13 Dokumenthanteringsplan för barnhälsovården HSS140087

Transkript

1 Ärende 13 HSS Dokumenthanteringsplan för barnhälsovården HSS Arbetsutskottets förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsstyrelsen godkänner förslag till dokumenthanteringsplan för barnhälsovården i Region Halland. Ärendet Arkivbildning och gallring av allmänna handlingar i Region Halland styrs av arkivlagen (1990:782), tryckfrihetsförordningen (1949:105) och av Regionfullmäktiges antaget arkivreglemente. Regionstyrelsen har i sin roll som arkivmyndighet ett övergripande ansvar för att hälso- och sjukvårdsstyrelsens handlingar arkiveras och behandlas enligt gällande bestämmelser. Det är myndigheten, det vill säga den nämnd/styrelse som företräder verksamheten, som är ytterst ansvarig för hur allmänna handlingar framställs, förvaras och gallras och att detta sker på ett riktigt sätt inom nämndens verksamhetsområde. Dokumenthanteringsplanen för barnhälsovården har tagits fram för att vara ett regionövergripande stöd inom Region Halland för hantering av handlingar som upprättas i samband med patientmottagning inom barnhälsovården i länet. Handlingar Tjänsteskrivelse från Regionkontoret ( ) Dokumenthanteringsplanen

2 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Regionkontoret Bernt Almt, barnhälsovårdsöverläkare Avd för hälso- och sjukvårdsutveckling Tfn Datum Diarienummer HSS Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Dokumenthanteringsplan för barnhälsovården Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsstyrelsen godkänner förslag till dokumenthanteringsplan för barnhälsovården i Region Halland. Sammanfattning Arkivbildning och gallring av allmänna handlingar i Region Halland styrs av arkivlagen (1990:782), tryckfrihetsförordningen (1949:105) och av Regionfullmäktiges antaget arkivreglemente. Regionstyrelsen har i sin roll som arkivmyndighet ett övergripande ansvar för att hälso- och sjukvårdsstyrelsens handlingar arkiveras och behandlas enligt gällande bestämmelser. Det är myndigheten, det vill säga den nämnd/styrelse som företräder verksamheten, som är ytterst ansvarig för hur allmänna handlingar framställs, förvaras och gallras och att detta sker på ett riktigt sätt inom nämndens verksamhetsområde. Dokumenthanteringsplanen för barnhälsovården har tagits fram för att vara ett regionövergripande stöd inom Region Halland för hantering av handlingar som upprättas i samband med patientmottagning inom barnhälsovården i länet. Dokumenthanteringsplan för barnhälsovården Den upprättade övergripande dokumenthanteringsplanen är ett stöd i både de dagliga och framtida rutinerna när det gäller hantering av handlingar inom barnhälsovården i samband med patientmottagning. Planen ska ses som en vägledning i att hålla god ordning i verksamhetens allmänna handlingar och ger anvisningar om när de olika dokumenten kan gallras och i vilket format informationen finns tillgänglig. Dokumenthanteringsplanen ska även vara ett led i kvalitetsarbetet och redovisar vilka handlingar som förekommer i verksamheten. Samverkan Vid framtagandet av förslaget till dokumenthanteringsplan för barnhälsovården har samråd skett med Regionarkivet. Regionkontoret Karin Möller Hälso- och sjukvårdsdirektör Magdalena Barkström Avdelningschef Bilaga: Dokumenthanteringsplan Barnhälsovården

3 Medicinska handlingar inom barnhälsovården kallelser Tidböcker Digitalt/papper Original 3 år efter sista anteckning Kallelser Digitalt/papper papper 3 år förteckningar Patientförteckningar Papper Original Förs årsvis 10 år efter sista Bevaras på BVC-enheten anteckning Förteckningar över Papper Original 3 år föräldragrupper Förteckning över remissbevakningar Digitalt/papper Original Server VAS 6 år Upprättas i VAS eller andra digitala system. Finns även i pappersformat. i samband med att den aktuella journalen sänds till grundskolan eller Regionarkivet journaler BHV-journal inkl. lösa journalblad Digitalt/papper Original Bevaras Elektronisk tillväxtkurva ersätter den tidigare papperskurvan. Skrivs ut och tillförs journal vid överföring till BVC utanför Halland, till skolor och Regionarkivet. Se även remisshantering. 1

4 Här åsyftas grundjournalen, d.v.s. det standardiserade formulär där noteringar kan göras i speciella fält samt där det även finns plats för fritextnoteringar. BHV-journaler tillhörande barn boende tillfälligt på orten eller vilkas familjer flyttat från orten utan att för BVC uppge ny adress förlossningsjournaler Digitalt/papper Original Bevaras Elektronisk tillväxtkurva ersätter den tidigare papperskurvan. Skrivs ut och tillförs journal vid överföring till Regionarkivet. Se även remisshantering. Journaler till Regionarkivet skall sändas i april månad varje år. Mödrahälsovårdsjournal 1 Papper I journal vid överlämnande till skolhälsovården Förlossningsvårdsjournal 2 Barnet Papper I journal Bevaras 2

5 Utvecklingsbedömningsformulär/material Bedömningsprotokoll från 5- års undersökning Papper Original I journal Bevaras Innehåller uppgifter om språk och begreppsuppfattning samt motorik och arbetsmognad Förskoleformulär vid 5 år Papper Original I journal Bevaras Fylls i av föräldrarna/vårdnadshavare tillsammans med förskolepersonal Motorikbedömning med bilagor Papper Original I journal Bevaras Innehåller uppgifter om motorik, perception och koncentration 4-årsteckningen Papper Original I journal Bevaras Sammanfattande bedömning av BHV-tiden (BHV-sammanfattning) Papper Original I journal Bevaras Innehåller uppgifter av betydelse för planering inför skolstart. Innehåller föräldrars/ vårdnadshavares godkännande av att journal utlånas till skolan talbedömning/språkscreen ingsformulär Bedömningsschema 3 år Papper Original I journal Bevaras Omtest Papper Original I journal Bevaras 3

6 Blankett för Värmlandstestet 4 år Hörselscreeningsformulär Papper Original I journal Bevaras Screeningformulär Papper Original I journal vid 5- årsundersökningen epikriser Eventuella avvikelser skall antecknas i journal Epikris ang. barn Papper I journal Bevaras Från BB-avdelningen Epikris ang. mamma Papper I journal 3 år Från BB-avdelningen Neonatalepikris Papper I journal Bevaras Från Neonatalavdelningen Epikriskopior från Papper I journal Bevaras slutenvården Viktkurvor Papper I journal Bevaras Från Neonatalavdelningen konsultationsremisser samt svar Utgående remiss Digitalt/papper Original i VAS eller annat digitalt system eller om inte digitalt system används, i pappersformat. I journal + server Bevaras Vid digital remisshantering i t ex VAS, ska sända remisser skrivas ut på papper och läggas i journal 4

7 i journal Remissvar Digitalt/papper Original i VAS eller annat digitalt system eller om inte digitalt system används, i pappersformat. I journal + server Bevaras Vid digital remisshantering i t ex VAS, ska remissvar skrivas ut på papper och läggas i journal. I de fall remissvar även innehåller utgående remisstext, gallras kopia av utgående remiss när remissvar inkommit. Om remissvaret inte innehåller frågeställningen, t.ex. om det föreligger i form av journal- eller epikriskopia, måste utgående remiss med frågeställning sparas. Inkomna provsvar Digitalt/papper Original I journal 3 år Får gallras vid angiven tid först sedan uppgifterna förts in i BHVjournal Remiss till BCG-vaccination (tuberkulos) Digitalt/papper Original I journal 3 år efter vaccination 5

8 Att hantera handlingar i samband med avvikelser inom vården. Avvikelserapport om enskilt barn Digitalt/papper I journal Bevaras Rutiner enligt vårdenhetens beslut. Avvikelsehantering enligt Lex Maria Papper Original Hos anmälningsansvarig läkare i diarienummerordning Bevaras Rutiner enligt vårdenhetens beslut. Att hantera patientskadeärenden Anmälan och läkarutlåtande Digitalt/papper Original Patientförsäkringen LÖF Anmälan, utlåtande och Digitalt/Papper Hos beslut från Inspektion för verksamhetschef vård och omsorg IVO Bevaras Bevaras Anmälan av BVC-personal Att hantera ärenden från patientnämnd Nämndens utlåtande samt korrespondens Papper Original I journal Bevaras Att hantera övriga handlingar 6

9 Amningsobservation Papper Original I journal 6 månader Sammanfattande bedömning i löpande journaltext Begäran om journalkopia från försäkringsbolag Papper Original I journal Bevaras Utlämnande av journalkopior skall antecknas i journal Minnesanteckningar från konferens om enskilt barn Papper I journal Bevaras Stödanteckning ang. EPDSsamtal Överföringsrapport från mödrahälsovården Underlag för statistik till barnrapporten Papper Original Minnesanteckningarna förvaras i plastficka i journalvagn separerat från barnets journal. 6 månader efter sista samtalet Papper Original I journal 6 månader Papper På BVC enligt vårdenhetens beslut Anteckning att samtal erbjudits görs i barnets journal. Samtalen dokumenteras i form av minnesanteckningar. Innehåller statistikuppgifter för respektive BVC som underlag för barnrapporten 7