Dokumentplan för barn- och utbildningsnämnden

Transkript

1 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Lena Johansson DOKUMENTPLAN Dokumentplan för barn- och utbildningsnämnden INLEDNING OCH SYFTE I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och i arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om hur myndigheter ska hantera allmänna handlingar för att ta hänsyn till rätten att ta del av dem samt hur en myndighet ska vårda sitt arkiv. En dokumentplan ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I dokumentplanen finns en översikt över myndighetens handlingar, hur de förvaras och om och när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dokumentplanen är hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) styrmedel för kontoret och arkivet kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dokumentplanen innehåller handlingar som ska bevaras och gallringsbara handlingar. Planen lämnar också upplysningar om eventuella anmärkningar. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0) Bankgiro Box 88 Kommunhuset Fax +46 (0) PlusGiro Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr Sida 1 av 7

2 GALLRING Gallring innebär att vissa handlingar avlägsnas och förstörs. Om det till exempel står innebär det att två år ska förflyta efter sista anteckningen innan den får gallras, 201s handlingar får alltså gallras tidigast den 1 januari Vid innebär att gallring kan ske så snart handlingarna förlorat sin betydelse för förvaltningen, i regel efter kort tid. Dubbletter ska utrensas vid. innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Gallring ska verkställas regelbundet, gärna i början av året. Anledningen till att myndigheten behöver gallra sina handlingar är att begränsa tillväxten av allmänna handlingar, så att det blir möjligt att bevara de viktigaste handlingarna för framtiden. ARKIVERING Handlingar ska överlämnas till kommunarkivet så snart de inte behövs och senast inom 10 år. Handlingar som överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd. Handlingar som ska bevaras ska finnas i pappersform. UPPDATERING AV DOKUMENTHANTERINGSPLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredogöraren är den som i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dokumentplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillkommer. Förslag till förändringar i dokumentplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kommunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behov däremellan. KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Kommunfullmäktige reviderade kommunens arkivreglemente den 25 juni 2009, 74. Sida 2 av 7

3 MYNDIGHET: VERKSAMHET: GILTIGHETSTID: Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen Dokumentplanen gäller från och med 2012-xx-xx HANDLINGSTYP FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Staben Ansökningshandlingar från sökande till tjänst, ej antagna Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg/resebidrag TILL CENTRALARKIV/ ÖVRIGA ANMÄRKNINGAR Digitalt/papper Förvaras i centralarkivet fram till gallring Arkivlista med diarieplanbeteckning Centralarkivet, 1 år Listor tas ut från ärendehanteringssystemet W3D3 Avtal, vistelseavtal som utgör Digitalt Efter avtalstidens utgång debiteringsunderlag Avtal med privata förskoleentreprenörer, t.ex föräldrakooperativ Digitalt Barnomsorg - statistik; kö, beläggning - restlängder, obetalda fakturor - underlag för avbetalningsplaner - avstängning av omsorgsplats p.g.a. obetald faktura Digitalt Vid Vid 10 år Finns i, som är ett ITsystem för barn- /elevadministration. Ingår även i nämndens protokoll Betygskopior Svenska för invandrare SFI bedrivs inte i nämndens regi Beslutsärenden Handlingar skannas i W3D3, originalhandling bevaras i aktmapp. Ärendekort tas ut på avslutat ärende och läggs främst i akten Delegeringsbeslut, enligt gällande delegeringsordning Övriga diarieförda handlingar som föranleder åtgärd men inte tas upp i denna dokumentplan Enkäter - egenproducerade Digitalt pappershandlingar, e-post och sms av tillfällig betydelse för (se Fakturakopior, interkommunala ersättningar Föredragningslistor, kallelser till sammanträden Protokoll - barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott - barn- och utbildningsnämnden Statistiska uppgifter som lämnats till Statistiska centralbyrån Statsbidrag - ansökan - rekvisitionsunderlag Till CA efter. Anmäls till barn- och utbildningsnämnden Digitalt, arkivskåp, 1 år Omedelbart/vid 10 år Sida 3 av 7

4 Särskola, elevakter - psykologutredningar - pedagogiska utredningar - medicinska utredningar - elevvårdskonferensprotokoll Samlingsakter - Ansökningar om att fullgöra skolgång: - i annan kommun - i Kils kommun för elev folkbokförd i annan kommun - i annan skola i kommunen Ansökningar om skolskjuts vid växelvis boende Intern postlista (Övre Fryken) Klagomål/synpunkter Inbjudningar till kurser och konferenser Cirkulär, SKL, Skolverket/Myndigheten för skolutveckling Polisanmälningar; inbrott, skadegörelse, stöld Förhandlingsprotokoll, minnesanteckningar från samverkan, arkivskåp, 5 år Digitalt i W3D3 /läsår /läsår /läsår /läsår /läsår Rapporter i bokform skannas inte Rapporteras i barn- och utbildningsnämnden Grundskolan - Barn-/elevadm. - Novaschema Schemaläggning Aviseringslistor, administratör Vid Betygs - betygskataloger - betygskopior, adm,, adm, Diarieförda handlingar W3D3, rektor/adm Dokumentation om invandrarundervisning; - grupplistor - resursgenomgång tillfällig betydelse för (se Elevvård, - protokoll från elevvårdskonferens - åtgärdsprogram Elever, - förteckning över elevens placering under PRAO - korrespondens om/med elever, av rutinmässig karaktär, t.ex. begäran om ledighet etc. - meddelande och information av, rektor, rektor, SYV Vid läsårets slut Vid Centralarkivet Centralarkivet Sida 4 av 7

5 tillfällig betydelse från rektorsområde eller skola - ansökan och beslut om anpassad, rektor studiegång -elevhistorik ( elevkort ) Individuella utvecklingsplaner (IUP) Fronter Inventarieförteckningar, rektor Klasslistor Klassböcker/frånvaroöversikt Nationella prov - samtliga svar i svenska - övriga svar efter provtillfället Protokoll - ämneskonferenser Fronter Skol-/fotokataloger Scheman Novaschema Samtycke rörande webbpublicering Vid Gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Tillbudsrapporter - slagsmål - händelser under lektioner - någon som gör sig illa Barnomsorg - Barn-/elevadm. Diarieförda handlingar W3D3, förskolechef/adm Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet, förskolechef tillfällig betydelse för (se Förteckningar över barn i respektive förskola, pedagogisk omsorg etc. Handlingar om placering: - anmälan till förskoleverksamhet och skolbarnomsorg - inkomstuppgift - placeringsmeddelanden - svar på placeringsmeddelande - schema för barn vistelse - uppsägning av plats - korrespondens samt övriga handlingar i fråga om placering - närvarolistor - debiteringslistor - barnkort/elevkor 1 år Vid inaktualtet Vid 1 år 1 år Personalscheman Porcapita När svar kommit in När barnet registrerats Portfolio med handlingar Vid Återlämna till barnet efter avslutat förskola Sida 5 av 7

6 Samtycke rörande webbpublicering Vid Gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång Tillbudsrapporter - slagsmål - händelser under lektioner - någon som gör sig illa Åtgärdsprogram, förskolechef Åtgärdsprogram följer med barnet/eleven till aktuell skola inom kommunen Musikskolan - Barn-/elevadm. Affischer, broschyrer,, musikskolan Musikskolan informationsmaterial, program, flygblad o.dyl som produceras i Anmälningar till musikskolan, musikskolan 1 år Avanmälningar till musikskolan, musikskolan 1 år Diarieförda handlingar, musikskolan, musikskolan tillfällig betydelse för (se Elevkort, musikskolan Inventarieförteckning; instrument, noter, musikskolan Uppgift om anskaffningsår på intrument Närvaroregister, musikskolan Protokoll från ämneskonferenser,, musikskolan Fronter personalkonferenser Register över uthyrning av instrument, musikskolan efter återlämning Schema, musikskolan Underlag för debitering av avgifter, musikskolan 1 år Elevhälsan - Barn-/elevadm. - PMO Journalsystem för skolsköterskor, skolpsykolog, specialpedagoger tillfällig betydelse för (se Rutinartade minnesanteckningar och arbetsmaterial Resp. arbetsrum Vid Väsentlig information införs i journal Sida 6 av 7

7 Psykologjournaler: - intyg - journalkopior, inkomna från annan vårdgivare - remisser med svar - testprotokoll och utlåtanden, psykolog Till CA efter att eleven slutat grundskolan Talpedagog, finns inte längre i kommunen Specialpedagogjournaler: - remisser med svar - pedagogiska kartläggningar, utredningar, specialpedagog Till CA efter att eleven slutat grundskolan Ljud- och bildupptagningar Handlingar som rör kurators verksamhet: - korrespondens (elever, föräldrar) - utredningar - anmälningar socialtjänst polis - yttranden socialtjänst - remisser - specifika elevärenden Elevhälsovårdsjournaler: - anteckningar - undersökningsresultat - vaccination - remisser - läkarintyg - sammanfattning BVC-journal - förteckning inom elevhälsovården som dokumenterar förflyttning av elevhälsojournalen när elev byter skola - olyckfallsrapport, specialped., kurator, skolsköterska 1 år efter avslutat skolgång efter sista anteckningen Gallras 1 år efter att eleven slutar åk 3 Till CA Sida 7 av 7