Barn- och utbildningsnämndens sammanträde

Transkript

1 -3, BOUN :30 Kallelse till Barn- och utbildningsnämndens sammanträde kl i Kremn, Tavelbäcksvägen 2, våning 3

2 -2, BOUN :30 LEDAMÖTER Niks Daoson, S, ordförande Från/ Närv OMRÖSTNINGAR JA NEJ JA NEJ JA NEJ Pär Löfstrand, L, vice ordförande Kholod Mahmood, S Thomas Andersson, S Annmari Nilsson Sandberg, S Elisabet Öhrnell, V Daniel Liljendahl, MP Joel Nordkvist, M Åsa Johnson, M Linnéa Wigg Victor, M Anna Magnusson, C Jean Luc Kabisa, S, ersättare

3 -2, BOUN :30 Ida Roos, S, ersättare Rond Sundström, S, ersättare Lisa Lundell, S, ersättare Ces Malmquist, V, ersättare Stefan Forslin, MP, ersättare Line Dalen, M, ersättare Elisabet Sjöström, M, ersättare Astrid Tronde, KD, ersättare Pernil Karlsson, C, ersättare Malin Rimmö, FP, ersättare

4 1, BOUN :30 BOUN: 36/2015 KALLELSE Barn och utbildningsnämnden Dnr Information/Överläggning Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer växel

5 2, BOUN :30 BOUN: 35/2015 KALLELSE Barn - och utbildningsnämnden Dnr Månadsuppföljning med årsprognos per november 2015 Månadsuppföljning per november är vid tidpunkten för utskick av kallelsen inte färdigställd. Då stoppdatum för att lämna in uppgifter till Kommunledningsförvaltningen är den 14 december kommer nämnden att besluta om månadsuppföljningen genom ett ordförandebeslut efter detta datum. Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

6 3, BOUN :30 TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG 1 BOUN: 2011/ Dnr Daniel Nordman Krell Barn- och utbildningsnämnden Revidering av dokumenthanteringspn - fördelning av arbetsmiljöuppgifter m.m. Barn - och utbildningsnämnden antog en ny dokumenthanteringspn. Därefter har det framkommit att vissa handlingar ej är upptagna i pnen, varför den måste kompletteras med dessa handlingar som är dokument för fördelning av arbetsmiljöuppgifter samt polisanmälningar och personalhandlingar. Underg för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförsg Försg till revidering Försg till beslut Barn - och utbildningsnämndens dokumenthanteringspn revideras enligt försg. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Britta Gyllebring Bitr. förvaltningschef Utdrag till Kommunarkivet och administrativ personal Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

7 3, BOUN :30 / Biga: <Tjänstemannaförsg> TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Dnr Daniel Nordman Krell Barn- och utbildningsnämnden Revidering av dokumenthanteringspn - fördelning av arbetsmiljöuppgifter m.m. Barn - och utbildningsnämnden antog en ny dokumenthanteringspn. Därefter har det framkommit att vissa handlingar ej är upptagna i pnen, varför den måste kompletteras med dessa handlingar som är dokument för fördelning av arbetsmiljöuppgifter samt polisanmälningar och personalhandlingar. Underg för beslut Barn- och utbildningsförvaltningens tjänstemannaförsg Försg till revidering Försg till beslut Barn - och utbildningsnämndens dokumenthanteringspn revideras enligt försg. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Britta Gyllebring Bitr. förvaltningschef Utdrag till Kommunarkivet och administrativ personal Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer

8 1 Dnr Barn- och utbildningsnämnden - Dokumenthanteringspn Fastställd av Barn och utbildningsnämnden , 73 Röd text avser föresgen revidering. Se kapitel 1.

9 2 Revideringar Beslutsdatum och Reviderade punkter Introduktion Dokumenthanteringspnens funktion är att krgöra vilka olika sorters handlingar som en myndighet handskas med, samt om och i så fall hur och hur länge dessa ska sparas. Dokumenthanteringspnen är teknikneutral, vilket innebär att den fokuserar på handlingen som bärare av information. Information kan hanteras på många olika sätt, t.ex. elektroniskt, muntligen och självkrt på. Förvaltningens olika verksamheter har en retivt stor frihet att välja hur den dagliga hanteringen av handlingar sköts. Detta innebär också att sortering och förvaring kan skilja sig åt. Varje enhet ska dock förvara al originalhandlingar säkert och sam handlingar rörande enskild elev/barn på samma ställe. Individärenden ska sorteras på personnummer för att underlätta insorteringen i kommunarkivet. En följd av denna ordning är att handlingar som aldrig ska levereras till kommunarkivet, d.v.s. gallras, kan undantas från personnummersorteringen. Arkivbeskrivning Dokumenthanteringspnen gäller för de handlingar som Barn och utbildningsnämnden ansvarar för. Barn och utbildningsnämnden har i sin nuvarande form funnits sedan 2003, och ansvarar för följande verksamhetsområden;, grundsärsko, försko, öppen försko, fritidshem, fritidsgårdar, elevhälsa, modersmålsundervisning och skolskjutsar. Kulturskon och Östersunds bibliotek övergår till Kultur och

10 3 fritidsnämnden från och med den 1 januari Före 2003 hette nämnden Barn och ungdomsnämnden och hade även gymnasieskon under sitt ansvar. Ansvaret för gymnasiet överfördes sedermera på Jämtnds Gymnasieförbund från och med höstterminsstarten Åren organiserades nämndens verksamheter i ett antal skolområden; Östersund Norra, Östersund Södra, Torval, Odensa, Frösön och Brunflo. För varje skolområde ansvarade en skolområdeschef gjordes en omorganisation som innebar att skolområdena avskaffades och ersattes med verksamhetsområden som fördedes på fyra verksamhetschefer. Ansvarsfördelningen meln dessa är: Verksamhetschef 1 försko och öppen försko Verksamhetschef 2, grundsärsko och modersmålsundervisning Verksamhetschef 3, fritidsgårdar och öppen fritidsklubb Verksamhetschef 4 elevhälsa Ärendehanteringssystemet KommunOffice med gemensam nummerserie för kommunens samtliga nämnder är Barn och utbildningsnämndens huvuddiarium, och används som regel för större ärenden som beslutsärenden i nämnden, ärenden med andra myndigheter som motpart, externa avtal och statsbidragsansökningar m.m. Ärenden som gäller myndighetsutövning gentemot enskilda individer diarieförs som regel i pärmar och/eller i för ändamålet avsedda verksamhetssystem; Solen för skolskjuts och Extens och Hypernet för pcering i försko och. Lagrum I Östersunds kommun är Kommunstyrelsen arkivmyndighet. I det av Kommunfullmäktige fastställda arkivreglementet fastställs att varje nämnd/styrelse utgör en egen myndighet och därmed ansvarar för det egna arkivet. Varje nämnd/styrelse ska upprätta en dokumenthanteringspn där det framgår hur allmänna handlingar ska hanteras. Det är i dokumenthanteringspnen nämnden förtydligar vilka allmänna handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. Om en typ av handling inte finns med i dokumenthanteringspnen betyder det att den inte får gallras, utan ska bevaras. Kontakta arkivredogörare så att dokumenthanteringspnen kan kompletteras med denna typ av handling. Arkivbildning och gallring inom kommuner och ndsting/regioner styrs i första hand av arkivgen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). Rätten att ta del av allmänna handlingar, med begränsningar gälnde vissa uppgifter, regleras i Tryckfrihetsförordningen samt Offentlighets och sekretessgen (2009:400). För Barn och utbildningsnämndens verksamheter är också Skolgen (2010:800) tillämplig och påverkar hur olika handlingar ska hanteras. För personal- och ekonomiadministrationen i kommunen styr flera olika gar dokumentering och bevarande av handlingar. Allmänna handlingar En allmän handling är en handling (text, bild, ljud) som har upprättats av eller inkommit till myndigheten, samt förvaras hos myndigheten. Undantag är t.ex. minnesanteckningar, arbetsmaterial och handlingar som rör en medarbetare som privatperson snarare än yrkesperson.

11 4 Handlingar som inte är allmänna ska inte bevaras, om det inte uttryckligen sägs något annat. Eftersom vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar är det viktigt att dessa hålls ordnade. Offentliga handlingar Allmänna handlingar är i sin tur antingen helt offentliga (vem som helst får ta del av he innehållet) eller helt eller delvis sekretessbegda. Inom Barn och utbildningsförvaltningen är det mycket ovanligt att he handlingar omfattas av sekretess. Som regel är det endast vissa uppgifter som kan sekretessbeläggas. En handlings blotta existens kan aldrig sekretessbeläggas, utan det är tvärt om ett krav att handlingar som kan innehål sekretessuppgifter diarieförs. Bevara eller gallra? Att bevara en handling innebär att den sparas i kommunarkivet för framtiden, utan bortre tidsgräns. För handlingar som ska bevaras gäller följande: De ska vara försedda med datum för upprättande eller ankomst. Som regel ska de också vara försedda med diarienummer, men vissa handlingar arkiveras separat utan diarienummer, t.ex. protokoll, ksslistor och scheman. De ska vara fria från anteckningar och klotter. De ska skrivas ut enkelsidigt för bättre hållbarhet. Däremot om en inkommen handling har dubbelsidig text behöver man inte kopiera om den till enkelsidig text eftersom den då inte längre är en originalhandling. Al handlingar som ska bevaras måste bevaras på. Om handlingen förvaras, eller har inkommit eller upprättats, elektroniskt måste den alltså skrivas ut på. En handling som i sitt original är elektronisk och inte ska bevaras behöver inte skrivas ut, under förutsättning att den elektroniska förvaringsptsen är tillfyllest. Även andra typer av fysiska format kan arkiveras. Kommunarkivet innehåller inga elektroniska handlingar varför sådana måste skrivas ut för bevarande. När en elektronisk handling skrivs ut kommer sannolikt en del av handlingens egenskaper gå förlorade, som en del sökbarhet och diverse sorteringar. Det är därför viktigt att det för varje IT-system finns en separat dokumenthanteringspn som anger vilka sök-, sorteringsoch andra funktioner som kan avvaras, d.v.s. gallras, inför arkiveringen. Gallring innebär att man kastar handlingar som inte ska bevaras för framtiden. Ibnd ska he ärenden gallras, t.ex. om man kommer fram till att de aldrig skulle ha registrerats eller om ärendet saknar händelser. Innan slutlig arkivering ska ärendena också rensas på gem, häftkmrar, post it-ppar, minnesanteckningar och ofärdiga arbetsmaterial. Ärendena ska också rensas på eventuel handlingar som hör till helt andra ärenden. Även diarieförda handlingar som ska bevaras får rensas inbördes, t.ex. genom att avlägsna bigd standardinformation. Några exempel är besvärshänvisning som följer med domstolsbeslut eller instruktioner av olika sg som saknar relevans när ärendet är avslutat.

12 5 Vid inaktualitet betyder att handlingen får gallras när den inte längre behövs för arbetet. Om gallringsfristen anges i antal år betyder det att det ska gå så många år från handlingens tillkomst/sista anteckning innan handlingen får gallras. Grundregeln är att al allmänna handlingar som inte nämns i dokumenthanteringspnen ska bevaras om inte Barn och utbildningsnämnden beslutar om gallring i något enskilt fall. Chefs och nämndsekreterarna har delegation att fatta sådana beslut. Viktigt att veta är att vad gäller gallring och bevarande är att bevaring är ett krav när så anges i dokumenthanteringspnen, men det finns inget krav på gallring. När det anges att en handling ska gallras efter en viss tid betyder det att den får gallras, men det är fullt tillåtet att bevara den om den i det enskilda fallet har ett värde. Ansvar I dokumenthanteringspnen anges vem som är ansvarig för respektive handling, och det är alltid den person som arbetar med handlingen i första hand, d.v.s. upprättar den eller läser och eventuellt svarar på den. Även om handlingen sedan lämnas över till den som förvaltar handlingarna, t.ex. skodministratör eller nämndsekreterare, är det alltid den som äger handlingen som ansvarar för den. Detta eftersom handlingens ägare är den som förväntas känna till dess existens. Det är viktigt att det he tiden finns en tydlig kommunikation meln de som arbetar med olika handlingar och de som sköter diarieföring och arkivering för att bibehål kontrollen över vilka handlingar som upprättas och inkommer. Sortering I samtliga ärenden i samtliga diarier ska samtliga handlingar sorteras kronologiskt. Förvaring Allmänna handlingar, i synnerhet de som ska bevaras, ska i möjligaste mån förvaras stöld och brandsäkert. Handlingar som man arbetar med får naturligtvis finnas på den enskilde tjänstemannens arbetspts, men handlingar i avslutade ärenden bör alltid förvaras i närarkivet eller motsvarande. Förutom skydd mot brand och stöld är detta också viktigt ur ordningssynpunkt då det snabbt ska gå att hitta handlingar som begärs utlämnade. Utlämnande av handling Allmän och offentlig handling ska lämnas ut, skyndsamt och på stället. Den får skrivas av eller kopieras. Originalhandlingar ska aldrig ges bort, inte ens till vårdnadshavare, eftersom dessa ägs av myndigheten. Om vissa der av handlingen är sekretessbegd ska övriga der lämnas ut som kopia eller avskrift, där sekretessbegda uppgifter utelämnats. Den som vill, har rätt att få kopior mot fastställd avgift.

13 6 Begäran om utlämnande görs hos den myndighet som förvarar handlingen. Myndigheten prövar om handlingen kan lämnas ut. Om skäl finns att handlingen eller der av handlingen inte ska lämnas ut på grunder i sekretess ska den som lämnar ut handlingen dölja de sekretessbegda uppgifterna. Om den som begär ut handlingen ändå vill ta del av de sekretessbegda uppgifterna har förvaltningschefen delegation på att ompröva begäran och eventuellt besluta om avsg på begäran. Delegationsbeslutet ska innehål följande uppgifter: En kort sammanställning av vilken eller vilka uppgifter som den enskilde begär utlämnade De skäl som åberopas för avsg Hänvisning till tillämpligt grum för sekretess Undertecknande av nämnden eller förvaltningschef på delegation Anvisning hur man överkgar Om oenighet om vilka uppgifter som omfattas av sekretess kvarstår meln myndigheten och den som begär ut handlingen kan frågan avgöras av förvaltningsrätten. Myndigheten får inte fråga vem den sökande är eller varför handlingen ska lämnas ut. Undantaget är om uppgifterna som begärs ut är eller skulle kunna vara sekretessbegda. Då är det i vissa fall berättigat att fråga vem den som begär ut handlingen är och vad denne ska använda handlingen till eftersom det kan vara relevant för att kunna göra en menbedömning. Överlämnande av handlingar till kommunarkivet Endast handlingar som ska bevaras får levereras till kommunarkivet. Den tid som anges för leverens ska följas. Leveranskvitto ska följa med de handlingar som lämnas till arkivet. Kopia på leverenskvitto sparas på enheten. Leverans ska ske en gång per år av samtliga berörda handlingar på enheten, eller om man har en annan överenskommelse med kommunarkivet. Tid för leverans ska avtas med arkivet i förväg. Al handlingar som lämnas till arkivet blir allmänna handlingar, i enlighet med arkivgen. Om en akt inte rensas utan lämnas ner till arkivet med minnesppar och andra uppgifter - som egentligen inte är allmänna handlingar - blir dessa handlingar också allmänna. Arkivet tar över det ful ansvaret för de inlämnade handlingarna, och därmed också ansvaret för att göra sekretessbedömning om någon begär att få ta del av en arkiverad handling. Östersunds kommun har ingen digital arkivering utan al handlingar som ska bevaras/arkiveras ska dras ut på ålders- eller arkivbeständigt. Al i kommunen är certifierade och åldersbeständiga. Papper av typen Svenskt Arkiv är arkivbeständigt.

14 7 Handskrivna uppgifter, t.ex. signaturer på avtal och i protokoll, ska skrivas med åldersbeständig bläckpenna. Bläckpatronen ska vara märkt med "Svenskt arkiv" eller "SP". Handlingarna ordnas i aktomsg och arkivboxar innan leverans. Aktomsg för diarieförda handlingar ska vara av syrafritt. Andra aktomsg kan göras genom vikning av vanligt A3-. Notering på aktomsget ska ske i övre högra hörnet (stående A4). Om barn/elevhandlingar förvaras på olika ptser på en enhet ska de sammanföras i en gemensam akt innan leverans till Kommunarkivet. Hjälp Frågor om allt som gäller dokumenthantering inom Barn och utbildningsnämndens verksamheter besvaras av nämndsekreterare. Tel eller bouf@ostersund.se

15 8 Innehållsförteckning 1. Handlingar som förekommer överallt inom förvaltningen Rådhuset Styrning och ledning Ekonomi Personal Skolskjutsar Försko och barnomsorg Grundsko Grundsärsko Skolutvecklingsverksamhet Grundsko Skolbibliotek Elevakten/elevmappen Övrigt Grundsärsko (för de handlingar som ej är omnämnda nedan är kapitlet om n tillämpligt) Elevakten/elevmappen Övrigt Försko Barnakt eller motsvarande Övrigt Elevhälsan Modersmålsenheten...38

16 9 1. Handlingar som förekommer överallt inom förvaltningen Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Inkommande information Vid inaktualitet Mottagare Oavsett avsändare Egna informationsbroschyrer och skrifter med extern målgrupp Papper Bevaras Handläggare 3 år Större och viktigare informationsmaterial, även de som endast publicerats elektroniskt Egna informationsbroschyrer och Vid inaktualitet Handläggare skrifter med intern målgrupp Intern och extern korrespondens Vid inaktualitet Mottagare/avsä ndare Korrespondens av tillfällig betydelse Vid inaktualitet Mottagare/avsä ndare Interna och externa avtal Papper Bevaras Avtalspart 3 år Loka samverkansgruppers protokoll Papper Bevaras Mötets sekreterare Avbrutna ärenden Enk frågor Inbjudningar Handlingar diarieförda i den kommungemensamma nummerserien hos annan nämnd inom Östersunds kommun Tackkort, julkort, hälsningar etc. Vid bevarande bör gallring om möjligt göras inom korrespondensen 3 år Rensas på bigor som redan är diarieförda och har ett original som förvaras på annan pts Vid inaktualitet Handläggare T.ex. ansökningar som återkals, förfrågningar utan svar etc. Vid inaktualitet Mottagare Vid inaktualitet Mottagare Vid inaktualitet Mottagare Delegationsbeslut Papper Bevaras Handläggare 3 år Vid inaktualitet Handläggare Måste gallras innan slutarkivering

17 10 Bloggtexter Digitalt Vid inaktualitet Bloggare Vid bevarande ska texten skrivas ut på och dateras Överenskommelser gälnde PUL och Papper Bevaras Part i 3 år PUL-ansvar överenskomme lse Fullmakter Papper 3 år Befullmäktiga d Ansökningar till tjänster Papper Bevaras Ansvarig chef 3 år Endast ansökningshandlingar tillhörande den som får tjänsten bevaras. Övriga sökandens handlingar gallras vid inaktualitet. Dokument för fördelning av arbetsmiljöuppgifter Papper Vid inaktualitet Miljösamordna re Bör sparas till arbetsmiljöåret är uppföljt Polisanmälningar Papper Vid inaktualitet Anmäre Avgör från fall till fall beroende på Personalhandlingar Papper och digitalt vad polisanmän leder till Vid inakualitet Närmaste chef OBS! Handlingar som ska bevaras i personakt anges i Utförarstyrelsens dokumenthanteringspn. 2. Rådhuset 2.1. Styrning och ledning Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Beslut om upptagningsområden Papper Bevaras Handläggare 3 år Organisationspner och Papper Bevaras Handläggare 3 år organisationsscheman Protokoll från personalkonferenser Papper Bevaras Mötets 3 år Anmärkning

18 11 Protokoll från sammanträden i pneringsfrågor eller administrativa frågor Protokoll från nämnd, arbetsutskott eller annat organ där förtroendevalda ledamöter ingår sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare SA 100 Bevaras Nämndsekreter are Egenupprättade enkäter av större Papper Bevaras Handläggare 3 år Även svar betydelse Enkäter (inkommande) samt svar på Vid inaktualitet inkommande enkäter Likabehandlingspn Papper Bevaras Handläggare 3 år Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildningar Papper Bevaras 3 år Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg 3 år Papper Bevaras Handläggare 3 år 3 år Barn och utbildningsnämndens protokoll ska lämnas till ndsarkivet för inbindning innan leverans till kommunarkivet Årligt upprättad kvalitetsredovisning Papper Bevaras Handläggare 3 år Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. Årsberättelser Papper Bevaras Handläggare 3 år Kvalitetskrav Papper Bevaras Handläggare 3 år Överkganden, beslut och handlingar Papper Bevaras Handläggare 3 år Rensas på domstors informationsskrifter Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Statistik till andra myndigheter Vid inaktualitet Nämndsekreter are Föredragningslista eller dagordning ska framgå av protokollet Vid inaktualitet Handläggare Beställda återkommande från SCB, Skolverket m.fl.

19 Synpunkter, inkl protestlistor Förvaltningssamverkansgruppens protokoll Barn och elevsamverkansgruppens protokoll Vid inaktualitet Handläggare Interna, externa, koppde till 12 nämndsärenden etc. Bevaras om de tillför ett ärende något. Om synpunkter rensas ur ärendet kan notering göras om t.ex. hur många synpunkter som inkom. 3 år Rensas på bigor som redan är diarieförda och har ett original som förvaras på annan pts Papper Bevaras Mötets sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare Förvaltningsledningens protokoll Papper Bevaras Mötets sekreterare 3 år Rensas på bigor som redan är diarieförda och har ett original som förvaras på annan pts 3 år Rensas på bigor som redan är diarieförda och har ett original som förvaras på annan pts Verkställighetsbeslut Papper Bevaras Registrator 3 år Chefskontrakt Papper Bevaras Parter 3 år Endast det senaste kontraktet med respektive chef bevaras Förvaltningens sidor på kommunens hemsida Papper Bevaras Informatör/sid ansvarig 3 år Endast bevarande av sidor innan de genomgår en större förändring, t.ex. omorganisation eller nytt utseende på hemsidan Ansökningar och beslut gälnde Papper Bevaras Handläggare 3 år statsbidrag Framställning av arbetsmiljöåtgärd Papper Bevaras Ansvarig chef 3 år Övergripande miljöhandlingspn Papper Bevaras Miljösamordna 3 år re Lokal miljöhandlingspn Papper Bevaras Lokal chef 3 år Övergripande Papper Bevaras Miljösamordna 3 år arbetsmiljöhandlingspn re Lokal arbetsmiljöhandlingspn Papper Bevaras Lokal chef 3 år Ledningens genomgång av miljö - och Papper Bevaras Miljösamordna 3 år arbetsmiljörevision re Uppdrag från förvaltningschef Papper eller Vid inaktualitet Registrator digitalt Uppdrag från Barn - och Papper eller Vid inaktualitet Registrator utbildningsnämnden digitalt Godkännande av anställds bisysslor Papper Bevaras Närmaste chef 3 år Förvaras i personakt Fråga om anställds bisysslor Papper Vid inaktualitet Närmaste chef

20 Ekonomi Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Nämndens budgetförsg till Papper Bevaras Handläggare 3 år fullmäktige Ansökningar och beslut från Papper Bevaras Handläggare 3 år Skolverket Överenskommelse om interkommunal Papper Bevaras Handläggare 3 år ersättning Förteckning över fördelning av Papper Bevaras Handläggare 3 år premier och stipendier Redovisningshandlingar, villkor för Papper Bevaras Handläggare 3 år premier och stipendier, t.ex. urkunder Årsredovisning rörande utbetalning av Papper Bevaras Handläggare 3 år fondmedel om uppgifter inte finns bevarade i den kommungemensamma redovisningen Uppdrag om bidragskriterier Papper Bevaras Handläggare 3 år Handlingar rörande bidrag till Papper Bevaras Handläggare 3 år enskilda som bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Handlingar rörande bidrag till Papper Bevaras Handläggare 3 år fristående skolor m.m. Fakturor rörande interkommunal Papper 10 år Handläggare ersättning, skolskjuts m.m. Handlingar rörande fördelning av Papper 3 år Handläggare Under förutsättning att ansvarsfrihet redovisning av premier och stipendier Handlingar rörande nedsättning av avgifter för året beviljats Papper 3 år Handläggare Se även kapitel om förskon

21 14 Inkomstuppgifter Papper 3 år Handläggare Underg för avgifter inom försko och skolbarnomsorg. Se även kapitel om förskon Redovisningshandlingar rörande undervisningen Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Verifikationer, övrig räkenskapsinformation Vid inaktualitet Handläggare Underg för kontroll till löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment. Papper 10 år Handläggare Papper 2 år Handläggare Papper 10 år Handläggare 2.3. Personal Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Personalscheman eller motsvarande Papper Bevaras Närmaste chef 3 år som redovisar personaltäthet, öppettider m.m. Utdrag ur polisens bestningsregister Papper 1 år Närmaste chef Under förutsättning att dokumentation finns som visar att arbetsgivaren har tagit del av intyget.

22 Skolskjutsar Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Papper Bevaras Handläggare 3 år Hanteras i skolskjutsprogrammet Solen Ansökan och beslut om skolskjuts Papper Bevaras Handläggare 3 år som blivit överkgade Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilt fall Papper Bevaras Handläggare 3 år Växelvis boende, Val av annan sko, trafikförhålnden, särskilda skäl Skolskjutspner/regler Papper Bevaras Handläggare 3 år Ingår sannolikt i nämndshandlingar Skolskjutsreglementen Papper Bevaras Handläggare 3 år Kostnadsredovisningar avseende skolskjuts Papper Bevaras 3 år Ingår sannolikt i kommunens gemensamma ekonomisystem Årsstatistik över Papper Bevaras Handläggare 3 år Ingår i årsredovisningen skolskjutsverksamheten Skolskjutsbeslut i Digitalt Vid inaktualitet Handläggare Hanteras elektroniskt skolskjutsprogrammet Solen Register över dispenser, utfall, namn, Vid inaktualitet Handläggare sko, typ av skolskjuts För skolskjutsverksamheten relevanta uppgifter i skolskjutsprogrammet Solen Digitalt Vid inaktualitet Handläggare Elevregister, ramscheman, nationell vägdatabas, gång och cykelvägar, trafikdata, Antal elever som har skolskjuts, antal som har upphandd skolskjuts, antal som har kombination av upphandd skolskjuts och linjetrafik Ansökan och beslut om skolskjuts Papper 3 år Handläggare Om ansökan ej gäller dispens eller om ärendet överkgats, se ovan Avtal med utförare Papper 3 år Handläggare Efter att avtalet upphört

23 16 För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Handlingar rörande buss- och skolkort Skolskjutsregister Övriga handlingar rörande skolskutsverksamheten Vid inaktualitet Handläggare Med uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen betat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt 3 år Handläggare Under förutsättning att vederbörlig 3 år efter sista anteckningen Handläggare kontroll och redovisning skett T.ex. med uppgifter om antagna entreprenörer, antalet elever per skjuts, färdtid m.m. Kan gallras under förutsättning att statistik bevaras Vid inaktualitet Handläggare Med undantag för räkenskapsinformation 2.5. Försko och barnomsorg Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Avtal om förskolepts i annan 10 år Handläggare kommun Ansökan och beslut som rör barn som är kvar på förskolepts efter flytt till annan kommun Papper När barnet börjat n Handläggare Papper Bevaras Nämndsekreter are Anmärkning Nämndens godkännande av enskilda 3 år som bedriver förskoleverksamhet Föräldraenkäter Papper Bevaras Handläggare 3 år 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Dokumentation av det systematiska Papper Bevaras Handläggare 3 år kvalitetsarbetet Ansökan och beslut om försko på Papper Bevaras Handläggare 3 år obekväm arbetstid

24 17 Handlingar och beslut om reducerad Papper Bevaras Handläggare 3 år eller borttagen avgift Verksamhetsberättelser, årsberättelser Papper Bevaras Handläggare 3 år från de olika omsorgsformerna Autogiromedgivande Papper Vid inaktualitet Handläggare Förteckningar över barn i respektive försko, pedagogisk omsorg etc. Papper Bevaras Handläggare 3 år Beläggningsstatistiken bevaras av respektive försko Förteckningar över förskolor m.fl. Papper Bevaras Handläggare 3 år Kan ingå i verksamhetsberättelse Inkomstuppgifter Papper 3 år Handläggare Kommer framgent att hanteras elektroniskt Handlingar i ärenden om utökad tid Papper Bevaras Handläggare 3 år samt rätt att behål pts i försko på grund av särskilda skäl Kölistor Vid inaktualitet Handläggare Köstatistik bevaras Köstatistik, beläggningsstatistik Papper Bevaras Handläggare 3 år Kan ingå i verksamhetsberättelse Handlingar rörande obetalda 10 år Handläggare barnomsorgsavgifter Pceringsmeddenden Papper Vid inaktualitet Handläggare När svar inkommit Svar på pceringsmeddenden Papper Vid inaktualitet Handläggare När barnet registrerats Ansökningar om pts eller ändring av Papper 3 år Handläggare pts inom försko/pedagogisk omsorg/förskolepts Uppsägning av pts inom försko/pedagogisk omsorg Papper 3 år Handläggare

25 Grundsko Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Handlingar rörande samverkan skoarbetsliv Papper Bevaras Handläggare 3 år Handlingar av tillfällig betydelse får gallras Elevenkäter Papper Bevaras Handläggare 3 år 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Föräldraenkäter Papper Bevaras Handläggare 3 år 1 ex av oifylld enkät + sammanställning Förteckningar över barn/elever i Papper Bevaras Handläggare 3 år Även beläggningsstatistik respektive fritidshem etc. Statistik till andra myndigheter Vid inaktualitet Handläggare Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevs önskemål om utbildningspts i annan kommun samt beslut att ta emot elev från annan kommun. Förteckning eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Förteckningar eller register över elever som går i skon i en annan kommun. Papper Bevaras Handläggare 3 år Papper Bevaras Handläggare 3 år Uppgifter om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid.

26 Grundsärsko Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Ansökan om mottagande i Papper Bevaras Handläggare 3 år grundsärsko och beslut om detsamma Bigor till ansökan om mottagande i Papper Bevaras Handläggare 3 år grundsärsko Överkganden Papper Bevaras Handläggare 3 år Beslut om mottagande kan överkgas av vårdnadshavare 2.8. Skolutvecklingsverksamhet Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Beslut om debitering för NTA Papper Bevaras Handläggare 3 år Texter och bilder på hemsidan Digitalt Vid inaktualitet Hemsidans Pedagog Östersund Anteckningar och dylikt från coachning Anmärkning redaktör Vid inaktualitet Coach Om något bevaras bör det bevaras i personakt

27 20 3. Grundsko 3.1. Skolbibliotek Handling Medium Gallring Ansvarig Till Anmärkning kommun arkivet Beståndsregister Papper Bevaras Skolbiblioteks ansvarig 3 år Kan tas ut med en viss periodicitet, t.ex. vart tredje år Handlingar rörande samverkan, Papper Bevaras Skolbiblioteks 3 år projekt m.m. ansvarig Egenupprättade Papper Bevaras Skolbiblioteks 3 år informationsbroschyrer ansvarig Inköp och prenumerationer Papper Bevaras Skolbiblioteks 3 år Förteckning över nyinköpta böcker, Statistik över låntagare, antal in- och utlån antal lånade böcker, lån per bok etc. Uppgifter om lån per elev Register över låntagare Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort ansvarig Papper Bevaras Skolbiblioteks ansvarig Vid inaktualitet Skolbiblioteks ansvarig Vid inaktualitet Skolbiblioteks ansvarig Papper 3 år Skolbiblioteks ansvarig 3 år prenumerationer på tidskrifter etc. Vid återlämnande Efter upphörd giltighet

28 Elevakten/elevmappen Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Anhörigbnketter Papper Vid inaktualitet Lärare Anmän till socialtjänst eller polis Papper Bevaras Anmäre Slut Ansökan och beslut om anpassad studiegång Papper Bevaras Rektor Slut Intyg om anpassad studiegång Papper Bevaras Rektor Slut Intyg om avgång från Papper Bevaras Rektor Slut Skriftlig bedömning Papper Bevaras Lärare Slut Resultat av prövning och anteckning om betyg Beslut och handlingar rörande omprövning av betyg Överenskommelse om t.ex. datoranvändning Diverse delegationsbeslut angående elev Papper Bevaras Lärare Slut Papper Bevaras Lärare/Rektor Slut Papper Bevaras Rektor Slut Anmärkning Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg Utfärdas om avgår utan slutbetyg. Bör förvaras tillsammans med betygskatalog. Bifogas betygskopian Har samma betydelse som betygskatalog och bör förvaras tillsammans med den Vid inaktualitet Lärare När eleven slutat n

29 22 Diverse rektorsbeslut angående elev Papper Bevaras Rektor Slut Handlingar rörande disciplinära åtgärder (avstängning, förvisning av elev, varning etc.) Elevhistorik, elevkort. Uppgifter om studiepn, tillval, studieavbrott, skolgång. Papper Bevaras Rektor Slut Papper Bevaras Skodministra tör Underg för registrering på elevkort Vid inaktualitet Skodministra tör Protokoll elevvårdskonferenser Papper Bevaras Specialpedago g Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Vid inaktualitet Vid tillfället ansvarig personal Lärare Slut Slut Frånvarorapporter Efter avslutad skolgång Anmän om in- och utflytt Papper Vid inaktualitet Rektor Intyg om genomgången utbildning Papper Bevaras Rektor Slut Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev och/eller skon Korrespondens av rutinkaraktär Papper Bevaras Den som korresponderar Vid inaktualitet Den som korresponderar Slut Elevkorten inte ligga i elevakten, utan lämnas in separat vid leverans till Kommunarkivet T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring deltagande Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m.m.

30 23 Ledighetsansökan för elev Papper Vid inaktualtitet Rektor/Ksslä rare Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Uppgifter om nyanländ elev med annat modersmål än svenska Anmän/avanmän om modersmålsundervisning Närvaro- och frånvarouppgifter Papper Vid inaktualitet Rektor Om det skrivs mer utförliga rektorsbeslut, är det inte nödvändigt att spara ansökan. Rektor kan delegera till ksslärare att fatta beslut för enstaka dagar upp till 10 dagar/läsår. Papper Efter avslutad Rektor skolgång Papper Vid inaktualitet Rektor När eleven slutat skon Vid inaktualitet Lärare Skriftliga omdömen Papper Bevaras Lärare Slut Handlingar rörande skydd av personuppgifter i verksamhetssystem Handlingar rörande praktik och praktikptser Diagnostiska prov, elevlösningar Handlingar rörande samtycken enligt PuL Tillsammans med betygskatalogen Papper Vid inaktualitet Rektor Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift Vid inaktualitet SYV T.ex. arbetsptskontakter, praktikbesked, omdömen. Under förutsättning att uppgifter om genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller motsvarande Vid inaktualitet Specialpedago g Papper Vid inaktualitet Rektor För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång

31 24 Underg för registrering Handlingar rörande skador och/eller tillbud för elever Skriftliga tester och prov, elevlösningar, screening Specialpedagogens/pedagogisk handledares utredningar Vid inaktualitet eller efter avslutad skolgång Lärare/Rektor Papper Bevaras Lärare/Rektor Slut Papper Vid inaktualitet Specialpedago g Papper Bevaras Specialpedago g Språkval Papper Vid inaktualitet Skodministra tör Dokumentation av gjorda stödinsatser Papper Bevaras Specialpedago g Anmän och beslut om svenska som andraspråk Ansökan och beslut m.fl. handlingar om särskild undervisning, t.ex. på sjukhus, specialpedagog m.m. Överkganden av beslut om pcering i särskild undervisningsgrupp Ansökan och beslut m.fl. handlingar om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild undervisningsgrupp eller anpassad studiegång Papper Vid inaktualitet Rektor Papper Bevaras Specialpedago g Papper Bevaras Specialpedago g Papper Bevaras Specialpedago g Slut Slut Slut Slut Slut Meddenden om skol- eller kssbyten, in- och avflyttning, frånvaro m.m. Skodministratör för in uppgifter i RiskPrio Då betyg är satt och tiden för omprövning av betyg löpt ut. Alternativt när omdöme/bedömning skrivits. Bl.a. sjukhusskon

32 25 Ansökan och beslut om särskilt stöd, särskild undervisning Handlingar i utredning av händelse (trakasserier, diskriminering och/eller kränkande behandling) Testmaterial för att följa elevers språk-, läs- och skrivutveckling Individuel utvecklingspner med omdömen Anteckningar från utvecklingssamtal Papper Bevaras Specialpedago g Slut Papper Bevaras Rektor Slut 1 år efter avslutad skolgång Specialpedago g Papper Bevaras Lärare Slut Handlingar rörande val av sko Papper 1 år Rektor Ansökan om att få gå om en årskurs Papper Vid inaktualitet Rektor eller uppflyttning till högre årskurs Handlingar gälnde utvecklingssamtal (med ev underg, t.ex. läkarintyg) Om det rör elev där åtgärdsprogram upprättats bevaras materialet i elevmappen Vid inaktualitet Lärare Under förutsättning att uppgifter för uppföljning m.m. dokumenteras i t.ex. åtgärdsprogram. Papper Bevaras Lärare Slut Åtgärdsprogram Papper Bevaras Specialpedago g Slut Handlingar av ringa betydelse får gallras Överkganden Papper Bevaras Rektor Slut Teckningar och dylikt Papper Vid inaktualitet Lärare Får lämnas till vårdnadshavare Elevers egna texter/berättelser Vid inaktualitet Lärare Får lämnas till vårdnadshavare

33 Övrigt Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Betygskataloger, betygssammanställningar, betygskopior. Kodpner och övriga förkringar rörande betygsuppgifter Fotografier samde för att belysa verksamheten Anmärkning Papper Bevaras Rektor 3 år Eventuel sifferkoder och förkortningar ska förkras. Tas fram årsvis efter kss. Betygskopior endast åk 9 eller om eleven slutar dessförinnan. Ev kan terminsbetyg gallras när slutbetyget är fastställt Papper Bevaras Rektor 3 år Papper Bevaras Fotograf 3 år Sådant som inte belyser verksamheten lämnas över till vårdnadshavarna när barnet slutar skon. Media som är elektroniskt grad kan inte bevaras i arkivet. Fotografier ska på baksidan med blyerts vara försedda med år och en beskrivning av vad bilden föreställer. Till bilder bör biläggas information om aktiviteten som blivit fotograferad. Papper Bevaras Rektor 3 år Läsårsschema, slutligt för varje läsår och skolenhet Ksslistor, gruppförteckningar Papper Bevaras Lärare/Skod ministratör Protokoll från kssråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, ksskonferenser, studiekonferenser Papper Bevaras Mötets sekreterare 3 år Inkl in- och utflyttningar (OBS inte bnketten) Med fullständiga namn och personnummer 3 år

34 27 Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök eller andra kulturel aktiviteter Kunskapsprofiler Vid inaktualitet Vid tillfället ansvarig personal Vid inaktualitet Rektor Gäller samtliga ämnen Lärarschema Vid inaktualitet Rektor Ksschema bör dock bevaras, se ovan Beställningar av läromedel Vid inaktualitet Bestälre Fakturor sparas i 10 år Egenproducerat läromedel Papper Bevaras Upphovsman 3 år Om det finns ett egenvärde Förteckningar över läromedel Vid inaktualitet Rektor/Lärare Läsårsdata Papper Bevaras Rektor 3 år Inkl timpner som visar tillämpningen av läropnen Förteckning över elever som fått Papper Bevaras Specialpedago 3 år modersmålsundervisning och g studiehandledning Nationel prov i svenska och svenska som andra språk, elevlösningar, samtliga der. Sammanställningar över resultat i nationel prov i svenska Nationel prov, elevlösningar i samtliga ämne utom svenska Sammanställningar över resultat i nationel prov utom svenska Skolornas och/eller förvaltningens egna prov, t.ex. Fonolek, Ord och Bild, Utvärdering i Matematik etc. Statistik och analys av skolornas och/eller förvaltningens egna prov, t.ex. Fonolek, Ord och Bild, Utvärdering i Matematik etc. Papper Bevaras Lärare 3 år Kssvis, allt för samma individ på samma ställe. Papper Bevaras Rektor 3 år Papper 5 år Rektor 5 år Rektor Vid inaktualitet Lärare Papper Bevaras Handläggare 3 år I förekommande fall

35 28 Förteckning över elevers pcering vid PRAO Handlingar rörande projekt Papper Bevaras SYV 3 år När inbndade elever slutat skon Projektledare Protokoll skolkonferenser Papper Bevaras Mötets 3 år sekreterare Skolpner Papper Bevaras Rektor 3 år Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Papper Bevaras Vid tillfället ansvarig Förteckning över elever med svenska som andraspråk Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild och/eller lokal betydelse personal Papper Bevaras Lärare 3 år Papper Bevaras Rektor 3 år Papper Bevaras Projektledare 3 år Internkontroll, arbetsmiljö, Papper Bevaras Rektor 3 år psykosocial arbetsmiljö Arbetspn, arbetsmiljöpn, Papper Bevaras Rektor 3 år jämställdhetspn, hälsopn, likabehandlingspn och diverse handlingspner Protokoll elevrådsmöten Papper Bevaras Mötets 3 år sekreterare Föräldraråd, skolråd, protokoll Papper Bevaras Mötets 3 år sekreterare Information, meddenden till vårdnadshavarna Vid inaktualtitet Avsändare För stora projekt som rör en större grupp elever bevaras redovisningen 3 år Handlingar av vikt eller kulturhistoriskt värde

36 29 Inspektionsrapporter från andra myndigheter inom Östersunds kommun Inspektionsrapporter från externa myndigheter Kemikalieförteckning, varuinformation Loka kurspner, arbets- och timpner Dokumentation av det systematiska kvalitetsarbetet Vid inaktualitet Rektor Papper Bevaras Rektor 3 år Vid inaktualitet Rektor Papper Bevaras Rektor 3 år Papper Bevaras Rektor 3 år Kvalitetsredovisningar Papper Bevaras Rektor 3 år Protokoll från ledningskonferenser Papper Bevaras Mötets 3 år sekreterare Protokoll eller minnesanteckningar från loka samverkansgrupper inom skon eller annan avgränsning Papper Bevaras Mötets sekreterare 3 år Meddenden och information av tillfällig betydelse från myndigheter, andra skolor etc. Vid inaktualitet Mottagare Nyhetsbrev, infobrev, veckobrev etc. Papper Vid inaktualitet Avsändare Bevara endast uppgifter av vikt och/eller som belyser verksamheten Ordningsregler Papper Bevaras Rektor 3 år Organisationspner Papper Bevaras Rektor 3 år Förteckning och fördelning över Papper Bevaras Rektor 3 år premier och stipendier Ansökan om projektbidrag Papper Bevaras Rektor 3 år Skolkataloger, fotokataloger, kssfoton Papper Bevaras Rektor 3 år Al tre. Parkskon skickar in den kommungemensamma. Märkta med år och kss. Lokalt upprättad statistik Papper Bevaras Rektor 3 år

37 30 Protokoll med bigor från Papper Bevaras Mötets 3 år verksamhetsmöten, personalmöten etc sekreterare Loka verksamhetspner etc. Papper Bevaras Rektor 3 år Enkäter Papper Bevaras Enkätens avsändare 3 år 1 ex av oifylld enkät + sammanställning 4. Grundsärsko (för de handlingar som ej är omnämnda nedan är kapitlet om n tillämpligt) 4.1. Elevakten/elevmappen Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Handlingar rörande särskild undervisning, t.ex. på sjukhus Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för elev och/eller skon Pedagogiska utredningar/journaler med bigor Individuel utvecklingspner med omdömen Papper Bevaras Rektor Slut grundsär sko Papper Bevaras Den som korresponderar Slut grundsär sko Papper Bevaras Rektor Slut grundsär sko Papper Bevaras Lärare Slut grundsär sko Anmärkning Gallring får ske inom korrespondensen

38 31 Scheman, individuel Papper Bevaras Lärare Slut grundsär sko Studieomdömen Papper Bevaras Lärare Slut grundsär sko Åtgärdsprogram Papper Bevaras Specialpedago g Slut grundsär sko Intyg om genomgången utbildning Papper Bevaras Rektor Slut grundsär sko Samt betygsdokument Papper Bevaras Rektor Slut grundsär sko Rutinkorrespondens Vid inaktualitet Den som korresponderar I de fall det getts istället för slutbetyg. Ska läggas tillsammans med betygen. Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse som tillfällig befrielse från gymnastik m.m Övrigt Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Arbetspner Papper Bevaras Rektor 3 år Fotografier, samde för att belysa den egna verksamheten Anmärkning Papper Bevaras Fotograf 3 år Fotografier ska på baksidan med blyerts vara försedda med år och en beskrivning av vad bilden föreställer. Till bilder bör biläggas information om aktiviteten som blivit fotograferad.

39 32 Handlingar rörande elevens val Papper Bevaras Skodministra 3 år tör Kurspner Papper Bevaras Rektor 3 år Timpner Papper Bevaras Rektor 3 år Ordningsregler, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn av vård av lokaler, inventarier Papper Bevaras Rektor 3 år Utfärdas av nämnden och finns vanligen i handlingarna till protokollen och utbildningsmaterial Protokoll, beslutskonferenser Papper Bevaras Mötets 3 år Protokoll, elevvårdskonferenser och kssråd, och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevhälsa t.ex. arbetsenhetskonferenser, ksskonferenser, skolkonferenser eller liknande. Protokoll eller minnesanteckningar från loka samverkansgrupper inom skon eller annan avgränsning Protokoll, loka styrelser, skolråd/föräldraråd/kssråd Betygskataloger, betygssammanställningar, betygskopior. Inspektionsrapporter från andra myndigheter inom Östersunds kommun sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare Papper Bevaras Mötets sekreterare 3 år Papper Bevaras Rektor 3 år Endast åk 9 eller om eleven slutar dessförinnan. Eventuel sifferkoder och förkortningar ska förkras. Tas fram årsvis efter kss. Betygskopior endast åk 9 eller om eleven slutar dessförinnan. Ev kan terminsbetyg gallras när slutbetyget är fastställt Vid inaktualitet Rektor 3 år 3 år

40 33 Inspektionsrapporter från externa myndigheter Papper Bevaras Rektor 3 år 5. Försko 5.1. Barnakt eller motsvarande Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Barnkort (anhöriga med kontaktuppgifter, vaccinationer, modersmål) Diverse delegationsbeslut angående barn Korrespondens med barn/vårdnadshavare/annan med uppgifter väsentliga för barnet och/eller förskon Anmän om modersmålsstöd i förskon samt övriga handlingar koppt till modersmål Pedagogisk dokumentation enskilda barn, portfolio Tillstånd från vårdnadshavarna att barn får åka i personalbil Papper 1 år efter att barnet slutat förskon Förskolechef Papper Bevaras Förskolechef Slut försko Papper Bevaras Den som Slut korresponderar försko Papper Bevaras Förskolechef Slut försko Lämnas över till vårdnadshavarna när barnet slutar förskon Förskolelärare Anmärkning Gör en egen grupp för modersmål även för n Även foton, film etc. (Se Foto, film etc ovan) Papper Vid inaktualitet Förskolechef Kan sams med övriga medgivanden från vårdnadshavarna

41 34 Handlingar rörande skador och/eller Papper Bevaras Förskolechef Slut Marsh Plus, se n tillbud försko Specialpedagogens/pedagogisk handledares utredningar Papper Bevaras Specialpedago g Slut försko Kol av med specialpedagogerna vad som görs Handlingar i utredning av händelse (trakasserier och/eller kränkande Papper Bevaras Förskolechef Slut försko behandling) Individuel utvecklingspner Papper Bevaras Förskolechef Slut Om de tillför något försko Handlingar från utvecklingssamtal Papper Bevaras Förskollärare Slut Om de tillför något försko Uppgifter om vistelsetid 3 år Förskolechef Pnerad vistelse Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskon Papper Bevaras Förskolechef Slut försko 5.2. Övrigt Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Internkontroll, arbetsmiljö, Papper Bevaras Förskolechef 3 år psykosocial arbetsmiljö Loka arbetspner, Papper Bevaras Förskolechef 3 år verksamhetspner etc. Barnskyddsrond Papper Bevaras Förskolechef 3 år Anmärkning

42 35 Fotografier samde för att belysa verksamheten Papper Bevaras Förskolelärare 3 år Sådant som inte belyser verksamheten kan lämnas över till vårdnadshavarna när barnet slutar förskon. Fotografier ska på baksidan med blyerts vara försedda med år och en beskrivning av vad bilden föreställer. Till bilder bör biläggas information om aktiviteten som blivit fotograferad. Fotografier på barngruppen Papper Bevaras Förskolechef 3 år Avser gruppbilder och individuel bilder av professionell fotograf, med år och namn Föräldraråd, protokoll Papper Bevaras Mötets sekreterare Information, meddenden till Vid inaktualtitet Avsändare vårdnadshavarna Kemikalieförteckning, Vid inaktualitet Förskolechef varuinformation Anteckningar från konsultationer, 10 år efter sista Den som handledning av personal och kontakt antecknat barngruppsobservation. Protokoll eller minnesanteckningar från loka samverkansgrupper inom förskon eller annan avgränsning Nyhetsbrev, informationsbrev Närvarolistor Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Personalscheman som redovisar personaltäthet, öppettider m.m. Papper Bevaras Mötets sekreterare Vid inaktualitet Avsändare 3 år Förskolechef Papper Bevaras Förskolechef 3 år Även större gemensamma arbeten 3 år 3 år Vid inaktualitet Förskolechef Dokumenteras i Heroma

43 36 Dagböcker och pneringskalendrar Trygghetsenkäter med de äldsta förskolebarnen Protokoll med bigor från verksamhetsmöten, personalmöten, husmöten, avdelningsmöten etc Inspektionsrapporter från andra myndigheter inom Östersunds kommun Inspektionsrapporter från externa myndigheter Vid inaktualitet Förskolechef Bevaras om de dokumenterar verksamheten Papper Bevaras Förskolechef 3 år Om de tillför något Papper Bevaras Mötets sekreterare Vid inaktualitet Förskolechef Papper Bevaras Förskolechef 3 år 3 år Om det finns intressant information 6. Elevhälsan Handling Medium Gallring Ansvarig Till kommun arkivet Skolhälsovårdsjournal Papper Bevaras Skolsköterska Slut grund(sä r)sko Kopior av Bhv-journal Papper Bevaras av JLL Skolsköterska Slut grund(sä r)sko Kopia av skolhälsovårdsjournalen Papper Bevaras Skolsköterska Slut grund(sä r)sko Journalkopior Papper Bevaras i journalen Skolsköterska Slut grund(sä r)sko Anmärkning Till Landstinget arkiv efter avslutad Utskrift från datorjournal