Bevarande- och gallringsplan för Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län

Transkript

1 Bevarande- och gallringsplan för Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län Inledning Detta är en bevarande- och gallringsplan för Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län. Planen gäller även för: Skärgårdsstiftelsens föregångare d.v.s. Svenska Skärgårdsförbundet och Stiftelsen Stockholms Skärgård av Skärgårdsstiftelsen helägda dotterbolag av Skärgårdsstiftelsen förvaltade fastigheter och stiftelser Bevarande- och gallringsplanen gäller retroaktivt och tills dess att en ny plan tas fram. Bevarande- och gallringsplanen är medieoberoende. Det innebär att det är informationen/uppgifterna som är avgörande för om de skall bevaras eller om de kan gallras och inte om de förekommer på papper eller annat underlag. Bakgrund Skärgårdsstiftelsen i Stockholms län har tidigare saknat en bevarande- och gallringsplan. Planen har tagits fram av en inhyrd arkivarie. Allmänna handlingar En allmän handling är en handling som är förvarad och inkommen till eller upprättad hos en myndighet (TF 2 kap. 9 ). Med myndighet avses i denna plan Skärgårdsstiftelsen och de ovan i inledningen nämnda verksamheterna. Enligt arkivlagen (ArkL 1990:782) ansvarar varje myndighet för vården av sitt arkiv. En myndighets arkiv skall bevaras, hållas ordnat och vårdas så att det tillgodoser allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen. Ytterligare ett syfte är att tillgodose forskningens behov. Avväganden Sådana handlingar som bevaras är bl.a. De som i den löpande verksamheten under överskådlig tid måste vara tillgängliga för förvaltningsåtgärder dvs. juridiska ekonomiska och rättsliga ställningstaganden. De som speglar Skärgårdsstiftelsens verksamhet. De som bedöms vara av betydelse för framtida forskning Allmänna handlingar som inte finns upptagna i planen, eller som inte ingår i någon av Landstingsarkivet beslutad generell gallringsplan, får gallras först efter att ett särskilt gallringsbeslut har fattats. Om nya handlingstyper uppstår skall bevarande- och gallringsplanen uppdateras och ett nytt beslut tas. En bedömning av de nya handlingstyperna skall då göras i avseende att avgöra om de skall bevaras eller om de kan gallras. Alla nya gallringsbeslut och gallringsplaner skall godkännas av Landstingsarkivet.

2 Bevarande- och gallringsplanens struktur Bevarande- och gallringsplanen är uppdelad i 3 huvudgrupper. Inom dessa grupper är handlingstyperna uppställda i alfabetisk ordning. Bevarande- och gallringsplanens huvudgrupper är: Verksamhetshandlingar och administrativa handlingar Ekonomiska handlingar Personalhandlingar Landstingsarkivet har ett antal generella bevarande- och gallringsplaner som gäller för hela Stockholms läns landsting. Om verksamhetens egen plan inte stämmer överens med den generella planen så är det den egna planen som gäller. I de fall när någon handling inte återfinns i den egna planen hänvisas för huvudgruppen Ekonomiska handlingar till den generella planen Bevarande- och gallringsplan för ekonomihandlingar som finns inom SLL och för huvudgruppen Personalhandlingar, till Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar. För handlingar av tillfällig och ringa betydelse hänvisas till bevarandeoch gallringsplanen med samma namn och för projekthandlingar hänvisas till Landstingsarkivets föreskrift nr 5. Samtliga återfinns på Landstingsarkivets hemsida. För varje handlingstyp anges när den kan gallras eller om den skall bevaras. En del handlingstyper har också en anmärkning för att förtydliga vad som gäller för den och/eller med eventuella exempel på vad som kan ingå i handlingstypen. Innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Gallras Innebär att handlingen kan förstöras efter en viss tid. Gallringsfrister När handlingen kan gallras framgår av den gallringsfrist som har antecknats för just den handlingen. Om det står att en handling kan gallras efter två år innebär det att två hela kalenderår efter innevarande år måste ha förflutit.innan handlingen får gallras. Om en handling till exempel är daterad i februari 2005 så innebär det att handlingen kan gallras tidigast den första januari En handling kan också ha uppgifter som påförts under flera år t.ex. i ett medlemsregister. Handlingen kan då gallras efter det att sista anteckningen gjordes. Några handlingstyper gallras vid. Det innebär att handlingarna gallras när de inte längre är aktuella för verksamheten. Verksamheten avgör själv när den inte längre behöver dessa handlingar. För mer information om gallring hänvisas till Landstingsarkivets arkivhandbok. Rensas Kopior, med undantag av arkivexemplar av utgående handlingar, rensas vid. Detta gäller under förutsättning att de inte innehåller anteckningar som har betydelse för ett ärende.

3 Sådant som skall rensas från akter är utkast, telefonlappar, plastfickor, gem samt arbetspapper som inte tillför ärendet några sakuppgifter. Media Godkänd skrivmateriel skall användas vid framställning av handlingar som skall bevaras för framtiden. Med skrivmateriel menas underlag för skrift och bild (t.ex. papper och CD-rom skivor), medel för skriften (såsom pennor och färgband) och den tekniska utrustningen (dvs. skrivare, kopiatorer m.m.) Sveriges Tekniska Forskningsinstitut ger ut en förteckning över godkänd materiel ( De handlingar som produceras i elektronisk form ska bevaras i av Landstingsarkivet godkända format alternativt skrivas ut på papper om detta inte innebär att sökvägar och informationssammanställningar gallras. Skärgårdsstiftelsen ansvarar för att systemdokumentation upprättas för varje datasystem som de administrerar. För mer information om digitala lagringsformat och specialformat se Landstingsarkivets hemsida eller kontakta Landstingsarkivet för rådgivning. Stockholm i augusti 2007 Daniel Åstrand

4 Verksamhetshandlingar och administrativa handlingar Handling Gallringsfrist Anmärkning Akter till diariet Anslagsframställningar Arbetsmaterial Gäller kopior, utkast, anteckningar osv. som ej tillför några uppgifter till ett ärende. Även tryckinformation och korrektur och interna meddelanden/pm som tillkommit endast för att underlätta arbetet Arkivbeskrivningar/-förteckningar 1 ex. av varje version Artiklar, egenproducerade Avtal/Kontrakt av tillfällig betydelse Avtal/Kontrakt av varaktig betydelse efter att de upphört att gälla Oftast rörande administration t.ex. leasing-, service-, konsultavtal Oftast rörande verksamheten t.ex. köpekontrakt, jakträttsavtal, hyresavtal, arrendeavtal och överenskommelser. Gäller även uppsägningar av avtal. Beslut, egna Beslut från andra myndigheter Från bl.a. Länsstyrelsen gällande stiftelsens verksamhet Bevarande- och gallringsplaner 1 ex. av varje version Deltagarlistor Från stiftelsens konferenser, utbildningar och möten Diariet Enkäter, sammanställningar av Enkäter, underlag Fastighetshandlingar T.ex. gåvobrev, inskrivningsbevis/lagfarter, interimsbevis, reverser, köpebrev, pantbrev och dödade pantbrev. Bilder av fastigheter Fullmakter av varaktig betydelse Fullmakter avseende rutinärenden Föredragningslistor/dagordningar Försäkringsbrev efter det att de upphört att gälla

5 Förvaltnings- och Ingår i bokslut/årsredovisning verksamhetsberättelser Gravationsbevis Senaste versionen Hemsidor/ Webbsidor Dokument/information av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Dokument/information av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att det BEVARAS hos den som har upprättat dokumentet. Dokument/information av ringa och tillfällig betydelse Hemsidors/webbsidors förstasida/layout Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. En webbsidas utseende/layout bevaras genom att spara den 1 gång per kvartal eller vid större förändringar. Övriga sidor gallras. Hyres- och fastighetsregistret i avvaktan på kommande utredning Inbjudningar, egna T.ex. till utbildningar och konferenser Informationsmaterial och trycksaker, egenproducerat Inventarieförteckningar Kallelser till möten och sammanträden Kartor Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse, ej diarieförd Korrespondens av varaktig betydelse, ej diarieförd 1 ex. av varje version T.ex. utbildnings-, kurs- och informationsmaterial; foldrar, filmer, nålar, klistermärken, affischer, Ö- servicekatalogen, annonser, Gula bladet, vänbrev/medlemsbrev, välkomstbrev, pressmeddelanden, pressreleaser, Stångmärket, Måsart, vänbok, egna utgåvor T.ex. inkomna skrivelser för kännedom. Listor av varaktig betydelse T.ex. över vänner/medlemmar, styrelsens ledamöter, ledamöter i kommittéer, brandmaterial, anställda, aviserade objekt och hyresregister med betalning/objekt Listor av tillfällig betydelse T.ex. bokning av tvättstugor, utkvittering av nycklar, bokning för läger, prislistor

6 Medlemsmatrikel/vänregister i avvaktan på kommande utredning Minnesanteckningar som tillför ärende uppgift av varaktig betydelse T.ex. telefonanteckningar Minnesanteckningar av tillfällig betydelse Minnesanteckningar från interna möten Minnesanteckningar från utvecklingssamtal Mottagningsbevis Program T.ex. till egna utbildningar och konferenser Promemorior Se även arbetsmaterial Protokoll med bilagor Gäller även t.ex. besiktningsprotokoll, protokoll över djurlivet och protokoll över vattenanalyser Projekthandlingar Projektdirektiv Förstudierapport Beslut Avtal Mötesanteckningar Projektplaner Rapporter/ sammanställningar Slutrapport Utvärdering Övriga projekthandlingar bevaras/gallras enligt Landstingsarkivets föreskrift nr. 5: Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Rapporter/utredningar T.ex. servicerapporter, rapporter gällande brandskydd, viltrapporter och tillsynsmännens årsrapporter Registreringsbevis Ritningar Skärgårdsresor, dokumentation av Statistik, egen T.ex besöksstatistik, redovisning av sålda jakt- och fiskekort, redovisning av sålda Stångmärken och vänstatistik Styrdokument T.ex. arbetsordning för styrelse och VD, bolagsordning, stadgar, policies, delegationsordning och stiftelseurkund

7 Systemdokumentation Systembeskrivningar Manualer Den senast använda versionen Övrig systemdokumentation Tidningsurklipp/Pressklipp Tillstånd och bevis Värde- och säkerhetshandlingar av varaktig betydelse Värde- och säkerhetshandlingar av tillfällig betydelse Årsplaneringslistor efter det de slutat gälla efter de slutat gälla T.ex. båtbevis, licenser för radiostationer, tillstånd från polisen, och tillstånd för radiosändare T.ex. testamenten, skuldebrev, aktiebrev, lånehandlingar, andelsbevis T.ex. garantisedlar och värdehandlingar för datorer Ekonomihandlingar Handling Gallringsfrist Anmärkning Avstämningslistor Balans- och resultaträkningar, månatliga Balans- och resultaträkningar, årliga Ingår i årsredovisning Betalningspåminnelser Efter betalning eller avskriven fordran. Bevakningslistor utbetalningar/fordringar Ekonomisystemet, Hansa i sin helhet i avvaktan på kommande utredning eller generell bevarande- och gallringsplan Fakturaunderlag T.ex. följesedlar, debiteringslistor för båtplatser, avläsningar och annonslista över annonsörer Huvudböcker Ingår i årsredovisning Kontoplaner, inkl beskrivningar Ingår i årsredovisning Kontoutdrag 10 år Kvittenser Orderbekräftelser och ordererkännanden Rekvisitioner Även annuleringsbekräftelser och retursedlar Revisionsberättelser Ingår i årsredovisning

8 Skatte-, avgifts- och momsredovisning Upphandlingsärenden, handlingar rörande Anbud/offerter, antagna Anbud/offerter, ej antagna eller för sent inkomna 10 år T.ex. skattebesked, deklaration, listor över anställdas skatt, kontrolluppgifter, listor för in- och utgående moms och kopior av momsdeklarationer. Information från leverantör, av kortsiktig karaktär Ex. broschyrer, reklam, prisblad och prisändringsmeddelanden Övriga handlingar av varaktig betydelse Övriga handlingar av tillfällig betydelse Utanordningslistor Verifikationer 10 år 10 år Verksamhetsplaner Ingår i årsbudgeten Årsbudget Bilaga till styrelseprotokoll Årsredovisning/bokslut Personalhandlingar Handling Gallringsfrist Anmärkning Ansökningar om arbete, de som ej fått tjänst: - spontana - säsongsanställning - fast tjänst Ansökningar om arbete, de som fått tjänst 1 år Försäkringsbrev efter det att det upphört att gälla Kollektivavtal Lönespecifikationer, månatliga 3 år Under förutsättning att pensionsutredningar samt utförande av betyg kan ske utan tillgång till lönelistor.

9 Lönespecifikationer, årsvisa Lönesystemet i avvaktan på kommande utredning Löneunderlag T.ex. timrapporter, traktamenten, körjournaler/båttimmar, ledighetsansökningar, sjukanmälningar, läkarintyg, övertidsrapporter och reseräkningar Löneutbetalningar, handlingar 10 år rörande Pensionsbrev Personalakter Rapportunderlag till KPA Efter det att pensionen fastställts och pensionsbrevet utfärdats