DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Se även dokumenthanteringsplan för förvaltningen / de olika övriga enheterna Administration Elevhälsoprotokoll / elevstödjarprotokoll se anm. EHT-dokumentation/ESK-protokoll från elevstödjande konferens PapperIT* K Handläggare, OBS! Inom Elevhälsans verksamhet återfinns ett stort antal handlingar med sekretess enligt OSL kap , Patientsäkerhetslagen och Patientdatalagen. Tiden avses kalenderår. Därefter sker leverans till kommunarkiv alternativt gallring. Syst.ordn. Vid inaktualitet en återfinns i resp. grundskola 60 Delegationsbeslut PapperIT* O Exp. Inkomna, upprättade och utgående PapperIT* O / K, diarieförda handlingar, med diariekort Exp. Avtal och kontrakt Se Förvaltningens dokumenthanteringsplan Syst.ordn. Pärm Syst.ordn. Pärm Se anm. Samlas hos nämndförvaltningen månadsvis 4 år Avtal rörande pedagogisk verksamhet på behandlingshem Papper O Exp. Syst. ordn. 2 år se anm Efter utgånget avtal Avtal rörande handledare Papper O Exp. Syst. ordn. Vid inaktualitet

2 Kvalitetsredovisning / kvalitetssäkringssystem, patientsäkerhetsberättelse, inklusive enligt Hälso- och Sjukvårdslagstiftning, se förvaltning. PapperIT* O Handläggare Årsvis Pärm IT Se anm. Samlas på förvaltningen, där sammanställning görs 61 Underlag till kvalitetssäkringssystem, kvalitetsredovisning och patientsäkerhetsberättelse PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet Verksamhetsberättelse PapperIT* O Exp. Syst.ordn. IT Lokala kurs- och arbetsplaner, som visar PapperIT* O, Syst. ordn. tillämpning, även riktlinjer och Exp. mapp e.d. organisationsplaner över de olika verksamheterna Se anm. Överförs till nämndförvaltningen. Se anm Se anm vart 10:e år (2010) eller vid ny organisation.

3 Loggar i digitala journalsystemet PMO IT O Server Personnr.ordn. Se anm. Avvakta senare beslut. 62 Elevhälsans medicinska insats (EMI/SHV) Skolhälsovårdsjournaler * Journalanteckning Medicinska utredningar med bilagor och utlåtande 1) Spec.pedagogiska utredningar, uppgift om 1) Psykologiska utredningar, uppgift om 1 Övriga utredningar, remisssvar e.d. Undersökningsresultat Remisser Utredning Uppföljning Korrespondens Journaler med löpande journaltext och ev. sammanfattande anteckningar Väsentlig korrespondens Vaccination, inkl. samtyckesblankett, alternativ journalförs Läkarintyg Olycksfallsrapporter 2), se även nedan Samtycke och medgivande om överföring/utlämnande Hälsodeklaration från förskoleklass, åk 4 och åk 8 Teckning, från förskoleklass Enligt klasslista / personnr.ordn., se anm. Leverans av digital EMI/SHV, avvakta beslut om e-arkiv. *Digitalt system för sammanhållen journalföring - PMO Journal levereras i personnr.ordn. till, då elev slutar i Vänersborgs kommuns grundskola. Obs avtal med Fridaskolan om journallån. OBS! journal får aldrig översändas till annan kommun/huvudman eller överlämnas till enskild, försäkringsbolag etc. Enbart som kopia. OBS Samtycke/fullmakt 1) Uppgift förvaras även i grundskolans elevakt, obs vårdnadshavare/elevs samtycke. 2) om det kommit till EMI/SHV:s kännedom, Noteras alltid i journalsystem olyckfall.

4 Inskannad handling i skolhälsovårdsjournal Papper O / K Handläggare, Se ovan Se anm. Kan gallras efter kvalitetskontroll 63 Kopior av handlingar som finns i original någon annanstans hos myndigheten artade minnesanteckningar och arbetsmaterial BVC-journaler för elev, som flyttar till annan grundskola inom Västra Götalandsregionen Papper O / K Handläggare, Enligt klasslista / personnr.ordn. Vid inaktualitet Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i journal Enligt överenskommelse med Västra Götalandsregionen / Regionarkivet. Journal Se anm. BVC-journalen, original, följer med till nästa skola. Notering görs i EMI/SHV-journal. elev, som flyttar till annan grundskola utom Västra Götalandsregionen elev, som avlutar sin grundskoleutbildning elev, som avlider Intyg om att elev besökt läkare, skolsköterska e.d. Leveransblanketter för BVC-journaler och EMI/SHV-journaler Inlista resp. utlista Papper O / K Handläggare, Journal Se anm. Återlämnas till Regionarkivet senast efter åk 6 eller då elev avslutar utbildning i kommunen. Elever inom särskolan, + elever med medicinsk problematik skickas BHVjournalen åter till Regionarkivet efter åk 9. Notering görs i EMI/SHV-journal. OBS! leveransblankett. Papper K Handläggare Syst ordn. Vid inaktualitet Sekretesslagen 7 kap. Gallras senast vi läsårets slut. PapperIT* O Handläggare Syst ordn. Se anm.* Samlas hos Elevhälsans medicinsk ledningsansvarig sjuksköterska enligt rutin *1 år efter åk 9. Kvalitetssäkring och metoder PapperIT* O Medicinsk ledningsansvar ig sjuksköterska Syst. ordn. Vid uppdatering

5 Statistik-sammanställning, för elever av olika slag, t. ex. sammanfattning av hälsosamtal i årskurs 4 och 8. exp. PapperIT* O Handläggare Årsvis, Se anm. 4 år Underlagen gallras då sammanställning gjorts, vilka kan ingå i kvalitetssäkringshandlingar eller i annan extern statistik, t.ex. SKL. (Jfr även Incident- och skadeanmälan) 64

6 SKOLPSYKOLOGS VERKSAMHET Psykologjournal: Journalanteckningar Testresultat Psykologiska utredningar 1) Remisser Korrespondens Sammanfattning Elevjournal, Personnr.ordn. Mapp 4 år efter avslut, se anm. Pliktskyldighet enligt Patientsäkerhetslagen och Patientdatalagen. 4 år efter att eleven slutar i år 9. 1) Uppgift om att utredning finns förvaras även i grundskolans elevakt. Obs! Vårdnadshavare/elevs samtycke. 65 artade minnesanteckningar, stödanteckningar och arbetsmaterial Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information kring elevärende med journalföringsplikt införs i journal Testmaterial PapperIT* O Handläggare, Inskannad handling i psykologjournal Papper O / K Handläggare, SKOLKURATORS VERKSAMHET Social utredningar/kartläggningar 1) Ev. sammanfattning e.d. över kurativa insatser Syst. ordn. Testmaterial är journalhandling och ska vid arkivering arkiveras tillsammans med övrigt journalmaterial. Observera instrumentsekretessen enligt OSL 17 kap 4 vid utlämning av journalhandling Sekretessmarkeras särskilt Se ovan Se anm. Kan gallras efter kvalitetskontroll Syst.ordn., se anm. se anm. Efter avslutad handläggning eller senast i samband med att eleven slutar år 9 eller avflyttar från kommunen. 1) Uppgift om att utredning gjorts finns noterat i grundskolans elevakt. Specifika yttranden och beslutsunderlag Korrespondens Kartläggningar/sammanfattningar förvaras i original i grundskolans elevakt. Syst.ordn. Se anm. Vid inaktualitet eller efter avslutad handläggning eller senast i samband med att

7 Egna tillfälliga arbetsanteckningar Arbetsmaterial eleven slutar i år 9 eller avflyttar från kommunen. 66

8 LOGOPEDS VERKSAMHET Logopedjournal: Journalanteckningar Utredningar 1) Tester och undersökningsresultat Korrespondens splaner Uppföljningar Elevakt, personnr.ordn 4 år efter avslut, se anm. 4 år efter att eleven slutar i år 9. 1) Uppgift om att utredning finns förvaras även i grundskolans elevakt. 67 artade minnesanteckningar, stödanteckningar och arbetsmaterial Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i journal Ljudupptagningar IT, band etc O / K Handläggare, Testmaterial PapperIT* O Handläggare, Inskannad handling i logopedjournal Papper O / K Handläggare, Syst.ordn. Vid inaktualitet, se anm Upptagningen gallras efter transkribering på papper och ingår i logopedjournal. Syst. ordn. Testmaterial är journalhandling och ska vid arkivering arkiveras tillsammans med övrigt journalmaterial. Observera instrumentsekretessen enligt OSL 17 kap 4 vid utlämning av journalhandling Sekretessmarkeras särskilt Se ovan Se anm. Kan gallras efter kvalitetskontroll

9 TALPEDAGOGS VERKSAMHET Talpedagogi-akt: Talpedagogens kartläggning/utredning 1) Sammanställningar av test 1) * Korrespondens 1) splaner 1) ar rörande uppföljningar 1) Elevakt, personnr.ordn Se anm. 1) Överförs till grundskolans elevakt senast då ärendet avslutats. *Underlaget gallras då sammanställning gjorts. 68 artade minnesanteckningar, stödanteckningar och arbetsmaterial Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i akt Arbetsmaterial m m för elev, för vilken ej leder till kartläggning Testmaterial ITPA PapperIT* O Handläggare, Syst. ordn. Vid inaktualitet Syst. ordn. Vid inaktualitet OSL 17 kap 4

10 SPECIALPEDAGOGS VERKSAMHET Elevakten medföljer till nästa skola inom Vänersborg kommuns grundskolor 69 Specialpedagogiska kartläggningar/ utredningar: Undersökningsresultat Testmaterial Sammanfattning 1) av spec.pedagogiska kartläggningar /utredning artade minnesanteckningar, stödanteckningar, arbetsmaterial och planeringsmaterial Korrespondens PapperIT* O / K Handläggare*, / elevhälsan PapperIT* K Handläggare, Fritisplacering, särskilda behov PapperIT* O Handläggare, Elevakt* hos elevhälsan Syst. ordn. 4 år, se anm** * Handläggare på skola handhar aktuellt material, vilket åter läggs i elevakten vid inaktualitet. Materialet lämnas till Elevhälsan efter att elev slutat år 9 eller avflyttat från kommunen. **4 år efter eleven slutat i år 9 eller avflyttat från kommunen. ar av oväsentlig art gallras vid inaktualitet. 1) Sammanställning/Sammanfattning i original bevaras i grundskolans elevakt Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i akt. Elevakt Syst. ordn., se anm. 4 år Se anm. Handläggare förvarar akten i närarkiv och vid avslutande av ärende lämnas akten till koordinator, elevhälsan.

11 SOCIALPEDAGOGS VERKSAMHET Socialpedagogisk akt* Ansökningshandling från skolan Insatsbeskrivning Sammanställning 1) Övriga anteckningar av väsentlig art Utvärdering med sammanställning artade minnesanteckningar, stödanteckningar och arbetsmaterial, planeringsmaterial Årsvis i syst.ordn. 4 år efter avslut, se anm. 4 år efter att eleven slutar i år 9. * Akt utifrån behov, elev, grupp, personal. 1) Uppgift om att utredning finns förvaras även i grundskolans elevakt. Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i akt 70 MOBILA SKOLTEAMET Ansökan till mobila skolteamet Kartläggning Sekretesslättnad 1) Utvärdering elev/grupp 2) Papper O/K Handläggare/ Syst ordn, elevakt Egna tillfälliga arbetsanteckningar Papper IT O Handläggare/ Syst ordn SKOLDATATEK PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. Utbildningsmaterial, manualer Pärm Vid inaktualitet. Se anm. 4 år efter Efter avslutad handläggning eller senast 4 år avslut, se efter eleven slutar år 9 eller avflyttar från anm kommunen. 1) Förvaras även i skolans elevakt 2) kan även förvaras i skolans elevakt Väsentlig information förs in i elevakt Utvärdering elev/grupp, se ovan 4 år