VÄNERSBORGS KOMMUN Arkivbildare: BYGGNADSNÄMNDEN Arkivansvarig: Sophia Wikström Förvaltn: Byggnadsförvaltningen Arkivredogörare: Charlotte Senneby

Transkript

1 1 Rutin Handling ADMINISTRATION Nämndprotokoll, kallelser/ärendelistor, bilagor Media Origina l Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet PapperIT* O, Exp Kron. ordn. Utskottsprotokoll /Namnberedning PapperIT* O, Exp Kron. ordn. Presidieprotokoll e.d. PapperIT* O, Exp Kron. ordn. Samverkansprotokoll, e.d. APT, FSG, PapperIT* O, Exp Kron. ordn. Arbetsgrupper av olika slag, etc Anteckningar om arkiv Signum Anmärkning 5 år Dagordning / ärendelista, som används som register, bevaras tillsammans med protokoll 5 år 5 år 5 år Skyddsrondsprotokoll PapperIT* O, Exp Kron. ordn. Minnesanteckningar av karaktären O protokoll, se motsvarande protokoll. 5 år Föredragningslistor, dagordningar, kallelser till sammanträden e.d. OBS se Nämndprotokoll ovan PapperIT* O, Olika rum Syst. ordn. 2 år Ev. dagordning / ärendelista, som används som register, bevaras tillsammans med protokoll Protokollskopior från andra myndigheter och enheter PapperIT* K Olika rum Syst. ordn

2 2 Delegationsbeslut rörande bygglov PapperIT* O Nämndprotokoll Delegationsbeslut rörande KLM / Kartmät PapperIT* O Resp. förrättningsakt Delegationsbeslut, övriga, t. ex. rörande PapperIT* O Kron. ordn. utbildning Se anm, Se anm 5 år Återfinns bland nämndprotokollen Beslut återfinns i resp. akt, se nedan. 5 år Samlas på förvaltningen Ingår i nämndprotokollen Diarium: (WINESS) Ärendeblad / förteckning PapperIT* O Förv exp Kron. ordn. IT, e.d 5 år Ej avslutade ärenden arkiveras efter avslutningsdatum. Diarieförda handlingar PapperIT* O, handläggare Handlingsblad / förteckning PapperIT* O Förv exp Registrerade handlingar på PapperIT* O / K, handlingsblad handläggare Diarienr.akt, se anm. Kron. ordn. Kron. ordn. (H-blad) 5 år Ej avslutade ärenden arkiveras efter avslutningsdatum. Rensas från ovidkommande papper e.d. Handling kan förvaras och arkiveras resp. verksamhetsvis, se nedan 5 år 2 år Diarium Bygglov: (WINBÄR) Ärendeblad / förteckning Diarieförda handlingar, bygglovshandlingar e.d. PapperIT* O Förv exp Kron. ordn. IT, e.d PapperIT* O Fastighetsbeteckning 5 år Ingår i resp. akt. Uppdateras successivt, senast vid expediering / slutbevis Till kommunarkivet då byggnaden rivs e.d. Tillståndsärende, brandfarlig vara PapperIT* O Fastighetsbeteckning 5 år Överförs även till NÄRF för viss handläggning.

3 3 Diarium: Lantmäteriförrättningar (Tefat/Trossen) Ärendeblad förteckning PapperIT* O Förv exp Kron. ordn. IT, e.d Se anm Ingår i resp. akt. Uppdateras successivt, senast vid expediering / slutbevis Diarieförda handlingar, förrättningshandlingar e.d. PapperIT* O Diarienr förrättningsakt Dagbok PapperIT* O Handläggare Kron. ordn. 5 år Övrig handlingar PapperIT* O, exp. Diarienr 5 år Handlingar - in/utgående av tillfällig eller ringa betydelse PapperIT* O / K Olika rum Syst. ordn Röstbrevlåda e. d. Ljudfil e.d. O Handläggare Syst. ordn. Organisationsplan PapperIT* O Exp Syst. ordn. Se anm Verksamhetsberättelse med Målbeskrivning- och budgethandlingar Ej avslutade ärenden arkiveras efter avslutningsdatum. Rensas från ovidkommande papper. ed Väsentlig information dokumenteras Kommunens hemsidor 2 gång/år arkiveras på Kungl Biblioteket. PapperIT* K Handläggare Arkiveras via Ekonomikontoret hos Kommunstyrelsen Kvalitetssäkringssystem, sammanställning PapperIT* O Diariet, samlingsakt, se anm. 5 år Samlas på förvaltningen. Underlag kan gallras

4 4 Avtal, anbud, kontrakt, av väsentlig art. PapperIT* O / K Diariet 5 år efter avslut Diarieakt Anbud, ej antagna PapperIT* O / K Diariet 5 år Gallras 5 år efter anbudsförfarandet Avtal, anbud, kontrakt, av rutinmässig art PapperIT* O / K Diariet 5 år Gallras 5 år efter anbudsförfarandet Klagomål / synpunkter och sammanställning, av väsentligt art Arbetsordningar, reglementen, riktlinjer, instruktioner, handböcker e.d., egenproducerade. Sammanställningar av enkäter, interna samt unik statistik rörande egna verksamheten PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. Diarieakt / fatighetsakt, PapperIT* O Diariet 5 år 5 år Läggs i samlingsakt 1 gång/år, eller i resp. fastighets akt. Övriga gallras. PapperIT* O Diariet 5 år Ev. väsentlig externa sammanställningar bevaras i urval. Svar på interna / externa enkäter PapperIT* O / K Handläggare Statistiska uppgifter som lämnats till statlig myndighet, inkl underlag (t. ex., SCB) Då sammanställning gjorts PapperIT* O / K Diariet 5 år Enklare rutinartade uppgifter gallras vid

5 5 Förteckningar över och beskrivningar av ADB-register: ArcView, Autocad, Aros, Djvu, Geo, Tefat-KLM, MapGuide-Enterprise, Nova Point, Topobas Tefat-Fir, TB2 Meta, Trossen, Winudb, WPW2000, Winbär. PapperIT* O / K, se anm Syst. ordn. 5 år Samlas på förvaltningen / alternativ finns hos leverantör. Statsbidragsansökningar, t ex Klimp, skyddsrum PapperIT* O / K Diariet 10 år Underlag till statsbidragsansökningar PapperIT* O Diariet 2 år Mottagningsbevis / delgivningserkännande Bygglov / KLM / Plan Skrifter, info, utredningar, cirkulär m m från andra förvaltningar, myndigheter, företag, föreningar och förbund PapperIT* O Resp. fastighetsakt / syst.ordn. 5 år PapperIT* K Olika rum Syst. ordn Presentationer över sammanställning över ett ärende, s k kombinationsutskrifter PapperIT* O / K Handläggare, IT, Diariet m.m

6 6 EKONOMI Ekonomihandlingar PapperIT* K Olika rum Syst. ordn. pärm, Internrevision PapperIT* O Diariet 5 år Originalen till ekonomikontoret Rekvisitioner, kvittenser o d. PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. e.d. Inventarie förteckningar för specialmaterial för verksamheterna PapperIT* O Avd. chef Objektsvis Se anm år 1:a förteckningen och sedan vart 10:de jämna år bevaras. Samlas hos förv. exp. PERSONAL Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt för den som överklagat, och sammanställning / register över alla sökande PapperIT* O / K Handläggare Diariet 5 år Vissa handlingar till Personalkontoret / Löneavdelningen Ansökningshandlingar till utlysta befattningar / tjänster där vederbörande ej fått tjänsten PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn. 2 år 3 år Se anm Begärd handling återsänds 3 år/ändring Arkivarien Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst PapperIT* O / K Handläggare Syst. ordn Begärd handling återsänds

7 7 Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring Papper O Handläggare Diariet Sekretess ingår i automatik i tjänsten och uppdrag. SekrL kap.1 6 Medarbetarsamtals protokoll/anteckningar PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år SekrL kap.7 Lönesamtal anteckningar PapperIT* O Chef Syst. ordn. 2 år Rehabiliteringsutredning och en samlad dokumentation PapperIT* O / K Chef / personalhandläggare Sekretess Tjänstgöringsbetyg/intyg PapperIT* K Förv exp Pers nr ordn. Personalhandlingar, t. ex förordnande, PapperIT* K Handläggare Syst. ordn. ledigheter etc, pärm, IT Pers.akt. Personalärenden, förhandlingsprotokoll, disciplinärenden, erinringar mm 10 år efter entledigande 5 år PapperIT* O / K Chef Syst. ordn. entledigandet Rensas SekrL kap Originalen finns på Personalkontoret / Löneavdelningen SekrL kap.7 Personalregister hela förvaltningen med personnummer och befattning PapperIT* O / K Årsvis Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från Personalkontoret Se KS: F 8

8 8 ÖVRIGT Personalinformation, intranets första sida för byggnadsförvaltningen PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. Se anm Årsvis till arkivt Utskrift 1 gång / månad eller vid väsentlig ändring Egenproducerat informationsmaterial e.d. Foldrar, broschyrer, etc. PapperIT* O, alla rum Syst. ordn. Omedelbart Dateras Dokumentation av kurser, utbildningar och seminarier hållna i egen regi PapperIT* O Syst. ordn. 5 år Dateras Bilddokumentation över verksamheten, se även nedan PapperIT* e.d. O / K Kron. ordn., IT, e.d. 5 år Dokumenteras Ett urval Ritningar och handlingar angående byggnader, samt fastighetsskötsel och uthyrning PapperIT* K Div. rum Objektsvis Kron. ordn. Mapp mm Original finns hos Fastighetsenheten Dokumenthanteringsplan PapperIT* O / K Arkivredogörare / ansvarig Diariet Olika rum 5 år Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie

9 9 BYGGLOV Taxor PapperIT* K Olika rum Syst. ordn. Bygglovhandlingar Återtagen ansökan om lov Ofullständig ansökan som avvisas Brandfarliga och explosiva varor: Register/databas över tillstånd Föreläggande från byggnadsnämnd PapperIT* Microfiche PapperIT* Microfiche PapperIT* Microfiche O / K O / K O / K Bygglovs närarkiv Bygglovs närarkiv Bygglovs närarkiv PapperIT* O / K Bygglovs närarkiv Fastighetsbeteckning, Akter Originalen, se KS När byggnaden rivs e.d. Arbetsmaterial, underlag, etc gallras Syst. ordn. 2 år, se anm Efter det att ärendet avskrivits/avslutats Syst. ordn. 2 år, se anm Gallras 2 år efter beslut om avvisning, eller vid ev. överklagande då ärendet slutligt avgjorts Syst. ordn. 5 år Ansökan med bifogade handlingar: o Klassningsplan o Verksamhetsbeskrivning o Situationsplan o Besiktningsintyg o Riskanalys Beslut med föreskrifter t.ex. från räddningsnämnd PapperIT* O / K Bygglovs närarkiv Syst. ordn. 2 år, se anm Efter det att tillståndet upphört att gälla OVK Obligatorisk ventilationskontroll Besiktningsprotokoll och intyg PapperIT* K Handläggare Alfa. ordn. Gallras då ny kontroll inkommit eller vid Kvalitetsansvariga, intyg PapperIT* K Handläggare Alfa. ordn. Gallras då behörighet upphör

10 10 GIS = Geografiskt Informations System GIS, sök- och analyssystem, sammanställning av redan befintlig information från t. ex. Länsstyrelsen, RÄ Riksantikvarieämbetet, egna kommunala enheter och förvaltningar m m Sammanställning, underlagsmaterial för beslut och redovisning, uppdrag från annan enhet, förvaltning IT K Handläggare IT, se anm. PapperIT* K Handläggare Syst. ordn. Successivt uppdatering, à jourhålls Foto över stadsmiljöer, samt flygfoto PapperIT* Diabild etc O / K Handläggare,, server Album etc, IT Materialet dokumenteras och dateras. Kan gallras i urval.

11 11 KARTMÄT Adresser Register över gatunamn Adresskarta PapperIT* O Handläggare Alfab. ordn., se anm. År 2008 / omedelbart ersättning av ny produkt sker arkivering omedelbart. Adressbeslut PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. Landsbygdsadresser, lista PapperIT* O Handläggare Fastighetsbeteckning, pärm Byggnadsregister BALK = Byggnad, IT O / K Server Fastighetsbeteckning Adress, Lägenhet, Koordinat 5 år 5 år, se anm. Arkiveras hos LMV = Lantmäteriverket Mätprotokoll Papper O Handläggare / Syst. ordn. Primärkartor Film / IT / O Kartbladsindelning Plåt / Väv Ledningskartor, Fjärrvärme Vattenfall, (Se även Samhällsbyggnadsnämnden, Teknik och Trafikenheten) Film / IT / Plåt / Väv K Numerisk ordn. Kan ev. bevaras digitalt om förutsättningar för säker långtidsbevarande finns Kan återsändas till ledningsägaren Flygbilder Film / IT / Papper O Digitalt / Områdesvis 5 år Kan ev. bevaras digitalt om förutsättningar för säker långtidsbevarande finns

12 12 KLM Kommunal Lantmäteri Myndighet Fastighetsregister Fastighetsregister Förrättningshandlingar 1) Registerkartor 2) PapperIT* O Syst. ordn., se anm 1) Avvakta beslut om annan mediahantering 2) Kopior av reg.kartor var 10:e år (2007, 2017 ) till kommunarkivet. Fastighetsförteckning / Markägarförteckning, annan än för Planering, se nedan Skuggregister SLM-förr - Statliga Lantmäterimyndigheten PapperIT* O Diarienr 5 år Papper K Syst. ordn. Kontroll-listor Papper O Handläggare Dagboksnummer ordn. Register över kvartersnamn Papper O Kron / alfab. (Äldre analoga) ordn. 10 år Senast 2013 Register-rapporter / kontrollblad Papper O Handläggare Kron ordn. Avser KNR (Kontorets nummer) och registerrapporter Korslistor från 1991, Papper O Handläggare Alfab. ordn. Senast 2013 fastighetsbeteckningar Planer enligt PBL (Plan- och ByggLagen) Akt Karta IT / Film / Papper O Syst. ordn. Arbetsplaner för allmänna vägar (t. ex. från Vägverket) Papper K Akt / Karta Efter vägbyggnation

13 13 PLANERING Detaljplaner (se även nedan) Plankarta Bestämmelser Planbeskrivning Genomförandebeskrivning Utlåtande efter utställning Protokollsutdrag över antagningsbeslut Utställt planförslag Initiativ/ansökan + beslut att påbörja ett planarbete Program Miljökonsekvensbeskrivning enligt plan- och bygglagen Dokument tillhörande miljöbedömning enligt miljöbalken Fastighetsförteckning Se även ovan: KLM PapperIT* K Syst.ordn Originalen bevaras hos KLM

14 14 Material som tagits fram i anslutning till planarbete Tekniska utredningar Inventering, bebyggelse Inventering, natur Annat underlagsmaterial Planförslag/versioner, som varit på samråd Samrådsredogörelser och inkomna yttranden I avbrutna ärenden, även övrigt material PapperIT* O Syst. ordn. > 10 år PapperIT* O Syst. ordn. 10 år Kan ev. gallras tidigast efter 10 år om materialet bedöms inaktuellt /ointressant, eller inte längre behövs för arbete i andra ärenden Kan ev. gallras efter 10 år Handlingar, som enbart visar hur planprocessen genomförts, administrativ hantering: Utskick/underrättelser till berörda Kallelser Kungörelser/annonser Förteckningar över remisser PapperIT* O Handläggare Syst. ordn. 2 år Kan ev. gallras efter 2 år efter antagande eller du ett överklagat ärende slutligt har avgjorts Protokollsutdrag under ärendets gång (beslut om samråd/utställning, återremisser m m) PapperIT* O Syst. ordn. 2 år Kan ev. gallras efter 2 år efter antagande eller du ett överklagat ärende slutligt har avgjorts Handläggarblad/checklistor PapperIT* O Syst. ordn. 2 år Kan ev. gallras efter 2 år efter antagande eller du ett överklagat ärende slutligt har avgjorts

15 15 Mötesanteckningar PapperIT* O Syst. ordn. 2 år Samtliga antagna planer (se detaljplan och översiktsplan ovan) PapperIT* K Syst. ordn. Planrutiner PapperIT* O IT Handlingar av karaktär av underlag, se PapperIT* O Syst. ordn. > 10 år nedan Kan ev. gallras efter 2 år efter antagande eller du ett överklagat ärende slutligt har avgjorts Kan ev. gallras tidigast efter 10 år Planärenden, avbrutna PapperIT* O Syst. ordn. > 10 år Utredningar PapperIT* O Syst. ordn. 5 år Kan ev. gallras tidigast efter 10 år om materialet bedöms inaktuellt /ointressant