbetslivsintroduktion samt fördjupad kartläggning och vägledning. 2 år efter att arbetssökanden har avaktualiserats.

13 11 (18) Handlingar i form av standardiserade tester och underlag för bedömning av arbetsförmåga som har utförts med stöd av patientdatalagen (2008:355). Handlingar i form av standardiserade tester och underlag för bedömning av arbetsförmåga som inte har utförts med stöd av patientdatalagen (2008:355). 10 år efter att en sammanställning av underlag och dokumentation har upprättats. 2 år efter att en sammanställning av underlag och dokumentation har upprättats.

14 12 (18) 10.2 Etableringsärenden Handlingar som innehåller detaljerade beskrivningar över planerade aktiviteter för arbetssökanden och som har dokumenterats. Exempelvis aktivitetsplan vid arbetslivsintroduktion samt fördjupad kartläggning och vägledning. Handlingar i form av standardiserade tester och underlag för bedömning av arbetsförmåga som har utförts med stöd av patientdatalagen (2008:355). 2 år efter att arbetssökanden har avaktualiserats. 10 år efter att en sammanställning av underlag och dokumentation har upprättats.

15 13 (18) Handlingar i form av standardiserade tester och underlag för bedömning av arbetsförmåga som inte har utförts med stöd av patientdatalagen (2008:355). 2 år efter att en sammanställning av underlag och dokumentation har upprättats Specialistärenden Handlingar i form av standardiserade tester och underlag för bedömning av arbetsförmåga som har utförts med stöd av patientdatalagen (2008:355). 10 år efter att en sammanställning av underlag och dokumentation har upprättats.

16 14 (18) Handlingar i form av standardiserade tester och underlag för bedömning av arbetsförmåga som inte har utförts med stöd av patientdatalagen (2008:355). 2 år efter att en sammanställning av underlag och dokumentation har upprättats Hälso- och sjukvårdsärenden Handlingar i form av standardiserade tester och underlag för bedömning av arbetsförmåga som har utförts med stöd av patientdatalagen (2008:355). 10 år efter att en sammanställning av underlag och dokumentation har upprättats.

17 15 (18) 10.6 Arbetslöshetsförsäkringen Informationsutbyte med arbetslöshetskassa Handlingar som har inkommit eller upprättats vid informationsutbyte med arbetslöshetskassorna. Efter att uppgifterna har dokumenterats i en Arbetslöshetsersättning inom EU/EES Handlingar som har inkommit eller upprättats i ärenden gällande utresande arbetssökande inom EU/EESområdet eller Schweiz. Efter att uppgifterna har dokumenterats i en

18 11. Arbetsmarknadspolitiska program och insatser I ärendetyperna: 11.1 Program och insatser till arbetssökande 11.2 Program riktade till arbetsgivare 11.3 Ersättning till kompletterande aktörer/anordnare 11.5 Utbetalningar inom program och insatser Återkrav inom program och insatser får följande handlingar gallras i enlighet med de frister som anges. 16 (18) Inkomna handlingar som har skannats och överförts till verksamhetssystem. Handlingar i form av underlag, beslut/anvisningar eller kontroller. Exempelvis program- och insatsbeslut, meddelanden, bekräftelser, återkallelser och vissa rutinkontroller. Handlingarna kan vara signerade. 3 månader efter att de har skannats. 2 år efter att uppgifterna har dokumenterats i en Pappershandlingar.

19 17 (18) Handlingar av rutinmässig karaktär som syftar till att styrka en uppgift eller ett åtagande som har dokumenterats i en Exempelvis närvaroredovisning, försäkran om aktivitetsstöd, intyg om telefonanmälan, intyg om deltidsarbetslöshet, förfrågan om fortsatt inskrivning samt handlingar som inte ligger till grund för utbetalning av ersättning. Handlingar av rutinmässig karaktär som syftar till att styrka en uppgift eller ett åtagande som inte har dokumenterats i en Exempelvis närvaroredovisning, försäkran om aktivitetsstöd, intyg om telefonanmälan, intyg om deltidsarbetslöshet, förfrågan om fortsatt inskrivning samt handlingar som inte ligger till grund för utbetalning av ersättning. Efter att uppgifterna har dokumenterats i en 2 år efter att handlingarna har inkommit eller upprättats.

20 18 (18) Handlingar som innehåller medgivanden till att bryta sekretess. Handlingar som innehåller medgivanden som har dokumenterats i en databas eller på något annat sätt. 2 år efter att arbetssökanden har avaktualiserats. När medgivandet inte längre behövs för verksamheten. 1) Handlingar som behövs för att styrka ett åtagande, 2) handlingar som tillför 3) handlingar i ärenden 4) handlingar som utgör