Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Myndighet: Barn och utbildningsnämnden Förvaltning: Barn och utbildningsförvaltningen Verksamhet: Barn och utbildningsförvaltningen Första giltighetsdatum: Fastställelse: Kommunstyrelsen Administration Protokoll A4 pärm Protokoll, Bilagor A4 pärm Protokoll Arbets A4 pärm utskott Protokoll Arbets A4 pärm utskott Bilagor Delegationsbeslut A4pärm Protokoll Lokal A4 pärm Samverkansgrupp Protokoll A4 pärm Arbetsplatsträff när huvud När Paragrafnummerordning 4 år Bindes När Paragrafnummerordning 4 år Bindes När Paragrafnummerordning 4 år Bindes När Paragrafnummerordning 4 år Bindes När Paragrafnummerordning 4 år När Paragrafnummerordning 4 år När Paragrafnummerordning 4 år 1(43)

2 Administration Protokoll Ledningsgrupp (Planerings & administrativa frågor) Protokoll/Anteckningar personalkonferens Protokoll/Anteckningar Samverkansgrupper (Ex skola näringsliv, skola fritid). Avtal, kontrakt, servitut Originalhandling när huvud A4 pärm Papper När Paragrafnummerordning 4 år A4 pärm A4 pärm A4 pärm (Kopia i akten). Diarium ADBformat ADB format överförs svenskt. Register diarier A4 pärm ADB format överförs svenskt. När Paragrafnummerordning 4 år När Paragrafnummerordning 4 år När Årsvis 10 år efter att avtalet upphört Registrators tjänsterum Registrators tjänsterum Diariet överförs pappers format (svenskt ). 1 år 4 år 1 år 4 år 2(43)

3 Administration Diarieförda handlingar /inkl diarie/dossierplaner/ Författningssamlingar Kvalitetsredovisningar årligt upprättade er Dokumentation enligt systematiskt brandskyddsarbete Broschyrer, tidning, infomaterial egenproducerat. Förteckning över förtroendemän Statistik egenproducerat. A4 akter i fascikel. ADBformat. ADBformat överförs svenskt. Pärm Papper Förvaltningschefens tjänsterum A4 pärm Pärm och ADBformat Pärm och ADBformat Tidningssamlare Papper & ADB format Papper & ADB format Papper & ADB format. A4 pärm Papper Registrators tjänsterum A4 pärm, Papper & Handläggare tryckt samman ADB s tjänsterum. ställning format. när huvud Arkivskåp Årsvis enligt diarieplan 4 år 6 år Årsvis Vid När Paragrafnummerordning 4 år Vid Vid När Årsvis 1 år 4 år Vid Revideras årligen Årsvis 1 år 4 år Årsvis 4 år 3(43)

4 Barn och utbildningsförvaltningen Administration Kallelser/föredragningslistor sammanträden Ämnesordnade handlingar Tillbudsrapporter & anmälan arbetsskada Utgående handlingar (kopia) Inkomna handlingar (kopia) Statistikuppgifter som lämnats SCB (kopior av) Diverse författningssamlingar Inkomna cirkulär, kursinbjudningar av kortvarig betydelse när huvud A4 pärm Papper När Kronologisk ordning 4 år A4 akter fascikel A4pärm Papper Handläggare s tjänsterum Registrators tjänsterum A4 pärm Papper Handläggare s tjänsterum A4 pärm Papper Handläggare s tjänsterum A4 pärm Papper Registrators tjänsterum Pärm Papper Registrators tjänsterum Pärm Papper Registrators tjänsterum Årsvis 4 år Årsvis 1 år 4 år Originalhandling hos förvaltningen Årsvis Vid Årsvis Vid 4 år Vid Vid 4(43)

5 Barn och utbildningsförvaltningen Administration Epost, allmän handling av vikt ADB format ADB Tjänsterum PC Epost, allmän ADB format ADB Tjänsterum handling av mindre PC vikt Epost inte allmän handling Cockies cockiesfiler SPAM (Self Promotional Advertising Message) Sociala medier: så som Facebook, Twitter, YouTube, MySpace, Bloggar, Flicker. ADB format ADB Tjänsterum PC ADB format ADB Tjänsterum PC ADB format ADB Tjänsterum PC ADB format ADB Tjänsterum PC som en ögonblicksbild genom att man bevarar delar av det sociala mediet var sjätte månad. när huvud Anm 1 Vid Vid Omedelbar Omedelbar 4 år 6 år Ögonblicksbilderna bevaras Se bilaga 1 av handlingar av fällig eller ringa betydelse ADBformat Anm 1: Observera att Epostbrev har samma dignitet som ett inkommit pappersbrev. Tas ut på svenskt och diarieförs. Efter att diarieföring skett kan Eposthandlingen i datorn gallras. 5(43)

6 Ekonomi Nämndens budgetförslag KF Inventarieförteckningar A4 häfte A4 pärm när huvud När Årsvis 4 år När Årsvis 4 år 6(43)

7 Interkommunal ersättning och samverkan. Förteckningar / register över elever som undervisats i kommunens skolor, men hör hemma i annan kommun. Betygskataloger ovanstående elever. Fakturor, ang. interkommunal ersättning. Handlingar ang. debitering och kontroll av interkommunal ersättning när huvud A4 pärm Papper När 5 år efter att eleven avslutat sin skolgång A4 pärm När Årsvis 5 år Bankgirocentralen Årsvis 10 år A4 pärm Papper När Årsvis 2 år Om ansvarsfrihet beviljats 7(43)

8 Statsbidrag. Statsbidragsansök ningar och rekvisitioner Underlag från rektorsområden och skolor för ansökan om statsbidrag. när huvud A4 pärm Papper När 10 år A4 pärm Papper När 2 år 8(43)

9 Studiestöd. Ansökningar och beslut om inackorderingsägg. A4 pärm Papper Tjänstemannens när huvud 4 år 9(43)

10 Skolskjutsar. när huvud Skolskjutsplaner & skolskjutsregler A4 pärm När Ingår i handlingar nämndens protokoll 4 år Avtal skolskjuts, Originalhandling (Kopia i akten). A4 pärm När Årsvis 10 år efter att avtalet upphört Inkomna uppgifter, A4 pärm Papper Tjänste Vid handlingar, mannens elevförteckningar, scheman mm. Skolskjutsregister. A4 pärm Papper Tjänste 3 år efter Uppgifter om mannens senaste entreprenörer, anteckning antal skolskjutselever per skjuts, färdtid mm Andra handlingar A4 pärm Papper Tjänste Vid rörande skolskjuts mannens verksamhet Handlingar om A4 pärm Papper Tjänste 2 år elevernas skolkort mannens (färdbevis). 10(43)

11 Premier och stipendier. Från och med 1996 skall dessa räkenskaper enligt stiftelselagen föras åtskilda från kommunens övriga räkenskaper. Urkunder och dylikt måste bevaras. när huvud Ansökningar A4 Papper När Kronologisk ordning 4 år Kallelser/föredragningslistor A4 Papper När Kronologisk ordning 4 år Protokoll A4 Sv När Paragrafnummerordning 4 år Bindes 11(43)

12 Personal Anställningsavtal A4 i fascikel När personalenheten Ansökningshandlingar Ansökningshandlingar, som inte avser viss ledigför klarad tjänst Ansökningshandlingar från anställd och från den som överklagat anställningsbeslut. när huvud Efter avslutad tjänst A4 i fascikel Papper När 2 år efter anställnings beslut vunnit laga kraft A4 Papper Omedelbar gallring A4 i fascikel Papper När Vid överklagan av anställningsbeslut skall den anställdes och den överklagandes ansökningshandlingar bevaras. Vid ering av diariet. I övrigt se dokumenthanteringsplan för personalenheten. 12(43)

13 Förskola & Pedagogisk omsorg Kvalitetsredovisning A4 pärm När Tillförs diariet på förvaltningen när huvud 4 år Förteckning över barn i respektive grupper etcetera Utredning ang. barn med särskilda behov Avtal med privata förskoleentreprenörer tex. föräldrakooperativ Kölistor samt statistik om köer, beläggning mm. Ansökning om alt. ändring av plats vid förskola eller inom skolbarnomsorg A4 pärm A4 pärm När Årsvis Efter genomgången förskola När Efter genomgången förskola A4 pärm När Årsvis 10 år efter att avtalet upphört Tjänsterum PC A4 pärm Papper Tjänstemannens När Barnomsorgsprogrammet Anm 1 Barnomsorgsprogrammet Ett år efter. (efter barnet är placerat, köplats uppsagd) Anm 1: Kölistor gallras när ny lista upprättas, Statistik om kö och beläggning sparas. 13(43)

14 Förskola & Pedagogisk omsorg Svar på placeringsmed delande Vistelsetidsavtal som är debiteringsunderlag (schema) Begäran om byte av omsorgsform eller institution Handlingar om nedsättning av förskoleavgift Barnomsorg i annan kommun Mottagande av barn från annan kommun A4 pärm Papper Tjänstemannens när huvud Vid (när barnet registrerats vid förskola motsv.) A4 pärm Papper När Barnomsorgsprogrammet Tre år efter A4 pärm Papper Tjänstemannens Barnomsorgsprogrammet Två år efter ny placering eller när placeringen upphört A4pärm Papper När Tre år efter inkomståret A4 pärm Papper När 4 år efter avslutad skolgång A4 pärm Papper När 4 år efter avslutad skolgång 14(43)

15 Förskola & Pedagogisk omsorg Uppgift om vårdnadshavares arbetsintyg när huvud A4 pärm Papper När Barnomsorgsprogrammet Vid Vårdnadsbidrag A4 pärm. Närvarorapporter för barnen i förskolan. Uppsägningar av förskole eller ped. verksamhet. Arkivskåp Årsvis enligt diarieplan Jämför med diarieförda handlingar. 4 år 6 år A4 pärm Papper När Ett år. A4 pärm Papper När Två år. Föräldraenkäter. A4 pärm Papper När Två år. Pedagogisk handlingsplan barnverksamhet Aktomslag Papper När 4 år Födda 5,15 & 25 bevaras Övriga gallras efter 2 år Personalscheman. Redovisar personaltäthet Scheman över barns planerade vistelse A4 pärm A4 pärm ADBformat Papper När Årsvis Vid Tjänstemannens 3 år 15(43)

16 Grundskolan undervisning. Protokoll Personalkonferenser Protokoll APT Protokoll/anteckningar Ämneskonferenser Protokoll /Anteckningar Arbetsenhetskonferens Protokoll & handlingar från Föräldraföreningens möten A4 pärm A4 pärm A4 pärm A4 pärm A4 pärm när huvud När Paragrafnummerordning 4 år När Paragrafnummerordning Originalhandling i förvaltningens när 4 år När Paragrafnummerordning 4 år När Paragrafnummerordning 4 år När Paragrafnummerordning 4 år Protokoll Elevråd A4 pärm När Paragrafnummerordning 4 år Språkval i åk 9 A4 pärm Papper När Språkval registreras i betygskatalogen Diagnostiska prov Analysscheman Gallras efter avslutad skolgång A4pärm Papper När 1 år efter skolslut 16(43)

17 Grundskolan undervisning. Egenproducerat läromedel Scheman / Elevscheman Intyg om anpassad studiegång Individuella utvecklings och studieplaner Konkretiserade betygskriterier / lokalt utarbetade Kvalitetsredovisning Nationella prov i svenska åk 9 när huvud 4 år Karting el dyl. Papper, ADB annat material När Arkiveras efter att läromedlet ersatts. A4pärm När 4 år A4pärm När Årsvis 4 år Anm 1 A4pärm ADB överförs När Klassvis, alfabetisk 4 år ordning Anm 2 A4pärm ADB A4 pärm A4 pärm När 4 år Anm: 3 Papper (Skolverkets material) När Paragrafnummerordning 4 år När Klassvis i alfabetisk ordning 4 år Amn 1: Utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg. Åtföljer slutbetyget. Anm 2: Planen aktuell under hela skoltiden. Kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. Anm 3: Finns för de årskurser som skall ha betyg på Grundskolan. 17(43)

18 Grundskolan undervisning. Nationella prov i svenska åk 5 (ämnesprov) Nationella prov i övriga ämnen åk 9, (ej svenska) Svar på standardprov och när huvud A4 pärm Papper När Klassvis 1 år efter inlämnad redovisning A4pärm Papper När Klassvis 5 år efter provfället A4 pärm Papper (Skolverkets material) När Klassvis i alfabetisk ordning 4 år nationella prov. Omdömen åk 9 A4pärm Papper När Gallras Vid inaktuellitet Anm 1 Prövningar A4pärm När Registreras i betygskatalogen Skriftliga prov elevers svar Papper ADB Papper ADB Elevformulär A4pärm Papper När Vid tidigast efter 4 år. Gallras Vid Amn 1: Omdömen görs då elev inte uppnått mål för åk 9. Överlämnas specialpedagog på gymnasieskola. 18(43)

19 Grundskolan undervisning. Klasslistor / elevförteckning PRAO Elevers placering Utlåtande ang. PRAO samt anteckningar Statsbidrag A4 pärm ansöknings handlingar Elevmatriklar A4 format Handlingsprogram IUP när huvud A4 pärm A4 pärm A4 pärm Papper När Året efter elever gått ut grundskolan A4 pärm Kursplaner A4 pärm Papper Tjänstemannens När Alfabetisk ordning 4 år När 4 år 5 år Anteckning skall finnas på elevkort När Paragrafnummerordning 4 år När Årsvis Året efter elever gått ut grundskolan När Årsvis Året efter elever gått ut grundskolan. Vid 19(43)

20 Grundskolan undervisning Elevmapp: EVK protokoll Redovisning av undervisningen Närvarolistor Röd mapp Alt. myndighetens blanketter När A4 pärm Papper Tjänstemannens ADB alt. A4 pärm ADB alt Papper Tjänstemannens Klassvis, Alfabetisk ordning när huvud Gallras vid läsårets slut av elevhälsoteamet Vid 3 år Underlag för kontroll. Statsbidrag Arbetsplaner A4pärm När 4 år Elevmapp: Åtgärdsprogram Aktomslag När Klassvis, personnummerordning 5 år efter avslutad skolgång. födda 5,15 och 25 bevaras, resten gallr.efter 5 års skolavg 20(43)

21 Grundskolan undervisning. Elevmapp: Övrigt Elevmapp Dokumentation om kränkande behandling/mobbning Ansökan om att få gå om årskurs Grön mapp När Klassvis, personnummerordning Aktomslag När alt skåp på rekorsexp. Klassvis, personnummerordning när 5 år efter avslutad skolgång. huvud Gallras vid läsårets slut av elevhälsoteamet Födda 5,15 och 25 bevaras, resten gallras 5 år efter avslutad skolgång A4 pärm Papper När Vid Senast när elev avlutat skolgång 21(43)

22 Grundskolan Invandrarundervisning. Elevmatriklar A4 format Handlingsprogram IUP Svar på standardprov och nationella prov. A4 pärm A4 pärm Kursplaner A4 pärm Papper Tjänstemannens Tjänstgöringsplaner Redovisning av undervisningen Närvarolistor A4 pärm Papper Tjänstemannens A4 pärm Papper Tjänstemannens ADB alt. A4 pärm ADB alt. Papper när huvud När Årsvis Året efter elever gått ut grundskolan När Årsvis Året efter elever gått ut grundskolan. När Paragrafnummerordning 4 år Tjänstemannens Vid Vid Vid Vid Underlag för kontroll. Statsbidrag Arbetsplaner A4pärm När 4 år 22(43)

23 Grundskolan Invandrarundervisning. Anteckningar om PRAO PRAO Elevers placering Utlåtande ang. PRAO samt anteckningar Ansökan om att få gå om årskurs Meddelande om anpassad studiegång A4 pärm Papper Tjänstemannens när huvud Vid Under förutsättning att PRAO finns på elevkort. A4 pärm När 4 år A4 pärm Papper När 5 år Anteckning skall finnas på elevkort A4 pärm Papper Tjänstemannens A4 pärm Papper Tjänstemannens Vid Vid Senast när elev avlutat skolgång Senast när elev avlutat skolgång 23(43)

24 Grundskolan Elevregistrering och betygsdokumentation. Skolan skall bevara information om sina elever. Förutom att dessa uppgifter behövs vid skolans utvärdering och planering kan det vara av vikt för eleven att uppgifter om skolgången bevaras, t. ex. då denne behöver en betygskopia eller ett intyg om fullgjord skolplikt. Elevkort A4 akter i fascikel. ADBformat. ADBformat överförs svenskt. När eller Arkivskåp när huvud Årsvis enligt diarieplan 4 år 6 år Elevkort, In & A4 papper Papper Tjänsterum Årsvis utflyttade elever Klasslistor, slutgiltigt exemplar med uppgifter om A4 akter i fascikel. ADBformat. ADBformat överförs svenskt. När eller Arkivskåp Årsvis enligt diarieplan 4 år 6 år Anm 1 in & utflyttning. Grupplistor A4 ADB Tjänsterum Gallras läsårsvis Skolkataloger, fotokataloger. Häften A4 Papper När eller skåp Årsvis. 4 år 6 år Anm 2 Lokalt utarbetade betygskriterier. A4 akter i fascikel. ADBformat överförs När eller Arkivskåp Årsvis 4 år 6 år Intyg om anpassad studiegång. ADBformat. A4 akter i fascikel.. svenskt.. När eller Arkivskåp Årsvis 4 år 6 år Anm 3 Anm 1: I och med att betyg ges endast i vissa årskurser har klasslistan/gruppförteckningen betydelse för information om fullgjord skolplikt och klassammansättning. Anm 2: Ersätter inte klasslistor. Anm 3: Intyget skall utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och skall åtfölja slutbetyget. 24(43)

25 Grundskolan Elevregistrering och betygsdokumentation. Kopior av utfärdade slutbetyg & avgångsbetyg, Betygskataloger Rekvisitioner av elevhandlingar när huvud A4 pärm Papper När 10 år A4 akter i fascikel. ADBformat. ADBformat överförs. När Årsvis i systematisk ordning 4 år A4 pärm Papper När Vid inaktualite t Föräldraenkäter A4 pärm Papper När Efter bearbetning/ sammanställning Omdömen A4 Sv Arkiv När Årsvis i systematisk ordning Årsvis Gallras 10 år efter avslutad skolgång 1 Födda 5,15 och 25 bevaras Anm 1: Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras. 25(43)

26 Grundskolan Elevregistrering och betygsdokumentation. Handlingar som tjänat som underlag för elevregister. Ledighetsansökningar för elever från förälder. Frånvaroregister och handlingar som tjänar som underlag registret Närvarorapporter för elever, specialundervisning A4 pärm Papper Tjänstemannens A4 pärm Papper Tjänstemannens A4 pärm Papper Tjänstemannens A4 pärm Papper Tjänstemannens när huvud När handlingen inte längre behövs i förvaltningen Årsvis 10 år Årsvis 10 år Årsvis 10 år 26(43)

27 Grundsärskolan. Här tas huvudsakligen upp handlingar som är speciella för särskolan. Handlingar som inte återfinns nedan kan sökas i avsnitten Barn och utbildningsnämnd, grundskola, och kommunala vuxenutbildning (Komvux). Beslut om rätt inskrivning Protokoll från beslutskonferenser. Protokoll från elevvårdskonferenser.. Protokoll från arbetsenhetskonferenser. Protokoll från klasskonferenser.. Protokoll från klassråd.. Protokoll & handlingar från Föräldraföreningens möten Ansökan & beslut om inskrivning och utskrivning. Handlingar i överklagandeärenden. när huvud Vid avslutad skolgång Elevmapp Kopia i när Årsvis, alfabetisk ordning A4 pärm När. Paragrafnummerordning 4 år A4 pärm När. Paragrafnummerordning A4 pärm När. Paragrafnummerordning A4 pärm När. Paragrafnummerordning A4 pärm När. Paragrafnummerordning A4 pärm Elevmapp Elevmapp Kopia i när Kopia i när När Paragrafnummerordning Tillförs i elevakten Vid avslutad skolgång. Vid avslutad skolgång., Original förvaltn 27(43)

28 Grundsärskolan.. när huvud Psykologiska utredningar Elevmapp När Tillförs i elevakten Vid avslutad skolgång. Pedagogiska ut Elevmapp När. Tillförs i elevakten Vid avslutad redningar skolgång. Sociala ut Elevmapp När. Tillförs i elevakten Vid avslutad redningar skolgång. Medicinska ut Elevmapp När. Tillförs i elevakten Vid avslutad redningar skolgång. Övriga Elevmapp När. Tillförs i elevakten Vid avslutad utredningar. skolgång. Journaler med A4 pärm När. Tillförs i elevakten Vid avslutad sammanfattande skolgång. anteckningar Pedagogiska A4 pärm När. Tidsordnade Vid avslutad journaler med skolgång. bilagor Intyg om A4 pärm När. Tillförs i elevakten Vid avslutad genomgången skolgång. utbildning Studieomdömen A4 pärm När. Tillförs i elevakten Vid avslutad skolgång. Elevhälsovårdsjournaler A4 pärm När. Tillförs i elevakten Vid avslutad / skolgång. Hälsokort 28(43)

29 Grundsärskolan. när huvud Korrespondens A4 pärm När. Tidsordnade Vid avslutad skolgång. Personbevis Pärm Papper Tjänstemannens Individuella undervisningsplaner Yrkesvalshandlingar Kopior av handlingar. Pärm Papper Tjänstemannens Pärm Papper Tjänstemannens Pärm Papper Tjänstemannens Vid Vid Vid Vid Anm 1 Anm 1 Anm 1 Under förutsättning att sammanfattning gjorts i pedagogisk journal (motsvarande) som bevaras. 29(43)

30 Individuella programmet, det kommunala uppföljningsansvaret. när huvud Elevregister. A4 pärm När Alfabetisk ordning, årsvis 4 år NM 1 Intyg/ Betyg A4 pärm När Alfabetisk ordning, årsvis 4 år Individuella elevplaner A4 pärm När Alfabetisk ordning, årsvis 4 år Förteckning över Pärm Papper Tjänste Vid Anm 2 verksamhetens ungdomar mannens Personakter över Pärm Papper När 5 år efter Anm 2 verksamhetens ungdomar upphörd placering Handlingar ang. Pärm Papper Tjänste Efter Anm 3 anvisning & antagande av ungdomsplats mannens upphörd placering Register över ungdomar under A4 akter i fascikel. ADBformat överförs När eller Arkivskåp Årsvis 4 år 6 år 18 år som deltagit i ADBformat. kommunens uppföljnigsprogram svenskt. Anm 4 Anm 1: Elevregister över samtliga elever som omfattas av uppföljningsansvaret, med persondata och uppgifter om arbetsplats eller annan sysselsättning. Anm 2: Gallras under förutsättning att elevregister bevaras. Anm 3: Gallras under förutsättning att en förteckning över aktuella elever och arbetsplatser bevaras. Anm 4: Ett fullständigt exemplar per termin bevaras. 30(43)

31 Individuella programmet, det kommunala uppföljningsansvaret. Rapporter och redovisningar från arbetsgivare Andra handlingar so tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten när huvud A4 pärm Papper När Vid A4 pärm Papper När 2 år Anm 1 Anm 1: Gallras under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll och att handlingarna inte längre behövs för förvaltningen. T.ex. handlingar som rör personalredogörarskap för ungdomsplatser. 31(43)

32 Kulturskolan Styrelse för musikskolan är Barn och utbildningsnämnden. Protokoll personalkonferenser Protokoll APT Protokoll ämneskonferens Protokoll från sammankomster om pedagogiska frågor Protokoll Arbetsenhetskonferens Protokoll och handlingar från Föräldraförening Verksamhetsplaner Verksamhetsberättelser Organisationsplaner när huvud A4pärm När Paragrafnummerordning 4 år A4 pärm När Årsvis/Paragrafnummerordning 4 år A4pärm När Paragrafnummerordning 4 år A4pärm När Paragrafnummerordning 4 år A4pärm När Paragrafnummerordning 4 år A4pärm När Paragrafnummerordning 4 år A4 pärm När Årsvis 4 år A4pärm När Årsvis 4 år A4pärm När Årsvis 4 år 32(43)

33 Kulturskolan Scheman Anm 1 Inventarieförteckningar Anm 2 Program etcetera som visar egna konserter eller andra aktiviteter. Korrespondens Anm 3 när huvud A4 pärm När Årsvis 1 år Vid A4 pärm När Årsvis 4 år Papper När Årsvis 4 år A4 pärm Papper När Årsvis 4 år Anm 1: Ett exemplar av respektive upprättat schemat med uppgifter om lärare, tider, instrument etcetera bevaras. Anm 2: Uppgifter om instrument, noter, böcker, AVutrustning, anskaffningsår etcetera. Anm 3: Korrespondens, som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt på barn och utbildningsförvaltningen bevaras. 33(43)

34 Kulturskolan Elevkort/ Elevmatrikel. Anm 1 Register över musikgrupper, orkestrar etcetera Anmälningar musikskolan. Intyg, kopia av utfärdat intyg, om deltagande i utbildningen. Underlag för debitering av avgifter, löneutbetalningar eller kontroll av verksamheten. när huvud A4 pärm Papper När Årsvis, bokstavsordning 4 år A4 pärm Papper När Årsvis, bokstavsordning 4 år A4 pärm Papper När 2 år, bokstavsordning Vid A4 pärm Papper När Årsvis Vid A4 pärm Papper När Årsvis När kontroll, redovisning eller revision har skett Anm 2 Anm 1: Uppgifter om inskrivningstermin, instrument, skola etcetera. Anm 2: Dag, vecko eller terminsrapporter över lektionstid och närvaro för eleverna lämnade av lärarna. 34(43)

35 Kulturskolan Rapporter, listor mm som utgör underlag för debitering av avgifter Register över uthyrda instrument när huvud A4 pärm Papper När Årsvis 2 år Anm 1 A4 pärm Papper När Årsvis 2 år Anm 2 Anm 1: Gallras under förutsättning att bearbetning, kontroll, revision är slutförd. Anm 2: Har betydelse för den interna kontrollen av musikskolans gångar och bör finnas kvar s vederbörlig kontroll och eventuellt krav verkställts. 35(43)

36 Kommunal vuxenutbildning KOMVUX. Styrelse för KOMVUX är Barn och utbildningsnämnden. när huvud Protokoll A4 pärm När Årsvis/Paragrafnummerordning 4 år APT Korrespondens A4 pärm Papper När Årsvis 4 år Anm 1 Kvalitetsredovisning A4 pärm Papper När Årsvis 4 år Anm 2 Elevregister A4 pärm Papper När Årsvis, ämnesvis. Anmärkning: # 1 Korrespondens, som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt på barn och utbildningsförvaltningen bevaras. # 2 Innehåller bedömningar av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. 36(43)

37 Kommunal vuxenutbildning KOMVUX. Betygskataloger / original t. o. m VT 1996 Anm 1 Betygskataloger / original fr. o. m Anm 2 Intyg / kopior som erhållits i stället för betyg. Anm 3 Ansökningshandlingar Ändring av studieplan A4 pärm alt bunden bok A4 pärm alt bunden bok när huvud När Årsvis När Årsvis A4 pärm Papper När Årsvis A4 pärm Papper När Gallras efter avslutad utbildning A4 pärm Papper När Gallras efter avslutad kurs. Anm 1: Betygskatalogerna innehåller uppgifter om studieväg, årskurs, vid slutförd studiekurs avgångsbetyg och eventuellt tidigare avslutade kurser samt om betyg inte givits i ämnen, skälen detta. Om betygskatalog för avgångsklass innehåller endast sista årskursens kurser och ämnen, utan anteckning om tidigare avslutade kurser, måste terminsbetyg bevaras i elevakten. Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras. Anm 2: Betygskatalog samt en sammanställning av de betyg som erhållits vid skolan för varje elev bevaras. Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras. Anm 3: Har samma betydelse som en betygskatalog 37(43)

38 Kommunal vuxenutbildning KOMVUX. Anmälan prövning Resultat av prövningar med anteckning av betyg. Anm 1 Meddelande från lärare skolans exp, om genomförd prövning Anm 2 Språktester i svenska för invandrare (sfi). när huvud A4 pärm Papper När Gallras när prövningen är slutförd A4 akter i fascikel. ADBformat. ADBformat överförs svenskt. När eller Arkivskåp A4 pärm Papper Tjänstemann ens rum. A4 pärm Papper Tjänstemann ens rum. Närvarolistor A4 pärm Papper Tjänstemann ens rum. Årsvis 4 år 6 år När uppgift förts in i prövningsliggare, som bevaras. När eleven avslutat sin utbildning. När eleven avslutat sin utbildning Anm 1: Har samma betydelse som en betygskatalog. Anm 2: Uppgift om elev, kurs, nivå, lärare, betyg och skola eller, i förekommande fall, privatist. 38(43)

39 Elevhälsan Elevhälsojournaler Anm 1 Barnhälsojournaler Anm 2 Psykologiska undersökningar/ skolpsykologjournal Arkivskåp Arkivskåp Papper/ specialblankett Papper/ special När/ skåp Skolsköt.mott När/ skåp blankett Arkivskåp Papper När/ skåp Psykolog Skolsköt.mott Klassvis i bokstavsordning Klassvis i bokstavsordning när huvud 5år 5år Personnummerordning 5 år Födda 5, 15 och 25 bevaras Anm 1: Höstterminen 2007 infördes datajournaler Anm 2: Dessa har upprättas av Regionen (Landstinget) och kan ha överförts skolhälsovården i original eller i kopia. Skall bevaras hos VGregionen. 39(43)

40 Elevhälsan Register över journaler som överlämnats annan huvudman. Handlingar som rör skolkurators verksamhet Anmälan socialnämnd, SOL kap 14, 1 Pedagogiska utredningar ITPAtest: a) Sammanfattning av resultat A4 pärm Papper När/ skåp Elevmapp Papper När/ skåp Rektorsexp Elevmapp Papper När/ skåp, Rektorsexp Elev mapp Papper När/ skåp, Rektorsexp Elevmapp Sv Arkiv När/ skåp Rektorsexp när huvud Personnummerordning 5 år Klassvis i bokstavsordning Klassvis 5 år Födda 5, 15 och 25 bevaras 5 år Födda 5, 15 och 25 bevaras 5 år Födda 5, 15 och 25 bevaras 5 år Födda 5, 15 och 25 bevaras b) Protokolldelen Sociala utredningar Arkivskåp Papper/ särskilt formulär När/ skåp Psykolog Elevmapp Sv Arkiv När/ Arkivskåp Rektorsexp. Personnummerordning 5 år Födda 5, 15 och 25 bevaras Klassvis 5 år Födda 5, 15 och 25 bevaras 40(43)

41 BILAGA Kommunstyrelsen av handlingar av fällig eller ringa betydelse. Diarienummer: Sammanfattning Hos kommunstyrelsens och nämndernas förvaltningar förekommer en rad handlingar, som utan olägenhet bör kunna gallras (förstöras) vid. För att gallringen skall kunna ske, måste det finnas ett gallringsbeslut. Kommunstyrelsen är myndighet för kommunens samtliga myndigheter och nämnder och fattar enligt Svenljunga kommuns reglemente beslut i frågor, inklusive gallringsfrågor, för dessa myndigheter och nämnder. Enligt Svenljunga kommuns reglemente får utgallring av handlingar endast ske enligt detta regelverk, som är fastställt av kommunfullmäktige. Beredning Rikset har utfärdat allmänna regler för gallring inom statliga myndigheter av handlingar som är av fällig eller ringa betydelse. Enligt dessa regler får sådana handlingar som upptagits i den bifogade förteckningen (bilaga 1A och 1B) gallras vid. På grund av den stora mängd handlingar som numera upprättas, ofta följd av den tekniska utveckling som skett de senare åren, blir dessa svåröverskådliga. Riksets allmänna gallringsregler har därför kommit att viss del redan ämpas vid kommunens olika förvaltningar. Då det inte finns antagna gallringsbestämmelser och för att formalisera en viss del nödvändig praxis och för att bringa kommunens rutiner i överenstämmelse med andra myndigheter föreslås kommunstyrelsen besluta att handlingar av fällig eller ringa betydelse som upptas i bifogade förteckningar (bilaga 1A och 1B) får gallras av kommunens förvaltningar vid. Förslag beslut Kommunstyrelsen beslutar handlingar av fällig eller ringa betydelse som upptas i bifogade förteckningar (bilaga 1A och 1B) får gallras av kommunens förvaltningar vid. Sture Sandqvist Kommunarie 41(43)

42 Bilaga 1A Förteckning över handlingar av fällig eller ringa betydelse som kan gallras vid. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av fällig eller ringa betydelse. 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns exemplar med samma innehåll hos myndigheten. 2. Inkomna och expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av fällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra fälliga förteckningar som har kommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom et. 6. Mottagnings och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som för ärendet sakuppgifter. 7. Handlingar som endast kommit för kontroll av postbefordran under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten. Här avses t ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för Epost och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning gjorts, under förutsättning att handlingarna inte i övrigt heller har någon funktion. 42(43)

43 Bilaga 1B Förteckning över handlingar av fällig eller ringa betydelse som kan gallras vid Handlingar som är av fällig betydelse genom att innehållet har överförts nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar. 1. Handlingar som har inkommit myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, så som Epost, om handlingarna har överförts annat format eller databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust av innehållet. För att förlusten skall anses ringa, krävs att handlingarna är autenticerade (äkthetsgaranterade) genom elektronisk signatur eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, t ex webbsidor, under förutsättning att handlingarna har överförts annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten t ex genom elektronisks länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning at de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av fälligt intresse(t ex adress, telefonnummer, öppettider). 3. Handlingar som inkommit myndigheten i icke autenticerad form, t ex fax eller Epost, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t ex i diarium eller lätt gänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras dess överklagandetiden löpt ut. 4. Handling som inkommit myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som fört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som förts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADBupptagningar av registerkaraktär, vilka kommit genom skrrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handling som har överförts annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t ex exemplar av ADBupptagning och mikrofilm (säkerhets, mellan och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADBupptagning som endast framställts för överföring, utlån eller spridning av handlingar. 43(43)