DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Administration Alla protokoll och minnesanteckningar, som upprättas vid skolenheten* Arbetsplatsträff, personalkonferenser Ämneskonferenser e.d. Elevråd, Klassråd Samverkansgrupper, Lokala styrelser, Skolråd, föräldraråd Med mera Se även nedan PapperIT* O. Kron.ordn. 4 år Se även Dokumenthanteringsplan: Gemensamt alla avdelningar *Protokoll/minnesanteckningar med oväsentligt innehåll för verksamheten gallras vid inaktualitet. 30 Delegationsbeslut PapperIT* O. Inkomna, upprättade och utgående PapperIT* O / K, diarieförda handlingar. Kron.ordn. Kron. ordn. 4 år Vid årsskiftet till nämndförvaltning Inkomna, upprättade och utgående av betydelse som inte ingår i en akt Korrespondens, som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt PapperIT* O / K,. Kron. ordn. 4 år Samlas i en samlingsakt årsvis Förteckning över vilka elever, vilka erhållit premier och stipendier. Kvalitetsredovisning och kvalitetssäkringssystem, se förvaltning: PapperIT* K. PapperIT* O Årsvis IT Insänds till nämndförvaltning vid läsårets slut och återfinns i förvaltningens diarieförda handlingar. Samlas på förvaltningen, där sammanställning görs

2 Underlag till kvalitetssäkringssystem och kvalitetsredovisning PapperIT* O Vid inaktualitet Underlag enkäter / utvärdering från t. ex personal, elever, vårdnadshavare av verksamheter inom resp. skolenhet PapperIT* O Vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet om uppgifter ingår i sammanställning. Sammanställning av underlag enkäter / utvärdering PapperIT* O 2 år Sammanställningar av oväsentligt art gallras vid inaktualitet.. Statistik, begärd, till SCB, Skolverket etc PapperIT* O Syst.ordn Vid inaktualitet Rapporter ur verksamhetssystem av tillfällig betydelse PapperIT* O Syst.ordn Vid inaktualitet Underlaget gallras då sammanställning gjorts. Statistiken sammanställs ur verksamhetssystemet, varför varje enskild rapport kan återupprepas. Ekonomi Ekonomihandlingar PapperIT* O. Vid inaktualitet Överförs för arkivering /gallring till Ekonomikontoret KS, enligt dhp. Enhetens ekonomiska fördelning PapperIT* O Chef, Vid inaktualitet Se även nedan under Undervisning Rekvisitioner PapperIT* O / K Vid inaktualitet ar rörande handkassa PapperIT* O / K Redovisas och insänds till nämndförvaltningens ekonom

3 Personal 32 Personalregister skolpersonal med personnummer och befattning Övriga personalhandlingar PapperIT* O. Kompetensutveckling, (personalens) egna projekt och specialarbeten av betydelse PapperIT* O / K Årsvis PapperIT* O Vid inaktualitet, Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från Lönekontoret Se KS: F 8 Överförs till och arkiveras via Kommunstyrelsen: Personalkontor/Lönekontor enligt dhp Se även dokumenthanteringsplan för förvaltningen och Gemensamt alla avdelningar 4 år 1 ex lämnas till skolexp. omedelbart, för att arkiveras. Elev-administration Elevkort / Elevhistorik PapperIT* O / K,. Personnr.ordn Hösten efter år 9*. Skolkataloger 1 ex / år Papper K. Årsvis Häfte Omedelbart Klasslistor för kommunens samtliga elever och skolor PapperIT* O Systemansvari g ProCapita- Syst. Ordn. Omedelbart ar rörande val av skola, byte av skola, klass. Information, ansökan, svar, beslut, korrespondens. skola PapperIT* O / K. Vid inaktualitet Se nämndförvaltning *Utskrift av sker från nämndförvaltning. OBS! Resp. skolenhet levererar omedelbart elevkort till för Elever som slutar/ flyttar från kommunen tidigare än avslutad skolgång årskurs 9. Utdrag ur ProCapita 15 oktober årligen, via nämndförvaltning Då uppgifterna överförts till elevkort / elevhistorik.

4 Elevakter: Elevstödjarkonferens ESK, (tidigare Elevvårdskonferens EVK)/ protokoll Kallelser, där möte uteblir Väsentlig korrespondens Journaler / Daganteckningar med sammanfattade anteckningar Pedagogisk utredning Specialpedagogisk utredning: sammanfattning / sammanställning (Obs! handling) Medicinsk utredning, uppgift om 1) Psykologisk utredning, uppgift om 1) Social utredning (Obs! handling) Övriga utredningar Inskrivningsblankett med kontaktuppgifter, modersmål och skolskjuts 2) Beslut 2) Överklaganden 2) EHT, elevhälsoteam, handlingar rörande 3) Kartläggning av nyanlända elevers 4) 5) kunskaper, steg 1 och steg 2 Övriga väsentliga dokument. ar rörande disciplinära åtgärder, se nedan. Anpassad studiegång Särskilt stöd, särskild undervisning ( med ev. underlag t.ex. läkarintyg) ansökan och beslut om Sekretesslättnad Bilagor Papper IT* O/K Rektor Personnr.ordn 4 år efter avslut OBS! Elevakten följer med till elevens nästa skola inom Vänersborgs kommun OSL kap Se även Dokumenthanteringsplan för Elevhälsa Jfr Åtgärdsprogram och Särskola ar kan diarieföras hos nämndförvaltningen, med notering att dokumentet finns i elevakt. 1) Utredningar med bilagor, återfinns i resp. verksamhet, där även originalhandling återfinns 2) Till förberedelseklass en kopia, vilken gallras vid inaktualitet. Obs! originalets förvaring 3) OSL kap Ett protokollsblad/elev, insorteras i resp. elevakt Till förberedelsegrupp en kopia, vilken gallras vid inaktualitet. 4) När eleven flyttar från Välkomsten till annan skola i kommunen skickas originalet vidare till den skola som eleven ska gå på. 5) Vid byte av kommun skickas originalet vidare till nästa kommun. sparas på ursprungskommunen. 33

5 ar i överklagandeärenden Övriga handlingar 34 Kopior av handlingar, som finns i original någon annanstans hos myndigheten Kopior: handlingar rörande Anmälan kränkning* Kopior: handlingar rörande Anmälan /svar skolinspektionen* Kopior av utvärdering elev/grupp Kallelser Annan information av ringa betydelse Papper IT* O/K Vid inaktualitet OSL kap * Diarieförs hos nämndförvaltningen. Disciplinära åtgärder, handlingar rörande, såsom; skriftlig varning tillfällig omplacering tillfällig omplacering vid annan skola avstängning kontakter med vårdnadshavare PapperIT* O / K Rektor / / elevakt Person.nr ordn. OSL kap i elevakt, se ovan Statistik-sammanställning av olika slag, t. ex. olyckfall, PapperIT* O Årsvis, 4 år Underlagen gallras då sammanställning gjorts. Lärplattform * Inloggningshandling, rättighet, e.d. * Inloggningshandling, rättighet, e.d. IT* O Skolassistent *It-system för elevdokumentation Uppgifter gallras då elev/personal avslutas i IT* O Systemförvaltare Vid inaktualitet *It-system för elevregistrering. Uppgifter gallras då elev/personal avslutas i

6 Betygskataloger Resultat av prövning, med anteckning om betyg. Har samma betydelse som betygskatalog. Skriftlig bedömning som komplement till betyg. 1) Intyg om anpassad studiegång. Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och åtföljer detta. 1) PapperIT* O / K,. Årsvis, ed. 4 år OBS! Ska vara i pappersdokument. Årsvis efter klass 1) Arkiveras tillsammans med slutbetygen 35 Slutbetyg kopior PapperIT* K Övriga betygskopior (Papper)IT K * ar vilka ligger till grund för betygssättning, PapperIT* O / K t.ex. provsvar, elevlösningar, / elevarbeten, lärares noteringar, etc Omdöme, skriftligt Skriftlig information sammanställd i samband med elevs utvecklingssamtal (se anm. Av vårdnadshavare begärd skriftlig information ) Personnr.ordn 4 år Obs elev som slutat före år 9. Obs! Rektors underskrift Personnr.ordn Vid inaktualitet Sparas minst 6 månader och så länge ändring i betyg kan ske. Kan därefter återlämnas till elev/vårdnadshavare. (Papper) IT* O Lärplattform Personnr.ordn 4 år Arkiveras ihop med IUP, se nedan PapperIT* O Tidigast efter 1 Senast vid avslutad grundskola.. år, se anm. För år 9 gallring efter 1 år. Lärplattform Av vårdnadshavare begärd skriftlig information bevaras Jämför I U P, Åtgärdsprogram och Omdöme.

7 Kontaktböcker och liknande korrespondens som rör skolans kontakt med enskild elev/vårdnadshavare PapperIT* O / K Klassrum Lärplattform Vid inaktualitet, se anm Kan överlämnas till elev/vårdnadshavare. Obs! Väsentlig dokumentation där informationen hör, ev. diarieföring 36 Scheman för klass, slutgiltiga/år eller typschema/år. PapperIT* O Elevs frånvaro, handlingar rörande (Papper)IT* O / K Lärplattform Åtgärdsprogram (Papper)IT* O Rektor, Lärplattform 1 Kopior rörande anmälan ej uppnått målen* / betygsvarning I U P Individuell utvecklingsplan Elevdokumentation BRUK Bedömning, Reflektion, Utveckling, Kvalitet Sammanställning (Papper)IT* O Rektor, (Papper)IT* O / K Rektor, Lärplattform PapperIT* O Rektor,, Häfte e.d. Digitalt Personnr.ordn Syst.ordn Personnr.ordn Syst.ordn, 4 år 1 ex / år Scheman för lärare, personal och lokal kan gallras vid inaktualitet. 2 år Till exp vid läsårets slut i pappersform. Alternativt Lärplattformen, där gallringen utförs av systemansvarig - grundskolan. 4 år efter avslutad skolgång 4 år efter avslutad skolgång Åtgärdsprogrammen följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. Diarieförs hos nämndförvaltningen. 1 Ändrat sommaren 2013 Syst.ordn OBS! Kan innehålla sekretess-uppgifter. I U P följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. Syst.ordn 4 år efter avslutad skolgång Underlaget gallras vid inaktualitet om sammanställning gjorts och ingår i diarieförda handlingar. Se förvaltning LUS Läsutvecklingsschema Sammanställning PapperIT* O Rektor, Syst.ordn 4 år efter avslutad skolgång Gallras senast i samband med att elev slutar åk 9 eller flyttar från kommunen. en följer eleven till nästa lärare / skola inom BoU.

8 BEMA Bedömningsunderlag matematik BEENG Bedömningsunderlag engelska Språket Lyfter Undervisningsmaterial svenska PapperIT* O Vi ny. Ledighetsansökningar från elever PapperIT* O / K Vid läsårets slut Gallras senast i samband med att elev slutar åk 9 eller flyttar från kommunen, om inte handlingen behövs i andra sammanhang. en följer eleven till nästa lärare / skola inom BoU. 37 Utvecklingssamtal eller motsvarande, anteckningar från PapperIT* O / K Vid inaktualitet Om ej annat anges Intyg rörande webbpublicering PapperIT* O. e.d. 4 år efter avslutad skola Regler och överenskommelser för IT, elever PapperIT* O. Vid uppdatering e.d. eller efter avslutad skolenhet. Anhörighetsuppgifter rörande elev PapperIT* O. Vid inaktualitet e.d. Ordningsregler PapperIT* O. 4 år Samlas på skolexp. Samlas på skolexp. Undervisning Förteckningar över läromedel (i huvudsak kurslitteratur) PapperIT* O / K. Årsvis IT 4 år i beställnings- eller följesedelsform Egenproducerade läromedel, i den mån det produceras på skolan och för att användas allmänt i undervisning PapperIT* O / K Ämnesvis, e d 4 år Ett exemplar lämnas till exp. för arkivering. Obs Årtalsmärks

9 Lokala kurs- och arbetsplaner, som visar tillämpningen av läroplanen, även riktlinjer, organisationsplaner. PapperIT* O 4 år 1 ex / år, om förändring skett 38 Pedagogisk planering, - PP, för varje åk/skola (Tidigare LPP Lokal pedagogisk planering) PapperIT* O Avvakta kommande beslut. Likabehandlingsplan Krisplan Med flera PapperIT* O 4 år Övriga planer, såsom: Skolans interna rutiner Vikarieinstruktioner e.d. Planer på lokal organisation, ekonomisk fördelning utvecklingsområden e.d. PapperIT* O PapperIT* O Vid inaktualitet Uppdateras. Redovisas i kvalitetsredovisningen ar i urval angående studieresor, skolresor och lägerskolor PapperIT* O 4 år ar rörande friluftsdagar, utflykter, konsert- och teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter. PapperIT* O Vid inaktualitet T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring deltagande, praktisk information etc. Se även ovan.

10 ar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval t.ex. Skolans val, Elevens val PapperIT* O 4 år 39 Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering PRAO PapperIT* O 4 år Övriga handlingar gallras vid inaktualitet Prao-ersättning, underlag PapperIT* O / K. Nationella prov årskurserna 3, 6 och 9 PapperIT* O Resultat, sammanställning Samtliga svar i svenska, svenska som andra språk. Elevlösningar PapperIT* O Överförs till ekonomikontoret årsvis. Kopior gallras vid inaktualitet. Sänds till SCB årligen och kan gallras här vid inaktualitet. En förflyttning för NP från åk 5 till år 6 från och med år Överlämnas i personnummerordning Samtliga svar i övriga ämnen PapperIT* O Diagnostiska prov m m PapperIT* O Övriga skriftliga prov och förhör eller PapperIT* O motsvarande, ej officiella e.d mässiga dokument /material i dagliga undervisning Portfolio med handlingar PapperIT* O Klassrum 5 år 5 år Vid läsårets slut eller vid inaktualitet, se anm. Papper IT* O / K Klassrum e.d Vid inaktualitet Kan återlämnas till resp. elev / lärare, om ej annat anges. Kan vara underlag till betyg eller för annan åtgärd och ingår då i handlingar för detta till elev Kan återlämnas till resp. elev / lärare, om ej annat anges. Kan vara underlag till betyg eller för annan åtgärd och ingår då i handlingar för detta. Vid inaktualitet Kan återlämnas till resp. elev / lärare, om ej annat anges. Kan vara underlag till betyg eller för annan åtgärd och ingår då i handlingar för detta.

11 Information Skolans info av betydelse till elev, vårdnadshavare och personal, t.ex, Veckonytt eller Hemsida. PapperIT* O Kron. ordn. Arkivbox, 4 år 1 ex till exp. omedelbart för arkivering OBS! Arkiveras i pappersform 40 Web-sidor via Kommunens hemsida IT O Web-master Övrigt Foto i urval från miljöerna och aktiviteterna Kopior av handlingar, vilka finns i original inom Barn- och Ungdomsnämnden PapperIT* Film e d. K IT Objektsvis, IT, album e d. Vid inaktualitet, PapperIT* K Vid inaktualitet Omedelbart Arkiveras på Kungliga Biblioteket. Se Kommunstyrelsen: Utvecklingskontorets dokumenthanteringsplan Kan bevaras i digital form.fotografier o d tål ej trä. i specialkuvert eller plåtask. Kontrollera först var originalhandling finns. Meddelanden och information av tilllfällig betydelse från myndigheter, andra rektorsområden, skolor med flera PapperIT* K Vid inaktualitet Skolbibliotek ar rörande inlåning eller utlåning PapperIT* K Vid inaktualitet Beståndsregister, se ovan Förteckning över läromedel