Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Myndighet: KOMMUNSTYRELSEN Förvaltning: Verksamhet: Första giltighetsdatum: Fastställelse: Kommunstyrelsen Administration Protokoll A4 - pärm Svenskt Protokoll - Bilagor A4 - pärm Svenskt Protokoll Arbets- A4 - pärm Svenskt utskott Protokoll Arbets- A4 - pärm Svenskt utskott - Bilagor Delegationsbeslut. A4-pärm Svenskt Protokoll Lokal A4 - pärm Svenskt Samverkansgrupp Protokoll A4 pärm Svenskt Arbetsplatsträff Diarium ADB-format ADB- format överförs svenskt. huvud När Paragrafnummerordning - 4 år Bevaras Bindes När Paragrafnummerordning - 4 år Bevaras Bindes När Paragrafnummerordning - 4 år Bevaras Bindes När Paragrafnummerordning - 4 år Bevaras Bindes När Paragrafnummerordning - 4 år Bevaras Kartong När Paragrafnummerordning - 4 år Bevaras Kartong När Paragrafnummerordning 4 år Bevaras Kartong Registrators Diariet överförs pappers- format (svenskt ). 1 år 4 år Bevaras Kartong 1(19)

2 Administration Register diarier A4 - pärm / ADB - format Diarieförda (inklusive diarie- & dossierplaner) Kallelser sammanträden A4 akter i fascikel. ADB-format. A4 - pärm ADB- format överförs svenskt. ADB-format överförs svenskt. Svenskt Registrators huvud - 1 år 4 år Bevaras Kartong Arkivskåp Årsvis enligt diarieplan 4 år 6 år Bevaras Kartong När Kronologisk ordning år - Föredragningslistor A4 - pärm Papper När Kronologisk ordning år - Förteckning över förtroendemän Ämnesordnade Utgående (kopia) Inkomna (kopia) Avtal, kontrakt, servitut Originalhandling (Kopia i akten). A4 - pärm Papper/ ADB-format Registrators Årsvis 4 år Bevaras Kartong A4 - akter Papper Handläggares Årsvis år - fascikel A4 - pärm Papper Handläggares Årsvis år - A4 - pärm Papper Handläggares Årsvis år - A4 - pärm Svenskt När Årsvis år efter - att avtalet upphört 2(19)

3 Administration Sveriges Rikes lag ADB ADB Kommunjuristens Svensk Författningssamling. Diverse författningssamlingar Riksets författningssamling Broschyrer, tidning, infomaterial egenproducerat. Statistik från SCB & bearbetning Statistik egenproducerat. ADB ADB Kommunjuristens ADB & Pärm ADB & Pärm Tidningssamlare A4 pärm ADB A4 - pärm, tryckt sammanställning ADB och papper ADB & Papper Papper & ADB format. Papper & ADB format Papper & ADB format. Kommunjuristens Arkivariens Informationsansvarigs Utredningssekreterares Utredningssekreterares. Årsvis Ett exemplar av vardera skall bevaras. huvud - Årsvis r 4 år Kansliets förråd Årsvis 4 år Bevaras Kartong 4 år Kansliets förråd Bevaras Bevaras A4 -pärm Kartong eller A4 - pärm 3(19)

4 Administration huvud Minnesanteckningar av fällig karaktär. Pärm Papper Tjänsterum. Meddelanden av fällig karaktär. Pärm Papper Tjänsterum Upplysningar av fällig karaktär. Pärm Papper Tjänsterum Förfrågningar av fällig karaktär. Pärm Papper Tjänsterum Redogörelser, uppgifter kopia av. Pärm Papper Tjänsterum Register, liggare, listor internt arbete, Pärm Papper Tjänsterum utan egenvärde Intern information utan egenvärde Pärm Papper Tjänsterum Intern korrespondens utan Pärm Papper Tjänsterum egenvärde Avskrifter, kopior Tjänsterum Utdrag, dupletter Pärm Papper Tjänsterum 4(19)

5 Administration huvud Överexemplar Pärm Papper Tjänsterum Personuppgifter - A4 pärm & ADB Registrators Mandatperiodvis 4 år Bevaras Kartong Förtroendevalda ADB - format Personuppgifter - Enkäter A4 pärm & ADB - format ADB Ansvarig handläggares Personuppgifter - Studeranderabatt för kollektivresor Personuppgifter Besöksliggare. Personuppgifter Företagsregister Personuppgifter Byalag Personuppgifter övriga A4 pärm Papper Adm. Ass. - 1 år - Gallras när den som sökt fyllt 50 år. A4 pärm Papper Receptionen Gallras vid dagens slut. A4 pärm & ADB - format ADB Handläggares A4 pärm & ADB Handläggares ADB - format ADB format ADB Handläggares Se CSNFS 2001: (19)

6 Administration Dokumenthanteringsplaner Dokumentation över firandet av Sveriges nationaldag för nya svenska medborgare E-post, allmän handling av vikt E-post, allmän handling av mindre vikt E-post inte allmän handling Cockies - cockiesfiler Pärm och ADB-format A4 - pärm Papper & ADB - format Svenskt huvud När Årsvis - 4 år Bevaras Kartong Bevaras Anm 1 Omedelbar Se bilaga 1 av av fällig eller ringa betydelse Anm 1: Observera att E-postbrev har samma dignitet som ett inkommit pappersbrev. Tas ut på svenskt och diarieförs. Efter att diarieföring skett kan E-posthandlingen i datorn gallras. 6(19)

7 Administration SPAM (Self Promotional Advertising Message) Sociala medier: så som Facebook, Twitter, YouTube, MySpace, Bloggar, Flicker. Bevaras som en ögonblicksbild genom att man bevarar delar av det sociala mediet var sjätte månad. huvud Omedelbar 4 år 6 år Ögonblicksbilderna bevaras ADBformat 7(19)

8 Konsumentvägledning, Budgetrådgivning & Skuldsanering. Marknadsundersökningar ADB - format ADB Konsumentvägledares Årsstatistik ADB - format ADB Konsumentvägledares Utställningsdokumentation. Egenproducerade trycksaker Egenproducerade video- & ljudband eller DVD Reklamationsärenden, enskilda konsumenter A4 pärm & ADB - format A4 pärm & ADB - format A4 pärm & ADB - format ADB ADB ADB Konsumentvägledares Konsumentvägledares Konsumentvägledares A4 pärm Papper Konsumentvägledares huvud uttag gallras efter 1 år uttag gallras efter 1 år år - Erhålles från Konsumentverkets hemsida Se ovan Årsvis Ett exemplar av vardera skall bevaras. 1 år 4 år Bevaras Kartong Årsvis 1år 4 år Bevaras Kartong Ett exemplar av vardera skall bevaras År - 8(19)

9 Konsumentvägledning, Budgetrådgivning & Skuldsanering. Statistikunderlag alt statistik som sammanställts årsstatistik eller redovisas på annat sätt. Ärenden som rör budgetrådgivning Ärenden som rör skuldrådgivning ej prövade enligt skuldsaneringslagen Ärenden som rör skuldrådgivning prövade enligt skuldsaneringslagen A4 pärm Papper Konsumentvägledares A4 pärm eller fascikel A4 pärm eller fascikel A4 pärm eller fascikel Papper Papper Papper Konsumentvägledares Konsumentvägledares Konsumentvägledares huvud Sedan sammanställning / redovisning skett år Anm år efter det att betalningsti den löpt ut år efter det att betalningsti den löpt ut. Anm 2 Anm 3 Anm 1: Exempelvis ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikt och kalkyler, förslag hushållsbudget. Anm 2: Exempelvis ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikt, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare. Anm 3: Lika med anm 2 samt kopior av ansökan och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut. 9(19)

10 Konsumentvägledning, Budgetrådgivning & Skuldsanering. Bokningslistor A4 pärm Papper Konsumentvägledares E-post, allmän handling av vikt E-post, allmän handling av mindre vikt E-post inte allmän handling Cockies - cockiesfiler SPAM (Self Promotional Advertising Message) huvud år Bevaras Anm 1 Omedelbar Omedelbar Se bilaga 1 av av fällig eller ringa betydelse Anm 1: Observera att E-postbrev har samma dignitet som ett inkommit pappersbrev. Tas ut på svenskt och diarieförs. Efter att diarieföring skett kan E- posthandlingen i datorn gallras. 10(19)

11 Konsumentvägledning, Budgetrådgivning & Skuldsanering. Sociala medier: så som Facebook, Twitter, YouTube, MySpace, Bloggar, Flicker. Bevaras som en ögonblicksbild genom att man bevarar delar av det sociala mediet var sjätte månad. huvud 4 år 6 år Ögonblicksbilderna bevaras ADBformat 11(19)

12 Civil beredskapsplanering / Säkerhetsadministration Lednings- och informationsplan Beredskapsplan för Samh. bygg. förv. Beredskapsplan för Miljö / byggmyndigh Beredskapsplan för Socialförv. Beredskapsplan för Barn & utbildn förv. Beredskapsplan - annan Lagar som berör civil beredskap Författningar som berör civil beredskap Lagar som berör säkerhet Författningar som berör säkerhet Ämnesordnade A4-pärmar Papper Ledningsrum, A4-pärmar Papper Ledningsrum, A4-pärmar Papper Ledningsrum, A4-pärmar Papper Ledningsrum, A4-pärmar Papper Ledningsrum, A4-pärmar Papper Ledningsrum, Pärm Papper Säkerhetschef Pärm Papper Säkerhetschef Pärm Papper Säkerhetschef Pärm Papper Säkerhetschef A4 Pärm / Papper Säkerhetschef fascikel En gång per mandatperiod ett exemplar En gång per mandatperiod ett exemplar En gång per mandatperiod ett exemplar En gång per mandatperiod ett exemplar En gång per mandatperiod ett exemplar En gång per mandatperiod ett exemplar huvud - 4 år Bevaras Kartong - 4 år Bevaras Kartong - 4 år Bevaras Kartong - 4 år Bevaras Kartong - 4 år Bevaras Kartong - 4 år Bevaras Kartong Årsvis år - 12(19)

13 Civil beredskapsplanering / Säkerhetsadministration huvud Utgående A4 - pärm Papper Säkerhetschef Årsvis år - (kopia) Inkomna A4 - pärm Papper Säkerhetschef Årsvis år - (kopia) Ämnesordnade A4 - pärm Papper Säkerhetschef Årsvis år - Inkomna A4 - pärm Papper Handläggares Årsvis från myndigheter Minnesanteckningar A4 - pärm Papper Säkerhetschef Årsvis 4 år Bevaras Kartong från Säkerhetsgruppen Årsredovisning A4 akt i Svenskt kommunstyrelsen av fascikel. Säkerhetsgruppens verksamhet.. E-post, allmän Bevaras Anm 1 handling av vikt Ingår i diarieförda Anm 1: Observera att E-postbrev har samma dignitet som ett inkommit pappersbrev. Tas ut på svenskt och diarieförs. Efter att diarieföring skett kan E- posthandlingen i datorn gallras. 13(19)

14 Civil beredskapsplanering / Säkerhetsadministration E-post, allmän handling av mindre vikt E-post inte allmän handling Cockies - cockiesfiler SPAM (Self Promotional Advertising Message) Sociala medier: så som Facebook, Twitter, YouTube, MySpace, Bloggar, Flicker. huvud Omedelbar Omedelbar Bevaras som en ögonblicksbild genom att man bevarar delar av det sociala mediet var sjätte månad. 4 år 6 år Ögonblicksbilderna bevaras Se bilaga 1 av av fällig eller ringa betydelse ADBformat 14(19)

15 Trafikplanering Ämnesordnade Utgående (kopia) Inkomna (kopia) Minnesanteckningar av fällig karaktär. Meddelanden av fällig karaktär. Upplysningar av fällig karaktär. Förfrågningar av fällig karaktär. Lagar som berör trafikplanering Författningar som berör trafikplanering E-post, allmän handling av vikt A4 - akter fascikel Papper Handläggares A4 - pärm Papper Handläggares A4 - pärm Papper Handläggares Pärm Papper Handläggares Pärm Papper Handläggares Pärm Papper Handläggares Pärm Papper Handläggares Pärm Papper Handläggares Pärm Papper Handläggares huvud Årsvis år - Årsvis år - Årsvis år -. Bevaras Anm 1 Anm 1: Observera att E-postbrev har samma dignitet som ett inkommit pappersbrev. Tas ut på svenskt och diarieförs. Efter att diarieföring skett kan E- posthandlingen i datorn gallras. 15(19)

16 Trafikplanering E-post, allmän handling av mindre vikt E-post inte allmän handling Cockies - cockiesfiler SPAM (Self Promotional Advertising Message) Sociala medier: så som Facebook, Twitter, YouTube, MySpace, Bloggar, Flicker. Bevaras som en ögonblicksbild genom att man bevarar delar av det sociala mediet var sjätte månad. huvud Omedelbar Omedelbar 4 år 6 år Ögonblicksbilderna bevaras Se bilaga 1 av av fällig eller ringa betydelse ADBformat 16(19)

17 BILAGA Kommunstyrelsen av av fällig eller ringa betydelse. Diarienummer: Sammanfattning Hos kommunstyrelsens och nämndernas förvaltningar förekommer en rad, som utan olägenhet bör kunna gallras (förstöras) vid. För att gallringen skall kunna ske, måste det finnas ett gallringsbeslut. Kommunstyrelsen är myndighet för kommunens samtliga myndigheter och nämnder och fattar enligt Svenljunga kommuns reglemente beslut i frågor, inklusive gallringsfrågor, för dessa myndigheter och nämnder. Enligt Svenljunga kommuns reglemente får utgallring av endast ske enligt detta regelverk, som är fastställt av kommunfullmäktige. Beredning Rikset har utfärdat allmänna regler för gallring inom statliga myndigheter av som är av fällig eller ringa betydelse. Enligt dessa regler får sådana som upptagits i den bifogade förteckningen (bilaga 1A och 1B) gallras vid. På grund av den stora mängd som numera upprättas, ofta följd av den tekniska utveckling som skett de senare åren, blir dessa svåröverskådliga. Riksets allmänna gallringsregler har därför kommit att viss del redan ämpas vid kommunens olika förvaltningar. Då det inte finns antagna gallringsbestämmelser och för att formalisera en viss del nödvändig praxis och för att bringa kommunens rutiner i överenstämmelse med andra myndigheter föreslås kommunstyrelsen besluta att av fällig eller ringa betydelse som upptas i bifogade förteckningar (bilaga 1A och 1B) får gallras av kommunens förvaltningar vid. Förslag beslut Kommunstyrelsen beslutar av fällig eller ringa betydelse som upptas i bifogade förteckningar (bilaga 1A och 1B) får gallras av kommunens förvaltningar vid. Sture Sandqvist Kommunarie 17(19)

18 Bilaga 1A Förteckning över av fällig eller ringa betydelse som kan gallras vid. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av fällig eller ringa betydelse. 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns exemplar med samma innehåll hos myndigheten. 2. Inkomna och expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av fällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om na inte kräver vidarebefordran annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra fälliga förteckningar som har kommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka eller att upprätthålla samband inom et. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som för ärendet sakuppgifter. 7. Handlingar som endast kommit för kontroll av postbefordran under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten. Här avses t ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för E-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning gjorts, under förutsättning att na inte i övrigt heller har någon funktion. 18(19)

19 Bilaga 1B Förteckning över av fällig eller ringa betydelse som kan gallras vid Handlingar som är av fällig betydelse genom att innehållet har överförts nya databärare eller genom att na på annat sätt har ersatts av nya. 1. Handlingar som har inkommit myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, så som E-post, om na har överförts annat format eller databärare, t ex genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust av innehållet. För att förlusten skall anses ringa, krävs att na är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektronisk signatur eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, t ex webbsidor, under förutsättning att na har överförts annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra inom eller utom myndigheten t ex genom elektronisks länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning at de ersätts av rättade/uppdaterade. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av fälligt intresse(t ex adress, telefonnummer, öppettider). 3. Handlingar som inkommit myndigheten i icke autentiserad form, t ex fax eller E-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t ex i diarium eller lätt gänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras dess överklagandetiden löpt ut. 4. Handling som inkommit myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som fört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som förts övriga i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka kommit genom skrrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handling som har överförts annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t ex exemplar av ADBupptagning och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagning som endast framställts för överföring, utlån eller spridning av. 19(19)