ARKIVBESKRIVNING FÖR SKOLNÄMNDEN I KRISTINEHAMNS KOMMUN

Transkript

1 Skolförvaltningen Daana Kaipainen, ARKIVBESKRIVNING Datum Antagen av skolnämnden 2015 ARKIVBESKRIVNING FÖR SKOLNÄMNDEN I KRISTINEHAMNS KOMMUN Enligt offentlighets- och sekretesslagen (kap.4, 2) och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen (6 ) kallas denna arkivbeskrivning. 1. Skolnämndens ansvarsområde Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen (KL) och skollagen (SL) beträffande nämndorganisation och handläggning av ärenden gäller bestämmelserna i den av kommunfullmäktige antagna reglementet. Verksamhetsområde Skolnämnden skall fullgöra kommunens uppgifter inom barnomsorg och det offentliga skolväsendet för barn och ungdomar samt det offentliga skolväsendet för vuxna. Skolnämndens ansvarsområde omfattar Förskola och annan pedagogisk verksamhet Förskoleklass, fritidshem, grundskola, fritidsgårdar, grundsärskola Kommunal musikskola Gymnasieskola, gymnasiesärskola Yrkeshögskola Kommunal vuxenutbildning (grundläggande nivå och gymnasial nivå) Särskild utbildning för vuxna Utbildning i svenska för invandrare (SFI) Ekonomisk förvaltning Skolnämnden ansvarar för att fördelning av den av Kommunfullmäktige tilldelade budgetramen sker till nämndens hela verksamhetsområde och för uppföljning av nämndens ekonomi. Skolnämnden ansvarar för att den interna kontrollen inom resp. verksamhetsområde följs enligt kommunövergripande regler och policys. Övrig verksamhet Skolnämnden skall inom verksamhetsområdet vara - anställningsmyndighet och ansvarig för arbetsmiljöfrågor - ansvarig för informationsverksamhet - ansvarig för reformering av regelbestånd Sida 1 av 10

2 Skolnämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde. I ärenden av större omfattning skall samråd ske med kommunstyrelsen. Skolnämnden är registeransvarig för de personregister som nämnden för i sin verksamhet och förfogar över. Skolnämnden utser personuppgiftsombud som tillser att personuppgifter hanteras på ett lagligt och korrekt sätt. Delegering från fullmäktige Skolnämnden skall inom verksamhetsområdet besluta i följande grupper av ärenden: 1. Verksamhet enligt Skollagen 2. Barn- och elevärenden 3. Organisation 4. Förhandlingar mm 5. Personal 6. Ekonomi 7. Allmänt Skollagen utgör ram för skolnämndens verksamhetsområde. I Arbetsmiljölagen, Diskrimineringslagen görs också hänvisningar till Skollagen. Det finns även ett stort antal internationella konventioner och överenskommelser som Sverige förbundit sig att följa och därtill kommer övriga styrdokument som t.ex. läroplaner, förordningar, timplaner och allmänna råd. Skolverkets föreskrifter och bestämmelser styr hanteringen av elevdokumentation, t.ex åtgärdsprogram och individuella åtgärdsplan. Vidare styr hälso- och sjukvårdslagen hanteringen av dokumentation inom skolhälsovården. Kommunallag, Förvaltningslag, Tryckfrihetsförordning, Offentlighets- och sekretesslag, Personuppgiftslag och Arkivlag styr den administrativa hanteringen av skolförvaltningens handlingar. Skolnämndens/förvaltningens verksamhet Barnomsorgen omfattar förskoleverksamhet med kommunala förskolor, pedagogisk omsorg (familjedaghem) samt tillsyn av enskilda förskolor. Omsorg på obekväm arbetstid erbjuds vid Humlan. Grundskolan omfattar årskurserna 1-9. Förskoleklass och fritidshem är integrerade i grundskolans F-6 enheter. Särskolan bedrivs i form av grundsärskola, träningsskola och gymnasiesärskola samt särvux. Kommunala musikskolan är delaktig i skolornas musikundervisning samt erbjuder frivillig musikundervisning mot avgift. Kulturverksamheten är knuten till Kommunala musikskolan. Gymnasieskolan erbjuder nationella program och är för närvarande organiserad i två enheter, Brogårdsgymnasiet samt Presterudsgymnasiet. Vuxenutbildningen bedriver bl.a. grundläggande vuxenutbildning, gymnasial utbildning, SFI (Svenska för invandrare), Särvux, YH-utbildning. Sida 2 av 10

3 2. Historik Vid kommunsammanslagningen 1972 fördes samtliga skolor tillhörande Visnum till Kristinehamns kommun. 2.1 Politisk organisation Skolstyrelse (grundskola och gymnasieskola/vuxenutbildning) Barn- och utbildningsnämnd (förskola, grundskola, särskola, gymnasieskola/vuxenutbildning) Skolnämnd (förskola, förskoleklass, grundskola, särskola) Gemensam gymnasienämnd (gymnasieskola/vuxenutbildning) tillsammans med Storfors och Filipstad Skolnämnd ff (förskola/pedagogisk omsorg, förskoleklass, grundskola, särskola och gymnasieskola/vuxenutbildning) Skolnämnden övertog ansvaret för barnomsorgen (förskolor och familjedaghem) från Socialnämnden. Kristinehamns kommun tog över ansvaret för särskolan från Landstinget Under tiden svarade skolnämnden för kommunens Flyktingmottagning. Fr.o.m ligger verksamheten under kommunstyrelsen. 2.2 Skolorganisation Under åren var grundskolan organiserad i tre rektorsområden inom grundskolan, ett rektorsområde för gymnasieskolan och ett för kommunala vuxenutbildningen, se bilaga 1. För ledningen svarade en rektor och ett antal studierektorer. Under tiden t.o.m var det obligatoriska skolväsendet inklusive förskoleklasser och skolbarnomsorg indelat i tre grundskolesamverkansområden, centrala, norra och västra samt gymnasiets/vuxenutbildningens samverkansområde (t.o.m. 1999), se bilaga 2. För den pedagogiska ledningen svarade en rektor som till sin hjälp hade en administrativ chef som svarade för administration/ekonomi samt vaktmästeri och lokaler fördes även barnomsorgen (förskolor och familjedaghem) från Socialnämnden till Barn- och utbildningsnämnden och bildade en egen enhet under skolchefen. Under åren bildade gymnasieskola och vuxenutbildning en egen nämnd och förvaltning Östra Värmlands gymnasienämnd/förvaltning tillsammans med Filipstad och Storfors kommuner. Arkivhandlingar för denna period förvaras på stadsarkivet. Sida 3 av 10

4 Fr.o.m återfördes gymnasieskolan och vuxenutbildningen tillbaka till respektive kommun och bildade i Kristinehamn ett gymnasiets/vuxenutbildningens samverkansområde. Uppdragsutbildning ingick i gymnasieskolans- och vuxenutbildningens samverkansområde under perioden Under tiden var förskoleverksamheten och grundskolan inklusive förskoleklasser och skolbarnomsorg samt särskola indelat i tre skolområden, Norra, Centrala och Västra skolområdena, chef för respektive område var en skolområdeschef. Skolområdeschefen var chef för förskolechefer och rektorer samt administrativ personal/skolvaktmästare/elevhälsopersonal - se bilaga 3. Från och med infördes en ny organisation se bilaga 4. Skolchefen är chef för rektorer och förskolechefer inom förskola, grundskola samt gymnasieskola och vuxen-utbildning, strateger, skolpsykologer och förvaltningssekreterare. Rektor och biträdande rektor svarar för den pedagogiska ledningen av skolor och förskolechefer svarar för ledningen av förskolor/familjedaghem. Skolområdeschefstjänsterna avskaffades Fem strategtjänster (elevhälso, förskolepersonal, kvalitets, IT samt administrativ) inrättades fr.o.m Biträdande skolchef (tjänsten inrättades fr.o.m. 2003) är chef för en skolutvecklingsavdelning samt skoladministratörer och ekonomer. Elevhälsostrategen är sedan ansvarig för särskola och elevhälsa (skolsköterskor, skolkuratorer, specialpedagoger och familjecoacher) inom grundskola och gymnasieskola. Nedläggning av skolor/nya skolor Bennebergs och Rudsbergs skolor lades ned och eleverna fördes till den nybyggda Ölmeskolan fr.o.m. vårterminen Kärr och Bäckhammars skolor bildade fr.o.m. läsåret 2005/06 en gemensam enhet KärrBäckskolan F-6 med ett gemensamt upptagningsområde. Kärrskolan ombildades till en F-3skola och Bäckhammars skola till en 4-6skola. KärrBäckskolan F-6 lades ned fr.o.m. lå 2012/13 och eleverna överfördes till Djurgårdsskolan F-6. Förskolor och skolor samt verksamhet som för närvarande omfattas av arkivbeskrivningen framgår av bilaga Arkivmyndighet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Innebörden av arkivansvaret framgår av 4-8 av Kristinehamns kommuns arkivreglemente. 4. Lagar och bestämmelser för arkivhantering Arkivlagen och Kristinehamns kommuns arkivreglemente ger skolnämnden ett ansvar för nämndens och förvaltningens arkiv. Sida 4 av 10

5 5. Arkivbeskrivning/dokumenthanteringsplan Enligt kommunens arkivreglemente skall varje myndighet (nämnd och styrelse) redovisa sitt arkiv i en arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ska beskriva organisation, förekommande handlingar och handlingsflöden samt vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar. Vidare ska nämndens/förvaltningens IT-system framgå av arkivbeskrivningen. Dokumenthanteringsplanen beskriver på vilket sätt verksamheten dokumenteras och hur dokument/media tas om hand och gallras/bevaras. 6. Förekommande handlingar och förhållandet mellan arbetsuppgifter och handlingar för skolförvaltningens stab och skolområdena Handlingsflödet inom skolnämndens olika verksamheter framgår av denna arkivbeskrivning samt av nämndens dokumenthanteringsplan och kan kort beskrivas enligt följande: 6.1 Skolförvaltningens centrala ledning skolstaben Skolnämndens centrala kansli (skolstab) svarar för ledning och planering av skolans verksamhet, skolutvecklingsstöd, huvudmannens kvalitetsuppföljning-utvärdering, boksluts- och budgetprocesserna samt förvaltningsövergripande personal- och förskoleadministration. Dessutom sker all handläggning kring skolnämndens och dess utskotts sammanträden på skolstaben. Handlingar för skolstaben hanteras och arkiveras som en egen serie under skolnämnden. Skolpsykologernas handlingar bildar en egen serie, elevhälsostrategens handlingar ingår i respektive skolas serier. Diarieföring sker sedan enligt kommunstyrelsebeslut i dokumenthanteringssystemet Lex. Sedan 2009 finns skolnämndens handlingar, kallelser och protokoll i elektronisk form (PDF, PDF-A sedan ) i Lex databas och är således sökbara och läsbara i Lex. Utredning pågår angående slutarkivering i Lex. Pappershandlingar förvaras hos skolstaben och gallras/skickas för slutarkivering till kommunarkivet. De handlingar som omfattas anges i dokumenthanteringsplanen. I avvaktan på ett kommungemensamt digitalt arkiv ska de handlingarna som har skapats digitalt skrivas ut på papper för arkivering. 6.2 Förskolor/skolor Respektive chef (förskolechef och rektor) svarar för att handlingar och dokumentation hanteras, registreras och förvaras enligt gällande bestämmelser i lag och författning. Handlingar som ska registreras/arkiveras skickas till skolexpeditionerna Dokumentation barn och elever På skolenheterna skolor och förskolor svarar rektorer och förskolechefer för de handlingar som hör till dokumentation av barn och elever. Inom förskoleverksamheten bevaras dokumentation av vikt i barnakter. Dessa barnakter utgör senare en del av upprättade elevakter. Sida 5 av 10

6 För eleverna i grundskolan upprättas elevakter vari dokumentation kring eleven förvaras, exempelvis kartläggningar och åtgärdsprogram. Respektive handling sekretessprövas i samband med registreringen och förvaras på skolexpeditionerna i låsta arkiv. Tre år efter det att eleven avslutat skolgången sänds akterna efter rensning till kommunarkivet för slutarkivering. I de fall att dokumentation föres över till gymnasieskolan tas kopior till gymnasieskolan, originalet bevaras i grundskolans elevakt. Elevakterna arkiveras i personnummerordning. Dokumentation i form av betyg, elevernas svar på nationella prov mm förvaras på skolexpeditionerna. Tre år efter det att eleven har genomgått den obligatoriska skolan skickas handlingarna till kommunarkivet för arkivering. Speciella anvisningar finns beträffande bevarande av nationella prov. Anvisningar för hantering finns i dokumentet Dokumentation, registrering och arkivering inom skolförvaltningen. 6.3 Elevhälsans handlingar Elevhälsans medicinska insatser Skolhälsovårdens handlingar handläggs av skolsköterskorna, journaler i pappersform förvaras hos skolsköterskorna i låsta skåp. Skolhälsovården använder sig av systemet PMO:s digitala journalhantering. Övriga handlingar som inte registreras i PMO förvaras hos respektive befattningshavare i låsta skåp. Inför arkivering och överlämnande skrivs skolhälsojournalerna ut på papper och läggs i elevhälsojournal. Respektive skolsköterska svarar för rensning före leverans till centralarkivet Elevhälsans skolpsykologiska insatser Skolpsykologerna använder PMO för journalanteckningar. Övriga handlingar som inte registreras i PMO förvaras hos respektive befattningshavare i låsta skåp. Inför arkivering skrivs skolhälsojournalerna ut på papper. Skolpsykologerna ansvarar för rensning före leverans till centralarkivet Elevhälsans specialpedagogiska insatser Specialpedagogernas utredningar och kartläggningar förvaras i elevakterna Elevhälsans psykosociala insatser Skolkurator/familjecoach har inte dokumentationskrav enligt gällande lagstiftning. Den dokumentation som handlar om myndighetsutövning förvaras i elevakterna. 7. IT-system IT-system som används inom skolförvaltningen i Kristinehamn, system där skolchefen/it-strategen är systemägare. ProCapita Barn- och elevregistrering för barnomsorg, grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning. Avgifts/fakturahantering för barnomsorg och skolbarnsomsorg. Pedagoger använder de webbaserade betygs- och provmodulerna. Likaså används Frånvaromodulen för registrering av grundskoleelevernas frånvaro och kommunikation med vårdnadshavare. Sida 6 av 10

7 E-tjänster: Fronter E-tjänst finns för ansökan om barnomsorg/skolbarnsomsorg, schema, inkomst, uppsägning av plats. Lärplattform; pedagogernas kommunikationsplattform med elever och vårdnadshavare, samt chefers och pedagogernas sinsemellan. Integration med ProCapita. Vårdnadshavare loggar in med E-leg. Personal och elever använder enkel inloggning. Information så som omdömen och utvecklingsplaner hanteras i ett särskilt, rollbaserat verktyg och hanteras i systemet tills eleven lämnat grundskolan. Därefter exporteras dokumentationen i formatet PDF/A. Novaschem Schemaläggningsprogram integration med ProCapita grundskola och gymnasieskola. Skola 24 PMO GAFE LEX Visning av elevernas frånvaro via webb - gymnasieskolan. Dokumentationsverktyg för skolhälsovård och skolpsykolog. Google Apps for Education Pedagoger och elever kan använda molntjänsten för lagring och bearbetning av pedagogiskt material som har direkt koppling till undervisning/lärsituation. Materialet kan betraktas som ostrukturerade personuppgifter. Materialet får inte omfatta integritetskänslig information och/ eller information som är sekretessbelagd. Hur information i Molntjänster skall hanteras framgår av dokumentet Myndighetsutövning i ett molnsamhälle - Riktlinjer för hantering av information i molntjänster. För diarieföring och nämndadministration används det kommungemensamma ärendehanteringssystemet Lex. 8. Sökingångar i arkivet Sökingångar i arkiven är i första hand arkivbeskrivningen och dokumenthanteringsplanen samt respektive verksamhetssystem. I skolnämndens diarium Lex finns möjlighet till elektronisk sökning av diarieförda handlingar på huvudmanna.- nivå samt skolnämndens handlingar. 9. Dokumenthanteringsplan bilaga Dokumenthanteringsplanen är ett hjälpmedel som visar på vilket sätt verksamheten dokumenteras och hur dokumenten tas om hand och bevaras. Planen innehåller en förteckning över de dokument/handlingar som används inom verksamhetsområdet med uppgifter om hur de ska hanteras, vilka handlingar som ska bevaras och vad som ska gallras. Skolnämndens dokumenthanteringsplan är processindelad enligt skolförvaltningens organisation. Planen beskriver hur handlingar hanteras inom verksamheterna, exempelvis att dokumentation kring eleven förvaras i elevakter. Sida 7 av 10

8 Dokumenthanteringsplanen är på samma gång ett inledande moment i den ordnade arkivbildningen. Dokumenthanteringsplanens indelning 1. Styra, planera och följa 2. Stödja verksamheten 3. Barnomsorg ålder 1-5 år 4. Fritidshem för elever i åldern 6-12 år 5. Förskoleklass, grundskola, grundsärskola 6. Elevhälsa 7. Gymnasieskola, gymnasiesärskola 8. Gymnasieintagning 9. Kommunala Aktivitetsansvaret (KAA) 10. Vuxenutbildning 11. Musik/kulturskola 10. Sekretess Inom skolnämndens områden förekommer sekretess enligt Offentlighets- och Sekretesslagen (OSL) 2009:400 främst inom skolhälsovården, förskoleverksamheten och i skolans elevvårdande verksamhet. Sekretess förekommer i vissa fall även på förvaltningsnivå. Skolhälsans sekretess regleras i 25:1 kap i OSL. Sekretess inom barnomsorg och skolverksamheten regleras i 23 kap i OSL. Förskoleverksamhet och annan pedagogisk verksamhet 23:1, Förskoleklass, grundskola, särskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola 23:2, Specialpedagogisk verksamhet 23:4, Vuxenutbildning 23:5. Uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden regleras i 21 kap OSL. Sekretess gällande kunskapsprov regleras i 17 kap OSL. Personaladministrativ verksamhet regleras i 39 kap OSL. 11. Handlingsoffentlighet Tryckfrihetsförordningen (TF) och Offentlighets- och Sekretesslagen (OSL) styr hanteringen av kommunens handlingar. Huvudregeln är att handlingar som kommit in till eller upprättats hos kommunens nämnder, förvaltningar, skolor, förskolor mm är allmänna handlingar. Allmänna handlingar är antingen offentliga eller hemliga (det föreligger sekretess). Rätten att taga del av allmänna handlingar får begränsas enligt Offentlighets- och Sekretesslagen, t.ex. på grund av skyddet för enskilds personliga förhållanden och skyddet för enskild ekonomiska förhållanden (OSL 21 kap) samt för skolans del enligt sekretess i skolan (OSL 23 kap) och sekretess inom Skolhälsovården (OSL 25 kap). 12. Diarieföring och annan registrering Reglerna om registrering av allmänna handlingar finns i Offentlighets- och sekretesslagens 15 kapitel. Allmänna handlingar ska registreras eller hållas ordnade så att det utan svårighet går att fastställa när de kommit in eller upprättats. Registreringen ska ske utan dröjsmål. Diarieföringen är ett bra verktyg för rättssäkerheten och den ökar allmänhetens insyn samt bidrar till effektivitet. Diariet underlättar också sökning av handlingar och är i övrigt ett stöd i förvaltningens handläggning och uppföljning. Sida 8 av 10

9 En del offentliga handlingar behöver däremot inte registreras, under förutsättning att de hålls ordnade så att man snabbt och enkelt kan avgöra om de kommit in eller upprättats systematisk förvaring. I dokumenthanteringsplanen anges om handlingarna diarieförs eller inte och hur de hålls ordnade. T.ex. så kan elevdokumentation registreras, bevaras och arkiveras i barn- och elevakter. Dokumentation hanteras och förvaras även i digital form i olika IT-system Allmänna handlingar med sekretess Enligt sekretesslagen skall allmänna handlingar som är hemliga ovillkorligen registreras. Handlingar i hälsovårdens patientjournaler behöver dock inte registreras. Bestämmelser om hemligstämpling finns i 2 kap. Tryckfrihetslagen och i Offentlighets- och sekretesslagen 5 kap 5. Det är inte hela handlingen utan uppgifterna i handlingen som sekretessbeläggs och omprövning av sekretessen ska göras vid begäran om utlämning av handlingen. Om uppgifterna i en handling är hemligstämplade innebär att det på handlingen finns en anteckning om att den är hemlig. En hemligstämpel är emellertid endast en påminnelse eller en varningssignal om att handlingen i fråga innehåller en eller flera uppgifter som kan omfattas av sekretess och att en noggrann sekretessprövning därför alltid skall göras innan handlingen lämnas ut. En sådan anteckning skall innehålla uppgift om vilken sekretessbestämmelse som kan vara tillämplig. I dokumentplanen anges sekretessgrund för vissa handlingar som ofta är hemliga med hänvisning till sekretesslagen. Sekretess kan givetvis även förekomma för andra handlingar än de där sekretessgrund angivits. En sekretessprövning måste göras i varje enskilt fall och ska göras i samråd med respektive chef. Om begärda handlingar eller uppgifter ur handlingen inte lämnas ut till sökande måste hänvisning till Offentlighets- och Sekretesslagen finnas och besvärshänvisning lämnas till den som har begärt att få del av handlingen/uppgifterna. Skolchefen och förvaltningssekreteraren har på delegation att ta beslut om detta Handlingar av ringa betydelse Allmänna offentliga handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, tex reklam, kursinbjudningar och allmän information behöver inte registreras. Hantering och gallring av E-post enligt Kristinehamns kommuns riktlinjer 1. E-post av mycket ringa eller tillfällig betydelse kan gallras omgående med hänvisning till RAFS 1991:6 (tex reklam) 2. E-post av ringa värde (t.ex. allmänna synpunkter, information) skickas till nämndens officiella brevlåda och gallras vid inaktualitet, två gånger/år 3. E-post som hör till ett ärende/barn/elev/personal registreras och hanteras på samma sätt som pappershandlingar. 13. Personuppgiftslagen (PUL) Bestämmelserna i Personuppgiftslagens och personuppgiftsförordningen tillämpas vid behandling av personuppgifter och publicering på webben. PUL-förteckningar förs över behandlade personuppgifter. Sida 9 av 10

10 14. Uppgifter som myndigheten hämtar och lämnar till andra Skolförvaltningen hämtar veckovis personuppgifter ur Skatteverkets register för att uppdatera verksamhetssystemet Procapita. Uppgifter lämnas regelbundet till SCB och Skolverket samt övriga myndigheter. Inom gymnasieskolan lämnas uppgifter även till CSN. Uppgifter och allmänna handlingar lämnas efter prövning ut till privatpersoner, företag och massmedia efter begäran i enlighet med bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessprövning görs enligt OSL (offentlighets- och sekretesslagen). 15. Arkivering av handlingar Reglerna om arkivering av allmänna handlingar finns i Tryckfrihetsförordningens kapitel 2. Bestämmelser beträffande förvaring och säkerhet framgår av anvisningar från kommunledningskontoret och kommunarkivet Leverans till kommunarkivet Leverans till kommunarkivet sker enligt anvisningar från kommunarkivet. 16 Arkivansvarig/arkivredogörare inom skolförvaltningen Arkivansvarig: Förvaltningssekreterare Arkivredogörare: Förskole- och skoladministratörer 17. Revidering av arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan Både arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan ska vara levande dokument och ska revideras vid verksamhets/organisationsförändringar. Beträffande handlingar som hör till ekonomi- och personalområdena gäller kommunstyrelsens arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Sida 10 av 10