Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Styrdokument Handläggare: Lars Jonsson GN Gymnasienämnden Dokumenthanteringsplan Gymnasienämnden har den 14 april 2011, GN, fastställt dokumenthanteringsplan för nämnden Syfte Syftet med dokumenthanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingsslagen Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelad i: Ledning, Gymnasium, Skolhälsovård samt Komvux och Lärcentrum. Förklaring till mallen Handlingsslag: Definition av handling Förvaring: Plats där handlingarna förvaras fram till de antingen gallras eller levereras till kommunarkivet. Finns med för att handlingarna lätt ska kunna återfinnas under mellanlagringen. Till kommunarkiv efter: Anger tidsfrist för leveranser Anmärkning: Tidsfrist för gallring samt övrigt Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller främst originalhandlingar. Gallras Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. c:\temp\ljon8f7h22.doc

2 2 (2) Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior som skall gallras ut, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Mottagaren får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen.

3 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Ledning/Kansli Gemensam nämnd för frivilliga skolformer tillsammans med Degerfors kommun. Karlskoga står dock som ansvarig för arkivhantering. Anpassning/omplaceringsärenden Bevaras Till personalakt på personalavdelningen Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Ansökningar om entledigande Ansökningshandlingar, spontanansök- Vidarebefordras till personalavdelningen Arkivbeskrivning Bevaras Efter ärendet avslutats Revideras vid behov. ningar Arbetsskadeanmälan (beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet) Arvoden Gallras Vid inaktualitet Avgångsbeslut/begäran Bevaras Till personalakt på personalavdelningen Avtal Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Cirkulär Gallras Vid inaktualitet Diarieförda handlingar Bevaras 3 år Registeras i KAISA och binds in Delegationsbeslut Bevaras 3 år Ingår i diarieförda handlingar Dokumenthanteringsplan Bevaras Ingår i diariförda handlingar

4 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Ledning/Kansli Föredragningslistor, kallelser Bevaras 1 år Både för Barn- och utbildningsnämnd och samverkan Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Förvaltningsberättelse Bevaras 1 år Ingår i diarieförda handlingar Inkommande handlingar Bevaras 1 år Införda under övrig post i KAISA Inkommande synpunkter DF Respons Tyck om Karlskoga. Registreras och vidarebefordras till handläggare. Samlingsärende med hänvisning i KAISA. Bevaras 1 år (system) Kurs- och konferensinbjudningar Gallras Vid inaktualitet Nyckelkvittenser Gallras Vid inaktualitet Nämndens budgetförslag Bevaras 3 år Ingår i diarieförda handlingar Nämndens handlingar Bevaras 3 år Ingår i diarieförda handlingar Nämndens verksamhetsplaner Bevaras 3 år Ingår i diarieförda handlingar Nämndens årsberättelser Bevaras 3 år Ingår i diarieförda handlingar Postlistor Bevaras 1 år Utskrift ur diariet 1 gång per månad Pressklipp och fotografier Bevaras

5 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Ledning/Kansli Projektdokumentation Bevaras Efter avslutat projekt Handlingar att bevara: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Protokoll, Gymnasienämnden Bevaras 1 år Protokoll, Samverkan Bevaras 1 år Rehabiliteringsutredningar Adato Remisser Remissansvarig Bevaras Externa och egna remisser diarieförs i KAISA. Andra nämnders remisser gallras efter 2 år och bevaras hos den remissiinstans som äger ärendet. Remissvar Bevaras Diarieförs i KAISA. Remissvar till andra nämnder gallras dock tillsammans med remissen efter 2 år. Reversaler Arkivredogörare Gallras Efter 10 år. Original finns hos kommunarkivet. Sekretessbevis Skadlig kod, Skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare enligt KFN 2/08 Styrdokument Bevaras Diarieförs i KAISA. Tjänstgöringsintyg/betyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt. Trycksaker Bevaras 1 exemplar till kommunarkiv vidupprättande. Gäller ej inbjudningar, annonser och andra typer av trycksaker av ringa eller tillfällig betydelse vilka istället gallras vid inaktualitet. Utdrag ur belastningsregistret Gallras Under förutsättning att dokumentation finns som visat att arbetsgivaren tagit del av registerutdraget.

6 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Ledning/Kansli Övriga utgående skrivelser, ej tillhörande ärende Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras Bevaras 1 år Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring.

7 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Gymnasieskolan Allmänna bestämmelser Respektive skola Gallras Vid inaktualitet Barn- och utbildningsplan Respektive skola Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Betyg Respektive skola Bevaras 6 år Efter att eleven slutat skolan Bokföringsorder Respektive skola Gallras Original till ekonomiavdelningen, kopior efter 1 år. Analyslistor Respektive skola Gallras Efter 1 år Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Arbetsskadeanmälan (beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet) Avtal Respektive skola Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Budget Respektive skola Bevaras Ingår i diarieförda handlingar, kopior gallras efter 2 år. CSN-rapporter Respektive skola Gallras Original skickas till CSN, kopia gallras 3 år efter att eleven slutat skolan Delegationsärenden Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Original vidarebefordras omedelbart till förvaltningssekreterare. Diarieförda handlingar Förvaltningssekreterarlingar, ekonomi) vidarebefordras till respektive avdelning. Kopior Handlingar som tillhör annan förvaltning (t ex ansökningshand- Bevaras gallras vid inaktualitet. Elevfoto, skolfotokatalog Respektive skola Bevaras 1 år Ett exemplar till kommunarkivet vid läsårets slut Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Fortbildning Bevaras Till personalakt på personalavdelningen Handkassor, underlag och redovisning Respektive skola Gallras Efter 2 år. Original till ekonomiavdelningen.

8 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Gymnasieskolan Handlingsplaner Respektive skola Gallras Vid revidering. Finns i Rexnet samt i pärm Individuellt val, kurskatalog Respektive skola Bevaras 1 år Ett exemplar per läsår Informationsmaterial, övrigt Respektive skola Bevaras Ett exemplar om det är av vikt för verksamheten Intagningslistor Respektive skola Gallras Vid inaktualitet Intagning, protokoll Respektive skola Bevaras 3 år Efter att eleven slutat skolan Intagningsstatistik Respektive skola Bevaras 3 år Interkommunal ersättning Respektive skola Bevaras Original till nämndadministration, kopior gallras efter 3 år Internationella kontakter Respektive skola Bevaras 5 år Internfakturor Respektive skola Skickas till ekonomiavdelningen Kalendarium Respektive skola Bevaras 1 år 1 exemplar i slutet av året. Klasslistor, skolkatalog Respektive skola Bevaras 1 år 1 exemplar till kommunarkivet Klasscheman Respektive skola Bevaras 1 år Slutligt klasschema för varje läsår Kurs- och konferensinbjudningar Gallras Vid inaktualitet Kvalitetssrapport Bevaras Vidarebefordras till diariet Ledighetsansökningar Respektive skola Gallras Diarieförs i samlingsärendeoch gallras när elev slutat skolan Lokala kursplaner Respektive skola Bevaras 1 år Vid läsårets slut Mertids-/övertidsjournal, kopior Gallras Efter 3 år Nationella prov Respektive skola Bevaras 1 år Gäller prov i svenska och svenska som andraspråk, elevlösningar, samtliga delar och sammanställning. Övriga ämnen gallras efter 5 år. Olycksfall/Tillbud, elever Bevaras Sammanställning. Sänds av skolsköterska till BUN vid läsårets slut. Olycksfall/Tillbud, personal Bevaras Till personalakt på personalavdelningen

9 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Gymnasieskolan Personalakt Personalakt bevaras centralt (av säkerhetsskäl ej på skolorna) Protokoll, arbetsplatsträff Bevaras 3 år Om det är av betydelse för verksamheten. Protokoll, programråd Bevaras 3 år Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, samverkansgrupp Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, skolkonferens Bevaras 3 år Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, skyddsrond Respektive enhet Gallras Vid upprättande av nytt protokoll Projektdokumentation Respektive skola Bevaras Efter avslutat projekt Handlingar som bevaras: Ansökan, beslut, projektdirektiv, projektplan, förstudierapport, slutrapport och minnesanteckningar som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt. Rehabiliteringsutredningar Sekretessbevis Skaderapporter och polisrapporter Gallras Efter 5 år Skadlig kod Skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare enligt KFN 2/08 Stipendier, förslag över stipendiater Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. Vidarebefordras till diariet. Timplaner Respektive skola Bevaras 1 år Årligt uttag på papper Tjänstgöringsintyg/betyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt. Tjänstgöringsrapporter Gallras Efter 2 år Utanordningar Till ekonomiavdelningen Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för Övriga utgående skrivelser Bevaras 1 år verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring.

10 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Gymnasieskolan Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring. Procapita Bevaras Systemansvarig: Eva Gustavsson Rexnet Bevaras Systemansvarig: Hans Westerlund

11 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasiesförvaltning Avdelning/Enhet: Skolhälsovården Skolsköterska Skolhälsovårdsjournal (PMO): Med journal avses pappershandlingar. Respektive skola I låst skåp Bevaras - Hälsoenkät (original) Journal Gallras Vid inaktualitet 1 år Sparas på skolan i tre år och levereras därefter till kommunarkiv 1 gång per år. Datajournalerna måste skrivas ut till varje journal vid leverans till kommunarkiv - Medgivande om vaccination (original) Journal Gallras Efter utförd vaccination - Konsultsvar, labbsvar, röntgensvar (kopia) PMO Gallras Vid inaktualitet. Original finns hos landstinget. - Journalutdrag från landstinget (kopia) Journal Gallras Vid inaktualitet. Original finns hos landstinget. - Information/meddelande (ex kostintyg) Journal Gallras Vid inaktualitet - Medgivande att BVC-journal får skickas Journal Gallras Vid årskurs 9. BVC-journal åter till landstinget efter åk 9. - Audiogram PMO Gallras Vid inaktualitet - Journalanteckningar PMO Bevaras Se skolhälsovårdsjournal Skrivs ut och läggs i journalen vid leverans till kommunarkivet - Medgivande om överlämnande av journavårdsjournal Se skolhälso- Journal Bevaras Kopia på medgivande läggs i journalen. Olycksfall/tillbud, elever Respektive skola Bevaras Kopia på journal (inflyttad elev) Bevaras Se skolhälsovårdsjournal Sammanställning. Sänds av skolsköterska till gymnasieförvaltning vid läsårets slut Som skolhälsovårdsjournal

12 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasiesförvaltning Avdelning/Enhet: Skolhälsovården Övrig korrespondens, mail, sms med mera Bevaras 1 år PMO System Bevaras Skolkurator och specialpedagog Elevakt I låst skåp Bevaras Beslutsprotokoll i elevärenden (fd elevvårdskonferensprotokoll) Efter avslutad skolgång Elevakt Bevaras Se elevakt Åtgärdsprogram Elevakt Bevaras Se elevakt Sammanfattning basutredning Elevakt Bevaras Se elevakt Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring eller registreras i journalen (PMO) och/eller läggs i skolhälsovårdsjournalen. Systemansvarig: Katrin Eriksson och Tina Andersson. Inscannade dokument i PMO inte kan läsas när vi skickar journaler eller byter system. Dokument som vi scannas in måste alltså sparas. Rutiner för leverans av akter: Handlingarna ska ligga i aktomslag och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar (kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast och gem, plastfickor med mera) och uppmärkta och sorterade efter personnummer. Elevakt/ärende upprättas i KAISA rörande elev. Akten ska förvaras i låst skåp som endast behörig personal har tillgång till. Handlingarna i elevakten ska diarieföras i ärende per elev och elevakten förljer eleven om denne byter skola. Dock inte om eleven flyttar utanför kommunen. Diarieförs i KAISA per år och elev (elevakt). Handlingarna i akten diarieförs löpande av kanslist. Protokollen sorteras efter personnummer och förvaras i elevakt Specialpedagog ansvarig. Originalhandlingar diarieförs vid upprättande per elev och förvaras i elevakt. Kopior och sammanfattningar förvaras i elevakt och gallras vid inaktualitet. Basutredningar i original skickas till skolpsykolog för förvaring i skolpsykologjournal

13 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasiesförvaltning Avdelning/Enhet: Skolhälsovården Kopia av anmälan till Basutredning Gallras Vid inaktualitet. Domstolsbeslut, polisanmälan och anmälan till Socialnämnden Handlingar som rör skolkurators och specialpedagogs verksamhet Elevakt Bevaras Se elevakt Elevakt Bevaras Se elevakt Kopia förvaras i elevakt för att underlätta hantering av ärende. Diarieförs i enskilt ärende i KAISA med hänvisning till och från elevakt. Diarieförs i KAISA per år och elev (elevakt). Handlingarna i akten diarieförs löpande av kanslist. Gäller handlingar/anteckningar som tillför sakuppgift eller är vikiga av andra orsaker. T ex korrespondens med elever och föräldrar: mail, minnesanteckningar, anteckning om sms och telefonsamtal.

14 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Komvux Analyslista Gallras Efter 1 år. Annonsmanus, anställningar Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Ansökningshandlingar, elev Gallras Vid inaktualitet. Eventuellt originalbetyg återsänds till elev. Arbetsgivarintyg Bevaras Till personakt på personalavdelningen Arbetsskadeanmälan (beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet) Avtal Gallras Ingår i diarieförda handlingar. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Befattningsbeskrivning Bevaras Till personakt på personalavdelningen Betygskataloger Bevaras 1 år Betygsliggare Bevaras 1 år Budgetunderlag Gallras Vid inaktualitet. Arbetsmaterial Diarieförda handlingar Registrator Bevaras Vid avslutat ärende Handlingar som tillhör annan förvaltning (t ex ansökningshandlingar, ekonomi) vidarebefordras till respektive avdelning. Kopior gallras vid inaktualitet. Elevkort Bevaras 1 år Efter avslutad skolgång Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Fortbildning Bevaras Kursintyg till personakt på personalavdelningen.

15 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Komvux Frånvaroansökan, personal Gallras Efter 1 år Information till rektorer Gallras Vid inaktualitet Informationsmaterial, egenproducerat Bevaras Vid upprättande Interkommunal ersättning, underlag Gallras Efter 3 år Inventarieförteckning Bevaras 5 år Uppdateras vart femte år. Levereras till kommunarkiv vid uppdatering. Kallelser, sammanträden och konferenser Gallras Vid inaktualitet Kallelser och meddelanden, elever Gallras Varje termin Lokala kursplaner Bevaras 1 år Nationella prov, elevarbeten Bevaras Gäller prov i svenska. Övriga prov gallras efter 5 år Protokoll, arbetsplatsträff Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, samverkansgrupp Bevaras Om det är av betydelse för verksamheten Protokoll, skyddsrond Gallras Vid revidering Protokoll, ämneskonferens Gallras Vid inaktualitet Rehabiliteringsutredningar Skaderapporter, elev Bevaras Till Barn- och utbildningsförvaltningen Skadlig kod, Skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare enligt KFN 2/08 Tjänstgöringsintyg/betyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt. Utvärdering Gallras Vid inaktualitet Verksamhetsrapport Bevaras Vidarebefordras till diariet

16 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Komvux Övriga utgående skrivelser Bevaras 1 år Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras Som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring. Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring.

17 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Lärcentrum Anbud / Offerter, diarieförda Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Annonsmanus, anställningar Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) Ansökningshandlingar, personal Personalavdelningen Bevaras Behandlas centralt Arbetsgivarintyg Bevaras Till personalakt på personalavdelningen Arbetsskadeanmälan (beslut och övriga handlingar som har betydelse i ärendet) Avtal Gallras Ingår i diarieförda handlingar. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Befattningsbeskrivning Bevaras Till personalakt på personalavdelningen Budgetunderlag Gallras Vid inaktualitet. Arbetsmaterial. Diarieförda handlingar Registrator Bevaras Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (enskilda ärenden) Fortbildning Bevaras Original vidarebefordras till förvaltningssekreterare. Handlingar som tillhör annan förvaltning (t ex ansökningshandlingar, ekonomi) vidarebefordras till respektive avdelning. Kopior gallras vid inaktualitet. Frånvaroansökan Gallras Efter 2 år Försäkringsfrågor, allmänt Gallras Vid inaktualitet Kursintyg till personalakt på personalavdelningen. Ferie- och kompetensutveckling gallras efter 3 år.

18 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Lärcentrum Informationsmaterial, egenproducerat Bevaras 3 år Ett exemplar till kommunarkiv, om det är av betydelse för verksamheten. Inventarieförteckning Bevaras 5 år Uppdateras vart femte år. Levereras till kommunarkiv vid uppdatering. Kallelser, sammanträden och konferenser Gallras Vid inaktualitet Mertids/övertidsjournal Gallras Efter 2 år Personalakter Bevaras Bevaras centralt av personalavdelningen. Pressklipp Bevaras 3 år Protokoll, arbetsplatsträff Bevaras 1 år Om det är av betydelse för verksamheten. Protokoll, samverkan Bevaras 1 år Protokoll, skyddsrond Gallras Vid upprättande av nytt protokoll Rehabiliteringsutredningar Skadlig kod, Skräppost (SPAM) Gallras Omedelbart av respektive mottagare enligt KFN 2/08 Tjänstefördelning Bevaras Till personalakt på personalavdelningen Tjänstgöringsintyg/betyg Bevaras Original till arbetstagare. Ett exemplar till personalakt. Utvärdering Gallras Vid inaktualitet Varsel och underrättelser Bevaras Till personalakt på personalavdelningen Verksamhetsrapport Bevaras Vidarebefordras till diariet Övriga utgående skrivelser, ej tillhörande Som tillför sakuppgift eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring. Bevaras 1 år ärende Som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för Övrig korrespondens, mail med mera Bevaras verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring.

19 Myndighet: Gymnasienämnd Förvaltning: Gymnasieförvaltning Avdelning/Enhet: Lärcentrum Korrespondens som är av värde för projektet Övrig projektdokumentation som är av ringa eller tillfällig betydelse Projektledare Bevaras Projektdokumentation (Förvaras per projekt. Vid leverans till KA ska allt som inte ska bevaras vara gallrat och gem, plast mm ska vara borttaget) Ansökan/projektplan Projektledare Bevaras 2 år efter avslutat projekt Diarieförs Beslut Projektledare Bevaras 2 år efter avslutat projekt Diarieförs Projektdirektiv Projektledare Bevaras 2 år efter avslutat projekt Finns hos annan instans Slutrapport Projektledare Bevaras 2 år efter avslu- Diarieförs tat projekt 2 år efter avslutat projekt Skrivs ut och förvaras i ärendet. Projektledare Gallras Vid inaktualitet