Ekonom. kan ta emot digitala arkivhandlingar. - Ekonom. - Ekonom. gallras. Rutinkorrespondens. Bevaras, till slutarkiv efter

Transkript

1 Allmän administration Bolagsstämmoprotokoll Kronologisk ordning Pärm Papper, Arkiv 80 Styrelseprotokoll Kronologisk ordning Pärm Papper, Arkiv 80 Binds in Binds in Samverkansgruppen, protokoll Digitalt Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar Diarium/Postlista Pärm Papper Diarieförda skrivelser Diarienummerordning Pärm Papper In och utgående skrivelser Alfabetisk ordning Pärm Pärm, Arkiv 80 Meddelanden till hyresgäster Kronologisk ordning efter orter Ekonom Ekonom Rutinkorrespondens gallras Ekonom Pärm Papper Gallras vid inaktualitet Assistent Trycksaker Kronologisk ordning Papper Bevaras Patent och registreringsverket ändringsanmälningar m.m. Kronologisk ordning Pärm Papper Fastighetsdeklaration Kronologisk ordning Pärm Papper Bolagsbevis bevaras, övriga handlingar gallras Gallras efter 5 år efter ny fastighetstaxering 2 ex av varje bevaras Taxeringsbevis Kronologisk ordning Pärm Papper Gallras efter Gravationsbevis Pärm Papper Bevaras Fastighetsakter förättningar, skuldebrev, köpekontrakt m.m. Efter fastighet Ritningsskåp, huvudkontoret Papper Bevaras Överflödiga kopior, utkast och anteckningar av tillfällig betydelse rensas ut senast vid arkivläggning Sida 1 av 8

2 Avtal leasing, skötsel etc. Områdesordning eller kronologisk ordning Pärm Papper Gallras 2 år efter avtalets upphörande Ekonom Dokumentation av administrativt system Bevaras, till slutarkiv när systemet tas ur drift Befintlig dokumentation gallras i samråd med kommunarkivet och sammanställs enligt riksarkivets föreskrifter Inköpsdokumentation Enl inköpsrutin sid2 Pärm Papper Gallras efter 7 år Ekonomi Verifikationer ITansvarig, Pärm Papper och digitalt Gallras efter 7 år Ekonom Huvudbok Verifikationsnummerordning Kontonummerordning XOR Control Digitalt Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar Års och delårsbokslut med bilagor Årsvis Pärm Papper och digitalt Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar Sida 2 av 8

3 Ekonomisystemet systemdokumentation och behandlingshistorik Bevaras, till slutarkiv när systemet tas ur drift Befintlig dokumentation gallras i samråd med kommunarkivet och sammanställs enligt riksarkivets föreskrifter ITansvarig Årsredovisning Årsvis Papper Bevaras Tryckt Budgethandlingar inkl verksamhetsplan Årsvis Pärm Papper Bevaras Inklusive motiveringar och tryckta handlingar Budgetunderlag Pärm Papper Gallras efter Kontoplan Låneverifikationer Verifikationslistor Kundfakturor Leverantörsfakturor Kontonummerordning Verifikationsnummerordning Verifikationsnummerordning Fakturanummerordning Fakturanummerordning Pärm Papper och digitalt Gallras vid inaktualitet Pärm Papper Gallras efter 7 år Pärm Papper Gallras efter 7 år Ekonom Pärm Papper Gallras efter 7 år Ekonom Pärm Papper Gallras efter 7 år Ekonom Betalningsuppdragslistor Datumordning Pärm Papper Gallras efter 7 år Ekonom Hyresinbetalningar Datumordning Pärm Papper Gallras efter 7 år Ekonom Efaktura anmälan Datumordning Pärm Papper och digitalt Gallras vid inaktualitet Ekonom Autogiroanmälan Namnordning Pärm Papper Gallras vid inaktualitet Ekonom PGkontoutdrag Datumordning Pärm Papper Gallras efter 2 år Ekonom BGkontoutdrag Datumordning Pärm Papper Gallras efter 2 år Ekonom Underlag för debiteringar Pärm Papper Gallras efter 7 år Förvaras tillsammans med verfikationer Ekonom Listor, deb. hyror Pärm Papper Gallras efter 7 år Ekonom Listor, kundreskontra Pärm Papper Gallras efter 7 år Ekonom Sida 3 av 8

4 Följesedlar Pärm Papper Gallras efter 2 år Personal Kontek lönesystem Årslistor Kontrollista Bokföringsunderlag Tidrapporter och kopia av lönespecifikation Övrigt Personalpärmar Redovisning av källskatt och ATP Uthyrning Hyresförhandlingsprotokoll Hyresgästföreningen Vid ospecificerad faktura skall följesedel bevaras 7 år Pärm Papper Bevaras Ekonom Pärm Papper Bevaras Ekonom Gallras efter 5 år Ekonom Gallras efter 5 år Ekonom Pärm Papper anställnings upphörande Gallras i enlighet med Växjö kommuns personalhandbok "Rutiner för hantering av personalhandlingar " Ekonom Kronologisk ordning Pärm Papper Gallras efter 2 år Ekonom Kronologisk ordning Pärm Papper Bevaras VD Lägenhetsansökningar Digital ansökan i Boplats Digitalt och papper Pappersansökan gallras när den lagts in i systemet. Digital ansökan gallras på kunds begäran Hyresavtal Kronologisk, områdesvis Pärm Papper Gallras 2 år efter avtalets upphörande Sakgranskare Anställningsnummerordning Anställningsnummerordning Kontonummerordning Anställningsnummerordning Sida 4 av 8

5 Tillägg till hyresavtal Nyckelkvittenser Kronologisk, områdesvis Kronologisk, områdesvis Pärm Papper Besiktningsprotokoll Lägenhetsvis Hängmapp och Husar Papper och digitalt Gällande förvaras tillsammans med hyresavtal Förvaras vid hyresavtal Pärm Papper Gallras vid inaktualitet Tre senaste sparas i hängmapp. Äldre förvaras digitalt i Husar Annonser/reklam Pärm Papper Gallras efter 2 år Fastighet/Bygg Ramavtal Pärm Papper Upphandling konsulter Protokoll Områdesordning Pärm Papper tilläggsavtal eller nytt kontrakt Värdering Områdesordning Pärm Papper Gallras efter Anbud, antagna Områdesordning Pärm Papper Anbud, ej antagna Områdesordning Pärm Papper Gallras efter 2 år Beställning Områdesordning Pärm och digitalt Papper och digitalt Tackbrev Områdesordning Pärm och digitalt Papper och digitalt Gallras efter Protokoll, projekteringsmöten Bygglovshandlingar Områdesordning Pärm och digitalt Papper och digitalt Bygglov Områdesordning Pärm Papper Gallras efter 5 år Original förvaras hos Byggnadsnämnden Sida 5 av 8

6 Grannar Områdesordning Pärm Papper Gallras efter 5 år Original förvaras hos Byggnadsnämnden Bygganmälan Områdesordning Pärm Papper Gallras efter 5 år Kontrollplan Områdesordning Pärm Papper Gallras efter 5 år Brandskyddsdokument Områdesordning Pärm Papper Bevaras Arbetsmiljöanmälan Områdesordning Pärm Papper Gallras efter Arbetsmiljöplan Områdesordning Pärm Papper Gallras efter Upphandling entreprenörer Protokoll Områdesordning Pärm Papper Värdering Områdesordning Pärm Papper Gallras efter Anbud, antagna Områdesordning Pärm Papper Anbud, ej antagna Områdesordning Pärm Papper Gallras efter 2 år Beställning Områdesordning Pärm Papper Tackbrev Områdesordning Pärm Papper Gallras efter Avläsning före byggstart Områdesordning Pärm Papper Gallras efter Kontrollplan till byggnadsnämnden Områdesordning Pärm Papper Gallras efter Bygganmälningshandlingar Sida 6 av 8

7 Övriga projektrelaterade handlingar Bankgarantier och dylikt vid entreprenad Försäkringshandlingar vid entreprenader Anteckningar från överläggningar Områdesordning Pärm Papper Områdesordning Pärm Papper Områdesordning Pärm Papper Byggmötesprotokoll Områdesordning Pärm Papper Ansökningshandlingar för olika bidrag beträffande byggandet Områdesordning Pärm Papper Gallras 2 år efter avtalstidens slut Gallras 2 år efter avtalstidens slut Gallras när beslut finns och bidrag utbetalats Kallelser till slutbesiktning Områdesordning Pärm Papper Gallras efter 2 år Besiktningsprotokoll Efter fastighet Pärm Papper Ritningar Områdesordning OVK (Funktionskontroll ventilation): dataregister Objektsunderhåll HLU Underhållsbesiktning Ritningsskåp i ritningsarkiv och CD Papper och digitalt Bevaras i pappersformat Garantitiden inräknas. Återsänds Garantitiden inräknas. Original bevaras, kopior gallras Relationsritningar bevaras Efter fastighet Pärm Papper Gallras vid inaktualitet Sista bevaras Drifttekniker Efter område kronologiskt Pärm och digitalt Papper och digitalt Gallras vid inaktualitet Förvaltning Vattenanalyser Följesedel för provtagning Efter fastighet Pärm Papper Gallras vid inaktualitet Drifttekniker Rapport Efter fastighet Pärm Papper Gallras vid inaktualitet Radonmätning Efter fastighet Pärm Papper Bevaras Original till Miljöoch hälsoskyddsnämnd en Rapport och sammanställning Drifttekniker Förvaltning Övrigt Veckoblankett jour Veckovis Pärm Digitalt och papper Gallras efter 2 år Assistent Sida 7 av 8

8 Statistik: jour Digitalt Statistik: utryckningar Digitalt Årssammanställning bevaras, övrig gallras efter 2 år Årssammanställning bevaras, övrig gallras efter 2 år Kontroll hissar Efter fastighet Pärm Papper Gallras vid inaktualitet Revisionsbesiktningar elanläggningar Efter fastighet Pärm Papper Gallras vid inaktualitet Bostadsanpassningar Kronologisk ordning Pärm Papper Förvaltning Förvaltning Avtal, sammanställning, fakturakopior, besiktningsintyg Sammanställning, register, intyg Drifttekniker Teknikgruppen Förvaltning Energistatistik Digitalt Årsstatistik i bokslutshandlingar, övrig gallras efter 2 år Avläsningsstatistik, förbrukningsstatistik Ekonom KabelTV Pärm Papper Gallras vid inaktualitet ITansvarig Prevnet försäkringsskador, register och statistik Digitalt Årsstatistik bevaras, övrig gallras vid inaktualitet Förvaltning, Teknikgruppen Körjournaler Digitalt Gallras vid inaktualitet Assistent Bostadsmötesanteckningar Efter område Digitalt Gallras vid inaktualitet Marknad Skyddsrondsprotokoll Kronologisk ordning Digitalt Skrivs ut på papper tills kommunarkivet kan ta emot digitala arkivhandlingar Förvaltning Garantier Digitalt Gallras vid inaktualitet Projekt Sida 8 av 8