DOKUMENTHANTERINGSPLAN Gymnasieskola Antagen att gälla från och med: Dnr: 27/11 Handlingsslag. Arkivläggs. Plats för plats efter antal år

Transkript

1 Avtal, betalningsansvar 2 år upphörd giltighet Arbetsmaterial och underlag för upprättande av verksamhetsplaner m.m., rörande tjänstgöring och undervisning samt kopior av sådana Betyg. Betygskatalog / prövningskatalog samt sammanställning av betyg för varje elev. Förkortningar och sifferkoder förklaras Då slutligt exemplar upprättats Bevaras Årligen 10 år att Betyg (slutbetyg och avgångsbetyg), kopior av utfärdade Betygskriterier, lokalt utarbetade (Word-format) Bevaras Bevaras Kopia på slutbetyg följer med betygskatalog 10 år att Då nya kriterier antagits Elevregister med uppgift om persondata, tillval, specialarbete, eventuellt studieavbrott, terminsbetyg och andra uppgifter av betydelse rörande elevens / Bevaras -uppgifter skrivs ut på arkivbeständigt papper 10 år att

2 Elevregistrering, listor eller förteckningar som utgör underlag för eller är hjälpmedel i det löpande arbetet Förteckning över läromedel om de ej finns i protokoll från ämneskonferenser/libra / Dock senast vid läsårets slut. Under förutsättning att elevkort och klasslista (motsv.) med uppgifter bevaras, t.ex. listor över tillval, adresser, studieavbrott Handlingar som presenterar kurser och ämnen elever kan välja som tillval, fria aktiviteter, etc. Individuella studieplaner Interkommunal samverkan. Avtal rörande elevregister Administration och på papper / Registeransvarig GRUUS/ Bevaras i Bevaras Årligen 10 år att 2 år upphörd giltighet Interkommunal samverkan. 5 år att Elevkort och

3 Förteckningar/register över elever som går i skola i Ale men hör hemma i annan kommun Interkommunal samverkan. Förteckningar/register över elever som hör hemma i Ale men går i skola i annan kommun Klasslistor/klassförteckningar/gruppförteckningar. Förteckningar över elever, med uppgift om tillval (även specialundervisning och särskild undervisning) som ger en samlad bild av gruppsammansättningar, val m.m. / Handläggare förvaltningen/ / eleven avslutat sin Bevaras i Bevaras i betygskataloger bevaras 2 Sektor Utbildning och kultur 10 år att Klasslistor/klassförteckningar/gruppförtecknin gar och listor över elever som utgör hjälpmedel i det löpande arbetet Korrespondens som inte är rutinmässig eller finns bevaras centralt på skolan eller rektorsområdet Kvalitetsredovisning. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts Bevaras Årligen 3 Bevaras 3 Ledighet, sjukdom eller annan frånvaro, Vid läsårets

4 rörande slut Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner Administration Bevaras Årligen 10 Läromedel, egenproducerade, t.ex. kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar, multimediepresentationer Ett exemplar bevaras Årligen 10 Löpande, kladdar och arbetsmaterial rörande stöd- och specialundervisning samt särskild undervisning Premier och stipendier, sammanställning över utdelade Premier och stipendier, rörande fördelning och redovisning av Premier och stipendier, som redovisar villkor för, t.ex. urkunder Om undervisningsplan och klasslista eller annan förteckning över elever som omfattas av undervisningen bevaras Bevaras Årligen 3 2år. Verifikationer 10 år Bevaras Årligen 5

5 Prov. Elevers svar på skriftliga prov som utformats av enskilda lärare (Ej standard- eller nationella prov) Prov. Svar på nationella prov i svenska Prov. Övriga svar på nationella prov Prövning, anmälningar till respektive lärare och medbedömare om Prövning, betyg från Prövning, rörande avgifter, ansökan om befrielse m.m. Prövning med bilagda, ansökningar till Bevaras 2 2 år provtillfället När prövning är slutförd När betyg antecknats i betygskatalog eller på elevkort 2 När prövning är slutförd Prövning, övriga t.ex.

6 rutinkorrespondens Skolkataloger (även fotokataloger) Skolskjutskort (färdbevis), rörande elevernas Skolskjutskostnader, slutavräkning Skolskjutsplaner med uppgifter om rätt till skolskjuts Skolskjutsregister med uppgift om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. Skolskjutsupp, entreprenörer m.m. Skolskjutsverksamheten, inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Skolskjutsansvarig Handläggs av kommunstyrelsen Skolskjutsansvarig Handläggs av kommunstyrelsen Skolskjutsansvarig Bevaras Årligen 5 2 Bevaras - 3 år senaste anteckning Bevaras - Projektarbete, rörande När eleven slutat skolan Under förutsättning att anteckning gjorts i

7 Statistik och rapporter till Statistiska centralbyrån angående särskild undervisning samt underlag för dessa 2 betygskatalog som bevaras. För stora projekt som rör större grupp bevaras en redovisning Stipendiekommitténs protokoll med lista över stipendier Stipendier. Se: Premier Tillstånd till i skoldistrikt utom kommunen Utbytesstudenter, rörande Yttrande/Beslut om eventuellt särskilda skäl, kopia (t.ex. elevområdesprövning) Förvaltningens Bevaras 10 Efter avslutad Bevaras 10 Efter avslutad Åtgärdsprogram Bevaras Årligen Åtgärdsprogram/elevakter för övriga elever 5 år att 5

8 Överklagandeärenden, rörande eleven avslutat sin Bevaras 10