DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Verksamheten Sociala Stödresurser (VSS), Stöd och hälsa Beslutad: Ansvarig/ Förvaring

Transkript

1 Anmälningar, uppdrag elever Pedagoger och er När elev inte längre är aktuell levereras akten till kommunarkivet för bevarande med ett års fördröjning. Anmälningar, övriga uppdrag Digitalt (mall) Kronologiskt Digitalt, 5 år Digital sammanställning av anmälningar. Kurser, handledning o.dyl. Uppdragen gallras av handläggare efter 5 år. Bekräftelse, uppdrag Papper (kopia) Personnummer/ Kronologiskt Dokumentskåp, Bifogade handlingar rörande elever, uppdrag Papper (kopia) Personnummer Dokumentskåp, Elevakter, daganteckningar Fakturaunderlag, vid uppdrag Digitalt (Personec) Fakturanummer Digitalt (Personec) Vid inaktualitet Handlingarna gallras av handläggare efter slutförd utredning. 2 år Alla fakturor ska numreras. Fakturor som rör elever ska även märkas med personnummer. Se även "Ekonomi". Verksamhet 1(5)

2 Journaler - i Papper (original) Personnummer Resp journalförare Journalerna lämnas till kommunarkivet när eleven avslutat sin skolgång i Nacka kommun. Register över inkomna uppdrag Digitalt (Excel, G:) Kronologiskt Digitalt Vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet av handläggare, dock senast efter 5 år. Sammanfattning av utredning eller test Papper (original), Digitalt (H:) efter elev/ kronologiskt Pärm i, pedagog Digitalt (H:) Anteckna alltid personnummer. Kopia av samanfattning sänds till rektor samt till skolsköterska. Sammanfattningen bevaras i elevens skolhälsovårdsjournal. Kopia av sammanfattning gallras av pedagog 2 år efter avslutad utredning (tuggas/bränns). Detta gäller även den digitala versionen. Sammanfattning av utredning/ pedagogisk kartläggning specialpedagog/ Terminssammantfattningar Digitalt ( H:) efter skola och elev/ kronologiskt Pärm i, pedagog Digitalt ( H:) - gymnasieelever avslutat gymnasiet. Anteckna alltid personnummer. Kopia av samanfattning sänds till rektor samt till skolsköterska. Sammanfattningen bevaras i elevens skolhälsovårdsjournal. Kopia av sammanfattning gallras av pedagog 2 år efter avslutad utredning (tuggas/bränns). Detta gäller även den digitala versionen. Verksamhet 2(5)

3 Testprotokoll Uppdrag (ej antagna uppdrag) Anmälningar, uppdragsbekräftelse med avslag - gymnasieeleven avslutat gymnasiet, Ev. bifogade handlingar gallras av handläggare vid inaktualitet. Skolhälsovård Barnhälsovårdsjournaler Papper (original) Personnummer / Skolhälsovårdens mellanarkiv Journalerna tillhör landstinget. Då eleven avslutat sin skolgång i Nacka kommun lämnas journalerna för barn födda t o m 1988 till kommunarkivet, journaler för barn födda fr o m 1989 lämnas till Landstingsarkivet i Huddinge. Systemdokumentation från journalsystem Digitalt, Papper (original) - Server Systemdokumentation som belyser systemets användning och innehåll ska bevaras i papper. Verksamhet 3(5)

4 Skolhälsovårdsjournaler / hälsokort Från Nackas kommunala skolor samt de friskolor där Stöd och hälsa har uppdrag. Papper (original), Digitalt (journalsystem) Personnummer / Rekvisitioner rörande journaler Papper (original) Personnummer / Skolhälsovårdens mellanarkiv Skolhälsovården Lämnas tillsammans med barnhälsovårdsjournalen till skolhälsovårdens mellanarkiv när eleven avslutat sin skolgång i Nacka kommun. Fr.o.m 2006 digitalt journalsystem. Digitala journaler ska skrivas ut på papper inför leverans. Leverans till kommunarkivet sker 1 år efter avslutad skolgång (gymnasiet). Sorteras årsvis efter pnr. Lämnas årligen till skolhälsovårdens mellanarkiv för insortering. Skolpsykologer och skolkuratorer Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 23 kap. 5. Journaler - skolpsykologi - skolpsykiatri Papper (original) Personnummer Resp journalförare Journalerna lämnas till kommunarkivet när eleven avslutat sin skolgång i Nacka kommun. Journalförteckning, aktuella journaler Papper (original) Personnummer Resp journalförare Vid inaktualitet Gallras när listan uppdaterats. Verksamhet 4(5)

5 Journalregister / journalförteckningar Papper (original) Kronologiskt Samordnare Register och förteckningar över journaler som överlämnats till annan huvudman. Lämnas årligen till kommunarkivet. Minnesanteckningar från - skolkurators verksamhet - skolpsykologers verksamhet Psykologiska undersökningar och utredningar, med sammanställningar Papper (original) - Resp handläggare Papper (original) Personnummer Skolpsykolog Psykologiska utlåtanden Papper (original) Personnummer Skolpsykolog Vid inaktualitet Gallras senast 3 år efter sista kontakt. - - Skolpsykologsamtal, ansökningar som lämnas vid inskrivning Papper (original) Personnummer Skolpsykolog Vid inaktualitet Gallras senast vid läsårets slut. Anmälningar till Socialtjänsten Papper (original) Diarienummer (Ädit) Skolkurator/ Rektor/ Registrator Anmälningar till annan myndighet då barn riskerar att fara illa ska alltid diarieföras. Verksamhet 5(5)