DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 *) P=papper, AP=arkivpapper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche Sida 16 av Handlingar som upprättas inom barn- och utbildningsnämndens verksamhet som ska bevaras tas ut på arkivpapper. BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ADMINISTRATION Ärendelista (diarielista) AP Kronol BUN:s sekr 3 år Bevaras Ärendekort med ärendeplanförteckning AP Diarienr-ordn " " " Diarieförda handlingar, offentliga P, AP Diarienr-ordn BUN:s sekr 3 år Bevaras 2005 och tidigare i ärende- Diarieförda handlingar, sekretess P, AP Diarienr-ordn Arkiv 3 år Bevaras beteckning (ej barn/elevärenden) Diarieförda handlingar (barn/elevärenden) P, AP Personakt Arkiv 4 år avsl grskbevaras BUN s protokoll, offentliga AP -nr BUN:s sekr 3 år Bevaras BUN s bilagor, offentliga - Objektsbundna bilagor AP Ärendebet BUN:s sekr Vid avslut Bevaras Ärenden som löper under längre tid i handl.nr fr o m Bilagor utöver objektsbundna AP - nr 3 år Bevaras Ärenden som avslutas direkt BUN s protokoll, sekretess AP -nr Låsbart skåp 3 år Bevaras BUN s bilagor sekretess AP Se person- Låsbart skåp 3 år Bevaras Handlingar om elever i personakt akt fr o m 2006 BUN AU s förslagsprotokoll, offentliga P Kronologisk BUN:s sekr 5 år Förslagsbeslut är identiska med BUN AU s förslagsprotokoll, sekretess P Kronologisk Låsbart skåp 5 år beslut i nämnden i de flesta fall BUN AU s beslutsprotokoll, offentliga AP Kronologisk BUN:s sekr 3 år Bevaras

2 *) P=papper, AP=arkivpapper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche Sida 17 av BUN AU s bilagor, offentliga AP Kronologisk BUN:s sekr 3 år Bevaras BUN AU s beslutsprotokoll, sekretess AP Kronologisk Låsbart skåp 3 år Bevaras BUN AU`s bilagor sekretess AP Se person- Låsbart skåp 3 år Bevaras Personakt fr o m 2006 akt Kronologisk Delegationslistor med bilagor AP Per delegat BUN:s sekr " 3 år Bevaras Anmäls till BUN, bevaras Delegationsbeslut, offentliga, org AP Per delegat BUN:s sekr 3 år Bevaras Delegationsbeslut, sekretess AP Se person- Låsbart skåp 4 år efter Bevaras Handlingar om elever i skola och med bilagor, org akt avslutad förskola förvaras i personakt Bilägg delegationsordning AP grundskola fr o m T o m 2005 som tidigare Delegationsbeslut skolskjuts, offentliga P Årsvis Arkiv Gallras 5 år Vid överklagan arkiveras beslutet (trafiksäkerhet, växelvis boende, annan fr o m 2014 i barn- och utbildningsnämndens särskild omständighet, växelvis boende) Delegat protokoll Personakt del A, kan innehålla beslut om: P, AP Personnr Arkiv 4 år efter - Anpassad studiegång avslutad Bevaras Rektor beslutar from Skriftlig varning, avstängning/förvisning från gymnasieskolan grundskola Bevaras - Rektors beslut om avstängning i grundskola Bevaras - Delegationsbeslut: avstängning från plats i förskola, fritidshem, obetalda avgifter Gallras* När akten slutarkiveras* - Delegationsbeslut: undantag från regler för placering förskola, fritidshem Gallras* - Skolplikt (anmälan, utredning, kommunicering, intyg) Bevaras - Särskilt stöd enl skollagen 2 a kap 9 * Bevaras Fr o m * Förskolechef - Delegationsbeslut för prövning av skolskjuts pga medicinska skäl Gallras* fr o m , SL 8 kap 9 (ansökan, läkarintyg, utlåtande från rektor, tjänsteanteckning) - Anmälan om kränkande behandling, Bevaras Innehåller uppgifter om f-chefs/ trakasserier, diskriminering, original rektors åtgärder

3 *) P=papper, AP=arkivpapper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche Sida 18 av - anmälan om avslutade ärenden, dito, original Bevaras - sammanfattning av utredning, dito, original Bevaras - Anmälan enligt BUN:s klagomålshanterings- Bevaras system för enskild elev Redovisas i BUN årligen Personakt BIBASS del B (barn i behov av PsärskiltPersonnr Arkiv 4 år efter Beslut fattas av chef för- och stöd, bidrag som följer med elev under grsk) t o m avslutad grundskola Bidrag till elev med medicinska/fysiska grundskola och/eller neuropsykiatriska svårigheter - utredningar, kopia Gallras* Original av utredningar och intyg - läkarintyg, kopia Gallras* förvaras hos förskolechef, rektor - ansökan, original Gallras* När akten slutarkiveras* - utvärdering av tidigare insastser, kopia Gallras* - kartläggning, åtgärdsprogram, kopia Gallras* - delegationsbeslut per individ, original Bevaras Anmäls till BUN Personakt för tilläggsbelopp del C Personnr Arkiv fr o m (skollagsförändring) Handlingar rörande tilläggsbelopp för barn/ P elever i behov av extraordinärastöd insatser i förskola, förskoleklass, fritidshem grundskola - Ansökan, original Bevaras - Pedogogisk utredning, kopia Gallras* - Aktuellt åtgärdsprogram, kopia Gallras* - Senaste utvärderade/uppföljning av Gallras* åtgärdsprogram, kopia - Medicinsk utredning, kopia Gallras* När akten slutarkiveras*

4 *) P=papper, AP=arkivpapper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche Sida 19 av - Plan för egenvård, kopia Gallras* -Psykologutlåtande, kopia Gallras* -Andra relevanta underlag, kopia Gallras* - Delegationsbeslut per individ, original P Bevaras Anmäls till BUN Allergistädning förskola, fritidshem, förskoleklass, grundskola, grundsärskola -Beslut med bilagor, personal DL Adato Bevaras Chef för- och grundskola beslutar -Beslut med bilagor, personal P Handläggare Efter scanningskontroll -Beslut med bilagor, barn och elever AP Personakt Bevaras Chef för- och grundskola beslutar -Sammanställning/bedömning av behov för aktuell termin (skola, lokal, elevens namn P Kronologisk Arkivskåp 1 år efter lå:s slut Underlag för uppföljning och debitering personalens namn) origina -Listor med behov av allergistädning (skola, lokal, allergistädning) original P Skickas till städenheten Protokoll skolutvecklingsgrupp SKUG AP Kronol Arkiv 3 år Bevaras Protokoll samverkan/ skyddskommitte Kronol " 3 år Bevaras Skyddsrondsprotokoll ingår för Utbildningsförvaltningen AP Statistik enligt AML ingår Protokoll MBL AP Kronol " 3 år Bevaras Arkivläggs i samma serie som samverkan/skyddskommitté Protokoll MIT-rådet DL/AP Kronologisk IT-strateg 3 år Bevaras Tidigare förvarats hos CMiT (Media och IT-råd) Barn- och utbildningsplan AP Omg efter Bevaras Tryckt upplaga. Org i KF:s bil tryck Internationellt erfarenhetsutbyte grundskolan Vid inakt Bevaras Beslut om fördelning fattas av

5 *) P=papper, AP=arkivpapper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche Sida 20 av (ansökan, beslut, redov, slutrapport), orig. AP Läsårsvis Arkiv nämndsordf med stöd av delegation Beslut om fördelning ur grundskolans AP Kronol Arkiv Vid inakt Bevaras samfond, original Förvaltningschefens beslut om bisyssla AP Dnr Arkiv 3 år Bevaras Diareförs, separat serie Förvaltningschefens beslut om utlandsresa AP Dnr Arkiv 3 år Bevaras Diarieförs, separat serie i tjänsten PERSONUPPGIFTSLAGEN Samtycke till webbpublicering (politiker) P Nämndssekr 1 år efter ny Personuppgifter (privata telefonnr) mandatperiod Registerförteckning enligt PUL AP PUL-ombud Vid inakt Bevaras Varje ny eller förändrad behandling Registerutdrag enligt PUL (begäran om AP PUL-ombud Vid inakt Bevaras utdrag samt svar) Personuppgiftsbiträdesavtal AP Arkiv Vid inakt Bevaras Diarieförs/egen serie SKOLSKJUTS Korrespondens P Kronol Handläggare Efter 1 år Sammanställning av skolskjutsar i P Kronol Handläggare 5 år Bevaras Upphört fr o m 2013

6 *) P=papper, AP=arkivpapper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche Sida 21 av linjetrafik (redovisning till Länstrafiken) Transportorder till Piteå Taxi mfl P Transp nr Handläggare När ny upprättats Revideras kontinuerligt Transportorder för bio, teater P Kronol Handläggare Vid läsårets slut Ansökan om skolskjuts växelvis vid P Kronol Handläggare 2 år Verkställighet utan särskild prövning boende, original enligt reglementet fr o m Beslut införs på ansökningsblanketten Handlingar om buss-/skolkort P Handläggare 2 år Under förutsättning att kontroll och redovisning är genomförd ADMINISTRATION FÖRSKOLA OCH FRITIDSHEM, 1 till fyllda 13 år Anmälan om förskole- eller P Pers nr/ 1 år efter inaktualitetinaktuell när barnet är placerat, när fritidshemsplats äldsta barnet köplatsen är uppsagd eller när förutförs automatisk via webbformulär nyelse av ansökan inte gjorts. f v b in i Procapita Inkomstförfrågan P Efternamn Arb rum Efter 10 år (Begärs när placering är gjord) Inkomstuppgift P Efternamn Arb rum Efter 10 år Förälders uppsägning av plats P Efternamn Arb rum Efter 1 år Närvaromätning förskola, förskoleklass ochp Årsvis Redovisas i barn- och utbildningsfritidshem nämnden februari och april årligen

7 *) P=papper, AP=arkivpapper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche Sida 22 av Återbetalning av avgift P Förälders Arb rum Efter 10 år efternamn Anmälan om platsinnehavare P Pers nr Arb rum Efter 1 år (ger uppgift om föräldrars fördelning av platsinnehav, underlag till debitering) Personakt: P Pers nr Låsbart 2 år efter sista De obetalda savgifterna - Avbetalningsplan, kopia skåp noteringen överlämnas till ekonomikontoret. - Delegationsbeslut om avstängning, kopia Beslut anmäls i BUN. - Brev från förälder - Egna noteringar - Diarieblad Beslut om avgiftsreducering i vissa fall P Kronol Låsbart Efter 1 år Delegat chef för- och grundskola - Ansökan ordn skåp Original anmäls till BUN - Beslut, kopia Reducering av avgifter enligt taxa och P Kronol Låsbart Beviljade gallras efter reglemente ordn skåp 10 år. - Ansökan Ej beviljade gallras efter 1 år PERSONALHANDLINGAR Personalchefen är systemägare av det personaladimistrativa systemet PERSONEC samt Offentliga jobb (ansökningssystem) Kommunstyrelsen ansvarar därför för gallring/bevarande av de uppgifter som är av värde för utredningar och forskning samt information som är av rättslig betydelse enl Arkivlagen

8 *) P=papper, AP=arkivpapper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche Sida 23 av Ansökningshandlingar DL Personalkonsulent Ansökan via Offentliga jobb P 6 månader efter (Aditro rekryteringssystem) scanning Anställningsbeslut, intyg, scannas till Personec e-arkiv samt lönebeslut Intresseanmälan timvikariat P Alfabetisk Bemanningsenheten Vid inaktualitet Vid anställning scannas intyg, ansökan, anställningsbevis i Personec Anställningsbeslut, original P Personalkonsulent Vid inaktualitet Skickas till den anställde. Original Anställningsbeslut, kopia P Bemanningsenhet Vid inaktualitet scannas till Personec e-arkiv (intermittenta, månadsanställda) (intermittenta) Tjänstgöringsrapporter, timanställda, P Alfabetisk Bemanningsenheten Efter 2 år fyllnadstid månadsanställda, org Tidrapport för kostnadsfördelning, org DL Time Care Pool Arbetsgivarintyg, visar arbetade timmar, DL V: Efter 5 år Tjänstgöringsintyg för lärare, original P Personnr Bemanningsteamet Vid anställningens upphörande Utdrag ur belastningsregistret P Personnr Bemanningsenhet 2 år Under förutsättning att dokumentför nyanställda, kopia ation finns som visar att arbetsgivaren tagit del av registerutdraget

9 *) P=papper, AP=arkivpapper, DL=digital lagring, CD=cd-skiva, MF=mikrofilm/-fiche Sida 24 av Tystnadspliktsförsäkran AP Personnr Bemanningsenhet 5 års in- Bevaras Levereras från samtliga verksamtervaller heter till UB centralt 1 gång/år. Ledighetsansökan, org D Persnr/årsvis Efter 2 år Förs in i Personec (rektorer grundskolan, förskolechefer ) ÖVRIGT Elevstatistik fr o m 2000/2001 AP Krologisk Arkiv 3 år Bevaras Upprättas för Piteå kommun totalt, samt områdena Hortlax, Pitholm, Sjulnäs, Piteå centrala, Norrfjärden, Öjebyn Körjournaler leasingbilar P Kronologisk Skolskjuts- 1 år efter det att handläggare leasingavtalstiden gått ut, i annat fall efter 3 år Klasslistor, orig. AP Läsårsvis Arkiv Efter utskrift Bevaras Skrivs ut 15 september årligen och sortering Klartexter till ämnesförkortningar AP Läsårsvis Arkiv Efter utskrift Bevaras Biläggs betygskataloger och sortering Anteckningar från Arbetsplatsträff DL/P Kronologisk " 5 år