ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLANER FÖR MILJÖ- OCH HÄLSKOSKYDDS- NÄMNDEN

Transkript

1 ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLANER FÖR MILJÖ- OCH HÄLSKOSKYDDS- NÄMNDEN Antagna av Miljö- och hälsoskyddsnämnden

2 Miljö- och hälsoskyddsnämnden Innehållsförteckning: Arkivbeskrivning 1 Dokumenthantingsplaner för: Gemensam alla avdelningar/enheter Administration Miljö- och Hälsoskyddsverksamhet Förklaring till förkortningar A 1 A 2A A 3 A 4 C 1 F 2 Protokoll med handlingar Fastighetsakter m.m. Ej objektsbundna handlingar Protokoll; Arbetsmiljö, samverkan, MBL med handlingar Diarier Projekt m.m. OSL LIP KLIMP KS Offentlighets- och sekretesslag Lokala Investerings Projekt KLIMatinvesteringsProgram3 Kommunstyrelsen Klassificering av handlingar till e-arkivförteckningsystemet (Verksam 1.0) kommer kompletteras senare.

3 1 Arkivbeskrivning för Miljö- och hälsoskyddsnämnden Besöksadress: Hamngatan 3 Telefon Organisation och arbetsuppgifter Nämnden ska, inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också bereda och yttra sig i ärenden som berör dess verksamhet. Nämnden består av sju ordinarie ledamöter och sju ersättare. Till sin hjälp har nämnden Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen. Arkivorganisation Miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljö- och hälsoskyddschef Administration Livsmedel Naturvård Miljöskydd Hälsoskydd Tobak och receptfria läkemedel Stategiskt miljöarbete (Djurskyddsverksamheten överfördes den 1 januari 2009 till Länsstyrelsen i Västra Götalands län). I kontorets arbetsuppgifter ingår även information till allmänheten, granskning av planer rörande fysisk planering, bygglovsärenden, remissbehandling av ärenden rörande miljöbalken och övriga remisser i frågor, som rör nämndens verksamhetsområden. Arkivansvarig: Arkivredogörare: Miljö- och hälsoskyddschef Administratör Förvaltningssekreterare Sökgångar och register Nämndens fattade beslut, diarium och arkivförteckning finns på förvaltningen och i. Utlämnande av handlingar ska ske enligt Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och Sekretesslagens bestämmelser. Dokumentation Se dokumenthanteringsplan. Antagen av Miljö och hälsoskyddsnämnden

4 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden PERSONALHANDLINGAR Ansökningar via webb-baserat rekryteringssystem (från och med 2014) Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst IT O/K IT-system Dnr Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens löneavdelning 10 Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten O/K IT-system Dnr 3 år Begärd handling återsänds Ansökningar (tidigare hantering till och med 2014) Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt handlingar i samband med överklagande. Sammanställning/register över alla sökande, intervjuade och erhållande av tjänst. O/K Dnr Bevaras 4 år Vissa handlingar till kommunstyrelsens personalkontor/ löneavdelning

5 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden Ansökningshandlingar till utlysta befattningar/tjänster där vederbörande ej fått tjänsten 3 år Begärd handling återsänds Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst Vid Begärd handling återsänds Personalhandlingar pärm, IT Pers.akt. Nyanmälan med ny lön Papper O Personakt Lönekontoret Nyanmälan utan ny lön Papper O Syst ordn Lönekontoret Anställningsavtal Papper O Personakt samt förvalt Personalregister hela förvaltningen med personnummer och befattning ar rörande löneutbetalning, ledigheter etc. via självservice Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring Papper O Handläggare Vid Originalen finns på kommunstyrelsens personalkontor/löneavdelning personnr Bevaras Ingår i personalakt personnr Vid Syst ordn Bevaras i personakten Upprättas i 4 ex. (en till individ, en till förv, en till personalorg, samt en till löneavd, den sistnämnda bevaras) O/K Årsvis Bevaras Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från kommunstyrelsens personalkontor Se KS. O/K Olika rum Syst. ordn. Vid, se anm. /Dnr Vid överförs till kommunstyrelsens lönekontor Sekretess ingår i automatik i tjänsten och uppdrag. OSL kap. 2 1.

6 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden Utdrag ur belastningsregistret Papper O Personakt Pers-nr, Personalakt hos löneavd. ar rörande frånvaro, uppgifter om. Medarbetarsamtal, protokoll/anteckningar Avgångssamtal, protokoll/anteckningar O/K Chef / handläggare Diarieförs och bevaras för förtroendevalda Bevaras skickas till löneavd, original tillbaka till individ Syst. ordn. 2 år efter avslut ar rörande arbetsskada, rehabilitering, se dhp kommunstyrelsens personalkontor. Ev. läkarintyg återlämnas till individen. O Chef Syst. ordn. 2 år OSL kap Lönesamtal anteckningar Tjänstgöringsbetyg/intyg Rehabiliteringsutredningar, handlingar rörande, se Kommunstyrelsens personalkontor O Chef Syst. ordn. 2 år K Administrativ avdelning O/K Chef / handläggare Företagshälsovården, rekvisition Papper O/K Chef / handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs till personakt kommunstyrelsens löneavdelning. Intyg under pågående anställning gallras vid. Utfärdas från av löneavdelning. Pers.nr.ordn Utskrift för arkivering sker från respektive förvaltning. Ärendet gallras i ITsystemet i samband med utskrift. Syst. ordn. Vid, Se även: Kommunstyrelsen: Personalkontoret:

7 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden KIA: Arbetsmiljöhändelser: Riskobservationer Tillbud Arbetsskador Färdolycksfall Arbetssjukdom IT (Papper) Server Rehabilitering (B) se anm Anmälan överförs till AFA, samt till ansvarig chef för ev. åtgärd 13 KIA: Egendom/säkerhet LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Tidsbegränsad anställning IT (Papper) Server O Handläggare Pers.nr.ordn. (B) se anm Anmälan överförs till AFA, samt till ansvarig chef för ev. åtgärd 1 år efter att företrädet slutat gälla LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut O Handläggare Pers.nr.ordn. Vid Uppsägningar, avsked och avslut O Handläggare Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Disciplinåtgärder, skriftlig varning Papper O/K Personalsekr. se lönekontor Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Disciplinåtgärder, bakgrundsmaterial inklusive kopia av skriftlig varning O/K Personalsekr. / chef Syst. ordn. Tidigast efter 4 år, senast vid Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter (för politiker, chefer m.fl.) pensionering. Papper O Handläggare Dnr Bevaras 4 år Diarieförs i kommunstyrelsens diarium Protokoll, rörande arbetsmiljö, skyddsronder O Dnr Bevaras, se anm. 4 år Kan ingå i LSG. ar rörande åtgärder av ringa art gallras vid

8 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden ÖVRIGT Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten o.d., interna verksamhetsmöten O/K Handläggare Kron. ordn Vid. (4 år) se anm. Bevaras om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. 14 Nätverksträffar i olika former, protokoll, minnesanteckningar, bilagor e.d. O Handläggare Syst. ordn. Vid, Väsentlig information bevaras Projektgruppshandlingar, av större art Projektgruppshandlingar, av mindre art Postlistor O Handläggare Dnr. Syst. ordn Bevaras 4 år Underlag kan gallras vid O Handläggare Syst. ordn Vid Underlag kan gallras vid O Handläggare Syst. ordn. Vid Hanteras från kommunstyrelsens kommunkansli O/K Div. rum Syst. ordn. Vid Om ej annat anges e.d Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Rekvisitioner, kvittenser o.d. E-post, Sms, bloggar, cookiefiler e.d. Digitalt O Handläggare Syst. ordn. Vid, se anm. Röstbrevlåda, e.d. Ljudfil O Handläggare Syst. ordn. Vid, se anm. Fotografier från miljöerna, ett urval e.d. O/K Handläggare Kron. ordn., IT e.d Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Bevaras 4 år Dokumenteras, dateras. Övriga gallras vid

9 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden Ljudupptagningar/filmmaterial av betydelse Ljudupptagningar/filmmaterial av ringa eller tillfällig betydelse Egenproducerat informationsmaterial e.d. Dokumentation för enheten (utställningar etc), affisch, broschyr, pressklipp i urval, vernissagekort e.d. Magnetband, IT, etc. Magnetband, IT, etc. O/K O/K O Diariet Handläggare Handläggare Olika rum Alla rum Syst. ordn. Dnr Personakt Syst. ordn. Dnr Personakt Bevaras 4 år Kan ingå i diarieförda handlingar/personakt. OSL Vid Kan ingå i diarieförda handlingar, personakt. OSL Ett urval bevaras. Jfr Fotografier från Syst. ordn. Bevaras Omedelbart miljöerna Dateras, ange årtal Dokumentation av kurser, utbildningar och seminarier hållna i egen regi O/K Handläggare Syst. ordn. Bevaras 4 år Dateras Skrifter, kataloger, broschyrer, info, utredningar, författningar, cirkulär m.m. från andra myndigheter, företag, föreningar och förbund K Olika rum Syst. ordn. Vid Inventarieförteckningar över specialmaterial för verksamheterna Dokumentation rörande brandsyn, e.d. Checklista, protokoll, riskanalys, verksamhetsbeskrivning/byggnad. O Handläggare Objektsvis Bevaras O Diariet Dnr Akt Bevaras 10 år 1:a förteckningen och sedan vart 10:e jämna år bevaras. Samlas hos administrativa avdelningen. 4 år Samlas på resp. nämnds administrativa avdelning.

10 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden Ritningar och handlingar angående byggnader samt fastighetsskötsel och uthyrning O/K Olika rum Objektsvis Kron. ordn. m.m. Vid Original finns hos fastighetsenheten Körrapporter O Handläggare Syst. ordn. 2 år Redovisas via löneutbetalning ar rörande fordon, servicebok m.m. Dokumenthanteringsplaner HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE A) ar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse O Handläggare Syst. ordn Se samhällsbyggnadsnämnden, serviceenheten O/K Arkivredogörare/ ansvarig Dnr. Olika rum Vid Original bevaras i diarieförda handlingar. Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då arkivexemplar med samma innehåll finns. Vid Om ej annat anges. Kontrollera först var originalhandling finns Inkomna, upprättade eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Vid Om ej annat anges. Jfr diarieförda handlingar

11 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden ar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. Vid Om ej annat anges Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegrip-liga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Vid Om ej annat anges Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har in-kommit eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämnings-kvitton och kvittoböcker för avgående post. Vid Om ej annat anges Vid Om ej annat anges Vid Om ej annat anges

12 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden Loggar för e-post och fax och vid kopiering under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. Vid, dock längst 1 månad Om ej annat anges ar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. (exempelvis IT-systemen Stratsys och Netigate), Vid Om ej annat anges. Väsentliga sammanställningar diarieförs och bevaras. Används av flera förvaltningar inom kommunen. B) ar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingar på annat sätt ersatts av nya handlingar. (se nedan) IT, m.m. Vid Om ej annat anges 1. ar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. arna som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna överförts till annat lagningsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten,

13 = allt IT-material som ska bevaras skrivs ut på arkiv-80 papper varvid IT-materialet gallras Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (till exempel adress, telefonnummer, öppettider). 3. ar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4. som har inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende fel, under förutsättning att rättning har skett. 6. ar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. 19

14 Sid 20 Arkivbildare: Miljö- och Hälsoskyddsnämnden Förvaltning: Miljöförvaltningen Arkivansvarig: Miljö- och hälsoskyddschef Arkivredogörare: Förvaltningssekreterare och administratör Avd (motsv): Administration DOKUMENTHANTERINGSPLAN Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden IT-material som skall arkiveras skrivs ut på arkivpapper varvid IT-material gallras alt. digitalt bevaras i kommande e-arkiv system. Inskannade dokument överförda till digitalt ärendehanteringssystem eller dylikt kan gallras efter godkänd kvalitetskontroll. Nämndprotokoll med kallelser, handlingar Verksam 1.0 Media Original O Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans Förvalt. exp. till Anteckningar om Datumordn. Bevaras 4 år Föredragningslistor gallras efter 2 år. Se A 1 Verksamhetsberättelse O Förvalt. exp. Datumordn. Bevaras Protokollskopior från andra K Handläggares Datumordn. Vid förvaltningar och nämnder rum 4 år 1 ex bevaras i diarieförda handlingar. Se A 1 Diarium IT O Server Syst. ordn. Bevaras Finns i förvaltningens ärendehanteringssystem. C1 Diarieförda handlingar O/K Förvalt. exp. Fastighetsakter Bevaras 10 år Ingår i A 2A Diarieförda handlingar- ej bundna till fastighetsobjekt O/K Förvalt. exp. Fastighetsakter Bevaras Inkomna/upprättade handlingar av ringa eller tillfällig betydelse Anteckningar i ärendehanteringssystem O/K Alla rum Syst. ordn. Vid O Vision - Vid - - Enkätsvar (t ex SCB e.d.) O/K Handläggares rum Syst. ordn. Vid -

15 Sid 21 Arkivbildare: Miljö- och Hälsoskyddsnämnden Förvaltning: Miljöförvaltningen Arkivansvarig: Miljö- och hälsoskyddschef Arkivredogörare: Förvaltningssekreterare och administratör Avd (motsv): Administration DOKUMENTHANTERINGSPLAN Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden IT-material som skall arkiveras skrivs ut på arkivpapper varvid IT-material gallras alt. digitalt bevaras i kommande e-arkiv system. Inskannade dokument överförda till digitalt ärendehanteringssystem eller dylikt kan gallras efter godkänd kvalitetskontroll. Verksam 1.0 Media Original Ekonomihandlingar K Förvalt. exp. Underlag till intern- och externfakturering O Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans Handläggares rum Syst. ordn. Vid Avtal O Förvalt. exp. Syst. ordn. Vid Arbetsmiljökommitté- / ev FSG- / MBL-protokoll med handlingar till Anteckningar om Original skickas till ekonomikontoret Syst. ordn. 10 år Försvaras på enheten, se även KS/Ekonomikontoret O Datumordn. Bevaras 10 år A 4 - Avser smärre avtal. Större avtal diarieförs. Jämför KS; upphandlingsavdelning och dokumenthanteringsplan

16 Sid 22 Arkivbildare: Miljö- och Hälsoskyddsnämnden Förvaltning: Miljöförvaltningen Arkivansvarig: Miljö- och hälsoskyddschef Arkivredogörare: Förvaltningssekreterare och administratör Avd (motsv): Miljö- och Hälsoskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden IT-material som skall arkiveras skrivs ut på arkivpapper varvid IT-material gallras alt. digitalt bevaras i kommande e-arkiv system. Inskannade dokument överförda till digitalt ärendehanteringssystem eller dylikt kan gallras efter godkänd kvalitetskontroll. Verksam 1.0 Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till Anteckningar om Radonmätningsrapporter O/K Handläggares rum Syst. ordn. Gallras vid / ny rapport Utredningar om luftföroreningar O Syst. ordn. Gallras vid inaktuallitet Polismyndighetens beslut om K Förvalt. exp. Syst. ordn. Vid tillstånd inom planlagt område, angående skyddsjägare - A Vattenanalyser K 10 år - Anmälan om smittsam sjukdom vid livsmedelshantering O/K Sort. ordn. 5 år eller tidigast när verksamheten upphör Analysprotokoll livsmedel O / Handläggares rum Projekt O/K / Handläggares rum - Ingår i A3 Kron. ordn. 3 år - Dricksvattenprotokoll vattenanläggning bevaras Syst. ordn Bevaras Projektets avslut LIP och Klimp är överflyttat till KS utvecklingskontor. F2 Vattenvårdsförbund O/K Syst. ordn. Bevaras 10 år F 2

17 Sid 23 Arkivbildare: Miljö- och Hälsoskyddsnämnden Förvaltning: Miljöförvaltningen Arkivansvarig: Miljö- och hälsoskyddschef Arkivredogörare: Förvaltningssekreterare och administratör Avd (motsv): Miljö- och Hälsoskyddsverksamhet DOKUMENTHANTERINGSPLAN Antagen av Miljö- och hälsoskyddsnämnden IT-material som skall arkiveras skrivs ut på arkivpapper varvid IT-material gallras alt. digitalt bevaras i kommande e-arkiv system. Inskannade dokument överförda till digitalt ärendehanteringssystem eller dylikt kan gallras efter godkänd kvalitetskontroll. Verksam 1.0 Media Original Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans Anteckningar om till Föreläggande/förbud i enskilda fall för att hindra spridning av samhällsfarliga sjukdomar Beslut om ersättning vid förstöring av ägodelar för att hindra spridning av samhällsfarliga sjukdomar O/K Syst. ordn. 10 år - Sekretesshandlingar. Även handlingar från smittskyddsläkare O/K Syst. ordn. 10 år - Sekretesshandlingar. Även handlingar från smittskyddsläkare Egna sammanställningar/ utredningar av t ex vatten- och livsmedelsburen smitta O/K / Handläggares rum Kron. ordn. 1 år - Sekretesshandlingar. Även handlingar från smittskyddsläkare