Dokumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB

Transkript

1 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Beslut Dkumenthanteringsplan för Samhällsnytta i Kil AB INLEDNING OMFATTNING OCH SYFTE En dkumenthanteringsplan ger blaget nödvändig kntrll ch överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar arkivfunktinens arbete ch förbättrar allmänhetens möjligheter att söka ch ta del av infrmatin. I planen finns en översikt över blagets handlingar, hur de förvaras ch m ch när de får gallras samt när de ska överlämnas till arkivmyndigheten. Syftet med dkumenthanteringsplanen är att vara: hjälpmedel vid gallring/rensning hjälpmedel för kntret (bland annat med återsökning) styrmedel för kntret ch arkivet kntrllmedel för kmmunarkivet (vid leverans ch arkivering) INNEHÅLL OCH UPPLÄGG Dkumenthanteringsplanen innehåller handlingar sm ska bevaras ch gallringsbara handlingar. Planen lämnar ckså upplysningar m eventuella anmärkningar ch när handlingarna ska överlämnas till centralarkivet. GALLRING Om det till exempel står 2 år innebär det att två år ska förflyta efter sista anteckningen innan handlingen får gallras, 2012 års handlingar får alltså gallras tidigast den 1 januari Vid inaktualitet innebär att gallring kan ske så snart handlingarna förlrat sin betydelse för blaget, i regel efter krt tid. Dubbletter/kpir ska utrensas vid inaktualitet. Bevaras innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Kils kmmun Pstadress Besöksadress Telefn Bankgir Bx 88 Kmmunhuset Fax Plusgir Kil Östra Trggatan 2D E-pst kmmun@kil.se Org.nr Sida 1 av 5

2 Gallring ska verkställas regelbundet, gärna i början av året. Anledningen till att blaget behöver gallra sina handlingar är att begränsa tillväxten av allmänna handlingar, så att det blir möjligt att bevara de viktigaste handlingarna för framtiden. ERING I KOMMUNET Handlingar ska överlämnas till kmmunarkivet så snart de inte behövs ch senast inm 10 år. Handlingar sm överlämnas till kmmunarkivet ska vara rensade ch beslutad gallring genmförd. Handlingar sm ska bevaras ska finnas i pappersfrm. UPPDATERING AV PLANEN Planen måste hållas aktuell för att vara meningsfull. Arkivredgöraren är den sm i första hand tar initiativ till när åtgärder ska vidtas för att göra planen aktuell. En väl fungerande dkumenthanteringsplan ska helst uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras. Handlingstyper sm inte längre är aktuella tas brt ch nya tillkmmer. Förslag till förändringar i dkumenthanteringsplanen ska göras i samarbete med arkivansvarig på kmmunen. Årlig revidering är ett krav samt vid behv däremellan. FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN Dkumenthantering, arkivvård ch allmänhetens rätt att ta del av handlingar styrs av: Offentlighets- ch sekretesslagen (2009:400) Arkivlagen (1990:782) Kils kmmuns arkivreglemente, antaget av kmmunfullmäktige den 25 juni 2009, 74. Arkivreglementet mfattar även helägda kmmunala blag. Det anges ckså i ägardirektiven att kmmunens arkivreglemente gäller för blagets dkumenthantering. Sida 2 av 5

3 SAMHÄLLSNYTTA I KIL AB BOLAG: Samhällsnytta i Kil AB GILTIGHETSTID: Dkumenthanteringsplanen gäller från ch med HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- Generella handlingar Stiftelseurkund Papper Närarkiv Bevaras 2 år Registreringsbevis från Blagsverket Papper Närarkiv Bevaras 2 år Aktiebk Papper Närarkiv Bevaras 2 år Ägardirektiv Papper Närarkiv Bevaras 2 år Blagsrdning Papper Närarkiv Bevaras 2 år Styrelsens arbetsrdning Papper Närarkiv Bevaras 2 år VD-instruktin Papper Närarkiv Bevaras 2 år Kallelser till styrelsemöten Digitalt W3D3 Gallras 2 år Prtkll från styrelsemöten Papper Kntrsrum Bevaras 2 år Kallelser till blagsstämmr Digitalt W3D3 Gallras 2 år Prtkll från blagsstämmr Papper Kntrsrum Bevaras 2 år Skrivelser från VD Papper Kntrsrum Bevaras 2 år Avtal Papper Närarkiv Gallras 2 år Diarieförs i W3D3, gallras 2 år efter att avtalstiden har gått ut Sida 3 av 5

4 HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Eknmihandlingar ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- Budget Papper Närarkiv Bevaras Diarieförs i W3D3 2 år Årsbkslut Papper Närarkiv Bevaras Diarieförs i W3D3 2 år Årsbkslut kncern Papper Närarkiv Bevaras Diarieförs i W3D3 2 år Månadsrapprter Papper Närarkiv Bevaras 2 år Kncernsammanställning månadsrapprter Papper Närarkiv Bevaras 2 år Delårsrapprt Papper Närarkiv Bevaras Diarieförs i W3D3 2 år Delårsrapprt kncern Papper Närarkiv Bevaras Diarieförs i W3D3 2 år Köpebrev Papper Närarkiv Bevaras Diarieförs i W3D3 2 år Lånehandlingar Papper Närarkiv Bevaras Diarieförs i W3D3 2 år Attestreglemente Papper Närarkiv Bevaras Diarieförs i W3D3 2 år Fakturr (kund- ch leverantörs-) Digitalt Raindance Gallras 10 år Sida 4 av 5

5 HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS Övriga handlingar Kurs- ch knferensinbjudningar Digitalt/Papper Server/Kntrsrum Gallras vid inaktualitet ANMÄRKNINGAR TILL CENTRAL- Inkmmande skrivelser av mindre Utgående skrivelser av mindre Digitalt/Papper Server/Kntrsrum Gallras 2 år Digitalt/Papper Server/Kntrsrum Gallras 2 år Prtkll från dtterblagen Digitalt W3D3 Gallras 5 år Diarieförs i W3D3, riginal finns på respektive blag Prtkll från kmmunfullmäktige Digitalt W3D3 Gallras 5 år Diarieförs i W3D3, riginal finns i kmmunhuset Skräppst (spam) E-pst sm klassas sm säkerhetsrisk Lggar för e-pst, Internet, telefni ch fax Ckiefiler, histryfiler/temprära internetfiler ch glbalfiler Elektrniska handlingar, pappershandlingar, e-pst ch sms av tillfällig (se RA-FS 1997:6) Digitalt/Papper Server/Kntrsrum Gallras vid inaktualitet Sida 5 av 5